Die traditionelle Sicht des Vertragsmanagement ist die Verwaltung von Verträgen über statische Verwaltungssysteme. In einer dynamischen Welt steigen aber auch die Anforderungen an das Vertragsmanagement. Verträge müssen neu verhandelt werden, da sich Produkte und die Anforderungen des Kunden ändern.
Zudem müssen Daten täglich neu in Verträge eingegeben werden. Dabei entstehen Fehler, die schnell viel Geld kosten können.
Vertragsmanagement ist der Prozess der administrativen Begleitung der Vertragserstellung, -verhandlung, -verwaltung und Unterzeichnung. Aufgabe des Vertragsmanagements ist es jeden dieser Prozessschritte so zu optimieren, sodass diese ohne Reibungsverluste ablaufen können. Dabei kommen eine Reihe administrativer Maßnahmen zum Einsatz.
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Neben der Ablage und Zugriffsverwaltung von Verträgen muss modernes Vertragsmanagement, die Daten von abgeschlossenen Verträge bereithalten können. Ein ineffizientes Vertragsmanagement kann Unternehmen bis zu 9.2% des Jahresumsatzes kosten.
Weitere Aufgaben des Vertragsmanagements um die Wirtschaftlichkeit der Organisation zu erhöhen sind mitunter:
Eine Vertragsmanagementsoftware unterstützt das Vertragsmanagement bei der Erfüllung seiner Aufgaben. Kernaufgaben einer Vertragsmanagementsoftware sind die Erstellung, Verhandlung und Verwaltung von Verträgen.
Innovative Verrgagsmanagementsoftware bietet die Möglichkeit, Verträge über eine genehmigte Vorlage zu erstellen. Damit sparen Unternehmen bei der Erstellung schon bis zu 70% der Kosten.
Verträge werden üblicherweise per Email und MS Word verhandelt. Das ist ein langwieriger Prozess. Vertragsmanagementsoftware kann dabei helfen, diesen Prozess zu verkürzen. Auch versehentliches versenden von internen Kommentaren an die Gegenseite kann so ausgeschlossen werden.
Um eine belastbare Aussage zum Zustand Ihres Unternehmens machen zu können, ist ein Blick in Ihr Vertragsportfolio unabdingbar. Vertragsmanagement Software hilft dabei festzustellen, welche Risiken aktuell in Ihren Büchern schlummern, ganz ohne schmerzvolle Excel-Auswertung oder Daten zusammensuchen.
Betroffene haben das Recht zu erfahren, welche Daten über sie gespeichert werden. Eine Vertragsmanagementsoftware gibt auf einen Blick Auskunft, welche Daten vorliegen und in welchem Rahmen diese erhoben wurden.
Die Buchhaltung ist verantwortlich für die Rechnungsstellung. Dazu sind sind Fristen und Rechnungsdaten aus dem Vertrag notwendig. Fehlen diese, können Rechnungen nur langsam gestellt werden und Ihr Geld kommt später an.
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Controlling übernimmt in der Regel die Risikoüberwachung von Verträgen und ist zuständig für die Planung und Auswertung der Daten über das gesamte Unternehmen hinweg. Ein wichtiger Datenlieferant für das Controlling ist das Vertragswesen. Eine unzureichende Datenlage ist oftmals Ausgangspunkt für weitreichende Fehlentscheidungen.
Vertragsmanagement mit Excel bewährt, aber nicht immer einfach
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