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Was ist ein Vertragsarchiv?
Ein Vertragsarchiv ist in den meisten Fällen eine elektronische Sammlung von Verträgen und relevanten Vertragsdaten, welche von einem Unternehmen für die Durchführung von jeglichen Transaktionen und Aufrechterhaltung von Geschäftsbeziehungen notwendig sind.
Das primäre Ziel eines Vertragsarchivs ist es, alle Verträge zentral zu speichern und zugänglich zu machen, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten schnell auf die erforderlichen Informationen zugreifen können. Ein gut organisiertes Vertragsarchiv hilft auch dabei, Vertragsverlängerungen, Kündigungen und andere wichtige Fristen zu verfolgen und sicherzustellen, dass alle Vertragsbedingungen eingehalten werden. Ein digitales Vertragsarchiv kann auch automatisierte Erinnerungen und Benachrichtigungen für wichtige Daten und Fristen bereitstellen.
Es gibt grundsätzlich verschiedene Arten von Vertragsarchiven. Moderne Vertragsarchive basierend auf CLM-Lösungen umfassen Funktionen wie automatische Vertragsvorlagen definiert aus individualisiertenn Parametern, Verfolgung und Benachrichtigungen über jegliche Vertragsfristen, und ausführliche Datenanalysen.
Warum ein Vertragsarchiv essentiell ist
Ein typischer Tag eines Angestellten in einem Unternehmen (nach dem morgendlichen Kaffee) startet oft damit, nach Unterlagen und Dokumenten zu suchen, die benötigt werden, um die anstehenden Aufgaben zu erledigen. Nicht allzu selten handelt es sich dabei um Verträge, die noch aus dem Schrank oder Archiv herausgeholt werden müssen.
Das bedeutet nun aber für den Angestellten, dass er sich auf die Suche nach diesem Vertrag machen muss und somit unnötig wertvolle Zeit und Nerven opfern muss, um ein oft nur kleines Detail nachzusehen.
Diese Zeit könnte der Angestellte natürlich gut für andere und auch wirklich gewinn fördernde, produktive Aufgaben gebrauchen. Stattdessen muss er seine Energie auf etwas so Triviales verschwenden.
Hand in Hand mit solchen lästigen Aufgaben beobachten wir häufig auch eine sinkende Arbeitsmoral und letztendlich auch damit wiederum einen weiter sinkenden Produktivitätsverlust für das Unternehmen. Deshalb lohnt es sich schon frühzeitig in ein Vertragsverwaltungssystem zu investieren.
Nicht selten müssen Unternehmen mit viele verschiedenen Verträge arbeiten und Maßnahmen dem überbordenden Chaos Herr zu werden, enden schnell beim Versuche.:
1. Wo sind alle Verträge?
Viele Mitarbeiter schenken den Verträgen nach erfolgreichem Unterzeichnen beider seiten kaum bis gar keine Aufmerksamkeit, was dazu führt, dass diese falsch, fehlerhaft oder gar nicht abgespeichert werden
Wenn auf diese Frage keine Antwort möglich ist, führt das zu einem großen Problem, da nun nicht mehr die Vertragsbestandteile überprüft werden können. Das lässt die Gefahr entstehen, dass z.B. Vertragsbruch begangen wird oder Fristen nicht eingehalten werden.
Auch führt dies dazu, dass Vertragsvorlagen immer wieder neu aufgesetzt werden müssen, oder viele Mitarbeiter ihre eigenen Vorlagensammlungen anlegen, aber so Gelerntes aus den vorangegangenen Verträgen nicht auf einem für alle zugänglichen Medium gesammelt wird und das Erlernte so für viele verloren geht.
2. Wer behält alle wichtigen Vertragsbestandteile im Blick?
Wurde das nicht im vornherein vereinbart, wird sich im Zweifel niemand für zuständig erachten und der Vertrag wird folglich nicht richtig verwaltet. In vielen Fällen ist es empfehlenswert sich über einen Vertragsmanager/-in zu erkundigen und gegebenfalls zu beautragen.
3. Wann laufen welche Verträge aus?
Sollten wichtige Verträge nicht rechtzeitig verlängert worden sein, kann das ein Unternehmen stilllegen, wenn nicht mehr die benötigten Ressourcen geliefert werden. Das Thema der Vertragsfristen lässt sich grundsätzlich in Vertragserneuerungen und Vertragsverlängerungen unterscheiden. Es ist für jedes Unternehmen daher essenziell von einem System Gebrauch zu machen, welches nicht nur einen ausführlichen Überblick über alle relevanten Vertragsfristen bereitstellt, sondern auch über anstehende Fristenden rechtzeitig informiert.
