Vertragsmanagement: Definition, Aufgaben und bewährte Methoden

‍Was ist ein Vertrag?

Verträge sind fester Bestandteil unseres wirtschaftlichen Zusammenlebens. Sie sind überall, wo auch immer man hinsieht. Von alltäglichen Arbeitsverträgen, die das Arbeitsverhältnis zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber regeln bis hin zu weniger häufigen Aktienübernahmeverträgen, die die Übernahme von Anteilen in einer Akquisition regeln.  

Der Definition auf Wikipedia nach ist ein Vertrag, die von zwei oder mehr Vertragsparteien erklärte Einigung über die Begründung oder inhaltliche Änderung eines Schuldverhältnisses (Siehe auch § 311 BGB). Er basiert auf mindestens zwei übereinstimmenden Willenserklärungen. 

Ein Vertrag wird daher nur dann wirksam, wenn mindestens zwei korrespondierende Willenserklärungen, namentlich Angebot und Annahme, hinsichtlich des wesentlichen Vertragsinhalts vorliegen.

Alleine die Definition ist schon komplex und eine Reihe von Bedingungen müssen eingetreten sein, sodass ein Vertrag in seiner einfachsten Ausgestaltung gültig ist. Fügt man noch einige Bedingungen und Qualifizierungen hinzu, so erhält man schnell ein sehr komplexes Werk, das oftmals nur von erfahren Personen vollständig durchdrungen werden kann. 

Verträge kommen in jeder Abteilung und Branche zum Einsatz – von Unternehmen jeder Größe. Hier sind einige Vertragsarten, die in Unternehmen zum Einsatz kommen: 

• Arbeitsverträge: Diese regeln die Bedingungen der Beschäftigung zwischen einem Arbeitnehmer und einem Unternehmen. Dazu gehören Details wie Gehalt, Arbeitszeiten, Urlaubsansprüche, Kündigungsfristen und spezifische Arbeitspflichten.
• Kaufverträge: Kaufverträge werden genutzt, um die Bedingungen für den Kauf und Verkauf von Waren oder Dienstleistungen festzulegen. Sie spezifizieren Mengen, Preise, Lieferbedingungen und Zahlungsmodalitäten.
• Miet- und Leasingverträge: Diese Verträge werden für die Nutzung von Immobilien, Fahrzeugen oder anderen Gütern gegen eine Gebühr verwendet. Mietverträge decken in der Regel kurzfristige Nutzung ab, während Leasingverträge oft langfristig angelegt sind und häufig eine Kaufoption am Ende der Laufzeit bieten.
• Dienstleistungsverträge: Diese regeln die Erbringung von Dienstleistungen. Sie definieren den Umfang der Dienstleistungen, die Vergütung, die Verantwortlichkeiten der beteiligten Parteien und die Erwartungen an die Qualität der Dienstleistung.
• Werkverträge: Werkverträge beziehen sich auf die Erstellung eines spezifischen Werks oder Ergebnisses und nicht auf eine fortlaufende Dienstleistung. Bezahlung erfolgt oft nach Fertigstellung des Werks.
• Geheimhaltungsverträge (Non-Disclosure Agreements, NDAs): Diese Verträge werden verwendet, um sicherzustellen, dass vertrauliche Informationen nicht an Außenstehende weitergegeben werden. Sie sind besonders wichtig in Branchen, wo vertrauliche Daten und Geschäftsgeheimnisse eine Rolle spielen.
• Lizenzverträge: In diesen Verträgen wird die Nutzung von urheberrechtlich geschützten Materialien wie Software, Marken oder Patenten geregelt. Sie legen die Bedingungen fest, unter denen die Lizenznehmer diese Materialien nutzen dürfen.

Was ist Vertragsmanagement?

“Vertragsmanagement ist der Prozess der administrativen Begleitung der Vertragserstellung, -verhandlung, -verwaltung und Unterzeichnung. Aufgabe des Vertragsmanagements ist es jeden dieser Prozessschritte so zu optimieren, sodass diese ohne Reibungsverluste ablaufen können. Dabei kommen eine Reihe administrativer Maßnahmen zum Einsatz.” 

Im einfachsten Fall ist der Prozess des Vertragsmanagement nur die Verwaltung und Ablage von Verträgen in einem Ordnungssystem mit dem Ziel den Zugriff auf die Unterlagen im Bedarfsfall zu beschleunigen. Im einfachsten Fall wäre das ein Hängeordner. Eine Analyse der in den Verträgen enthaltenen Daten bzw. eine Betreuung des Vertrags über den Abschluss hinaus findet hier üblicherweise nicht statt. 

Am anderes Ende des Spektrums des Vertragsmanagements steht das Contract Lifecycle Management oder kurz “CLM”. In diesem Fall werden Verträge über den gesamten Lebenszyklus administrative betreut. So steht am Anfang des Prozesses die Vertragserstellung, die im Rahmen eines vollumfänglichen CLM-Systems über abgestimmte Vorlagen betrieben wird. Anders als beim einfachen System der Vertragsverwaltung werden Verträge auch nach dem Abschluss weiter begleitet. 

Warum ist Vertragsmanagement wichtig?

