Verträge Copilot: So automatisieren Sie Ihre Vertragsarbeit mit KI

Verträge halten das Geschäft am Laufen, aber die Arbeit mit ihnen ist nicht gerade der beliebteste Teil der Arbeit.

Sie sind zeitaufwändig, erfordern ein ständiges Hin und Her und lassen die Rechts- und Geschäftsteams oft in Routineaufgaben versinken. Warum also verwalten wir sie im Zeitalter intelligenter Technologien immer noch manuell?

Hier kommen die Vertragskopiloten ins Spiel. Diese KI-gesteuerten Assistenten sollen den Druck von uns nehmen. Vom Entwurf bis zur Überprüfung von Klauseln verändern sie die Art und Weise, wie wir Verträge abwickeln, und machen den Prozess schneller, reibungsloser und kooperativer.

In diesem Artikel werfen wir einen genaueren Blick darauf, wie KI Einzug in das Vertragsmanagement hält. Wir untersuchen, wozu die heutigen Kopiloten fähig sind, wie sie in der Praxis eingesetzt werden, welche Vor- und Nachteile sie haben, wer am meisten davon profitiert und wie Juristen und KI Seite an Seite arbeiten können. Am Ende werden Sie sich vielleicht fragen, warum Sie so lange damit gewartet haben, sich Hilfe zu holen.

Der Aufstieg der KI-Copiloten in der Auftragsarbeit

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Was ist ein "Vertragskopilot"?

Ein Vertragskopilot ist ein KI-gestütztes Tool, das Rechts- und Wirtschaftsexperten hilft, Verträge effizienter zu verwalten. Es ersetzt nicht das menschliche Fachwissen, sondern unterstützt es durch die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben, sodass sich die Teams auf komplexere und hochwertigere Arbeiten konzentrieren können.

Der Begriff "Copilot", inspiriert von Tools wie GitHub Copilot und Microsoft 365 Copilot, unterstreicht diese kollaborative Beziehung. Während die KI Routineaufgaben erledigt, behält der menschliche Experte die Kontrolle und steuert den Gesamtprozess.

Warum KI in Rechts- und Vertragsteams immer mehr an Bedeutung gewinnt

In den letzten Jahren hat sich KI von einem neuartigen Konzept zu einem unverzichtbaren Werkzeug im Vertragsmanagement entwickelt und wird für Rechtsteams immer wichtiger. Dieser Wandel wird durch mehrere Schlüsselfaktoren vorangetrieben, die den Einsatz von KI in der gesamten Rechtsbranche beschleunigen.

1. Steigender Druck durch zunehmenden Papierkram
   Rechts- und Vertragsteams sehen sich mit einem wachsenden Berg an Papierkram konfrontiert, darunter Verkaufsverträge, NDAs, Lieferantenvereinbarungen und vieles mehr. Gleichzeitig stehen sie unter dem Druck, mehr Arbeit mit weniger Ressourcen zu bewältigen. KI bietet eine effektive Lösung, indem sie zeitaufwändige Aufgaben automatisiert und es den Teams ermöglicht, ihr Arbeitspensum effizienter zu bewältigen.‍
2. Fortschritte in der AI-Technologie
   Die KI-Technologie, insbesondere moderne Sprachmodelle, hat sich in den letzten Jahren erheblich weiterentwickelt. Diese Modelle sind nun in der Lage, juristische Texte mit einem Niveau zu lesen und zu erstellen, das noch vor wenigen Jahren nicht möglich war. Dieser Fortschritt hat den Einsatz von KI in der juristischen Praxis vorangetrieben, da sie nun Aufgaben übernehmen kann, die früher als zu komplex für eine Automatisierung galten.
   
