Vertragsprüfung mit KI: Automatisierte Vertragsanalyse und Risikobewertung

In einer Welt, in der das Geschäft schnell voranschreitet und der Wettbewerb hart ist, reicht es einfach nicht mehr aus, sich auf alte Methoden zur Prüfung von Verträgen zu verlassen. Unternehmen und Anwaltskanzleien erkennen allmählich, dass das Festhalten an manuellen Prozessen nicht nur langsam, sondern auch riskant ist. Was früher als optionales Upgrade betrachtet wurde, ist heute eine Notwendigkeit, um wettbewerbsfähig zu bleiben.

In diesem Artikel werden wir die Möglichkeiten, Herausforderungen und bewährten Verfahren für den Einsatz von Technologie zur Verbesserung der Vertragsanalyse untersuchen und aufzeigen, warum der Einsatz dieser Tools für Unternehmen und Anwaltskanzleien, die an der Spitze bleiben wollen, nicht mehr nur eine Option, sondern ein Muss ist.

Grundlegendes: Überprüfung von Verträgen mit AI

Was bedeutet die KI-gestützte Vertragsanalyse?

Die KI-basierte Vertragsanalyse nutzt fortschrittliche Technologien wie maschinelles Lernen (ML) und natürliche Sprachverarbeitung (NLP), um große Mengen an Vertragsdokumenten automatisch zu überprüfen, zu kategorisieren und auf Risiken und Compliance zu analysieren. Diese Technologien ermöglichen es der Software, Muster zu erkennen, Textinhalte zu verstehen und rechtliche Anforderungen zu interpretieren - Aufgaben, die früher ausschließlich von menschlichen Juristen ausgeführt wurden.

Maschinelles Lernen (ML) und NLP erklärt

• Maschinelles Lernen (ML): Als Teilbereich der künstlichen Intelligenz ermöglicht ML Computern, aus Datenmustern zu lernen und Vorhersagen zu treffen, ohne explizit für jede Aufgabe programmiert zu werden. Bei der Vertragsprüfung kann ML darauf trainiert werden, bestimmte Klauseln zu identifizieren, Risiken zu erkennen und den Prüfprozess zu optimieren.‍
• Verarbeitung natürlicher Sprache (NLP): Diese Technologie versetzt Maschinen in die Lage, menschliche Sprache zu verstehen und zu interpretieren. Dies ist besonders nützlich für die Analyse von Rechtstexten und um sicherzustellen, dass Verträge bestimmten rechtlichen Standards entsprechen.

Wie unterscheidet sich die KI-gestützte Überprüfung von der manuellen Überprüfung?

Während herkömmliche manuelle Überprüfungsmethoden der Standard waren, bieten KI-gesteuerte Lösungen erhebliche Vorteile, insbesondere bei der Bearbeitung großer Mengen komplexer Verträge. Die folgende Tabelle zeigt, wie sich die KI-gestützte Vertragsprüfung in wichtigen Aspekten von der manuellen Prüfung unterscheidet.

Vorteile der AI-gesteuerten Vertragsprüfung

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Zeit- und Kosteneinsparungen

Die manuelle Vertragsprüfung ist oft langsam, repetitiv und ressourcenintensiv. Die Prüfung eines einzigen Vertrags kann Stunden dauern, vor allem, wenn die Rechtsteams nach bestimmten Klauseln oder Compliance-Risiken suchen müssen. Multiplizieren Sie dies mit Hunderten oder Tausenden von Verträgen, und es wird klar, warum Rechtsabteilungen Schwierigkeiten haben, Schritt zu halten.

KI ändert das. Durch die automatische Erkennung relevanter Klauseln, die Kennzeichnung von Risikofaktoren und die Extraktion wichtiger Datenpunkte beschleunigt KI den Überprüfungsprozess dramatisch. Was früher Tage dauerte, kann jetzt in Minuten erledigt werden. Dies setzt nicht nur Rechtsexperten für höherwertige Aufgaben frei, sondern senkt auch die Gesamtkosten für die Prüfung, was besonders in Zeiten mit hohem Aufkommen wie Fusionen und Übernahmen oder bei Quartalsabschlüssen von Vorteil ist.

Genauigkeit und Konsistenz
Die menschliche Überprüfung hat ihre Grenzen. Menschen werden müde. Sie übersehen Dinge. Sie interpretieren Klauseln unterschiedlich. Und wenn der Druck groß ist, können Details durch die Maschen rutschen.

