Was beinhaltet Vertragsmanagement? Die wichtigsten Aufgaben

Verträge gelten als rechtsverbindliches Glied zwischen einem Unternehmen und dem Kunden, Verkäufer, Geschäftspartner und Arbeitnehmer. Vor allem In der heutigen Zeit gewinnt die effiziente Verwaltung von Verträgen an zunehmender Bedeutung: Ineffizientes Vertragsmanagement führt nicht nur zu Frust und Unzufriedenheit innerhalb eines Unternehmens, sondern auch zu erheblichen Zeitverlusten und verlorenen Einnahmen. 

Was Versteht Man Unter Vertragsmanagement?

Vertragsmanagement umfasst den vollständigen Prozess der Erstellung, Überarbeitung, Implementierung und Verwaltung von Verträgen innerhalb eines Betriebes. Ein gut durchdachtes System zur Verwaltung des Vertrags-Lebenszyklusses spielt heutzutage eine essentielle Rolle in Operationen eines Betriebs.  

Effektives Vertragsmanagement deckt viele verschiedene Aufgaben innerhalb des Vertragslebenszykluses ab und versucht diese möglichst fließend und ressourceneffizient zu gestalten. Dadurch entstehen innerhalb den einzelnen Phasen der Vertragsgestaltung nicht nur nahtlose Prozesse sondern zugleich auch signifikante Risikoreduzierungen.

Ein modernes Vertragsmanagementsystem zeichnet sich heutzutage nicht nur durch die Ablage und Verwaltung von Vertragsdokumenten aus. Mithilfe künstlicher Intelligenz können bestehende Verträge und deren historischen Verläufe analysiert und bewertet werden. Somit erhält man wertvolle Informationen basierend auf der Effektivität einzelner Vertragskonditionen, um diese schließlich anzupassen und zu verbessern. 

Die Aufgaben des Vertragsmanagements

1. Erstellung von Vertragsentwürfen

Die Erstellung von Vertragsentwürfen ist eine der ersten und wichtigsten Hauptaufgaben des Vertragsmanagements, da sie als Grundlage für Verhandlungen zwischen den Vertragsparteien dienen. Ein gut strukturierter Vertragsentwurf definiert die Bedingungen und Konditionen, über die diskutiert und verhandelt werden soll, und trägt dazu bei, die Interessen beider Parteien zu schützen. Darüber hinaus hilft ein solider Entwurf, mögliche Missverständnisse und rechtliche Auseinandersetzungen zu vermeiden, indem er klare Regelungen und Verpflichtungen festlegt.

In den ersten Entwurf eines Vertragsdokumentes gehören zunächst jegliche relevanten und notwendigen Rechtsbestandteile wie die Angabe beider Vertragsparteien und der geforderte Vertragsgegenstand. Dieser basiert aus den Schlüsselparametern, die jede Vertragspartei aus der Vertragsverhandlung fordert. 

Das Verfassen eines Vertragsdokumentes kann oftmals eine sehr zeitaufwendige und repetitive Aufgabe sein. Heutzutage erleichtern automatisierte Systeme diesen Prozess, indem häufig vorkommende Bestandteile als Vorlage für spätere Vertragsentwürfe gespeichert und verwendet werden.

Damit lässt sich der manuelle Prozess der Vertragsgestaltung durch die Anwendung von vorgefertigten Klauseln fehlerfrei und rechtssicher automatisieren. Das Resultat ist eine nahtlose Vertragsgestaltung und somit erhebliche Zeitersparnisse über den gesamten Entwurfsprozess. 

2. Kontrolle der Entwürfe und Durchführung von Vertragsverhandlungen

In den nächsten Schritten der Vertragsgestaltung wird der Entwurf nun intern freigegeben, kontrolliert und überarbeitet. Zugleich wird der Vertragsentwurf auch extern an die gegenseitige Vertragspartei weitergeleitet und nach Verhandlungen entsprechend angepasst. 

Bei effektiven Vertragsmanagement sollte dieser Vorgang möglichst reibungslos verlaufen. In der Praxis stellt sich dies jedoch als einer der größten Engpässe heraus. Üblicherweise werden Vertragsentwürfe sowohl intern als auch extern per E-mail weitergeleitet. Denn bis sich zwei Parteien auf die nötigen Umformulierungen und Vertragsanpassungen geeinigt haben, müssen häufig dutzende Word-Anhänge in E-mails verpackt und hin- und her geschickt werden, welcher für beide Seiten nicht nur schnell mühsam wird, sondern auch unnötig viel Zeit und Ressourcen kostet. 

Um den erschwerlichen E-mail Verkehr zu vermeiden, kann von CLM Software gebraucht gemacht werden. Diese ersetzt das ermüdende E-mail Ping Pong mit direkter Kollaborationen auf dem selben Vertragsdokument, welches zentral und sicher in der Cloud bereitgestellt wird. 

