Vertragsmanagement-Software: Der ultimative Leitfaden

Bei einer so großen Anzahl von Verträgen besteht kein Zweifel, dass standardisierte Vertragsvergabeverfahren - oder mit anderen Worten: Vertragsmanagement - erforderlich sind.‍

Was ist Vertragsmanagement?

Vertragsmanagement bezieht sich auf die Geschäftsverfahren, die die Erstellung, Umsetzung und Bewertung von Verträgen überwachen, um die Unternehmensleistung zu verbessern und Risiken zu verringern.

Die Relevanz des Vertragsmanagements für Unternehmen ist unbestritten. Verträge, als rechtsverbindliche Dokumente, lenken die Beziehungen zwischen den beteiligten Parteien und legen Aspekte wie Preisgestaltung, Arbeitsumfang, Rechte und Pflichten, Projektzeitpläne und Garantiebedingungen fest. Aufgrund der Tragweite von Verträgen, kann eine gut strukturierte Vertragsverwaltung die Unternehmensperformance erheblich aufwerten. Hingegen kann eine schlecht organisierte Vertragsführung Ihr Unternehmen diversen betrieblichen und finanziellen Risiken aussetzen.

Die Rolle des Vertragsmanagements hat sich im Laufe der Zeit entwickelt und verlangt ein tiefgreifendes Verständnis aller Facetten des Vertragslebenszyklus, um wertvolle Datenanalysen zu ermöglichen. Unternehmen greifen auf das Vertragsmanagement zurück, um ihre Leistung zu optimieren und herauszufinden, wie sie ihre Ziele effizienter erreichen können.

Einem Bericht von Gartner zufolge "entwickelt sich CLM von einem operativen Aufzeichnungssystem zu einem Kernsystem auf Unternehmensebene, das Geschäftsrisiken, Ausgaben und Umsatzmaximierung berücksichtigt". ‍

Die Nachteile des traditionellen Vertragsmanagements

Es gibt entscheidende Aspekte, die das herkömmliche Vertragsmanagement nicht bieten kann. Herkömmliches Vertragsmanagement hat eine Reihe von Nachteilen, weshalb sich Unternehmen an innovative Plattformen wie top.legal wenden:

Manuelle Verfahren: Die Vertragsverwaltung ist häufig ineffizient und fehleranfällig, wenn sie manuell erfolgt. Durch manuelle Verfahren geht bei der Erstellung neuer Verträge Zeit verloren, da ein erheblicher manueller Aufwand für Redlining, rechtliche Prüfung und Statusverfolgung erforderlich ist. Die manuelle Vertragsverwaltung ist nicht nur zeitaufwändig, sondern auch unglaublich kostspielig. Bei manuellen Vorgängen müssen Sie die damit verbundenen Arbeits- und Gemeinkosten berücksichtigen.

Die Zusammenarbeit ist begrenzt: Vertragsverhandlungen sind von Natur aus kollaborativ; sie erfordern eine umfassende Koordination und ein internes Engagement mit anderen Unternehmensfunktionen, die von dem Vertrag betroffen sind. Aufgrund der inhärenten Silo-Struktur von Unternehmensteams ist es äußerst schwierig, diese Zusammenarbeit mit Standard-Vertragsverwaltungssystemen zu gewährleisten.

Das Risiko ist durch fehlende Standardisierung vorhanden: Dem traditionellen Vertragsmanagement fehlt es an Risikokontrollen, um die Einhaltung der Vertragsprozesse durchzusetzen und zu gewährleisten. Die Verwendung mehrerer Systeme durch die Parteien und der Austausch von Informationen über Tabellenkalkulationen oder einmalige Papiere birgt ein hohes Fehlerrisiko.

Nach der Vertragsunterzeichnung mangelt es an Transparenz und Berichterstattung: Menschliche Fehler und fehlerhafte Daten/Metadaten sind möglich, da die Möglichkeit, Verträge mit Hilfe veralteter Methoden wie Tabellenkalkulationen zu analysieren, eingeschränkt ist. Außerdem erschweren alte Systeme das Auffinden und Abrufen von Verträgen, und es geht Zeit verloren, wenn man in ungeordneten Aktenschränken/Offline-Archiven nach den relevanten Informationen sucht. Letztendlich führen diese Engpässe und die mangelnde Transparenz zu verpassten Terminen und Lieferungen.