Vertragsmanagement ist das Lebenselixier vieler moderner Unternehmen. Es bietet einen strukturierten Rahmen, der die Bedingungen und Verpflichtungen zwischen den Parteien festlegt. Ein effektives Vertragsmanagement stellt sicher, dass beide Parteien ihre Rechte und Pflichten kennen, schafft Klarheit und verringert das Potenzial für Streitigkeiten. Verträge sind nicht nur rechtliche Formalitäten, sondern Instrumente, die Interessen schützen, Grenzen abstecken und bei richtiger Verwaltung die betriebliche Effizienz eines Unternehmens erheblich steigern können.

Im Kern geht es bei der Vertragsverwaltung um Risikomanagement. Ein gut ausgearbeiteter und sorgfältig verwalteter Vertrag kann Missverständnissen vorbeugen, unvorhergesehene Probleme abmildern und im Falle von Meinungsverschiedenheiten oder Vertragsverletzungen einen klaren Regress vorsehen. Auf der anderen Seite kann ein schlechtes Vertragsmanagement zu finanziellen Verlusten, angespannten Beziehungen und rechtlichen Komplikationen führen. In einer Zeit, in der sich die Geschäftsdynamik ständig weiterentwickelt und die Rechtslage komplex sein kann, ist es von größter Bedeutung, dass die Verträge auf dem neuesten Stand sind, den Vorschriften entsprechen und mit den Unternehmenszielen übereinstimmen.

Mit der Zunahme des globalen Handels und der grenzüberschreitenden Partnerschaften haben Umfang und Komplexität der Verträge exponentiell zugenommen. Dies macht die Überwachung der Verträge noch wichtiger. Durch eine effektive Vertragsverwaltung können Unternehmen ihre finanzielle Leistung optimieren, starke Partner- und Lieferantenbeziehungen pflegen und ihren Ruf auf dem Markt schützen. Im Grunde genommen ist das Vertragsmanagement nicht nur eine Schutzmaßnahme, sondern ein strategisches Instrument, das den Unternehmenserfolg fördert.

Was sind die Aufgaben des Vertragsmanagements?

Wie oben bereits ausgeführt ist umfasst das Vertragsmanagement alle Aspekte der Verwaltung von Verträgen für Kunden, von den ersten Verhandlungen bis zur Abschlusszahlung. Dazu gehören die Prüfung von Verträgen, das Aushandeln von Bedingungen, das Aufsetzen von Verträgen und die Gewährleistung der Einhaltung von Vorschriften.

Die im folgenden aufgeführten Aufgaben des Vertragsmanagements lassen sich auch ohne dem Einsatz von dedizierter Software erfüllen, wenngleich sich die Umsetzung dieser Funktionen unter Zuhilfenahme von spezialisierten Werkzeugen deutlich effizienter darstellen lässt. 

• Kategorisierung der Verträge und Entwicklung eines Ablagesystems, um Verträge rasch wieder zu finden
• Ablage und Verwaltung von Verträgen 
• Ggfs. Digitalisierung von Verträgen in Papierform
• Extrahieren von Metadaten, Schlüsselparametern und Fristen abgeschlossener Verträge
• Ggfs. Integration und Bereitstellung der Schlüsseldaten von Verträgen in ausgewählten Software-Systemen
• Regelmäßige Risikobewertung des Vertragsportfolios (Auswertung des Vertragsportfolios nach Klumpenrisiken)
• Einräumung von Zugriffsrechten für berechtigte Personen
• Revisionssichere Ablage von Emails und Schriftverkehr, die zum Verhandlungsergebnis geführt haben
• Erinnerungen für verantwortliche Personen zu wichtigen Fristen
• Erstellung von Vorlagen für wichtige Vertragsprozesse
• Anlagen von Richtlinien und Leitfäden für die Erstellung von Vertragsunterlagen
• Erstellung und Umsetzung von Leitfäden für die Verhandlung von Verträgen 
• Festlegen von Genehmigungsprozessen für die Freigabe und Versand von Verträgen
• Festlegen eines Unterschriftsprozesses für ausgewählte Verträge

Der Lebenszyklus des Vertragsmanagements

1. Initiierung und Ausarbeitung: Jeder Vertrag beginnt mit der Feststellung eines Bedarfs, sei es für Waren, Dienstleistungen oder eine Partnerschaft. Sobald dieser Bedarf festgestellt ist, beginnt der Entwurfsprozess. Diese Phase ist von entscheidender Bedeutung, da die festgelegten Bedingungen und Klauseln die Beziehung zwischen den Parteien bestimmen werden. Es ist wichtig, in dieser Phase für Klarheit, Vollständigkeit und Voraussicht zu sorgen. Standardisierte Vorlagen können nützlich sein, aber je nach den spezifischen Bedürfnissen der beteiligten Parteien kann eine Anpassung erforderlich sein.

2. Die Verhandlung: Hier kommen beide Parteien zusammen, um die Vertragsbedingungen zu besprechen und festzulegen. Die Verhandlung stellt sicher, dass die Vereinbarung für beide Seiten vorteilhaft ist. Es ist ein heikles Gleichgewicht von Geben und Nehmen, bei dem offene Kommunikation, Transparenz und ein gründliches Verständnis der Prioritäten beider Parteien von entscheidender Bedeutung sind. In dieser Phase kommt es oft zu mehreren Überarbeitungen, bis ein Konsens erzielt wird.

