Erstellung einer Vertragsdatenbank: Von MS Excel zum CLM-System

Kern des Problems ist nicht selten, dass bei vielen Mitarbeitern Verträge nach der Unterzeichnung aller Parteien nicht mehr die notwendige Aufmerksamkeit für dessen Verwaltung bekommen. Damit werden Vertragsdokumente oftmals gar nicht, falsch oder nur teilweise gespeichert und sind somit nicht für alle Nutzer nutzbar.
Dies führt häufig dazu, dass Verträge bzw. Vertragsvorlagen immer wieder neu aufgesetzt werden müssen, einzelne Mitarbeiter ihre eigene lokale Speicherung von Verträgen anlegen und eine Vielzahl von Informationen und Erlerntem aus bereits unterschriebenen Verträgen verloren geht.

Im Folgenden gehen wir genauer auf die verschiedenen Möglichkeiten ein, mit denen Sie bereits mit grundlegenden Mitteln ein solides Vertragsarchiv ausbauen können. Dieses sollte in der Lage sein eine ausreichende Verfügbarkeit für unterschriebene Verträge im Unternehmen sicherzustellen..

1. Methode: Verwendung von zentralen Laufwerken und Ordnern

Der erste Schritt zu einer funktionierenden zentralen Vertragsdatenbank muss nicht unbedingt mit großem Aufwand verbunden sein. Oftmals läßt sich bereits mit wenig Aufwand viel erreichen. 

So kann es in vielen Fällen schon genügen, Verträge ordentlich und sicher in einer selbst angelegten Ordner-Struktur auf einem zentralen Laufwerk zu speichern. Damit dies auch während des Stresses im Alltags gelingt, muss zunächst eine zuständige Person bestimmt werden, welche sich um die Vertragsablage kümmert.

Auch für einzelne Projekte sollte immer auch ein Verantwortlicher für die Vertragsablage ernannt werden. Nehmen Sie diese Person stets bei der Kommunikation der Vertragsversionen auf Ihren Email-Verteiler, damit auch Arbeitskopien von der Ablage erfasst werden. 

Wechselt der Verantwortliche für die Ablage der Verträge mit jedem Projekt, so sollten Sie auch über eine einheitliche Nomenklatur der gespeicherten Verträge nachdenken: So können Sie sicherstellen, dass die korrekte Vertragsversion auch von unbeteiligten Dritten wieder gefunden werden kann.

Und wie macht man das? In vielen Fällen hat es sich bewährt, stets das Datum des Vertrags, den Projektnamen und bei mehreren Verhandlungsrunden am selben Tag, eine Versionsnummer im Dateinamen zu erfassen. In der Praxis sieht das dann häufig so aus: 2021-02-21 Projektname/Produktname Kundenname/Suppliername v2.docx.

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Als Name des aufnehmenden Ordners auf Ihrem zentralen Laufwerk bietet es sich an, den Namen der Gegenpartei zu nutzen. Tipp: Vermeiden Sie an dieser Stelle jegliche Projektnamen oder Abkürzungungen, an die sich in 2 Jahren keiner mehr erinnern kann. 

Besteht innerhalb des Unternehmens bereits eine große Anzahl an Dateien, so sollten Sie auch über eine Verschlagwortung der verschiedenen Verträge nachdenken. Dies ermöglicht einen einfachen Überblick nach Schlagwörtern und fördert ein schnelles Wiederfinden der gesuchten Verträge nach Rubriken. So lassen sich dann beispielsweise Mietverträge in kurzer Zeit gesammelt wiederfinden.  

Wenn Sie diese einfachen Richtlinien kosequent befolgen, dann erhalten Sie mit wenig Aufwand eine sehr gute zentrale Verfügbarkeit von Verträgen. Gleichzeitig bedeutet es jedoch auch, dass neue Verträge stets neu eingepflegt werden müssen. Ein weiterer Nachteil: Für das Kontrollieren von Risikopositionen und Fristen ist es weiterhin notwendig, Verträge einzeln zu öffnen und zu untersuchen.

2. Methode: Erstellung einer einfachen Vertragsdatenbank in Excel

Eine einfache und vor allem kostengünstige Ergänzung zur oben besprochenen zentralen Ablage ist die Erstellung einer Excel-Tabelle mit den wichtigsten Vertragsinformationen. Ein solches Excel Verzeichnis fördert nicht nur die Ordnung und Übersichtlichkeit einzelner Verträge, sondern lässt auch ihre Mitarbeiter auf den ersten Blick die wichtigsten Informationen erkennen, ohne vorher den ganzen Vertrag lesen zu müssen. 

Die Excel-Tabelle kann dann entweder eigenständig oder auch ergänzend zur hauptsächlichen Ordnerstruktur verwendet werden. In ihr können Schlüsselparameter, wie jeweilige Vertragsart, der Vertragsbetrag, beteiligte Personen und Fristen einfach beigefügt und dargestellt werden.