Erstellung einer Vertragsdatenbank: Die verschiedenen Ansätze
Die manuelle Vertragsdatenbank
Empfehlenswert oder gar unabdingbar ist also ein Vertragsverwaltungssystem, dass all diese Fragen im Blick behält.
Hier ist es selbstverständlich auch von der Größe des Unternehmens abhängig was für eine Art von Vertragsverwaltungssystem von Nöten ist. Ein kleines Unternehmen oder Startup mit einer überschaubaren Anzahl an Verträgen kann diese vielleicht noch im Kopf behalten, aber offensichtlich ist es das Ziel eines Startups zu wachsen und sich zu vergrößern.
Selbst hier ist es folglich notwendig ein solches System zu integrieren und das kann am Anfang auch eine einfache Kalkulationstabelle sein, welches mit einer Datenbank als Speicherort verknüpft ist. Das kann entweder ein Excel Spreadsheet sein oder ein Google Docx in einer Google Drive.
Einsteiger-Methode: Vertragsverwaltungssystem in Excel
Der einfachste Weg mit einer zentralisierten Datenbank für Verträge Ordnung in das Chaos zu kriegen, ist eine Excel-Tabelle. Diese Methode ist sowohl sehr leicht umsetzbar als auch äußerst kostengünstig. Zudem werden nur einfache Excel Grundkenntnisse benötigt.
Zuallererst muss eine verantwortliche Person bestimmt werden, welche sich der Sache annimmt und auch zukünftig die Wartung der Excel-Tabelle übernimmt. In die Excel-Tabelle müssen nun alle wichtigen Informationen über die Verträge aufgenommen werden und wenn nötig auch aktualisiert werden. Allein dadurch können bereits Zeitersparnisse beobachtet werden, da es eine grobe Übersicht bietet und die Mitarbeiter nicht zuerst den ganzen Vertrag durchlesen müssen, um die wichtigsten Inhaltspunkte zu erhalten.
Wichtige Informationen die eine Excel-Tabelle sofort erkennen lässt:
- Vertragsparteien
- Art des Vertrages
- Zusammenfassung des Inhaltes
- Fristen und Termine
- Referenznummer
- Status: In Verhandlung, Unterzeichnet, Ausgelaufen
- Und weitere wichtige Notizen
Fortgeschrittenen-Methode: Dezidiertes Vertragsverwaltungssystem
Excel funktioniert bei einer kleinen Anzahl von Verträgen vielleicht noch ganz gut, jedoch werden Sie schnell feststellen, dass ab einer gewissen Menge von Verträgen und auch verschiedenen Personen, die an diesen beteiligt sind, Excel schnell an seine Grenzen kommt. Vor allem die Begrenzung der Datenmengen und auch die Umständlichkeiten bei einer gleichzeitigen Bearbeitung des Excel-Spreadsheets werden bringen Nutzer schnell zur Verzweiflung.
Der nächste Schritt könnte also eine eigene dezidierte Vertragsverwaltungssystem sein. Durch diese können verschiedene Abteilungen gemeinsam an Verträgen arbeiten und auf alle laufenden oder bereits abgeschlossenen Verträge zugreifen. Um einen Vertrag in einer solchen Datenbank anzulegen, muss der jeweils zuständige Mitarbeiter nur die Schlüsselparameter in eine Eingabemaske tippen und die aktuelle Version des Vertrages hochladen.
So erhält man wieder eine unabdingbare Übersichtlichkeit über die Verträge und eine Kollaboration zwischen alle Zugriffsberechtigten wird ermöglicht. Für ein Unternehmen, das sehr abteilungsübergreifend arbeitet, ist dies eine sehr praktische, effiziente und ressourcensparende Alternative, die nur sehr wenig Arbeit erfordert.
Nachteilig an dieser Methode ist jedoch die Notwendigkeit der eigenen Programmierung. Möchten Sie eine eigene Vertragsverwaltungssystem erstellen, die auf die eigenen Wünschen angepasst ist, muss diese selbstverständlich selbst erstellt werden. Das bedeutet zusätzlichen Aufwand für die meist bereits überlastete und unterbesetzte IT-Abteilung.
Zudem endet die Arbeit nicht bereits nach der Programmierung der Datenbank, denn diese muss ständig verwalten, Fehler beseitigt oder neue Wünsche integriert werden.
Alternativ könnte auch ein externes Unternehmen angeheuert werden, welche dieses Vertragsverwaltungssystem für Sie kodiert. Jedoch kommen damit hohe Erstellungs- und Wartungskosten einher und die Sicherheit ihrer Daten hängt von den Datenschutz Vorkehrungen des externen Unternehmens ab.