3. Überwachung von Vertragsfristen 

Eine weitere Aufgabe der Vertragsverwaltung ist die Verschaffung eines strukturierten Überblicks zu allen Vertragsdokumenten und deren beinhalteten Fristen und Terminen. Dieser Teil des Prozesses ist besonders entscheidend, da eine unüberschaubare Übersicht schnell dazu führen kann, dass wichtige Fristen versehentlich nicht eingehalten oder zu spät erkannt werden. 

Um diese Gefahren zu vermeiden, sollte auf die übliche Verwendung von Excel-Listen verzichtet werden. Stattdessen könnte man Tools wie beispielsweise einen Online-Kalender verwenden, welcher eingetragene Fristen und Termine separat vermerkt und bei anstehenden Deadlines entsprechende Benachrichtigungen aussendet. 

Doch die Integrierung von externer Software zieht wiederum zusätzliche Nachteile mit sich. Eingetragene Fristen lassen sich durch die begrenzten Funktionen eines Kalenders nicht filtern und strukturieren. Somit fehlt auch der nötige Überblick wenn speziell die Fristen für einen bestimmten Vertrag nachgeschlagen werden müssen.

Die beste Option ist nach wie vor ein Vertragsmanagementsystem, in dem bereits automatische Benachrichtigungen zu Fristen und Termine integriert sind. So müssen Nutzer nicht zusätzlich zwischen zwei Applikationen hin- und her wechseln, um die nötigen Informationen zu bekommen. 

4. Archivierung von Vertragsdokumenten

Viele Unternehmen verlassen sich noch heutzutage auf die manuelle Archivierung und Organisation von Vertragsdokumenten. Der Prozess besteht hierbei üblicherweise aus einem ständigem E-mail Verkehr, unübersichtlichen Aktenbündeln und dazu noch eingescannten Unterlagen verstreut auf unterschiedlichen Speicherorten. 

Dieser repetitiver Vorgang kostet nicht nur sehr viel Zeit, sondern hinterlässt auch einen erheblichen Spielraum für Strukturierungsfehler und Sicherheitslücken. 

Auch langfristig kann eine ineffiziente Vertragsarchivierung zu erheblichen Komplikationen und Erschwernissen führen. Ab einer hohen Anzahl an archivierten Dokumenten verliert man oftmals schnell den Überblick über aktive Vertragsbeziehungen, ausstehende Forderungen und Verbindlichkeiten sowie noch unvollendete Verträge. Zusätzlich fehlt die Option, digitalisierte Verträge effizient abzurufen und deren Vertragsversionen nachzuverfolgen. 

Effektives Vertragsmanagement sollte all diese möglichen Probleme vorausschauend im Blick behalten und mit Hilfe eines strukturierten Systems erst gar nicht aufkommen lassen. Auch hier kann die Verwendung von CLM Software den gesamten Vertragszyklus erheblich erleichtern. Die meisten Vertragsverwaltungssysteme sollten in der Lage sein Vertragsdokumente strukturiert zu archivieren, und diese in einer transparenten und erreichbaren Weise für autorisierte Personen zugänglich machen.

5. Bewertung und Berichterstattung

Vertragsmanagement endet nicht bereits mit dem Abschluss eines Vertrags. Ein umfassender Vertragsverwaltungsprozess schließt auch die kontinuierlichen Analyse und Bewertung von Verträgen über einen längeren Zeitraum mit ein, um verwertbare Erkenntnisse zu gewinnen, Arbeitsprozesse effizienter zu gestalten, und mögliche Risiken frühzeitig zu erkennen. 

Erstens dient die Bewertung von Verträgen dazu, sicherzustellen, dass alle Parteien die Vertragsbedingungen vollständig verstehen und dass der Vertrag rechtlich verbindlich und durchsetzbar ist. Dies umfasst auch die Überprüfung, ob der Vertrag den geltenden gesetzlichen Anforderungen entspricht und ob er fair und ausgewogen ist.

Zweitens ermöglicht die Bewertung von Verträgen, mögliche Risiken und Chancen zu identifizieren, die mit dem Vertrag verbunden sind. Dies kann helfen, Schwachstellen im Vertrag zu erkennen und zu korrigieren, um unerwartete Probleme zu vermeiden. Darüber hinaus kann die Bewertung von Verträgen dazu beitragen, die Geschäftsbeziehungen zu verbessern, indem sie eine klare und transparente Kommunikation zwischen den Parteien fördert.

Drittens kann die Berichterstattung über Verträge dazu beitragen, die Leistung der Parteien im Rahmen des Vertrags zu überwachen und sicherzustellen, dass alle Verpflichtungen erfüllt werden. Dies umfasst auch die Überwachung von Vertragsfristen und -bedingungen sowie die Verwaltung von Vertragsänderungen und -erweiterungen.

Dies kann in der heutigen Zeit ebenfalls durch einer von künstlicher Intelligenz (KI) gestützten Vertragsplattform geschehen. Hierbei wird das gesamte Vertragsportfolio nach definierbaren Parametern analysiert und über einen festgelegten Zeitraum ausgewertet. Damit lassen sich wichtige Erkenntnisse über die Entwicklung der Vertragseffektivität gewinnen, welche als direkte Basis für Hinweise und Verbesserungsvorschläge dienen.