Neben der genannten übersichtlichen Darstellung der Schlüsselparameter ermöglicht die Tabelle zudem ein einfaches, aber sinnvolles und effektives Risikomanagement. So können beispielsweise Risikoanalysen angestrebt werden, welche das Vertragsvolumen auf einzelne Risikoparameter ermittelt. 

Auch hierbei gilt es hier ähnlich wie bei der Verwaltung und Ablage von Verträgen darum, einen Verantwortlichen zur Eintragung der Parameter zu bestimmen. Auch an dieser Stelle des Prozesses empfiehlt es sich diese Person vorher auszuwählen, damit der Vermerk der Schlüsselparameter nicht liegen bleibt.

Wichtig ist auch, dass diejenige Person auch auf der E-Mail-Verteilerliste für die final verhandelten Verträge landet. Andernfalls kann trotz Klärung der Zuständigkeiten, die Pflege der Daten nicht vorgenommen werden, da ansonsten der auslösende Anlass fehlt.

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3. Methode: Verwendung einer dedizierten Vertragsdatenbank

Sobald man mit größeren Datenmengen arbeiten muss und viele Personen direkt involviert sind, ist es allerdings sinnvoll über eine Excel Tabelle hinauszudenken und eine eigene Vertragsdatenbank zu implementieren. Allein die Einschränkungen bei gleichzeitiger Bearbeitung und die begrenzte Datenmenge bringen Excel irgendwann an die Grenze des Machbaren. 

Eine eigene dedizierte Vertragsdatenbank ermöglicht den Zugriff für verschiedene Abteilungen auf alle bestehende oder abgeschlossene Verträge. Dazu müssten die entsprechenden Gruppen lediglich ihre Schlüsselparameter in eine Eingabemaske eingeben und ihre unterschriebene Version des Vertrages hochladen. 

Damit sollten sämtliche Parameter in einer dafür spezifisch eingerichteten Datenbank landen und sämtliche unterschriebene Verträge somit zentral für jeden erreichbar sein, der eine zugewiesene Zugriffsberechtigung besitzt. Besonders für interdisziplinäres Arbeiten in Unternehmen ist eine solche Datenbank sehr effektiv und fordert nur wenig Aufwand. 

Das einzige Manko hierbei ist die Programmierung. Eine eigene Datenbank bedeutet gleichzeitig auch, dass diese spezifisch auf eigene Ansprüche programmiert werden muss . Hierbei wird besonders die IT-Abteilung beansprucht, welche sich um die Pflege, auftretenden Probleme und die allgemeine Kodierung des Systems kümmern müsste.  

4. Methode: Outsourcing der Vertragserwaltung an Externe Dienstleister

Hat ihr Unternehmen keine Kapazitäten oder nur eingeschränkte Ressourcen zur Programmierung einer eigenen dedizierten Datenbank, so empfehlen wir Ihnen, auf externe Dienstleister für Vertragsmanagement zurückzugreifen. 

Externe Dienstleister sind Spezialisten auf ihrem Gebiet und können Ihnen bereits bewährte Vertragsdatenspeicher zu Verfügung stellen. Nach der Bereitstellung der Datenbank beschränkt sich Ihre Aufgabe lediglich auf das Hochladen von abgeschlossenen Verträgen. Ihre Mitarbeiter können dann ab der Inbetriebnahme auf diese zurückgreifen und neue hinzufügen. Somit werden jegliche Verträge sind ordentlich und intuitiv geordnet.

Laufende Pflege und Weiterentwicklung Ihrer Verträge liegen beim Anbieter. Dies ist insbesondere gut, wenn sie intern keine weiteren Ressourcen auf die Wartung eigener Datenbanken und Infrastruktur aufwenden möchten oder die nötigen Kapazitäten nicht besitzen.

Die Inanspruchnahme eines externen Dienstleister bedarf allerdings wegen des erhöhten Sicherheitsrisikos für Ihre Daten einer sorgfältigen Prüfung. Setzen Sie sich mit verschiedenen Anbietern zusammen und überlegen Sie sorgfältig, welchen Sie auswählen. Viele Anbieter funktionieren nur mit ausgewählten CRM-Systemen, während andere nur eingeschränkte Funktionalität bieten. Einige Anbieter arbeiten wiederum nur mit Amerikanischen Server oder Lizenzen. 

Auch bei externen Anbietern ersparen Sie sich oftmals nicht den mühsamen Prozess des Anlegens der Verträge und der Einpflege von bisher gesammelten Wissen. Zudem gilt es dabei zu beachten, dass Sie ihre Mitarbeiter schulen müssen, um eine effektive Nutzung zu gewährleisten.