Die KI wird nicht müde. Sie wendet auf jedes Dokument jedes Mal dieselbe Logik an. Dank integrierter Regeln, maschinellem Lernen und der Verarbeitung natürlicher Sprache kann sie problematische Klauseln, fehlende Elemente oder Abweichungen von den Richtlinien erkennen, ohne dass die Variabilität des menschlichen Urteils berücksichtigt werden muss. Das macht Vertragsprüfungen nicht nur schneller, sondern auch zuverlässiger.

Skalierbarkeit und Flexibilität
Mit dem Wachstum eines Unternehmens wächst auch das Volumen der Verträge. Manuelle Prozesse lassen sich einfach nicht gut skalieren. Mehr Verträge bedeuten in der Regel mehr Stress, Verzögerungen und Einstellungsbedarf.

KI-Systeme sind für die Bewältigung von Größenordnungen ausgelegt. Egal, ob Sie zehn oder zehntausend Verträge prüfen, KI kann die Last ohne Qualitätseinbußen bewältigen. Noch besser: KI-Tools können so trainiert werden, dass sie sich an unterschiedliche Branchen und Rechtsstandards anpassen, egal ob Sie NDAs, Lieferantenvereinbarungen, Arbeitsverträge oder branchenspezifische Verträge wie klinische Studien oder SaaS-Lizenzen prüfen.

Typische Anwendungsfälle der KI-gestützten Vertragsprüfung

✅ Überprüfung der Einhaltung von Vorschriften: Rechtliche Anforderungen wie GDPR, HIPAA oder lokale Datenschutzgesetze sind komplex und entwickeln sich ständig weiter. KI kann Verträge automatisch scannen, um Formulierungen zu erkennen, die nicht mit den aktuellen Vorschriften übereinstimmen, und so den Rechtsteams helfen, potenzielle Compliance-Probleme frühzeitig zu erkennen. Dadurch wird nicht nur das regulatorische Risiko reduziert, sondern auch der Zeitaufwand für die manuelle Überprüfung von Klausel für Klausel minimiert.

🔍 Due Diligence bei M&A-Transaktionen: Bei Fusionen und Übernahmen werden oft große Mengen von Verträgen unter Zeitdruck geprüft. KI kann Schlüsselinformationen wie Kündigungsklauseln, Exklusivitätsvereinbarungen oder versteckte Verbindlichkeiten in Hunderten von Verträgen in einem Bruchteil der Zeit identifizieren und extrahieren. Dadurch erhalten die Transaktionsteams einen schnelleren und klareren Überblick über potenzielle Risiken, die sich auf die Bewertung oder die Struktur der Transaktion auswirken könnten.

📁 Organisation und Archivierung von Verträgen: Verträge, die in Ordnern, Laufwerken oder Posteingängen verstreut sind? KI kann Verträge automatisch nach Typ, Vertragspartner, Region oder Abteilung kategorisieren, so dass sie leichter zu finden und zu verwalten sind. Darüber hinaus können KI-Tools Verlängerungs-, Kündigungs- oder Beendigungsfristen nachverfolgen und Warnmeldungen versenden, sodass der Lebenszyklus von Verträgen ohne ständige manuelle Überwachung verfolgt werden kann.

⚠️ Risikoüberwachung für aktive Verträge: AI hört nicht bei der ersten Überprüfung auf. Bei bereits laufenden Verträgen kann die KI kontinuierlich auf Änderungen oder Warnhinweise wie ungewöhnliche Änderungen, nicht standardisierte Klauseln oder fehlende Genehmigungen achten. Wenn etwas nicht in Ordnung zu sein scheint, wird es zur Überprüfung durch einen Mitarbeiter gemeldet, so dass die Rechtsabteilung die Möglichkeit hat, zu handeln, bevor sich kleine Probleme zu großen entwickeln.

Herausforderungen und Grenzen der KI-gestützten Vertragsprüfung

Die KI-basierte Vertragsprüfung bietet viele Vorteile, birgt aber auch Herausforderungen. Zum einen erfordert KI große, qualitativ hochwertige Datensätze, um gute Ergebnisse zu erzielen. Schlechte Daten oder ein begrenzter Umfang können zu unzuverlässigen Ergebnissen führen, und die Schulung dieser Systeme erfordert Zeit und Ressourcen. Ein weiteres Problem ist die Rechtsunsicherheit. Wenn die KI einen Fehler macht, ist unklar, wer dafür haftet: der Anbieter, das Rechtsteam oder der Nutzer?

Datenschutz und Urheberrecht sind von großer Bedeutung, insbesondere beim Umgang mit sensiblen Vertragsdaten. Es muss sichergestellt werden, dass KI-Lösungen mit Vorschriften wie GDPR übereinstimmen. Außerdem kann die Integration von KI in bestehende Systeme wie Dokumentenmanagement-Plattformen oder CRMs ohne skalierbare Infrastruktur schwierig sein.