Warum ist Vertragsmanagement wichtig?

Im Durchschnitt gehen fast 40 % des Wertes eines Geschäftsabschlusses durch eine unzureichende Vertragsgestaltung verloren. Die Hauptidee einer Vertragsmanagement-Software sollte darin bestehen, einen iterativen Prozess bereitzustellen, der im Laufe der Zeit Fortschritte macht, 

Es ist zwar üblich, Verträge manuell in Ordnern und Aktenschränken aufzubewahren, aber diese Methode ist mit Ineffizienzen behaftet, die der Gesamtproduktivität eines Unternehmens schaden können.

Vertragsmanagement-Software ist nicht nur deshalb wichtig, weil sie eine elektronische Lösung für diese Probleme bietet, sondern auch, weil sie die Organisation aller Vertragsdokumente mit Hilfe automatisierter und effizienter Softwareprozesse ermöglicht. Darüber hinaus kann sie Ihnen helfen, die Ressourcen für das Vertragsmanagement zu verfolgen und zuzuweisen, indem sie die Unterzeichnung und Erneuerung von Verträgen in einen leicht zu verwaltenden elektronischen Kalender einträgt.

Durch die Integration eines automatisierten Vertragsmanagement-Tools lassen sich unzählige Arbeitsstunden einsparen und unzählige Vorgänge im Vertragsmanagement automatisieren, was zu einer Wertsteigerung für Ihr Unternehmen führt.

Der Lebenszyklus des Vertragsmanagements

Schauen wir uns die verschiedenen Phasen des Lebenszyklus eines Vertrags genauer an:

‍1. Vertragsanfrage

In dieser Phase wird der Prozess des Vertragslebenszyklus eingeleitet. Ein Vertragsantrag wird in das System eingegeben, in dem sowohl der Verkäufer als auch der Käufer ihre Erwartungen genau definieren.

 Der Kern der Vertragserstellung basiert auf diesem allerersten Schritt. Vergewissern Sie sich, dass keine Lücken bestehen und dass alle wichtigen Informationen, einschließlich der definierten Anforderungen des Partners, der erwarteten Ziele, der zu verstehenden Bedingungen, der relevanten Dokumente und der unterstützenden Daten, verfügbar sind. 

2. Vertragserstellung

Nachdem in der vorangegangenen Phase der Ton geschaffen wurde, ist es nun an der Zeit, den Vertrag zu erstellen. In dieser Phase werden die Vertragsbedingungen für neue Verträge geschrieben oder für gewöhnliche Verträge angepasst.

Dies ist auch die Phase, in der Vorlagen und eine Klauselbibliothek erstellt werden. Auf diese Weise können Unternehmensteams je nach Vertragstyp die am besten geeigneten Vertragsvorlagen auswählen.

3. Vertragsverhandlung und -prüfung

Hier verhandeln die Parteien die in der Erstellungsphase festgelegten Bedingungen und überarbeiten das Dokument. Diese Phase schafft Klarheit, indem sie beide Seiten auf ein gemeinsames Verständnis bringt und die entsprechenden Erwartungen festlegt.

Auch die Versionskontrolle wird durch Vertragsmanagement-Software erleichtert. Wenn ein Dokument bearbeitet wird, wird automatisch eine neue Version erstellt. So kann das Team das aktuellste Dokument finden und bearbeiten. 

4. Vertragsgenehmigung

Nachdem der Vertrag geändert wurde, um die neuen Vereinbarungen und ausgehandelten Bedingungen widerzuspiegeln, wird er zur internen oder externen Genehmigung übermittelt. 

5. Vertragsdurchführung

Die Vertragsdurchführung, auch als Vertragserfüllung bezeichnet, ist eine wichtige Phase im Lebenszyklus eines Vertrags. In dieser Phase wird der Vertrag aktiv umgesetzt und beinhaltet im Wesentlichen die Leistungserbringung, die im Vertrag festgelegten Verpflichtungen und Anforderungen.