5. Methode: Verwendung von bestehenden CRM-Systemen zur Vertragsverwaltung

Größere Firmen verfügen oftmals über umfassende CRM-Systeme (“Customer-Relationship-Management”). Oftmals lassen sich solche Systeme, die primär zur Verwaltung der Kundenbeziehungen herangezogen werden, auch für die Verwaltung Ihrer Verträge einsetzen. Zur Eingliederung einer vollwertigen Vertragsdatenbank bedarf es allerdings weitere Schritte. 

In den bereits bestehenden CRM-Systeme können in der Regel Dokumente einer bestehenden Kundenbeziehung hinzugefügt werden. Das gleiche gilt natürlich auch für Verträge. Somit haben Sie auf einen Klick sämtliche Verträge, Angebote und Präsentation, die der Kunden im Laufe der Zeit von Ihnen erhalten hat. Dadurch ist es für jeden berechtigten Mitarbeiter möglich, einen umfassenden Eindruck des einzelnen Kunden zu erlangen.

Die Kehrseite der Medaille ist allerdings, dass die Erweiterung eines bestehenden CRM-Systems leider oftmals mit einigen nicht unerheblichen Kosten einhergeht. Zum einen müssen in der Regel zusätzliche Module für die Vertragsverwaltung gekauft werden bzw. bestehenden Systeme durch zusätzlichen Programmieraufwand erweitert werden. Hinzu kommt noch, dass Mitarbeiter in dem meisten Fällen eine umfangreiche und intensiven Schulungen benötigen, um die neuen Systeme effektiv nutzen zu können. Erfolgt dies, steht einer erfolgreichen Nutzung nichts mehr im Wege.

Ein Wermutstropfen bleibt jedoch die automatische Erfassung der Schlüsselparameter. Diese ist in vielen CRM-System schlichtweg nicht möglich. 

Die Beste Vorgehensweise: CLM-Software als vollständige Datenbank

Als letzte Stufe auf dem Weg zu einem vollumfänglichen Vertragsmanagement steht eine dezidierte Contract-Lifecycle Management Software. Wie der Name schon verrät, steckt dahinter das Vertragsmanagement über den gesamten Lebenszyklus eines Vertrags hinweg. 

Heutzutage ist die Verwendung von effizienten CLM-Systemen in Unternehmen nicht mehr eine allzu große Seltenheit. Auch mit wenig Aufwand lassen sich daher hilfreiche Ressourcen wie beispielsweise Whitepapers zu den Anwendungsfällen und Vorteilen von entsprechender CLM-Software finden.

Warum CLM-Software so vorteilhaft ist

CLM-Systeme bieten in der Regel die Digitalisierung sämtlicher Vertragsprozesse von der Erstellung über die Verhandlung hin zur Verwaltung von Vertragsdokumenten. Zudem bieten CLM-Software-Pakete in der Regel die Möglichkeit Altverträge hochzuladen, um den Bestand gemeinsam mit den neuen Verträgen zu verwalten.

Wie alle Software-Systeme ist auch die Einführung eines CLM-Systems zunächst mit einer Belastung der internen Ressourcen einhergehend. Viele Software-Anbieter bieten aber die Möglichkeit an, das Aufsetzen der Prozesse zu übernehmen.  In der Regel rentieren sich die initialen Kosten und Investitionen in neue Prozesse binnen Wochen. 

Neben der zentralen Speicherung von bestehenden Verträgen ist die Erstellung von neuen Verträgen nach internen Vorgaben ein fixer Bestandteil einer CLM-Suite. Damit wird gewährleistet, dass Verträge immer den Compliance-Vorgaben entsprechen und stets nur Produkte verkauft werden, die das Unternehmen auch tatsächtlich anbietet. 

Die mit der CLM-Software erstellten Verträge landen automatisch im integrierten Vertragsmanagement-System. Risikoparameter lassen sich damit einfach ohne großen Aufwand wieder auslesen. Ebenso können Sie in der Regel während der Vertragserstellung ganz einfach Fristen und Termine, wie die Erneuerung oder Kündigung eines Vertrages, einstellen.

Im Vergleich zu den zuvor genannten Möglichkeiten ist ein CLM-System in einem ersten Schritt aufwendiger als die Einführung der Verwaltung über Excel-Sheets. CLM-Systeme übertreffen aber konventioneller Verwaltungsmethodiken durch bessere Verwaltungssysteme, Verhandlungslogiken und eingespielte Prozesse, die mit der Einführung aufwendige administrative Prozesse innerhalb kurze Zeit obsolet machen.

Neben den administrativen Einsparung bietet sich durch den Einsatz von CLM-Systemen auch die Möglichkeit Wert zu heben, da bessere Verträge schnelle vereinbart werden können.