3. Genehmigung und Ausführung: Nach den Verhandlungen wird der Vertrag intern geprüft, um sicherzustellen, dass er mit den Unternehmensrichtlinien und -zielen übereinstimmt. Nach der Genehmigung ist es Zeit für die formelle Ausführung. Mit dem Aufkommen der Technologie werden elektronische Unterschriften immer beliebter und bieten eine schnelle und sichere Methode für den Abschluss von Verträgen.

4. Überwachung und Einhaltung: Nachdem der Vertrag abgeschlossen ist, muss die Einhaltung der vereinbarten Bedingungen sichergestellt werden. In dieser Phase geht es um die Überwachung von Leistungskennzahlen, Leistungen, Zeitplänen und anderen im Vertrag festgelegten Verpflichtungen. Dabei geht es nicht nur um die Durchsetzung, sondern auch um die Förderung einer kooperativen Beziehung, in der beide Parteien zusammenarbeiten, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen.

5. Überprüfung und Erneuerung: Verträge haben oft ein Verfallsdatum. Wenn dieses Datum näher rückt, ist es wichtig, die Leistung des Vertrags zu überprüfen. War er für beide Parteien vorteilhaft? Gab es irgendwelche Herausforderungen? Auf der Grundlage dieser Bewertung wird eine Entscheidung getroffen: Verlängerung des Vertrags mit möglichen Änderungen, Neuverhandlung der Bedingungen oder Beendigung der Beziehung.

6. Beendigung oder Abschluss: Alle Verträge, ob sie nun verlängert werden oder nicht, kommen schließlich zu einem Abschluss. In dieser Phase wird sichergestellt, dass alle vertraglichen Verpflichtungen erfüllt wurden, alle noch offenen Fragen oder Streitigkeiten werden geklärt und der Vertrag wird formell beendet. Eine ordnungsgemäße Dokumentation und Archivierung sind hier von entscheidender Bedeutung, da sie sicherstellen, dass eine Aufzeichnung für künftige Bezugnahmen oder potenzielle Audits aufbewahrt wird.

Was machen Vertragsmanager?

Ein Vertragsmanager übernimmt eine zentrale Rolle im Unternehmen, indem er den gesamten Lebenszyklus von Verträgen professionell steuert und überwacht. Er ist nicht nur für die rechtssichere Erstellung und Prüfung von Vertragentwürfen zuständig, sondern behält auch bestehende Verträge kontinuierlich im Blick. Dabei achtet er besonders auf wichtige Fristen, Kündigungstermine und die Einhaltung vereinbarter Konditionen.

Im operativen Tagesgeschäft koordiniert der Vertragsmanager die Abstimmung zwischen verschiedenen Abteilungen und fungiert als Schnittstelle zwischen Fachabteilungen, Rechtsabteilung und der Geschäftsführung. Er analysiert regelmäßig die Vertragsrisiken, optimiert Vertragsprozesse und stellt sicher, dass alle rechtlichen und compliance-relevanten Anforderungen erfüllt werden.

Zu den konkreten Hauptaufgaben eines Vertragsmanagers gehören:

• Entwicklung und Pflege von Vertragsvorlagen und Standardverträgen
• Verhandlung von Vertragskonditionen mit Geschäftspartnern
• Überwachung von Vertragsfristen und automatische Benachrichtigung relevanter Stakeholder
• Durchführung von Vertragsanalysen und Reporting an das Management
• Digitale Archivierung und systematische Dokumentation aller vertragsbezogenen Unterlagen
• Optimierung der Vertragsprozesse und Implementation effizienter Workflows
• Schulung von Mitarbeitern im Umgang mit Verträgen und Vertragsmanagement-Tools

Best Practices im Vertragsmanagement

Wirkungsvolles Vertragsmanagement durch bewährte Praktiken ist von zentraler Bedeutung, um sicherzustellen, dass Verträge nicht nur rechtliche Formalitäten sind, sondern strategische Instrumente, die eine klare Kommunikation fördern, Risiken minimieren und den Unternehmenserfolg steigern.

Von zentraler Bedeutung für effektives Vertragsmanagement ist die Einrichtung eines zentralen Vertragsarchivs. Indem alle Verträge und zugehörigen Dokumente an einem einzigen, sicheren Ort aufbewahrt werden, können Unternehmen einen rechtzeitigen Zugriff, eine systematische Organisation und eine einheitliche Überwachung aller vertraglichen Vereinbarungen gewährleisten. Dieser zentralisierte Ansatz erleichtert die nahtlose Verfolgung, Überwachung und Abfrage, was in den dynamischen Geschäftsumgebungen von heute unerlässlich ist.

Standardisierung ist ein weiterer Eckpfeiler eines effektiven Vertragsmanagements. Durch die Entwicklung standardisierter Vertragsvorlagen und -klauseln, die auf verschiedene Arten von Verträgen zugeschnitten sind, können Unternehmen die Konsistenz aller Verträge fördern und gleichzeitig den Erstellungsprozess beschleunigen. Diese Standardisierung sollte jedoch mit der Flexibilität einhergehen, individuelle Anpassungen vornehmen zu können, wenn besondere Situationen dies erfordern. Über die Erstellungsphase hinaus ist es von entscheidender Bedeutung, klare Leistungskennzahlen und Leistungsindikatoren (Key Performance Indicators, KPIs) für Verträge festzulegen. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass alle Leistungen und Verpflichtungen messbar sind, was die Verantwortlichkeit und Transparenz fördert.

