.svg)
Es versteht sich von selbst, warum Excel Tabellen zur Verwaltung von Verträgen so beliebt sind. Excel Vorlagen sind in der Regel kostenlos oder zumindest kostengünstig, einfach zu verwenden, benötigen wenig Schulung und erfordern keine Einführung von festgelegten Prozessen und Verfahren. Doch selbst wenn Spreadsheets einfach zu verwenden sind und sich als kostengünstiges Instrument für das Vertragsmanagement erweisen, stellt sich eine wichtige Frage heraus: Kann man Excel-Tabellen wirklich seine essentiellen Vertragsdokumente anvertrauen?
In diesem Artikel befassen wir uns mit den Folgen der Verwendung von Excel Spreadsheets für die Vertragsverwaltung und erläutern, warum Vertragsverwaltungssoftware die deutlich bessere alternative zu MS Excel ist.
Warum Excel-Vorlagen nicht für das Vertragsmanagement geeignet sind
Ohne Zweifel stellt sich auf dem ersten Blick Microsoft Excel als eine einfache Möglichkeit für Unternehmen heraus, um eigene Verträge zu verwalten. Mit Excel können alle Beteiligten innerhalb des Unternehmens einfach Daten aus Verträgen erfassen, diese teilen und bearbeiten sobald es nötig ist. Aus dem Grund sind Tabellenkalkulationen häufig die erste und natürliche Wahl für viele Unternehmen, wenn es um die Vertragsverwaltung geht.
Selbst wenn niemand bestreiten kann, dass Excel als Tool generell sehr nützlich ist, sollten die Risiken, welche mit der Verwendung von Tabellenkalkulationen für die Vertragsverwaltung verbunden sind, nicht außer Acht gelassen werden.
Hier sind einige der schwerwiegendsten Risiken, die bei der Verwendung von Excel-Tabellen auftreten können und wie diese Ihre Vertragsmanagementprozesse schaden können.
1. Excel Spreadsheets erschweren den Überblick über alle Verträge
Eine einfache Excel-Tabelle mag zwar am Anfang eine einfache Möglichkeit sein, um Daten zu erfassen und zu organisieren, jedoch kann sie schnell unübersichtlich werden, wenn die Anzahl der Verträge und die Anzahl der Datenfelder wächst.
Wenn sie Kalkulationstabellen verwenden, ist die generelle Einhaltung einer einheitlichen Kontrolle bei der Registrierung ihrer Verträge problematisch. Ein einfacher Grund dafür könnte sein, dass mehrere Versionen von einem Arbeitsplatz vorhanden sind, was es schwierig macht, sicherzustellen, dass die Informationen in jeder einzelnen Datei aktuell und zuverlässig sind.
Zudem kann es schnell sehr mühsam werden, alle relevanten Informationen wie zum Beispiel Vertragsdetails, Fristen, Ansprechpartner und Dokumente in einer einzigen Excel Tablle runterzubringen. Die Verwaltung von mehreren Excel-Tabellen führt bei vielen Prozessen zur Verwirrung was eine einheitliche Sicht auf alle Verträge zunehmend erschwert.
2. Excel Spreadsheets sind oftmals fehleranfällig
Die Vertragsverwaltung in Tabellenkalkulationen erfordert manuelle Pflege, was die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass falsche Daten in alle Ihre Tabellenkalkulationen eingegeben werden. Sobald Sie nicht in der Lage sind, Fehler rechtzeitig zu erkennen, sinkt schnell Ihre Glaubwürdigkeit in den Augen Ihrer Kunden. Es kann Jahre dauern, das Vertrauen eines Kunden zu gewinnen, aber ein einziger Tabellenkalkulationsfehler reicht aus, um Sie wieder an den Anfang zu stellen.
3. Vertragsmanagement über Excel kann ein Sicherheitsrisiko darstellen
Die Sicherheit und der Schutz von vertraulicher Daten ist ein Thema, das uns alle angeht. Excel verfügt nicht über Verschlüsselungsfunktionen zum Schutz sensibler Daten: In Excel Tabellen sind Daten leicht zu manipulieren, zu kapern und zu verfälschen. Dadurch können empfindliche und wichtige Dokumente wie Verträge schnell verloren werden. Können Sie sich vorstellen, wie viel Nacharbeit Sie leisten müssten, um die Daten wiederherzustellen? Eine ganze Menge!
4. Es ist schwer Excel in den Prozess der Vertragsverwaltung zu integrieren
Sobald ein Vertrag ausläuft, ist es üblicherweise an der Zeit, die Bedingungen neu auszuhandeln. Ebenfalls gilt: wenn Sie eine bestimmte Lieferung nicht mehr benötigen sollte die Vertragsbeziehung zeitnah beendet werden. Für Einkäufer ist das "Vertragsmanagement 101". Auch hier sind die Kapazitäten von Excel begrenzt. Excel Tabellen sind nicht mit automatischen Benachrichtigungen ausgestattet, die Sie darauf hinweist, dass ein Vertrag bald ausläuft und dass Sie handeln müssen.
Vertragsmanagement: Die bessere Alternative zu MS Excel
Viele Unternehmen versuchen ihre täglichen Vertragsprozesse mit Microsoft Excel zu verwalten. Excel ist zwar ein leistungsfähiges Werkzeug für einige Aufgaben, jedoch fehlen dem Tabellenkalkulatinsprogramm die nötigen Funktionen und Eigenschaften, welche Vertragsmanagement-software zur besten Wahl für die Verwaltung der Vertragsgestaltung machen.