Dabei sorgen die Vertragsparteien dafür, dass die vereinbarten Lieferungen und Leistungen fristgerecht und in der vereinbarten Qualität erbracht werden. Sie kontrollieren und dokumentieren fortlaufend, ob die Vertragsbedingungen eingehalten werden. Dies umfasst auch die Überwachung der Leistungen und Lieferungen des Vertragspartners und das Management etwaiger Abweichungen oder Konflikte.

Außerdem kann die Phase der Vertragsdurchführung die Abwicklung von Zahlungen und Rechnungen beinhalten, die Verwaltung von Vertragsänderungen sowie die Durchführung von regelmäßigen Überprüfungen oder Audits, um sicherzustellen, dass die Vertragsbedingungen erfüllt werden.

6. Vertragsarchivierung

Verträge müssen auch irgendwo gespeichert und in einem Vertragsspeicher verwaltet werden, damit sie leicht gesucht, verfolgt und abgerufen werden können.

Die Software für die Vertragsverwaltung umfasst elektronische Aktenschränke für die Speicherung und Organisation von Verträgen. Sie indexiert Dokumente mit den zugehörigen Metadaten, um das Auffinden von Dokumenten zu erleichtern.

Außerdem kann es PDFs mithilfe der optischen Zeichenerkennung (OCR) in Rich-Text-Dokumente umwandeln.

7. Verwaltung der Verpflichtungen und Gewährleistung der Konformität

Die Einhaltung der Vorschriften setzt voraus, dass die Parteien alle im Vertrag festgelegten Bedingungen sowie die von der Regierung, Branchenverbänden und anderen Behörden aufgestellten Normen und Richtlinien befolgen.

8. Berichterstattung und Prüfung

Eine Vertragsverwaltungssoftware führt einen Prüfpfad und speichert alle vertragsbezogenen Informationen, z. B. wer wann auf die Dokumente zugegriffen hat, wer Änderungen vorgenommen hat und so weiter. Diese Daten helfen bei der Ermittlung von Engpässen und Compliance-Problemen sowie bei der Einleitung von Maßnahmen, wenn ein Vertrag angefochten wird.

Vor allem aber stellt es sicher, dass die Unternehmen ständig auf Prüfungen vorbereitet sind.

9. Änderungen und Überarbeitungen

In diesem Schritt werden Berichte ausgewertet, um den Status eines Vertrags zu bestimmen und festzustellen, ob er überarbeitet werden muss. Es ist von Vorteil, proaktiv an den Anpassungen zu arbeiten und rechtzeitig vor dem Datum der Vertragsverlängerung fundierte Entscheidungen zu treffen. 

10.  Vertragsverlängerungen

Dies ist die letzte Phase des Vertragslebenszyklus, in der über das weitere Vorgehen für den Vertrag entschieden wird - ob er gekündigt, verlängert oder ein neuer Vertrag geschlossen werden soll. Eine Vertragsverwaltungssoftware informiert die Nutzer durch automatische Benachrichtigungen rechtzeitig über Fristen und Verlängerungsdaten. 

Vorteile der Verwendung von Vertragsmanagement-Software 

Es gibt zahlreiche Möglichkeiten, wie Sie von einer Vertragsmanagement-Software profitieren können.

Optimierung der Betriebsabläufe

Herkömmliche Vertragsverwaltungsmethoden beinhalten oft manuelle Prozesse, wie das Drucken, Unterzeichnen, Scannen und Speichern physischer Dokumente. Dies verbraucht nicht nur wertvolle Zeit und Ressourcen, sondern erhöht auch das Risiko von Fehlern und verlegten Verträgen. Mit Vertragsmanagement-Software können alle vertragsbezogenen Aktivitäten automatisiert werden, von der Erstellung und Bearbeitung bis hin zur Genehmigung und Speicherung. Diese Automatisierung macht manuelle Aufgaben überflüssig, verringert den Verwaltungsaufwand und sorgt für einen effizienteren und strafferen Vertragsverwaltungsprozess.

Verbesserte Compliance

Die Einhaltung gesetzlicher und behördlicher Vorschriften ist ein wichtiger Aspekt des Vertragsmanagements. Die Nichteinhaltung vertraglicher Verpflichtungen kann schwerwiegende Folgen haben, wie z. B. Rechtsstreitigkeiten, finanzielle Strafen und eine Schädigung des Rufs des Unternehmens. Vertragsmanagement-Software bietet robuste Funktionen zur Verbesserung der Compliance. Sie ermöglicht es Unternehmen, Warnmeldungen und Benachrichtigungen für wichtige Vertragsmeilensteine einzurichten, z. B. für Verlängerungsdaten und Kündigungsklauseln.