Profi-Methode: Vertragsverwaltungssoftware für alle Prozessschritte des Vertragszykluses
Schließlich gibt es noch eine Möglichkeit, nämlich eine professionelle Contract-Lifecycle-Management Software in ihrem Unternehmen zu implementieren. Wie der Name bereits erahnen lässt, verfolgt diese Software einen Vertrag von Anfang bis Ende seiner Lebenslaufzeit.
Üblicherweise gehören zu den Prozessschritten eines Vertragszykluses die Erstellung, die Verhandlung, die Unterzeichnung und schließlich auch die Verwaltung des fertigen Dokuments. Eine dieser CLM Softwares wurde von top.legal entwickelt und bietet viele hilfreiche Funktionen an.
1. Erstellung einer Vertragsdatenbank
Zu allererst müssen alle ihre Verträge auf die Software übertragen werden, damit sie diese im digitalen Format und mit den Funktionen der Software nutzen können. Das kann sich zunächst abschreckend und nach viel Arbeit anhören, aber keine Sorge unser Experten Team steht ihnen hier zur Seite und das Importieren wird sich später auszahlen.
2. Geführte Erstellung von Verträge auf Basis genehmigter Vorlagen
Anschließend ist es sinnvoll, Ihre meist benutzen Verträge (z.B. Non-Disclosure, Arbeitsverträge, Mietverträge, Lizenzverträge, etc.) als automatisierte Vorlagen anzulegen. So können ihre Mitarbeiter ganz einfach auf diese zugreifen, wenn sie diese benötigen. So müssen Mitarbeiter nicht wie sonst üblich die ewig gleichen Vertrag von neu aufsetzen oder aus der eigenen Vertragssammlung, die von Mitarbeiter zu Mitarbeiter sehr unterschiedliche Verträge beinhalten kann, ein passendes Dokument herauskramen. Damit kann also zunächst wertvolle Zeit bei der Erstellung der Verträge eingespart werden und gleichzeitig entsteht ein einheitlicher Standard der ihr Unternehmen nach außen stets professionell auftreten lässt.
Eine intelligenter Vertragsassistent hilft Ihren Mitarbeitern, sich im rechtlichen Jungle zurecht zu finden und gibt je nach Antwort die passenden Klauseln bzw. Textabschnitte aus. Zusätzlich zeigt der Vertragsassistent passende Erklärung zu jedem Punkt an, sollten die verfügbaren Auswahlmöglichkeiten alleine nicht selbsterklärend sein.
3. Nutzung der top.legal Funktionen
Nun ist es endlich soweit und Sie wollen eine Vertrag mit einem Partner aushandeln. Jetzt schicken Sie einen Einladung von dem Vertrag ganz einfach per E-mail an Ihren Vertragsgegner und diese wird Ihm Zugriff auf den Vertrag auf der top.legal Plattform gewähren. Hier können SIe nun den Vertrag aushandeln, Änderungen durchführen und weitere Personen zur Überprüfung und Absegnung integrieren.
Dazu werdenalle Änderungen und Vorschläge von Ihnen oder ihrem Partner werden gespeichert und können im Überwachungspfad nachgeschaut werden. Wenn der Vertrag von allen Seiten abgesegnet wurde, müssen Sie diesen nicht erst zur Post aufgeben und warten bis er hin und her geschickt wurde, sondern die implementiere 2-Schlüssel-Faktor eSignature erleichtert Ihnen diesen Prozess und kann in Sekundenschnelle am Computer durchgeführt werden.
4. Einrichtungen von Terminerinnerungen
Die Festlegung von Fristen und Erinnerungen in der Vertragsdatenbank ist unerlässlich. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass Aufgaben und Ereignisse, die für die Vertragsverwaltung wichtig sind, nicht vergessen werden. Durch die Angabe einer Frist für jede Aufgabe sind die Benutzer verpflichtet, ihre Aufgaben rechtzeitig zu erledigen, wodurch die Gefahr unnötiger Verzögerungen verringert wird.
Ein großer Vorteil einer digitalen Vertragsdatenbank ist, dass die gute Übersicht ein informiertes Risikomanagement und eine Verpflichtungsüberwachung zulässt. Die Software greift Ihnen auch hier unter die Arme und benachrichtigt Sie, wenn Verträge auslaufen oder Verbindlichkeiten zu erfüllen sind.
5. Datenanalyse
Über das Analytics Dashboard können Sie alle wichtigen Informationen über Ihre aktuellen und auch alten Verträge mit einem Blick überschauen. Mit Hilfe der Daten können Sie ihren Vertragszyklus überwachen und daraus Schlüsse ziehen, die Ihnen bei den nächsten Vertragsverhandlungen eine große Hilfe sein können.
