Leitfaden zur Vertragserstellung für Rechts- und Vertriebsteams

Was ist ein Vertragsprozess?

Unter einem funktionierend Vertragsprozess versteht man in der Regel den Prozess, der sich mit der Erstellung von juristischen Dokumenten über die interne Abstimmung und externe Verhandlung, bis hin zur Unterzeichnung des Dokument beschäftigt. 

Viele Teams in verschiedenen Abteilungen sind häufig in Vertragsprozesse involviert  - obwohl die Rechtsabteilung in vielen Fällen das letzte Wort hat. Der Prozess der Einholung von Input und Genehmigung muss dabei reibungslos ablaufen, damit Verträge das Geschäft nach vorne bringen können und nicht zur Blockade werden.

Mit Hilfe von der folgende Tipps erklären wir Ihnen, wie Sie ihren Vertrags-Workflow weiter optimieren  können und verhindern, dass Verträge Ihre internen Prozesse blockieren.

1. Vertragsprozesse sollten kein Impro-Theater sein

Unabhängig davon, ob Sie bereits eine spezielle Software zur Vertragsautomatisierung oder ob Sie weiterhin auf althergebrachte  Schlachtrösser wie Google Docs oder Microsoft Excel zur Verwaltung von Verträgen setzen. Für einen gut funktionierenden Prozess ist es von entscheidender Bedeutung, dass eine eindeutigen Zuordnung von Verantwortlichkeiten und eine eindeutige Rollenverteilung vorliegt. Das heißt jeder Teilnehmer im Prozess sollte wissen, welche Rechte ihm oder ihr zustehen und was der nächste Schritt im Prozess ist. 

Fehlende Prozesse führen hingegen sehr häufig dazu, dass Verträge liegen bleiben, Personen Maßnahmen ergreifen und dabei ihre Kompetenzen überschreiten. All das führt zu oft unnötigen Reibungsverlusten.

Folgende Fragen sollten Sie beantworten können, um einen reibungslosen Prozess zu gewährleisten. In Kursiv haben wir die typischen Antworten aus unserem Alltag für Sie angeführt:

• Wem gehören die Vertragsvorlagen? Der Rechtsabteilung
• Wer erstellt Verträge aus diesen Vorlagen? Das Vertriebsteam
• Wer genehmigt die Verträge, bevor sie verschickt werden? Die Vertriebsabteilung und/oder die Rechtsabteilung
• Wer verhandelt die Verträge? Der Vertrieb bei kleineren Beträgen, die Rechts- und die Vertriebsleitung bei höheren Beträgen
• Wer unterschreibt Verträge und wann sollte die Person eingebunden werden? Vorstand/Geschäftsführer sind oft autorisierte Unterzeichner

2. Eine gute Vertragsvorlage ist bereits die halbe Miete

Ein zweiter und wichtiger Schritt ist die sorgsame Vorbereitung Ihrer Vertragsvorlagen. Wenn Sie Ihren Vertragsprozess auf Geschwindigkeit optimieren wollen, sollten Sie Ihre Vertragsvorlagen regelbasiert vorbereiten. In der Praxis bietet es sich an, verschiedene Szenarien farblich kenntlich gemacht, inklusive passender Erklärungen in den Vorlagen zu hinterlegen. Vergessen Sie nicht den Schreibschutz zu aktivieren, damit Ihre Vorlage nicht in der Hitze des Gefechts überschrieben wird. 

Erklärungen zu den verschiedenen Klauseln sollten Sie auch, entweder mittels eckiger Klammern oder Fußnoten im Dokument hinterlassen, damit auch juristisch nicht geschulte Mitarbeiter Verträge erstellen können. 

Wenn Sie bereits auf eine funktionierende Software zur Automatisierung von Verträgen zugreifen, sowie die von top.legal, dann können Sie auch mit eingebetteten Platzhaltern arbeiten. Darüber lassen sich freie Eingaben der Mitarbeiter an den dafür vorgesehenen Stellen bei der Vertragserstellung direkt im Vertrag hinterlegen. Eine darüber hinaus gehenden Anpassung des Vertrags ist allerdings in der Regel nicht möglich. 