Und schließlich ist die Akzeptanz der Mitarbeiter ein Schlüsselfaktor. Wenn das juristische Team der Technologie nicht vertraut oder sie nicht versteht, werden auch die besten KI-Tools nicht effektiv sein. Klare Kommunikation, Schulung und das Aufzeigen des Nutzens sind entscheidend, um diese Herausforderung zu meistern.

Bewährte Praktiken für die Umsetzung

Der Einsatz von KI bei der Vertragsprüfung kann sehr vorteilhaft sein, aber es ist wichtig, dass man es richtig macht. Hier finden Sie einige bewährte Verfahren, die eine erfolgreiche Integration gewährleisten.

1. Klein anfangen und schrittweise ausbauen
   Es ist wichtig, mit einem kleinen Projekt zu beginnen, um die Effektivität des KI-Systems zu testen. Indem sie sich auf einen einzigen, überschaubaren Anwendungsfall konzentrieren, können Unternehmen potenzielle Probleme erkennen, Anpassungen vornehmen und sicherstellen, dass die Technologie ihren Anforderungen entspricht. Sobald sich dies bewährt hat, kann der Einsatz schrittweise auf das gesamte Unternehmen ausgeweitet werden.‍
2. Teamübergreifend zusammenarbeiten
   Die Implementierung von KI erfordert eine enge Zusammenarbeit zwischen Rechts- und IT-Teams. Rechtsexperten bringen wertvolles Wissen über Verträge und Vorschriften mit, während IT-Experten dafür sorgen, dass die Technologie reibungslos funktioniert. Durch die Zusammenarbeit beider Teams kann eine KI-Lösung geschaffen werden, die auf die spezifischen Bedürfnisse der Rechtsabteilung und des gesamten Unternehmens zugeschnitten ist.‍
3. Ständiges Testen und Verbessern
   Auch nachdem das KI-System in Betrieb genommen wurde, sind kontinuierliche Tests und Überwachung erforderlich. Regelmäßige Bewertungen stellen sicher, dass die KI wie erwartet funktioniert und zuverlässige Ergebnisse liefert. Da sich die Rechtslandschaft weiterentwickelt, sollte das KI-System mit neuen Daten aktualisiert werden, um aktuell und genau zu bleiben.‍
4. Die menschliche Überprüfung ist wichtig
   Auch wenn KI ein leistungsfähiges Werkzeug ist, ist es dennoch wichtig, die endgültigen Ergebnisse von einem Menschen überprüfen zu lassen. Juristen sollten die Ergebnisse überprüfen, um sicherzustellen, dass nichts übersehen oder falsch interpretiert wurde. Diese zusätzliche Überprüfungsebene trägt dazu bei, die Genauigkeit aufrechtzuerhalten und die Risiken zu minimieren, die entstehen, wenn man sich vollständig auf die Automatisierung verlässt.

Zukunftsaussichten: Wie sich KI weiterentwickeln wird Vertragsprüfung

Spracherkennung und automatische Übersetzungen

Mit der fortschreitenden Verbesserung der KI werden Spracherkennung und automatische Übersetzung eine größere Rolle bei der Vertragsprüfung spielen und es für globale Unternehmen einfacher machen, Verträge in verschiedenen Sprachen und Rechtsordnungen zu bearbeiten. Ressourcen wie Google Cloud's AI Translation und Microsoft Azure Cognitive Services bieten Echtzeit-Übersetzungswerkzeuge, die in Vertragsmanagementsysteme integriert werden können.

‍Selbstlernende Algorithmen

Dank der Fortschritte beim maschinellen Lernen wird die KI immer besser in der Lage sein, aus Rückmeldungen und großen Datensätzen zu lernen. Dadurch können die Systeme kontinuierlich verbessert werden, was im Laufe der Zeit zu genaueren und effizienteren Vertragsprüfungen führt. Unternehmen wie Kira Systems und RAVN Systems nutzen selbstlernende Algorithmen, um ihre Fähigkeiten zur Vertragsanalyse zu verbessern.

Mögliche regulatorische Anpassungen
Mit der zunehmenden Einbindung von KI in juristische Prozesse könnte es zu neuen Vorschriften für ihre Nutzung kommen. Dies könnte Aktualisierungen von Gesetzen in Bezug auf Datenschutz, Haftung und die breitere Rolle von KI in rechtlichen Abläufen beinhalten. Das KI-Gesetz der Europäischen Kommission und verschiedene GDPR-Richtlinien bieten einen Rahmen, der den Einsatz von KI in Sektoren mit hohem Compliance-Aufwand regelt und eine Grundlage für künftige rechtliche Anpassungen bildet.