Regelmäßige Überprüfungen und Audits von Verträgen sind mindestens ebenso wichtig, um eine kontinuierliche Anpassung an die Unternehmensziele und die rechtzeitige Identifizierung potenzieller Probleme zu gewährleisten. In Verbindung mit automatischen Erinnerungen an kritische Termine und Meilensteine sorgen diese Überprüfungen dafür, dass das Vertragsmanagement proaktiv und nicht reaktiv bleibt. Darüber hinaus sind die Förderung einer offenen Kommunikation mit den Beteiligten, die kontinuierliche Schulung des Personals und die Einbeziehung von juristischem Fachwissen während des gesamten Vertragslebenszyklus bewährte Praktiken, die die Bedeutung von Verträgen als strategische Vermögenswerte in der heutigen Unternehmenslandschaft unterstreichen.

Was ist eine Vertragsmanagementsoftware?

Vertragsmanagement-Software (CMS) oder auch Contract Lifecylce Management Software (CLM) ist eine Art von Unternehmenssoftware, die Organisationen bei der Verwaltung und organisierten Erstellung ihrer Verträge unterstützt. Die Vertragsmanagementssoftware kann dabei für die Verwaltung, Erstellung, Verhandlung und Unterfertigung aller Arten von Verträgen verwendet werden, einschließlich Service Level Agreements (SLAs), Lieferantenvereinbarungen, Lieferkettenvereinbarungen und andere.

Über den Einsatz einer Software werden die oben definierten Aufgaben des Vertragsmanagement teilweise oder ganzheitlich durch eine spezialisierte Software übernommen. So verwaltet im Falle der Vertragsablage die Software sämtliche Verträge und die Zugriffsberechtigungen für autorisierte Personen. Somit können Prozessverantwortliche stets auf Verträge zugreifen, ohne vorher sich auf eine lange Suche zu begeben, und Vertragsdaten sowie Fristen und Leistungsumfang sind mühelos aufrufbar.  

Unternehmen ohne Vertragsmanagementsoftware greifen häufig auf bewährte Tools wie Microsoft Excel und Netzwerklaufwerke zurück, um die Details der unterschriebenen Verträge zu verwalten und die Verträge selbst abzulegen. 

Damit wird die Arbeit mit den in den Verträgen enthaltenen Informationen oft zu einem langwierigen Prozess, da Verträge und Daten in mindestens zwei voneinander unabhängigen Verwaltungssystemen verwahrt werden. Für beide Systeme müssen Berechtigungen vorliegen und die Daten müssen auch sorgfältig verarbeitet worden sein, um im Bedarfsfall auch vorrätig zu sein. 

Beides ist in der Praxis eher selten der Fall. Die Suche nach den Daten wird somit schnell zum Spießrutenlauf.  

Neben dem einfachen Zugang ist auch die revisionssichere Ablage von Verträgen eine Kernaufgabe einer Vertragsmanagementsoftware. Zugriffe auf elektronisch abgelegte Verträge werden in einer Logdatein revisionssicher gespeichert und sämtliche Dateien sind vor nachträglichen Änderungen technisch geschützt. So geschützt können Verträge gfs. auch über mobile Endgeräte gesichert abgerufen werden, wenn Mitarbeiter unterwegs bzw. aus dem Homeoffice Zugriff benötigen.

Wie kann eine Vertragsmanagementsoftware bei der Erstellung von Verträgen helfen?

Neben der Verwaltung und Archivierung von Verträgen ist die automatische Erstellung auf Basis von vorhandener Vorlagen einer der Kernaufgaben einer Vertragsmanagementsoftware. Dabei können Daten in anderen Systemen, so wie CRM-Systemen, in den Kunden- und Produktdaten verwaltet, werden bei der Vertragserstellung berücksichtigt werden.

Daten müssen somit nicht mehrfach erneut erfasst werden, bei deren Eingabe sich oftmals Fehler einschleichen. Mitarbeiter können somit über den Einsatz der Vertragsmanagementsoftware bei der Vertragserstellung von immer wieder gleicher Dokumenten viel Arbeitszeit einsparen. Auch wird es für den Vertrieb oder andere Fachabteilungen möglich, ohne großes Vorwissen, Verträge mittels eines softwarebasierten Vertragsassistenten zu erstellen. 

Die Vertragsmangementsoftware kann auch verschiedene Szenarien bei der Vertragserstellung bzw. in der Verhandlung berücksichtigen. Zusätzliche Erklärungen und Hilfestellungen in Form von Videos unterstützen Mitarbeiter bei der Auswahl der richtigen Klauseln. Die Erzeugung der Dokumente kann dabei vollkommen dialog gesteuert werden. Die Eingabe steuert dabei das Vertragsergebnis.

