Der 2024 Leitfaden für effizientes Vertragsmanagement

Verträge, die seit langem als Grundlage jeder geschäftlichen Transaktion gelten, haben in der heutigen schnelllebigen und wettbewerbsintensiven Welt noch mehr an Bedeutung gewonnen. 70 bis 80 % aller Unternehmen werden durch Verträge geregelt. 

Da sich das Jahr 2024 nun langsam dem Ende zuneigt, ist ein effizientes Vertragsmanagement wichtiger als je zuvor. Laut Aavenir ist die zunehmende Rolle der KI in der Vertragsanalytik einer der wichtigsten Trends, die es im Bereich des Vertragsmanagements in diesem Jahr und darüber hinaus zu beachten gilt.

In diesem Blog-Artikel werden wir uns mit der Bedeutung einer kompetenten Vertragsverwaltung in dieser dynamischen Landschaft befassen, indem wir die Vorteile, die Herausforderungen und die Technologien untersuchen, die eingesetzt werden, um der Zeit voraus zu sein.

Die Entwicklung des Vertragsmanagements im digitalen Zeitalter

In der vordigitalen Ära war die Vertragsverwaltung eine mühsame Aufgabe, die sich weitgehend auf physischen Papierkram, Aktenschränke und manuelle Nachverfolgungssysteme stützte. Dieser traditionelle Prozess war nicht nur zeit- und ressourcenaufwändig, sondern stellte auch eine Herausforderung in Bezug auf Zugänglichkeit, Nachvollziehbarkeit und Effizienz dar. Verträge konnten verlegt, falsch abgelegt oder vergessen werden, was zu verpassten Chancen und potenziellen Verstößen führte. 

Die Einführung digitaler Lösungen war daher ein entscheidender Wendepunkt. Sie bedeutete einen Wechsel von sperrigen Ordnern und manuellen Tabellenkalkulationen zu dynamischen, zentralisierten Datenbanken. Plötzlich konnten Unternehmen ihre Verträge mit einem Mausklick speichern, abrufen und verwalten und so sicherstellen, dass keine Vereinbarung übersehen wurde oder verloren ging.

Wie die Vertragsverwaltung in der vordigitalen Ära aussah

Stellen Sie sich ein multinationales Unternehmen, Acme Inc., in den späten 1980er Jahren vor. Das Unternehmen hat gerade ein wichtiges Geschäft mit einem Zulieferer ausgehandelt, und der Vertrag muss entworfen, geprüft und von beiden Parteien unterzeichnet werden.

Zu Beginn entwirft ein juristisches Team bei Acme den Vertrag mit einer Schreibmaschine oder einem frühen Textverarbeitungsprogramm. Etwaige Fehler erfordern Korrekturflüssigkeit oder das erneute Abtippen der gesamten Seite. Sobald der erste Entwurf fertig ist, wird er ausgedruckt und per Kurier oder Fax zur Überprüfung an den Lieferanten geschickt. Das kann Tage, wenn nicht Wochen dauern, vor allem wenn der Lieferant im Ausland sitzt. Der Lieferant kann nach Erhalt des Entwurfs Anmerkungen oder Korrekturen auf dem physischen Dokument selbst vornehmen. Er faxt dann entweder seine Änderungen zurück oder schickt eine überarbeitete Kopie per Post.

Nach mehreren Wiederholungen und einigen Wochen einigen sich beide Parteien schließlich auf die Bedingungen. Der Vertrag wird dann unterzeichnet, und beide Parteien bewahren eine physische Kopie in großen Aktenschränken auf. Die Rechtsabteilung von Acme aktualisiert ein Hauptbuch oder eine manuelle Tabelle (z. B. ein Papiergitter), um die kritischen Daten des Vertrags zu verfolgen, z. B. Verlängerungs- oder Kündigungsmitteilungen. Wenn das Unternehmen die Bedingungen oder den Status dieses Vertrags in Zukunft überprüfen möchte, müsste jemand das Dokument in den Lagerräumen, die mit Stapeln anderer Verträge gefüllt sind, physisch ausfindig machen. Die Überwachung und Sicherstellung der Einhaltung der Vertragsbedingungen hängt in hohem Maße vom menschlichen Gedächtnis, manuellen Kalendererinnerungen und regelmäßigen Überprüfungen dieser Papiertabellen ab.