Darüber hinaus ermöglicht sie den einfachen Zugriff auf Vertragsvorlagen und standardisierte Klauseln, so dass sichergestellt ist, dass die Verträge in Übereinstimmung mit den gesetzlichen und behördlichen Anforderungen abgefasst werden. Durch die Zentralisierung von Vertragsinformationen und die Vereinfachung der Einhaltung von Vorschriften minimiert die Vertragsmanagement-Software das Risiko der Nichteinhaltung von Vorschriften und hilft Unternehmen, auf der richtigen Seite des Gesetzes zu bleiben.

Improving Collaboration

Eine effektive Zusammenarbeit ist für ein erfolgreiches Vertragsmanagement unerlässlich. An Verträgen sind oft mehrere Beteiligte beteiligt, darunter Rechtsteams, Beschaffungsabteilungen, Vertriebsmitarbeiter und Führungskräfte. Die Koordination und Kommunikation mit diesen Beteiligten kann eine Herausforderung sein, insbesondere wenn es sich um physische Dokumente oder verstreute digitale Dateien handelt. Vertragsmanagement-Software bietet eine zentrale Plattform für die Zusammenarbeit, die es den Beteiligten ermöglicht, in Echtzeit auf Verträge zuzugreifen und gemeinsam daran zu arbeiten. Sie ermöglicht Versionskontrolle, gemeinsame Nutzung von Dokumenten und Kommentarfunktionen und stellt sicher, dass alle Beteiligten während des gesamten Vertragslebenszyklus auf dem gleichen Stand sind. Durch die Verbesserung der Zusammenarbeit fördert die Vertragsverwaltungssoftware eine bessere Kommunikation, verringert Verzögerungen und steigert die Effizienz der Vertragsverwaltung insgesamt.

Verbesserte Transparenz und Kontrolle

Having visibility and control over contracts is crucial for organizations to make informed decisions and mitigate risks. Manual contract management processes often lack transparency, making it difficult to track contract status, monitor key dates, and identify potential bottlenecks. Contract management software offers comprehensive visibility and control over contracts. It provides a centralized repository for storing and organizing contracts, making it easy to search, retrieve, and analyze contract data. It also offers reporting and analytics capabilities, allowing organizations to gain insights into contract performance, identify trends, and make data-driven decisions. By increasing visibility and control, contract management software empowers organizations to proactively manage contracts, mitigate risks, and optimize contract outcomes.

Förderung des Geschäftserfolgs

Letztlich tragen die Vorteile von Vertragsmanagement-Software zum Unternehmenserfolg bei. Durch die Rationalisierung von Abläufen, die Verbesserung der Compliance, die Verbesserung der Zusammenarbeit und die Erhöhung der Transparenz und Kontrolle können Unternehmen erhebliche Kosteneinsparungen erzielen, Vertragslaufzeiten verkürzen und Risiken minimieren. Vertragsmanagement-Software ermöglicht es Unternehmen, sich auf strategische Initiativen zu konzentrieren, anstatt sich mit administrativen Aufgaben aufzuhalten. Sie versetzt Unternehmen in die Lage, bessere Konditionen auszuhandeln, Möglichkeiten zur Kostenoptimierung zu erkennen und die Beziehungen zu Kunden und Partnern zu stärken. Mit verbesserten Vertragsverwaltungsprozessen können Unternehmen ihren Ruf verbessern, die Kundenzufriedenheit steigern und letztlich das Unternehmenswachstum und den Erfolg fördern.

Wer kann von Vertragsmanagement-Software profitieren?

Unternehmen benötigen täglich viele verschiedene Arten von Verträgen aus unterschiedlichen Gründen. Die Merkmale und die benutzerfreundliche Funktionalität der Vertragsverwaltungssoftware machen sie zu einem idealen Partner für die meisten Geschäftsfunktionsteams in einem Unternehmen.

