Vertragserneuerung vs. Vertragsverlängerung: Was ist der Unterschied?

Zu viele Unternehmen behandeln Vertragsverlängerungen und -erneuerungen als reine Routineaufgaben, aber diese Vorgehensweise kann Sie auf lange Sicht tatsächlich kosten. Um sicherzustellen, dass Ihre Verträge auch weiterhin zu Ihren Gunsten ausfallen, müssen Sie den Unterschied zwischen den beiden Verfahren kennen und wissen, wann Sie beide anwenden sollten. Wenn Sie nicht aufpassen, kann es passieren, dass Sie mit veralteten Bedingungen oder übereilten Entscheidungen konfrontiert werden. 

In diesem Leitfaden erläutern wir die wichtigsten Unterschiede zwischen Vertragsverlängerungen und -erweiterungen und zeigen Ihnen, wie Sie diese effektiver verwalten können. Auf diese Weise vermeiden Sie kostspielige Fehler und stellen sicher, dass Ihre Verträge stets mit den sich entwickelnden Anforderungen Ihres Unternehmens übereinstimmen.

‍Was ist der Unterschied zwischen Vertragserneuerungen und Vertragsverlängerungen?

Vertragsverlängerung

Zu einer Vertragsverlängerung kommt es, wenn beide Parteien vereinbaren, den Vertrag nach Ablauf der ursprünglichen Laufzeit fortzusetzen. Dabei können die Bedingungen neu ausgehandelt werden, um den sich entwickelnden Bedürfnissen beider Parteien besser gerecht zu werden. Verlängerungen sind eine wertvolle Gelegenheit für Unternehmen, die Vertragsbedingungen anzupassen, um sicherzustellen, dass sie mit den aktuellen Zielen oder Bedingungen übereinstimmen. Die Einhaltung der Verlängerungsfristen ist von entscheidender Bedeutung, um eine Unterbrechung der Geschäftsbeziehung zu vermeiden.

Vertragsverlängerung

Durch eine Vertragsverlängerung kann die ursprüngliche Vereinbarung um einen weiteren Zeitraum verlängert werden, ohne dass ein neuer Vertrag geschlossen wird. Dies kann mit oder ohne Änderungen an den ursprünglichen Bedingungen geschehen. Verlängerungen werden häufig eingesetzt, wenn beide Parteien vereinbaren, den Vertrag für einen bestimmten Zeitraum zu denselben Bedingungen fortzusetzen, in der Regel mit geringfügigen Anpassungen, falls erforderlich.

Hauptunterschied

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Häufige Fallstricke bei Vertragserneuerungen und -verlängerungen

Obwohl die Verwaltung von Verlängerungen und Erweiterungen von Verträgen von entscheidender Bedeutung ist, tappen viele Unternehmen in die üblichen Fallen, die zu verpassten Chancen oder kostspieligen Fehlern führen können. Hier sind einige der häufigsten Fehler, auf die Sie achten sollten:

1. Frühzeitiges Beginnen versäumt
   Wenn Sie mit Vertragsverlängerungen oder -erweiterungen bis zur letzten Minute warten, ist das ein Rezept für übereilte Entscheidungen und verpasste Chancen. Wenn Sie den Prozess frühzeitig beginnen, haben Sie ausreichend Zeit, um die Bedingungen auszuhandeln, die Leistung zu überprüfen und sicherzustellen, dass beide Parteien sich einig sind. Außerdem haben Sie so die Möglichkeit, alle internen oder externen Änderungen, die sich auf den Vertrag auswirken könnten, im Voraus zu planen.

2. Verfallsdaten übersehen
   Manchmal versäumen es Unternehmen, die Verfallsdaten genau zu überwachen, was zu automatischen Verlängerungen oder verpassten Verlängerungen führt. Das Verpassen dieser Termine kann zu Unterbrechungen im Service führen, Verwirrung stiften und sogar dazu führen, dass man auf ungünstigen Bedingungen sitzen bleibt. Die Einrichtung automatischer Erinnerungen oder der Einsatz von Vertragsverwaltungssoftware kann dies verhindern.