Zusätzliche bietet moderne Software die Möglichkeit, alternative Klauseln für die Verhandlungssituation im Vertrag zu hinterlegen. Das geschieht in der Regel auch so, dass die nicht benötigten Klauseln nicht erst wieder vor einer weiteren Nutzung gelöscht werden müssen. Ebenso können multiple Abhängigkeiten mit einem Klick im Vertrag berücksichtigt werden.

3. Erläutern Sie Ihre Vorlage bis der Arzt kommt

Sobald Sie Ihre Vorlagen soweit vorbereitet haben, dass Sie verschiedene Szenarien damit einfangen können, sollten Sie daran gehen, die Vorlage für Ihre internen Nutzer bzw. Ihre externen Kunden zu erläutern.  

Geben Sie Ihrer Vertragspartei die Möglichkeit den Vertrag direkt beim Lesen zu verstehen. Dadurch spart sich nicht nur die Vertragspartei Frust und Irritation, sondern Sie sparen sich gleichzeitig Nachfragen, die oftmals nur aufhalten. 

Moderne Software-Tools können in der Regel Erläuterungen beim Erstellen des Vertrags anzeigen - damit werden die Vertragsoptionen transparenter - und verfügen zudem über die Möglichkeit, dem externen Kontrahenten zusätzliche Informationen in nicht technischer Sprache anzubieten. Damit fällt es externen Vertragsparteien häufig einfacher, Verträge zu unterschreiben.

Auch wenn Sie nur auf herkömmlichen Textverarbeitungsprogrammen zurückgreifen, so sollten Sie die Kommentarfunktion nutzen, um der Gegenseite den Zugang zum Vertrag zu erleichtern.

4. Aktuelle Vorlagen müssen einfach zu finden sein

Ihr Vertrieb sollte stets Zugriff auf die aktuellen Vorlagen haben. Dabei ist es wichtig, dass die Vorlagen stets nur ein paar Klicks entfernt sein sollten. Machen Sie es dem Vertrieb unnötig schwer die passenden Vorlagen zu finden, dann werden die Mitarbeiter auch nicht auf die zuletzt genutzte, aber nicht unbedingt aktuelle Vorlagen zurückgreifen müssen.

5. Setzen Sie einen klaren Prozess zur finalen Freigabe auf

Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser. Ein schneller Weg, dies in Ihrem Vertragsprozess zu erreichen, ist die Errichtung eines klaren Genehmigungsprozesses. Seien Sie bei der Freigabe so granular wie möglich, ohne den Prozess unnötig zu verkomplizieren. 

So sollte die Fachabteilung bzw. die Geschäftsleitung zum Beispiel die Hoheit über die wirtschaftlichen Bedingungen haben und diese am Ende auch freigeben. Die Rechtsabteilung sollte im Gegenzug dann für die Prüfung und Freigabe der rechtlichen Parameter verantwortlich sein. Damit ist immer sichergestellt, wer am Ende die Verantwortung trägt und wichtige Punkte fallen nicht unter den Tisch. 

Damit Ihr Vertragsprozess auch stets gut geölt funktioniert, sollten Sie zudem alle Beteiligten informieren, wo der Vertrag im Prozess steht. Somit können alle Personen Ihre Ressourcen effizienter planen, und für Zeiten mit hoher Belastung weitere Kapazitäten vorhalten.  

Für diesen Punkt ist es allerdings nicht praktikabel, ständig alle Personen per Email informiert zu halten. Nach einigen Tagen der Email-Flut werden Sie eine Abstumpfung sämtlicher Beteiligter erfahren, sodass wichtige Verträge untergehen. 

Einfache Kanban-Systeme eignen sich hierzu schon besser. Jeder Vertrag ist dabei eine Kachel in einem Kanban-System. Somit sehen Verantwortliche und Abteilungsleiter wieviele Verträge sich gerade an welcher Stelle im System befinden. Viele CRM-System bieten bereits sehr gute und vielseitige Kanban-System. Alternativ können sich kostenlose System sowie Trello oder Notion nutzen. 

Ein klarer Vorteil der Kanban-Systeme gegenüber den Email-basierten Prozessen ist, ein ausbleiben der Email-Flut und eine gute Übersichtlichkeit, die eine Planung möglich macht. Zudem können Sie Verträge offiziell an den nächsten Verantwortlichen weiterreichen und Aufgaben im Prozess verteilen.