Rechtsabteilungen

Verträge sind für Rechtsteams oder Rechtsabteilungen unvermeidlich, da sie eine wichtige Rolle beim Risikomanagement und bei der Sicherstellung der Konformität spielen. Die Rechtsabteilungen sind an allen Phasen des Prozesses beteiligt, von den Gesprächen über die Ausarbeitung bis hin zur Genehmigung.

Mit gebrauchsfertigen Vertragsvorlagen und einer Klauselbibliothek hilft die Vertragsmanagement-Software den Rechtsteams, den Prozess der Vertragserstellung zu beschleunigen. Sie liefert Echtzeitinformationen, um den Vertragsfortschritt zu verfolgen und bei Bedarf zu reagieren. 

Vertrieb

Vertriebsmitarbeiter sind ständig auf der Suche nach neuen Kunden oder Projekten. Verträge sind Rechtsdokumente, die für den Verkauf eines Produkts oder einer Dienstleistung unerlässlich sind. Auf diese Weise schließen die Vertriebsmitarbeiter das Geschäft ab. Jeder Stolperstein im Vertragsabschlussverfahren könnte sie daran hindern, ihr Verkaufsziel zu erreichen.

Sie können Vertragsmanagement-Software einsetzen, um den Zyklus der Vertragserstellung zu verkürzen, mit Kunden in Echtzeit zu kommunizieren, um Bedenken auszuräumen, und die rechtlichen Unterzeichnungs- und Abschlussprozesse zu beschleunigen. Dank der Verbindung der Software mit anderen CRM-Lösungen wie Salesforce, HubSpot und anderen können sie den gesamten Vertriebsprozess von Anfang bis Ende verwalten.

Personalabteilung

Durch die Zentralisierung und Verfolgung aller Einstellungsunterlagen und -aktivitäten beschleunigt die Vertragsmanagement-Software den Einstellungsprozess. Senden Sie Angebotsschreiben, Verträge, Vertraulichkeitsvereinbarungen und andere Einstellungsunterlagen sicher an neue Mitarbeiter. Überprüfen Sie den Status von Verträgen auf einen Blick und senden Sie bei Bedarf Unterschriftserinnerungen.

Finanzen

Finanzteams können Vertragsmanagement-Software einsetzen, um die Rentabilität zu steigern, indem sie entgangene Einnahmen und Möglichkeiten zur Kosteneinsparung aufdecken, die Einhaltung von Vorschriften verbessern und Bedingungen und Verpflichtungen abstimmen und durchsetzen. 

Die Auswahl der besten Vertragsmanagement-Lösungen

Vertragsmanagement-Software ist eine kostengünstige und effiziente Lösung, um das Vertragsmanagement zu rationalisieren und einen Mehrwert für Ihr Unternehmen zu schaffen. Aber woher wissen Sie bei der großen Auswahl an Anbietern von Vertragsmanagement-Software, welche für Sie geeignet ist?

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Im Folgenden finden Sie einige wichtige Fragen, die Sie sich vor der Auswahl stellen sollten.

✔️ Lässt es sich einfach in Ihre bestehenden Systeme integrieren?

✔️ Ist sie anpassungsfähig genug, um Ihre Anforderungen zu erfüllen?

✔️ Ist es einfach zu bedienen und zu erlernen?

✔️ Möchten Sie ein Support-Team kontaktieren können?

✔️ Ist die Plattform sicher, und wie leistungsfähig sind die analytischen Möglichkeiten?

Die besten Vertragsmanagement-Lösungen

Wir haben für Sie eine Liste der besten Vertragsmanagement-Software zusammengestellt, damit Sie sich schnell einen Überblick über den aktuellen Markt der verschiedenen Anbieter

top.legal 

Über top.legal

top.legal ist eine cloudbasierte Lösung für Vertragsmanagement und -automatisierung. Sie wurde mit einem dedizierten digitalen Arbeitsbereich entwickelt, in dem alle Parteien Verträge zentral verwalten, Echtzeit-Einblicke in Vereinbarungen erhalten und die Dokumentenerstellung, den Vertrags-Workflow und die Kommunikation an einem Ort optimieren können. top.legal ermöglicht es Anwendern, den Zeit- und Ressourcenaufwand für die Pflege und Verwaltung aller Verträge erheblich zu minimieren. 