3. Das Kleingedruckte ignorieren
   In der Eile, einen Vertrag zu verlängern oder zu erneuern, übersehen manche Unternehmen wichtige Vertragsdetails. Ganz gleich, ob es sich um die Aktualisierung des Leistungsumfangs, der Preisgestaltung oder der Compliance-Anforderungen handelt - wenn Sie die Bedingungen nicht gründlich prüfen, kann dies zu Verträgen führen, die den Anforderungen Ihres Unternehmens nicht mehr gerecht werden. Achten Sie stets darauf, dass alle Änderungen berücksichtigt werden und dass beide Parteien den aktualisierten Bedingungen zustimmen.

4. Keine Verwendung von Daten zur Entscheidungsfindung
   Viele Unternehmen versäumen es, sich bei ihren Entscheidungen über Vertragsverlängerungen und -erweiterungen an Daten und Leistungsmetriken zu orientieren. Die Überwachung der Vertragsleistung während der Laufzeit ist von entscheidender Bedeutung, um verbesserungswürdige Bereiche zu ermitteln und bessere Bedingungen auszuhandeln. Die Nutzung datengestützter Erkenntnisse ermöglicht eine intelligentere Entscheidungsfindung und bessere Ergebnisse bei Verhandlungen.

5. Versäumnis, die richtigen Teams einzubeziehen
   An Verlängerungs- und Erneuerungsprozessen sind oft mehrere Teams im gesamten Unternehmen beteiligt, darunter die Rechtsabteilung, die Finanzabteilung und der Vertrieb. Werden die richtigen Interessengruppen nicht einbezogen, kann dies zu falsch abgestimmten Bedingungen, Problemen mit der Einhaltung von Vorschriften und verpassten Chancen für Verbesserungen führen. Sorgen Sie dafür, dass die wichtigsten Abteilungen frühzeitig in den Prozess einbezogen werden.
   

Wie Sie Ihre Vertragsverlängerungen und -erneuerungen verwalten können 

Der Schlüssel zum Management Ihrer Vertragsverlängerungen und -erneuerungen liegt in der Einrichtung eines Systems, das nicht nur Ihre Fristen und Ablauftermine im Auge behält, sondern auch für einen optimierten Verhandlungsprozess auf dem Weg dahin sorgt. 

Dieses System sollte auch keine zusätzliche Unordnung und Komplikationen zu Ihrem bestehenden Vertragsprozess schaffen. Sie wollen vermeiden, dass Sie den Überblick über Ihr gesamtes Vertragsmanagement verlieren, nur weil Sie 10 verschiedene Tools benötigen, um es am Leben zu erhalten. Im Folgenden finden Sie einige der wichtigsten Punkte, die Sie bei der Einrichtung eines optimalen Systems zur Verwaltung Ihrer Verlängerungen und Erneuerungen beachten sollten: 

1. Erstellen Sie ein Vertrags-Handbuch mit Standardklauseln
   Eines der häufigsten Probleme bei Vertragsverlängerungen ist, dass man nicht auf die Verhandlungen vorbereitet ist. Bevor Sie mit den Verhandlungen beginnen, sollten Sie wissen, welche Produkte oder Dienstleistungen Ihr Kunde derzeit nutzt und was in der neuen Vereinbarung an deren Stelle treten wird. Anstatt jedes Mal einen neuen Vertrag zu entwerfen, sollten Sie eine Reihe von Standardklauseln vorbereiten, die bei den meisten Verlängerungen verwendet werden können. So sparen Sie Zeit und Mühe und müssen nicht zusätzlich die Rechtsabteilung oder das Compliance-Team einschalten. Das Führen eines Vertragsbuches mit vorab genehmigten Klauseln hilft, den Prozess zu beschleunigen.
   
   Wenn Sie sich nicht sicher sind, wo Sie bei der Erstellung von Contract Playbooks anfangen sollen, haben wir einen umfassenden Artikel für Sie vorbereitet, der Sie durch den Prozess führt.

2. Regelmäßige Überprüfung der wichtigsten Bedingungen und Fristen
   Wenn man mit der Erneuerung von Verträgen bis zur letzten Minute wartet, kann das zu übereilten Entscheidungen und verpassten Chancen führen. Es ist von entscheidender Bedeutung, die Vertragsfristen und die wichtigsten Bedingungen rechtzeitig zu überprüfen. Regelmäßige Überprüfungen stellen sicher, dass Sie nicht von einem nahenden Ablaufdatum überrascht werden und dass Sie bei Bedarf die Bedingungen neu aushandeln können. Ein proaktives Vorgehen bei der Überprüfung macht den Erneuerungsprozess für alle Beteiligten reibungsloser und weniger stressig.