6. Gestalten Sie den Vertragsabschluss so reibungslos wie möglich

Viele Unternehmen setzen weiterhin auf die herkömmliche Unterschrift handschriftliche Unterschrift, obwohl diese schon seit Jahren spätestens aber seit der Einführung der EU-Verordnung im Juli 2014 (eIDAS-Verordnung) nicht mehr für jedes Dokument erforderlich ist. 

Eine handschriftliche Unterschrift ist eine aufwendige Prozedur und erfordert im Vergleich zur elektronischen Signatur unweit mehr Zeit. Die Verträge müssen gedruckt werden, unterschrieben und dann mit der Post versandt werden. Kürzt man den Prozess ab, weil man sich den Postversand sparen möchte, und scant das Dokument ein, um es dann per E-Mail zu versenden, dann wird jedoch aus der rechtssicheren handschriftlichen Unterschrift, eine unsichere einfache elektronische Unterschrift. Der Prozess des Druckens und Unterschreibens macht diese Abkürzung dennoch weiterhin aufwendig und Ressourcen-intensiv. 

Machen Sie es Ihren Kunden so einfach wie möglich. Warten Sie nicht bis der Kunde es sich anders überlegt, und nutzen Sie die Gunst der Stunde. Geben Sie Ihrem Kunden die Möglichkeit den Vertrag dann zu unterschreiben, wenn er oder sie es für richtig hält. Nutzen Sie dazu die elektronische Unterschrift auf Mobiltelefonen oder anderen tragbaren elektronischen Geräten.

7. Denken Sie über die Unterschrift hinaus

Verlängerungen sind grundsätzlich eine Aktivität nach der Unterzeichnung und daher eher eine Angelegenheit des Vertragsmanagements als des Vertragsprozesses. Dennoch sind alle wichtigen Fristen bereits vor der Leistung der Unterschrift bekannt und sollten daher auch gleich berücksichtigt werden. 

Das Vergessen von Fristen oder einer Klausel zur automatischen Vertragsverlängerung kann bedeutsame Folgen haben. So können für Ihr Unternehmen große Beträge verloren gehen, wenn die zugesicherten Dienstleistungen oder Produkte nicht rechtzeitig geliefert werden. Sie sollten daher bereits im Vertragsprozess festhalten, dass die Fristen aus einem unterzeichneten Vertrag in einem zentralen Kalender erfasst werden und die beteiligten Abteilung rechtzeitig zur Lieferung bzw. Erbringung der verkauften Dienstleistung erinnern. 

Am besten halten sich auch gleich die verantwortliche Person für das Vermerken der Fristen in Ihrem Workflow-Diagramm für Ihren Vertragsprozess fest. 

Verfügt Ihr Unternehmen bereits über eine Vertragssoftware, so können die Erinnerungen an wichtige Vertragsfristen in der Regel automatisch durch die Software übernommen werden. So erhalten alle Beteiligten eine E-Mail Notifizierung, um wichtige Termine zu verfolgen.

8. Arbeiten Sie laufend an der Verbesserung Ihrer Vertragsprozesse

Selbstverständlich kann es auch noch bei einem sorgfältig eingerichteten und eingespielten Vertragsprozess zu Komplikationen mit dem Vertrag selbst oder der Gegenpartei kommen. Möglicherweise sitzt ein Team tagelang auf Verträgen, ohne sie sich diese anzuschauen, oder eine Vorlage wird immer wieder an der selben Stelle verhandelt so dass sich der Prozess unnötig in die Länge zieht.  

In diesen oder ähnlichen Fällen sollte Sie rasch handel und den Prozess überarbeiten, denn Sie lassen Geld auf der Straße liegen. Achten Sie daher regelmäßig darauf, welche Probleme immer wiederkehren und entschärfen Sie diese rechtzeitig. 

Eine Software zur Vertragsautomatisierung kann Ihnen bei dieser Analyse helfen, aber auch bereits ein einfaches Kanban-Board kann Ihnen offenbaren, an welcher Stelle Ihr Vertragsprozess viele Ressourcen verschlingt. Gehen Sie der Sache auf den Grund.

9. Machen Sie die ersten Schritte

Schon mit wenigen einfachen Änderungen, oftmals reicht eine einfache Zuteilung der Verantwortlichkeiten, werden Sie deutliche Verbesserungen in Ihren Vertragszyklen feststellen.