Die Software für Contract Lifecycle Management (CLM) unterstützt die Benutzer bei der Verwaltung, Verfolgung und Automatisierung jeder Phase des Vertragslebenszyklus, unabhängig davon, ob es sich um ein kleines, mittleres oder großes Unternehmen handelt.

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ContractWorks

Über ContractWorks

Eine Verwaltungslösung für Unternehmen aller Größen und Branchen. Wie die meisten Vertragsmanagement-Technologien erleichtert ContractWorks den Unternehmen die Ausführung, Speicherung und Nachverfolgung aller Unternehmensvereinbarungen, so dass sie sich auf die Beziehungen konzentrieren können, die von diesen Vereinbarungen abgedeckt werden. 

Zusätzlich zu diesen Funktionen ist ContractWorks stolz darauf, seinen Kunden ein Team von Support-Experten zur Verfügung zu stellen, die Unternehmen dabei helfen, das Beste aus ihrer Lösung herauszuholen.

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PandaDoc

Über PandaDoc

Eine Vertragsverwaltungssoftware, die sich auf die Verwaltung des Arbeitsablaufs aller Verkaufsgeschäfte konzentriert, wichtige Informationen sammelt und Ihren Kunden ein großartiges Einkaufserlebnis bietet. Benutzer müssen sich nicht um die Erstellung, Genehmigung oder Unterzeichnung von Vorschlägen, Angeboten oder Verträgen kümmern, da dieses Produkt eine All-in-One-Software zur Dokumentenautomatisierung ist.

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Concord

Über Concord

Concord ist eine Vertragssoftware, die die Automatisierung der Dokumentenerstellung und der Genehmigungsprozesse der Benutzer unterstützt. Benutzer können das fortschrittliche Vertragsmanagement-Tool in Echtzeit nutzen, um Verträge zu schreiben, zu verhandeln und mit anderen Parteien zusammenzuarbeiten. 

Nachdem sie sich auf einen Vertrag geeinigt und ihn geschrieben haben, können sie ihn mit einem modernen E-Signatur-Tool genehmigen, was den Genehmigungsprozess vereinfacht. Concord ist ein Software-as-a-Service (SaaS) Angebot mit mobilen Apps für iOS und Android.

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‍Juro

Über Juro

Die Plattform speichert alle Vertragsdateien und -daten in einem einzigen Arbeitsbereich, damit sie bequem abgerufen und gespeichert werden können. Sie versucht, das typische Problem des Vorschiebens von Verträgen zu lindern. Was früher viele Werkzeuge erforderte, um Verträge von der Verwaltung zu den Rechts-, Geschäfts- und anderen Unternehmensbereichen zu transportieren, wird nun darauf reduziert, dass alle wichtigen Beteiligten Juro Workspace zur Verwaltung von Verträgen nutzen.

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‍Contractbook

Über Contractbook

Contractbook ist ein cloudbasiertes Vertragsmanagement-Tool, das Unternehmen jeder Größe bei der Erstellung, Freigabe und Speicherung von Rechtsdokumenten und Verträgen unterstützt. Zu den wichtigsten Funktionen gehören konfigurierbare Workflows zur Dokumentengenehmigung, Vorlagen, Meilensteinverfolgung und Versionskontrolle. 

Es bietet Nutzern vorgefertigte Vorlagen, die es ihnen ermöglichen, Verträge innerhalb der Website zu erstellen und sie mit rechtsverbindlichen digitalen Signaturen an einzelne oder mehrere Empfänger zu versenden.

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Ironclad

Über Ironclad

Iconclad ist eine webbasierte Plattform, die Unternehmen beim Erstellen, Automatisieren und Verwalten von Verträgen und Vereinbarungen unterstützt. Sie bietet eine Selbstbedienungsplattform, auf der Kunden Vorlagen entwerfen und ändern können, um auf einfache Weise jede Art von Vertrag zu erstellen. Ironclad verfügt über wichtige Funktionen wie einen Prüfpfad, eine Rotlinienvorschau, automatische Unterschriften, durchsuchbare Vertragsunterlagen und eine Workflow-Engine. 

Es ermöglicht Unternehmen, juristische Dokumente oder Vereinbarungen anonym zu bewerten, vor der Genehmigung zu konsultieren und Prüfpfade zu erstellen, um Änderungen zu verfolgen.