Dabei können Zahlen, Summen, Daten und Fristen, die dialogbasiert abgefragt und genutzt werden, um Paragraphen ein- oder auszublenden. Somit lassen sich Verträge mit wenigen Eingaben passend für das jeweilige Szenario erstellen. Der Verfasser muss sich nicht mit komplexen Zusammenhängen oder rechtlichen Fragestellungen während der Vertragserstellung auseinandersetzen, da dies durch die Software automatisch und regelbasiert gesteuert wird.   

Nach erfolgter Erstellung über die Vertragssoftware werden die erstellten Dokumente automatisch abgelegt und können gegebenenfalls per gesicherten Link an weitere Vertragsparteien zur Unterschrift und Verhandlung weitergereicht werden, oder falls dies nicht gewünscht ist, können individualisierte Word-Dokumente oder PDF im Layout erstellt und per Email versandt werden.  

Aus juristische Sicht bietet die automatisierte Erstellung von Verträgen über eine Vertragsmanagementsoftware  den Vorteil, dass sämtliche Verträge auf Basis juristisch geprüfter und genehmigter Textbausteine erstellt werden, die über einen zentralen Editor für alle Vorlagen, einfach auf dem aktuellen Stand gehalten werden können. Alternative Klauseln können und weitere Textbausteine können in der Regel bequem über den Editor ergänzt werden. 

Dadurch lassen sich auch komplexe Dokumente, von juristischen Laien einfach erstellen und die Einschaltung der Rechtsabteilung ist somit bei Standardverträgen nicht mehr notwendig.

Häufig lassen sich auch mehrere Vorlagen über den Einsatz intelligenter Steuerungselemente auf eine Vorlagen für verschiedene Szenarien zurückführen. Die Wartungszeit für Vorlagen kann damit ebenso reduziert werden. 

Im Zusammenspiel ergibt sich über die automatische Vertragerstellung weniger Tippfehler durch die Übernahme von Daten aus anderen Systemen, kürzere Reaktionszeiten bei der Erstellung von Verträgen und einfachere Wartung von Vorlagen. 

Versionsmanagement und Verhandlung von Verträgen

Im Nachgang einer Vertragsverhandlung kann es auch Jahre nach dem Vertragsabschluss wichtig sein, festzustellen wer an welche Stelle des Dokuments Anmerkungen hatte und was die jeweilige Intention der jeweiligen Vertragspartei zu diesem Zeitpunkt war. Dies ist insbesondere wichtig, um bei eventuellen Streitigkeiten feststellen zu können, wie es zu dieser Regelungen gekommen ist und was tatsächlich gemeint an dieser Stelle. 

Auch in der aktuellen Verhandlungsphase kann es wichtig sein, feststellen zu können was im Vertrag im Rahmen einer Verhandlung geändert wurde. Vertragsmanagementsoftware gehen aktuell bei der Verhandlung und der Versionskontrolle zwei unterschiedliche Wege. 

Eine Richtung ist der softwarebasierte Abgleich von Word-Dokumente, die bei der Verhandlung entstehen. Dabei werden die Abweichungen zwischen zwei Word-Dokumenten kenntlich gemacht und anschließend von einer berechtigten Person freigegeben. Voraussetzung dafür ist, dass jede Vertragsversion separat abgespeichert und die Vertragssoftware hochgeladen wurde. In der Praxis stellt dieser Anspruch Mitarbeiter vor große Herausforderungen, da in großen Verhandlungsrunden, Kommentare und Änderungen via Email eingehen und sich Änderungen regelmäßig überschneiden. 

Der andere Weg, der aktuell von Softwareanbietern der jüngeren Generation verfolgt wird, ist die direkte Verhandlung von Verträgen über die Software. Dazu müssen zunächst keine Word-Dokumente erstellt werden und Verträge können zunächst intern und danach extern mit weiteren Vertragsparteien verhandelt werden. 

Die Änderungen sind stets direkt in der Software kenntlich gemacht (Redline) und Abweichungen müssen nicht erst durch eine mühsamen Abgleich mehrerer Dokumente kenntlich gemacht werden. Zusätzlich bieten innovative Software-Anbieter auch eine Trennung zwischen internen und externen Verhandlungen, um sicherzustellen, dass interne Kommentare auch intern bleiben und nicht an den Kunden weitergereicht werden. In jedem Fall lassen sich auch nach Vertragsabschluss sämtliche Änderungen und Kommentare sämtliche Parteien zu jederzeit zurückverfolgen, ohne großen administrativen Aufwand. 

Natürlich bieten auch diese innovativen Softwarehersteller, die Möglichkeit des Downloads der Verträge als MS-Word Dokument zu jeder Zeit an, sollte der Kunde zurück in die alte Welt wollen (auch wenn wir das nicht verstehen würden). 

Integrationen in bestehende Applikationen und warum das Sinn macht

Software-Anwendungen existieren in der Regel nicht in der Isolation, sonder müssen mit anderen Software-Suiten kommunizieren. Die beginnt bei der Integration von Excel-Tabellen in Word-Dokumente und setzt sich auch beim Vertragsmanagement fort. 

Häufig werden bereits Kundendaten in CRM- oder SAP-Anwendungen gespeichert, die es im Rahmen der Vertragserstellung zu berücksichtigen gibt. Gibt es keine direkte Integrationen, dann müssen Adressdaten der Kontrahenten mühsam eingegeben werden. 