   Laut einer kürzlich durchgeführten Umfrage wird der Einsatz von generativer KI in den Rechtsabteilungen von Unternehmen bis 2024 auf 44 % ansteigen, gegenüber 28 % im Jahr 2023.
3. ‍Produktivitätssteigerungen und Kundenzufriedenheit
   Rechtsteams setzen auf KI, da sie erhebliche Produktivitätssteigerungen ermöglicht. Tools wie Microsoft Copilot helfen bei der Automatisierung von Routineaufgaben, verkürzen die Zeit für die Prüfung von Dokumenten erheblich und verbessern sowohl die Produktivität der Anwälte als auch die Zufriedenheit der Mandanten. Diese Tools erweisen sich als äußerst effektiv bei der Rationalisierung des juristischen Workflows und der Verbesserung des Gesamterlebnisses sowohl für Juristen als auch für ihre Kunden.
4. ‍Einen Wettbewerbsvorteil erlangen
   Es gibt auch einen Wettbewerbsfaktor, der die Einführung von KI in Rechtsabteilungen vorantreibt. Wenn Ihr Rechtsteam keine KI einsetzt, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass Ihre Konkurrenten oder gegnerischen Anwälte dies tun. Da immer mehr Unternehmen den Wert von KI erkennen, wird es immer wichtiger, bei der Einführung der Technologie die Nase vorn zu haben.

Was Vertragskopiloten heute tun können

KI-Copiloten sind bereits in der Lage, eine breite Palette von Aufgaben im Zusammenhang mit Verträgen zu übernehmen. Schauen wir uns einige der wichtigsten Dinge an, die diese KI-Tools für Verträge jetzt schon leisten können:

1. Klauselanalyse und Risikoermittlung
   Vertragskopiloten fungieren als intelligente Prüfer, die Verträge auf Abweichungen von Standardbedingungen, fehlende Bestimmungen oder riskante Klauseln hin überprüfen. So können sie zum Beispiel übermäßig weit gefasste Entschädigungsklauseln identifizieren oder fehlende Wettbewerbsverbote aufzeigen.
   
   Anstatt jede einzelne Zeile manuell zu durchforsten, erstellt die KI Berichte, in denen kritische Punkte hervorgehoben werden, die Aufmerksamkeit erfordern. Sie kann auch spezifische Fragen in einfacher Sprache beantworten (z. B. "Kann dieser Vertrag aus Kulanz gekündigt werden?") und Entwürfe mit Vorlagen vergleichen, um Diskrepanzen zu erkennen. Dieser Ansatz beschleunigt den Überprüfungsprozess und stellt sicher, dass die wichtigsten Risiken frühzeitig erkannt werden.‍
2. Automatische Generierung von Vertragsentwürfen
   KI-Kopiloten können auf der Grundlage Ihrer Anforderungen erste Entwürfe oder spezifische Klauseln erstellen. Bei Routineverträgen wie NDAs geben Sie einfach die wichtigsten Details ein, und die KI erstellt schnell einen Entwurf. Bei Bedarf kann sie auch Abschnitte umformulieren oder Klauseln hinzufügen, was im Vergleich zu einem Neuanfang Zeit spart.
   
   Die KI sorgt für Konsistenz durch die Verwendung von Standardbegriffen und unternehmensspezifischer Sprache, wodurch Fehler reduziert und die Einheitlichkeit der Verträge gewahrt wird.‍
3. Verwaltung von Arbeitsabläufen, Genehmigungen und Archivierung
   KI-Kopiloten helfen bei der Automatisierung des Workflows, indem sie Verträge zur Genehmigung weiterleiten, Erinnerungen für ausstehende Aktionen versenden und Fristen wie Verlängerungen verfolgen. Sobald ein Vertrag unterzeichnet ist, wird er automatisch mit Metadaten archiviert und leicht durchsuchbar gemacht, um eine effiziente Dokumentenverwaltung zu gewährleisten.
   
   Durch die Automatisierung dieser administrativen Aufgaben rationalisieren KI-Copiloten die Vertragsverwaltung, verbessern die Organisation und verringern die Wahrscheinlichkeit von Fehlern oder verpassten Fristen.

Beispiele aus der Praxis für Vertragskopiloten

Diese KI-Copilot-Funktionen sind nicht nur theoretisch - eine Reihe von Tools und Plattformen erwecken sie bereits zum Leben. 

Microsoft Copilot in Word (Unterstützung bei der Erstellung von Entwürfen)

Microsofts Copilot ist in Microsoft 365 (Word, Outlook, Teams und mehr) integriert und dient als Entwurfs- und Bearbeitungsassistent für Vertragsarbeiten.