Vertragsmanagement-Software automatisiert und verfolgt den gesamten Vertragsmanagementprozess über ein zentrales Kontrollsystem. Während die Verträge den Prozess durchlaufen, werden alle Informationen automatisch aktualisiert, was die Notwendigkeit manueller Eingaben reduziert und den gesamten Vertragsprozess erheblich beschleunigt.
Vertragsmanagement-Software hat gegenüber Excel-Tabellen mehrere wesentliche Vorteile:
1. Vertragsmanagement-Software behält den Überblick über Ihre Vertragsversionen und alle Änderungen
Selbst wenn Sie der Ansicht sind, dass ihr Team sorgfältig und organisiert vorgeht, indem Sie Verträge mithilfe von Excel-Tabellen katalogisieren, geraten Sie schnell an Grenzen sobald Sie versuchen einen Vertrag zu finden, welcher nicht dort gespeichert ist, wo er laut Excel sein sollte.
Mithilfe von Vertragsverwaltungssoftware erhalten Sie einen sicheren und zentralisierten Vertragsspeicher, mit dem Sie den Überblick über Ihre Vertragsversionen und alle Änderungen behalten können. Die Vorteile davon: Verträge können leicht durchsucht werden, zuständige Personen können darauf schnell und einfach zugreifen, und andere Aspekte der Vertragsverwaltung, wie z. B. die Leistungsberichterstattung, werden automatisiert und vereinfacht.
2. Vertragsverwaltungssoftware ermöglicht Präzision und eliminiert Spielraum für menschliche Fehler
Vertragsmanagement-software automatisiert die Kernaspekte des Vertragserstellungsprozesses und verringert das Potenzial für menschliche Fehler erheblich.
Anstatt einen Vertrag manuell zu verfassen, können wichtige Informationen aus verschiedenen Quellen extrahiert und automatisch in ein Vorlagedokument eingefügt werden: Platzhalterfelder werden mit den richtigen Informationen gefüllt, und entsprechenden Klauseln werden entsprechend den Anforderungen des Vertrags eingefügt.
All dies geschieht, bevor jemand das Dokument überhaupt bearbeitet, wodurch die Wahrscheinlichkeit für Fehler bei der Vertragserstellung ausgeschlossen wird.
3. Software für die Vertragsverwaltung verringert Bedenken hinsichtlich Datensicherheit
Geschäftsverträge enthalten selbstverständlich eine große Menge hochsensibler Daten. Diese reichen von persönlich identifizierbaren Informationen über Kunden (die einer zunehmenden Zahl von Compliance-Anforderungen unterliegen) bis hin zu hochsensiblen Betriebsgeheimnissen. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, diese jegliche Vertragsdokumente vor unbefugtem Zugriff sowohl innerhalb als auch außerhalb Ihres Unternehmens zu schützen.
Genau hier stellt sich Vertragsmanagement-Software als wesentlich sicherer als jede Excel-Tabelle heraus: Mit der richtigen CLM-Software können Sie den Zugriff auf entsprechende Verträge für bestimmte Mitarbeiter autorisieren. Darüber hinaus können Sie den Zugang zu Informationen aus einer detaillierten Ebene mithilfe von Rollen und Funktionen verwalten und kontrollieren.
4. Verpasste Termine und andere Verpflichtungen sind mit Vertragsmanagement-Software kein Thema mehr
Tabellenkalkulationen erfordern mehr als nur manuelle Dateneinträge. Um stetige Achtsamkeit zu gewährleisten erfordern Excel-Tabellen zusätzlich auch eine manuelle Überprüfung.
Insbesondere für diese Aktion ist die Vertragsverwaltung in Excel nicht optimiert. Um beispielsweise sicherzustellen, dass wichtige Termine - vor allem bei Vertragsverlängerungen - nicht verpasst werden, müssten regelmäßige Überprüfungen der vorhandenen Informationen geplant und durchgeführt werden.
Mit einer Vertragsverwaltungssoftware hingegen, können Sie sich von möglichen Terminversäumnissen verabschieden, da Sie sich nicht mehr an jede noch so kleine Verpflichtung erinnern müssen, die erfüllt werden muss.
Erfahren Sie mehr über den Wechsel von Excel zu einer professionelleren Vertragslösung.
Vertragsmanagement-software unterstützt automatische Benachrichtigungen und Erinnerungen. Alles was benötigt wird ist eine kurze Einrichtung im Vorhinein, um jede Frist oder jeden Termin zu reduzieren. Geben Sie dazu einfach jeden anstehende Handlung zu Beginn der Vertragsgestaltung an, und schon können Sie sich sicher sein, dass Sie zu gegebener Zeit daran erinnert werden.
5. Alle Verträge können bequem und schnell elektronisch unterzeichnet werden
Die Geschwindigkeit und Effizienz von Vertragsverhandlungen sind entscheidende Faktoren für die Dauer, bis ein Vertrag unterzeichnet wird. Dabei ist ein Kernproblem von Excel-Tabellen, dass diese nicht in der Lage sind, Warnhinweise zu senden oder Genehmigungsprozesse innerhalb des Vertragslebenszyklus einzuleiten.
Zudem müssen Sie üblicherweise ein Vertragsdokument schriftlich verschicken, ausdrucken, einscannen und von einer anderen Partei unterschreiben lassen, damit es als gültiges Dokument gilt.
Mit einer Vertragsmanagement-Software hingegen können Sie problemlos eine elektronische Signatur integrieren, was die Zeit bis zur Unterschrift verkürzt und unnötige Engpässe beseitigt. Elektronisches Signaturen ermöglichen Kunden, Lieferanten und anderen Dritten, Vereinbarungen sicher und zeitnah zu unterzeichnen und automatische E-Mail-Benachrichtigungen zu versenden.