Ebenso verhält es sich mit bereits vereinbarten Schlüsselparameter. In einer arbeitsteiligen Organisation werden Konditionen zur Zusammenarbeit bereits für den Sales Leuten in den CRM-Systemen hinterlegt. Die Rechtsabteilung und Sales Support-Abteilungen müssen diese Parameter bei der Vertragserstellung wiederum in die Verträge einarbeiten, um den Kunden die gewünschten Produkte bzw. Dienstleistungen zu den vereinbarten Konditionen anbieten zu könne. Fehlende Integrationen bedeuten wiederum doppelte Eingabe in den Vertragseditor. 

Modern Vertragsmanagementsoftware kann über eine dezidierte API, Daten von anderen Systemen aufnehmen und diese bei der Vertragserstellung verarbeiten. So müssen Daten nicht mehrfach eingegeben werden, was die Fehlerhäufigkeit deutlich reduziert. 

Nach abgeschlossener Verhandlung müssen die vereinbarten Konditionen wiederum an ein Buchhaltungssystem oder ein Warenwirtschaftssysteme weitergereicht werden. Auch hier droht ohne Integrationen in vorhandene Softwarestrukturen eine mühsame und ineffiziente Doppelung der Eingaben. In jedem Fall muss das Vertragsmanagement mit und ohne Integrationen in andere Software-Applikationen aus Controlling- und Compliance-Gesichtspunkten in der Lage sein, sämtliche Vertragsdaten abrufen zu können.

Vertragsmanagement mit nicht digitalisierten Verträgen

Verträge in Papierform sind leider an vielen Orten dieser Welt ein weiterhin notwendiges Übel. Die Anzahl der Unternehmen die tatsächlich noch mit physischen Verträgen arbeitet, reduziert sich allerdings stetig, da eine Generation neuer Unternehmenslenker an das Ruder tritt und papierbasierte Verträge Unternehmen mit einer Vielzahl von Nachteilen belasten. Alleine die revisionssichere Aufbewahrung von Verträgen stellt Unternehmen vor große Herausforderungen. 

So sollte daher an erster Stelle des Vertragsmanagement immer die Digitalisierung von Verträgen stehen. Mit der wachsenden Verbreitung von Kameras auf dienstlichen Smartphones sollte dafür auch die notwendige Infrastruktur griffbereit sein. Sobald die Verträge in einem digitalen Format vorliegen, sollten die originalen und unterschriebenen Dokumente nur noch als Backup für den Notfall verwahrt werden. Zugriff und Arbeit mit den Verträgen sollte dann stets über die digitale Version erfolgen. 

Über den Einsatz von OCR-Software (Optical Character Recognition) lassen sich Verträge sogar von herkömmlichen PDF-Dokumenten, die üblicherweise das Dokument nur als Foto anzeigen, auch in Textdokumente überführen, die sich problemlos in einem Texteditor bearbeiten lassen. 

Der Einsatz künstlicher Intelligenz ermöglicht auch die Suche und Auswertung der so verarbeiteten Dokumente nach ausgewählten Parametern bis hin zu ausgewählten Textstellen. 

Welche Rolle spielt die DSGVO für das Vertragsmanagement?

Mit der Einführung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) wurden die Rechte von betroffenen bei der Verarbeitung von Daten hinsichtlich der Transparenz der Datenverarbeitung gestärkt. So haben Betroffene ein Recht auf Auskunft über die Verarbeitung ihrer Daten. Gleichzeitig wurden Rechte zur Berichtigung, Löschung und Einschränkung der verarbeiteten Daten geschaffen. 

Das Vertragsmanagement sollte daher jederzeit in der Lage sein, auf Anfragen Betroffener kurzfristig mit einer Auswertung sämtlicher im Rahmen von Verträgen verarbeiteten personenbezogenen Daten, die die anfragende Person betreffen, zu antworten. Ein korrekte und laufende Aktualisierung der Daten durch das Vertragsmanagement ist daher schon aus Compliance-Gesichtspunkten von Nöten. 

Vertragscontrolling - was ist das und warum ist das wichtig?

Controlling ist ein Sammelbegriff, der Planung, Koordination und Kontrolle des Unternehmens einschließt. Das Vertragscontrolling als Teilbereich des Konzern-Controlling liefert die notwendigen Daten, die aus den Vertragsprozessen hervorgehen, als Grundlage für die weitere Planung und Kontrolle des Unternehmens. Vertragscontrolling ist damit auch die laufende Überwachung und das Risikomanagement abgeschlossener Verträge. 

Aus einem abgeschlossenen Vertrag mit einem Kunden ergeben sich in der Regel eine Reihe Verpflichtungen, die das Unternehmen besser nachkommen sollte, um nicht Vertragsstrafen zahlen oder mit einer Rückabwicklung des Geschäfts rechnen zu  müssen. Ein Unternehmen muss daher zu jederzeit wissen, welche Produkte bzw. Dienstleistungen an welche Kunden zu welcher Frist geliefert werden müssen, und welche Rohwaren bzw. Mitarbeiter es dazu benötigt. 