Sie können Copilot bitten, Standardabschnitte zu entwerfen, Vereinbarungen zusammenzufassen oder Formulierungen vorzuschlagen - alles in Word.

Es stellt eine Verbindung zu E-Mails und Meetings her und ermöglicht so Aufgaben wie das Verfassen von Antworten in Outlook oder die Zusammenfassung von Vertragsverhandlungen in Teams. Eine herausragende Funktion ist der Dokumentenvergleich, bei dem Copilot Unterschiede zwischen Vertragsversionen hervorhebt.

Copilot kann Fragen zu Verträgen beantworten (z. B. "Wie lautet die Kündigungsklausel?") und bei der Formatierung und dem Korrekturlesen helfen. Da Copilot in vertraute Tools integriert ist, können Rechtsteams es leicht übernehmen, was es zu einer leistungsstarken Erweiterung der bestehenden Software macht.

Rechtstechnische Plattformen wie top.legal, Contractbook und Ironclad

Außerhalb der Microsoft-Welt gibt es ein florierendes Ökosystem spezialisierter juristischer Technologieplattformen, die KI-Kopiloten für Verträge anbieten. Einige Beispiele sind:

• top.legal - Eine All-in-One-Plattform für das Vertragsmanagement, die KI zur Rationalisierung von Vertragsabläufen integriert. Die KI-Tools automatisieren die Erstellung von Dokumenten, prüfen Klauseln auf Konformität und fügen automatisch Klauseln zu Vertragsvorlagen hinzu, sodass sich wiederholende Aufgaben entfallen. Durch das Erkennen potenzieller Risiken, das Vorschlagen von Änderungen und die Vereinfachung von Verhandlungen trägt top.legal dazu bei, die Geschwindigkeit und Effizienz von Vertragsprozessen zu verbessern und gleichzeitig Genauigkeit und Compliance zu gewährleisten.
• ‍Contractbook - Eine Vertragsmanagementlösung, die KI zur Automatisierung von Vertragsabläufen integriert. Die KI von Contractbook hilft Nutzern bei der Erstellung von Verträgen, der Analyse von Bedingungen und der Einhaltung von Unternehmensrichtlinien. Darüber hinaus bietet sie Einblicke in Verträge und identifiziert Risiken - alles innerhalb einer benutzerfreundlichen Oberfläche. Die Plattform zielt darauf ab, den Zeitaufwand für Routineaufgaben zu reduzieren und die Zusammenarbeit zwischen Rechtsteams und anderen Abteilungen zu verbessern.
• ‍Ironclad - Eine digitale Vertragsmanagement-Plattform, die KI zur Optimierung des gesamten Vertragslebenszyklus einsetzt. Zu den KI-gesteuerten Funktionen von Ironclad gehören die automatische Vertragserstellung, die Zusammenarbeit in Echtzeit und die intelligente Vertragsanalyse. Durch die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben und die Rationalisierung von Arbeitsabläufen hilft Ironclad Unternehmen, ihre Vertragsprozesse zu beschleunigen, manuelle Fehler zu reduzieren und sicherzustellen, dass alle Verträge internen und rechtlichen Standards entsprechen.

Dies sind nur einige Beispiele - es gibt eine wachsende Zahl von Legal-Tech-Kopiloten, darunter Tools wie Spellbook for Word und Unternehmenslösungen wie Contract Intelligence von Conga mit seiner Funktion "Contract Co-Pilot". Der Trend ist eindeutig: Unternehmen, von Start-ups bis hin zu etablierten Legal-Tech-Anbietern, arbeiten daran, KI-Kopiloten in Vertrags-Workflows zu integrieren. Obwohl jede Plattform ihre eigenen Stärken und Schwerpunkte hat, verfolgen sie alle das Ziel, Vertragsaufgaben zu automatisieren und die Zusammenarbeit zu unterstützen.