3. Effiziente Verfolgung von Fristen
   Um alle Termine für Vertragsverlängerungen und -erweiterungen im Auge zu behalten, sollten Sie mit einem einfachen System beginnen. Sie können Tools wie Google Mail, Outlook oder sogar eine Tabellenkalkulation verwenden, um Erinnerungen an auslaufende Verträge zu setzen. Bei einer geringen Anzahl von Verträgen kann dies gut funktionieren, aber wenn Ihr Unternehmen wächst, sollten Sie auf ein robusteres System umsteigen. Eine Softwarelösung für die Vertragsverwaltung kann Ihnen dabei helfen, Erinnerungen zu automatisieren, Ablaufdaten zu verfolgen und sogar Vertragsverlängerungsdokumente zu erstellen. Die Automatisierung dieses Prozesses stellt sicher, dass Sie keine Fristen versäumen und reduziert den manuellen Aufwand.

4. Rationalisieren Sie Ihren Prozess
   Ein klarer Prozess für die Verwaltung von Vertragserneuerungen und -verlängerungen ist wichtig, um Verwirrung und Verzögerungen zu vermeiden. Legen Sie die Schritte fest, die bei Vertragsverlängerungen anfallen, und weisen Sie bestimmten Teammitgliedern Zuständigkeiten zu. Bestimmen Sie z. B. jemanden, der die Fristen überwacht, eine andere Person, die die Dokumente vorbereitet, und eine weitere, die die Verhandlungen führt. Wenn Ihr Unternehmen im Laufe der Zeit mehr Verträge erneuert, können Sie diesen Prozess verfeinern und verbessern. Der Einsatz spezialisierter Tools wie top.legal kann dazu beitragen, den gesamten Arbeitsablauf zu straffen und sicherzustellen, dass die Verträge effizient bearbeitet werden.

5. Automatisieren Sie sich wiederholende Aufgaben
   Die Automatisierung kann den Arbeitsaufwand bei der Verwaltung von Vertragsverlängerungen erheblich verringern. Sie können Erinnerungsschreiben, Vertragsentwürfe oder sogar Follow-up-E-Mails automatisieren. Vertragsmanagement-Software kann beispielsweise automatisch Verlängerungsmitteilungen erstellen und sie an Kunden oder Teammitglieder senden, ohne dass manuelle Eingaben erforderlich sind. Die Integration Ihres Vertragsmanagementsystems mit anderen Unternehmenstools (z. B. Ihrem CRM) kann den Prozess weiter vereinfachen, da alle relevanten Daten automatisch in das System eingespeist werden.

6. Überwachung der Vertragsleistung und Einholung von Kundenfeedback
   Es ist wichtig, die Leistung Ihrer Verträge im Auge zu behalten und vor einer Vertragsverlängerung das Feedback Ihrer Kunden einzuholen. Die Überwachung wichtiger Leistungsindikatoren (Key Performance Indicators, KPIs) wie Serviceniveau oder Zufriedenheit kann Ihnen helfen, Probleme frühzeitig zu erkennen. Kundenfeedback ist von unschätzbarem Wert: Wenn Sie Bedenken ausräumen oder Bedingungen verbessern, bevor der Verlängerungsprozess beginnt, kann dies zu reibungsloseren Verhandlungen und erfolgreicheren Verträgen führen.

7. Förderung der Zusammenarbeit zwischen Teams
   Die Erneuerung von Verträgen erfordert häufig die Mitwirkung mehrerer Abteilungen, z. B. der Rechtsabteilung, des Vertriebs, der Finanzabteilung und des Betriebs. Wenn diese Teams von Beginn des Verlängerungsprozesses an zusammenarbeiten, lassen sich Missverständnisse und Verzögerungen vermeiden. Die Vertriebsteams haben möglicherweise Einblicke in Kundenbedürfnisse oder bevorstehende Änderungen, die sich auf die Vertragsverlängerung auswirken könnten, während die Rechtsteams sicherstellen können, dass die Vertragsbedingungen konform sind. Indem Sie die funktionsübergreifende Zusammenarbeit fördern, können Sie sicherstellen, dass alle Beteiligten an einem Strang ziehen und der Erneuerungsprozess so effizient wie möglich verläuft.