Aufgabe des Vertragsmanagement ist es, das Unternehmen mit den notwendigen Daten und Analyse zur Bewertung des Risikos einerseits und andererseits zur Planung der notwendigen Ressourcen zu unterstützen.

Üblicherweise werden hierzu in vielen Unternehmen traditionelle Excel-Tabellen genutzt, um die Stammdaten, Materialdaten und Fristen zu erfassen. Die Nachteile dieser sehr statischen Datenverarbeitung liegen auf der Hand. Sämtliche Änderungen, Nachverhandlungen und Follow-on Verkäufe müssen ordentlich in den Datenbank erfasst werden, um in der Planung Berücksichtigung zu erfahren. Fehler bei der Eingabe und Abweichungen können zu hohen Kosten und ungenügender Risikovorsorge führen. 

Innovative System können diese Daten automatisch auslesen und an die notwendigen Stellen im Unternehmen weiterleiten. Über die automatische Erfassung der Daten können Fehler bei der Eingabe vermieden werden. Auch bei der Nachverhandlung und Änderungen der Verträge liegen die Daten immer in der korrekten Form vor. Das Unternehmen kann somit strategische wichtig Entscheidung anhand korrekter Daten treffen. 

Unabhängig davon, ob das Vertragscontrolling nun Mithilfe einer Vertragsmanagementsoftware oder ohne deren Einsatz durchgeführt wird, die Transparenz aus dem Vertragscontrolling bietet Verantwortlichen und Abteilungsleitern wertvolle und notwendige Transparenz zur strategischen Planung.

Welche Rolle spielt das Vertragscontrolling bei der Identifizierung und Bewertung von Vertragsrisiken?

Spätestens mit dem Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich (KonTraG) vom 5. März 1998 sind Unternehmen dazu verpflichtet, Risikofrüherkennungssystem einzuführen und zu betreiben. Explizit wird dazu § 91 Abs. 2 AktG wonach Vorstand verpflichtet wird „geeignete Maßnahmen zu treffen, insbesondere ein Überwachungssystem einzurichten, damit den Fortbestand der Gesellschaft gefährdende Entwicklungen früh erkannt werden.” Solche "bestandsgefährdenden Entwicklungen" ergeben sich meist aus der Aggregation und Kombination einzelner und alleine unbedenklicher Risikopositionen. Dieser Tatsache verpflichtet Unternehmen regelmäßig eine Risikoanalyse und eine Risikoaggregation durchzuführen. Dabei hilft das Vertragscontrolling frühzeitig große Risikoposition zu erkennen und Vorkehrungen über entsprechende Maßnahmen zu treffen. 

Das Vertragscontrolling kann das Risikomanagements bei Identifizierung, Bewertung, Steuerung und Überwachung von Risiken effizient unterstützen, sofern alle Vertragsprozesse in einer Datenbank bzw. Software zusammengeführt werden. 

Warum ein gutes Vertragsmanagement wichtig für die Recherche Auswertung von Verträge ist

Der einfachste Anwendungsfall für das Vertragsmanagement ist es, einen bestehenden Vertrag mit einem Kunden wieder zu finden. Dies lässt sich relativ unproblematisch darstellen, sofern die Kundenverträge alphabetisch nach Organisationsname abgelegt werden. Möchte man alle Verträge einer gewissen Vertragsgattung finden, bereitet dieses Ablagesystem großer Herausforderungen.  In diesem Fall müsste man durch alle Ordner durchgehen und die Dokumente einzeln prüfen. Dies gestaltet sich als sehr ineffizient und zeitintensiv. 

Ablagesysteme, die sich zur Risikoevaluierung eignen, bieten neben einer Auswertung nach Kontrahenten auch die Möglichkeit Verträge nach Schlüsselparameter und Grenzwerten zu filtern. Somit lässt sich beispielsweise ohne großen Aufwand ein sehr detailliertes Bild erzeugen über die abgeschlossenen Vertragsrisiken. Für Vertragsverlängerungen oder Änderungen wäre es mit dieser Funktion auch möglich sich sämtliche Kunden anzeigen zu lassen, deren Vertrag ein bestimmtes Produkt aufweist. 

Eine Recherche basierend auf papierbasierten Verträgen wäre für die einfache Suche als auch die Auswertung einzelner Parameter eindeutig das schlechteste Szenario. Für beide Fälle wäre eine chronologische Sichtung sämtlicher Verträge notwendig. 

Eine Vertragsmanagementsoftware bietet daher neben der schnellen Wiederauffindbarkeit der abgelegten Verträge auch über diverse Filter, die Anzahl der relevanten Verträge einzugrenzen und Auswertungen innerhalb weniger Sekunden anzuzeigen. 

So erkennen Sie, ob Sie ein Vertragsmanagement bzw. eine Vertragsmanagementsoftware benötigen

Wie wir in diesem Artikel dargestellt haben, ist die Erfordernis ein Vertragsmanagement aufzusetzen schon bereits bei einer geringen Anzahl von Verträgen gegeben. Insbesondere die Frage nach Kontrahentenrisiken alleine sollte für Unternehmen aus dem MIttelstand und natürliche größere Unternehmen ausschlaggebend sein, sich ein umfangreiches Vertragsmanagement einzusetzen.   Fraglich ist eigentlich nur noch, ob und wo sich der Einsatz einer Vertragsmanagementsoftware lohnt. 