Chancen und Herausforderungen eines KI-gestützten Vertragsmanagements

KI-Kopiloten im Vertragsmanagement bieten transformative Vorteile, bringen aber auch einige Herausforderungen mit sich. Hier eine Übersicht über die wichtigsten Chancen:

Chancen:
KI-gestützte Tools helfen bei der Vertragsverwaltung auf verschiedene Weise:

• Höhere Effizienz und Geschwindigkeit: KI kann sich wiederholende Aufgaben wie das Aufsetzen, Prüfen und Vergleichen von Verträgen übernehmen, was Zeit spart. Dies beschleunigt die Vertragsprüfungen, was zu schnelleren Geschäftsabschlüssen führt und Ressourcen für wichtigere Aufgaben freisetzt.‍
• Verbesserte Konsistenz und Genauigkeit: KI verwendet Vorlagen und vorgegebene Standards, um sicherzustellen, dass die Verträge einheitlich und fehlerfrei sind. Dies verringert das Risiko von Fehlern und trägt dazu bei, dass die Verträge genau und zuverlässig sind.‍
• Besseres Ressourcenmanagement: Durch die Übernahme von Routinearbeiten verschafft KI den Rechtsteams mehr Zeit, um sich auf hochwertige Aufgaben zu konzentrieren, z. B. das Aushandeln von Bedingungen und das Risikomanagement. So können Rechtsteams mehr Verträge bearbeiten, ohne überfordert zu sein.‍
• Skalierbarkeit für wachsende Teams: KI hilft Rechtsteams zu wachsen, ohne dass sie mehr Mitarbeiter einstellen müssen. Sie automatisiert Aufgaben und ermöglicht es kleineren Teams, ein größeres Vertragsvolumen zu verwalten und andere Abteilungen wie Vertrieb und Beschaffung besser zu unterstützen.

Herausforderungen:
Trotz all dieser Vorteile gibt es auch einige Herausforderungen:

• Vertrauen und Verlässlichkeit: KI kann zwar die Effizienz steigern, aber sie kann auch Fehler machen, z. B. falsche Rechtsverweise verwenden oder unangemessene Klauseln vorschlagen. Rechtsteams müssen die Arbeit der KI doppelt überprüfen, um sicherzustellen, dass alles korrekt ist, denn selbst kleine Fehler können schwerwiegende Folgen haben.‍
• Datenschutz und Compliance: KI-Systeme verarbeiten häufig sensible Daten, was Bedenken hinsichtlich des Datenschutzes und der Sicherheit weckt. Rechtsteams achten darauf, dass KI-Tools Vorschriften wie die GDPR einhalten, insbesondere wenn sie mit vertraulichen oder geschützten Informationen umgehen.‍
• Ethische Bedenken: KI kann manchmal Unternehmensinteressen gegenüber Fairness bevorzugen oder Vorurteile aus früheren Verträgen widerspiegeln. Rechtsteams müssen sicherstellen, dass die KI-Vorschläge mit ethischen Standards und den Unternehmenswerten übereinstimmen. In der Branche werden allmählich Richtlinien entwickelt, die Rechtsteams dabei helfen, KI verantwortungsvoll einzusetzen und ihre Grenzen zu verstehen.

Wer profitiert am meisten von einem Vertragskopiloten?

Mehrere Teams können vom Einsatz eines KI-gesteuerten Vertragskopiloten profitieren. Hier ist, wer am meisten profitiert:

• Kleine und mittlere Unternehmen (SMBs): Für kleine und mittlere Unternehmen ohne eigene Rechtsabteilung kann ein Vertragskopilot ein entscheidender Faktor sein. Er hilft bei der Erstellung von Vertragsentwürfen, bei der Überprüfung eingehender Verträge und bei der Suche nach häufigen Fehlern - und das alles, ohne dass teure Rechtsberatung erforderlich ist. Dies beschleunigt die Vertragsabwicklung und stärkt das Vertrauen in Vertragsverhandlungen, insbesondere bei alltäglichen Verträgen wie NDAs, Dienstleistungsvereinbarungen und Mietverträgen.‍
• Innerbetriebliche Rechtsteams in großen Unternehmen: Große Unternehmen mit internen Rechtsteams können einen Vertragskopiloten einsetzen, um Routineverträge schnell zu bearbeiten, damit sich die Anwälte auf komplexere Angelegenheiten konzentrieren können. KI verbessert die Produktivität, verringert den Bedarf an externen Beratern, gewährleistet die Konsistenz von Verträgen und hilft bei mehrsprachigen Verträgen. Mit der Zeit kann KI auch Muster in Verträgen erkennen und dazu beitragen, den Vertragsprozess zu rationalisieren.‍
• Beschaffungs- und Rechtsteams: Beschaffungs- und Rechtsteams profitieren von Self-Service-Funktionen für die Vertragsgestaltung. Mit KI können Nicht-Juristen Verträge auf der Grundlage von Unternehmensstandards entwerfen, was den Prozess beschleunigt und den Bedarf an ständigem juristischen Input reduziert. KI hilft auch bei der Verwaltung von Vertragsverlängerungen und weist auf Unstimmigkeiten in den Lieferantenbedingungen hin, wodurch der gesamte Prozess schneller und effizienter wird. In der Rechtsabteilung kann KI administrative Aufgaben automatisieren und operative Fragen schnell beantworten, was wertvolle Zeit spart.

Werden KI-Copiloten die Auftragsarbeit verändern?

Angesichts der rasanten Fortschritte der KI fragen sich viele: Werden KI-Copiloten die Vertragsarbeit übernehmen und den Bedarf an menschlichen Anwälten und Vertragsmanagern verringern? KI wird die Branche zwar revolutionieren, aber sie wird die menschlichen Experten nicht so bald ersetzen. Stattdessen wird die Zukunft wahrscheinlich eine enge Zusammenarbeit zwischen Menschen und KI beinhalten, die die Rolle der Juristen verändern wird.

Menschliche und KI-Kollaboration in juristischen Arbeitsabläufen

KI-Copiloten werden Anwälten und Vertragsmanagern zur Seite stehen, aber der Mensch wird die Kontrolle behalten. Stellen Sie sich die KI wie einen Kopiloten vor: Sie kann Verträge entwerfen, die Einhaltung der Vorschriften prüfen und Änderungen vorschlagen, aber der Mensch wird diese Aufgaben überwachen, endgültige Entscheidungen treffen und komplexe Verhandlungen führen. Bei Routineverträgen könnte die KI den größten Teil der Arbeit übernehmen, während sich der Mensch auf die kniffligen Teile konzentriert. Die KI wird die Anwälte in Echtzeit unterstützen, indem sie auf mögliche Probleme hinweist und eine schnellere Entscheidungsfindung ermöglicht. Diese Partnerschaft ermöglicht es sowohl der KI als auch dem Menschen, ihre besten Aufgaben zu erfüllen.

Schlüsselqualifikationen für die KI-gestützte Zukunft

• Beherrschung der Technologie: Anwälte müssen mit KI-Tools vertraut sein und sie in ihre Arbeitsabläufe integrieren können.
• KI-Aufforderung: Das Wissen, wie man die KI anweist, optimale Ergebnisse zu erzielen, wird zu einer wichtigen Fähigkeit.
• Kritisches Denken und Überprüfung: Juristen benötigen starke analytische Fähigkeiten, um KI-Ergebnisse zu überprüfen und sicherzustellen, dass sie mit den rechtlichen Zielen übereinstimmen.
• Fachwissen und Urteilsvermögen: Juristisches Fachwissen wird auch in Zukunft für fundierte Entscheidungen entscheidend sein.
• Verhandlung und Kommunikation: KI kann Verträge entwerfen, aber Anwälte werden immer noch eine Schlüsselrolle bei der Aushandlung von Bedingungen und der Verwaltung von Beziehungen spielen.
• Projektleitung: Die Verwaltung von KI-gestützten Arbeitsabläufen und die Koordinierung von Aufgaben werden entscheidend sein.
• Ethik und Risikomanagement: Anwälte müssen sicherstellen, dass die Nutzung von KI mit ethischen Standards und Vorschriften übereinstimmt.
• Kontinuierliches Lernen: Mit der Weiterentwicklung der KI wird kontinuierliches Lernen entscheidend sein, um in der Branche wettbewerbsfähig zu bleiben.