Um das festzustellen, lohnt es sich festzustellen, wo in Ihrem Unternehmen die meistens Verträge anfallen, und wieviel Zeit mit der Erstellung und Verwaltung von Verträge in dieser Abteilung verbracht wird. 

Im folgenden gehen wir auf Abteilungen bzw. Unternehmensfunktionen ein, deren Prozesse häufig vom Einsatz einer Vertragsmanagementsoftware profitieren. 

• Vertrieb: Verträge sind das tägliche Brot des Vertriebs. Verträge bringen Geschäfte zum Abschluss und regeln das geschäftliche Miteinander. Verbunden mit dem Abschluss ist regelmäßig auch der Geldeingang der das Unternehmen am Leben erhält. Nicht effiziente Vertragsprozesse können bis zu 9.2% des Jahresumsatzes. Professionelle und agile Vertragsprozesse minimieren nicht nur Kosten und Risiko, sondern steigern auch den Umsatz und das Kundenerlebnis.
• Rechtsabteilung: Rechtsabteilung werden regelmäßig mit trivialen Fragen zu standardisierten Verträgen vom eigentlichen Geschäft und komplexeren Fragen abgehalten. Zudem beklagen sich Rechtsabteilungen regelmäßig über fehlende oder unzureichende Compliance durch den Vertrieb. Eine moderne Vertragsmanagementsoftware kann an dieser Stelle helfen, wiederkehrende Fragen direkt über die Software zu beantworten und automatisierte Vertragsprozesse anzulegen, um alternative Klauseln und optionale Ausgestaltungen für die Organisation bereitzustellen. Über ein Analysemodul der Vertragsmanagementsoftware kann die Rechtsabteilung zudem jederzeit einfach feststellen, welche rechtliche Risiken sich in der Organisation befinden. 
• Einkauf:  Der Einkauf hat den Auftrag Kosten beim Einkauf zu sparen und gleichzeitig den Leistungsumfang zu erhöhen. Gleichzeitig muss der Einkauf feststellen können, ob Software bereits in anderen Teilen der Organisation eingesetzt wird und ob es zu einer Überdeckung kommt. Hierzu ist ein gutes Vertragsmanagement notwendig, um jederzeit feststellen zu können, welche Dienstleistungen bereits im Unternehmen eingekauft wurden. Zudem lassen sich die Risiken beim Ausfall von Dienstleister genau aufschlüsseln und ggfs Vorkehrungen treffen.
• Personal: Die Personalabteilung ist mituntern täglich mit der Erstellung von Personalverträgen betraut. In vielen Fällen müsse hierzu interne oder externe Rechtsanwälte eingeschaltet werden. Zusätzlich müssen Gehälter und Vertragslaufzeiten regelmäßig ausgewertet werden. Eine Vertragsmanagementsoftware kann helfen, Personalverträge geführt zu erstellen, ohne dabei auf die Ressourcen der Rechtsabteilung zurückgreifen zu müssen. Bei der Verhandlung der Verträgen mit Mitarbeiter kann die Vertragsmanagementsoftware zudem unterstützend wirken. 

Auf welche Punkte sollte man bei der Auswahl einer Vertragsmangementsoftware aufpassen?

Aktuelle tummeln sich auf dem Markt für Vertragsmanagementsoftware einige althergebrachte Anbieter, die sich über das Thema Dokumentenverwaltung der Sache nähern, aber auch ein paar innovative Hersteller, so wie top.legal, haben sich mit Ihrer Software an diesen noch sehr jungen Markt herangewagt. 

Da die verschiedenen Anbieter unterschiedliche Schwerpunkte setzen, lohnt es sich eine Software zu finden, die sich mit den internen Anforderungen deckt. Folgende Fragestellung dienen häufig als Wegweiser durch den Softwaredschungel:

• Welche Schritte des Vertragsmanagement sollen durch die Software abgedeckt werden? 
• Gibt es Abstimmungsschwierigkeiten zwischen der Rechtsabteilung und Vertrieb?
• Möchten Sie Schaubilder und Tabellen in Verträgen abbilden?
• Verzögern sich Ihre Abschlüsse, weil Ihre Verträge auf der Gegenseite erst eingehend durch die Rechtsabteilung geprüft werden müssen?
• Wo im Prozess sehen Sie Engpässe bei der Vertragserstellung?
• Wie verwalten Sie Ihre Verträge und wie greifen Abteilung auf die Vertragsparameter zu?
• Sollen Angestellte im Haus Verträge selbstständig erstellen können?
• Soll die Software die Vorlagen verwalten?
• Benötigen Sie ein granulares Rechtesystem für die Bearbeitung von Vorlagen und Verträgen?
• Erstellen Sie im Vertrieb die Verträge oder ist Ihre Organisation auf die Verträge des Kunden angewiesen?
• Welche Vertragsprozesse sollen automatisiert werden?
• Setzen Sie bereits auf eine digitale Signatur oder möchten Sie diese für Vertragsprozesse einführen?
• Welche System sollen durch die Vertragsmanagementssoftware angesprochen werden können?
• Welche Sprachen müssen über die Software dargestellt werden können?

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