Erschwerend kam hinzu, dass eine Abteilung von Acme, wenn sie die Einzelheiten des Vertrags verstehen wollte, entweder das physische Exemplar ausfindig machen und durchsehen oder mit jemandem aus der Rechtsabteilung sprechen musste, der mit den Vertragsbedingungen vertraut war. Die Gefahr von Missverständnissen, Fehlinterpretationen und einfachen menschlichen Fehlern war groß, und der gesamte Prozess war arbeitsintensiv, langsam und ineffizient. Man kann sich leicht vorstellen, wie Verträge verlegt, wichtige Termine verpasst oder Bedingungen vergessen werden können, was zu potenziellen Vertragsverletzungen oder verpassten Gelegenheiten für Neuverhandlungen führt.

Vorwärts ins Heute

In unserem sich rasch entwickelnden digitalen Zeitalter hat sich die Art und Weise, wie wir Verträge verwalten, erheblich verändert. Vorbei sind die Zeiten überfüllter Aktenschränke, die mit Papierstapeln gefüllt waren. Stattdessen hat das Vertragsmanagement mit dem rasanten Tempo der Technologie Schritt gehalten und ist in die Cloud gewandert. Die Effizienz, die diese Fortschritte mit sich bringen, ist unglaublich - Verträge können nun nahtlos von überall auf der Welt gespeichert und abgerufen werden.

Das digitale Zeitalter brachte ausgefeilte Softwareplattformen für das Vertragsmanagement (CMS) mit sich, die den Umgang der Unternehmen mit ihren Verträgen veränderten. Diese Plattformen bieten eine Vielzahl von Funktionen, von automatischen Erinnerungen an wichtige Termine bis hin zu fortschrittlichen Analysen, die Einblicke in Vertragsbeziehungen und Leistungskennzahlen bieten. 

Durch die Integration von KI und maschinellem Lernen können moderne CMS bei der Erstellung von Verträgen helfen, potenzielle Risiken vorhersagen und Optimierungsstrategien vorschlagen. Cloud-basierte Lösungen stellen zudem sicher, dass Verträge von überall und jederzeit zugänglich sind, was die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen und Interessengruppen fördert. Angesichts der fortschreitenden Globalisierung und der grenzüberschreitenden Tätigkeit von Unternehmen kann die Bedeutung eines optimierten, digitalen Vertragsmanagementsystems nicht hoch genug eingeschätzt werden.

Wichtige Grundsätze für ein effektives Vertragsmanagement im Jahr 2024

Mitten im Jahr 2024, in dem sich überall Veränderungen vollziehen, ist es wichtig zu erkennen, dass ein effektives Vertragsmanagement nicht einfach nur ein weiterer Job ist - es ist eine wichtige Strategie. Da sich Unternehmen an die sich ständig ändernden Regeln und Vorschriften anpassen, neue Technologien nutzen und auf den sich wandelnden Markt reagieren, ist das Verständnis der wichtigsten Grundsätze des Vertragsmanagements wichtiger denn je.

‍Proaktive Überwachung und Einhaltung der Vorschriften

Ein effektives Vertragsmanagement geht über die reine Erledigung von Papierkram und eine passive Haltung hinaus. Es geht vor allem darum, die Vertragsmeilensteine aktiv zu überwachen und sicherzustellen, dass sich alle Beteiligten an die vereinbarten Bestimmungen und Bedingungen halten. Das bedeutet, dass wir den gesamten Lebenszyklus des Vertrags genau im Auge behalten und sicherstellen, dass jedes einzelne Detail der Vereinbarung sorgfältig befolgt wird. Auf diese Weise können wir die Integrität des Vertrags aufrechterhalten und die Wahrscheinlichkeit von Streitigkeiten oder Vertragsverletzungen minimieren.

Um in dieser Hinsicht zu glänzen, setzen Unternehmen heute auf fortschrittliche Tools wie Analytik und künstliche Intelligenz (KI). Diese Tools helfen Unternehmen dabei, potenzielle Probleme zu erkennen, lange bevor sie sich zu größeren Problemen auswachsen. Diese intelligentere Herangehensweise an das Vertragsmanagement hat das Potenzial, den Umgang mit Verträgen zu revolutionieren und Unternehmen dabei zu helfen, kostspielige Rechtsstreitigkeiten, Geldstrafen und Rufschädigung zu vermeiden.

‍Zentrales Repository und digitale Speicherung

Wenn Sie alle Ihre Verträge an einem Ort zusammenfassen, hat das viele Vorteile. Das bedeutet, dass jeder, der Vertragsinformationen benötigt, diese leicht und ohne Probleme finden kann. Dadurch wird nicht nur sichergestellt, dass es eine einzige verlässliche Quelle für korrekte Informationen gibt, sondern auch die Entscheidungsfindung erleichtert, da jeder alle Vertragsdetails einsehen kann. Das macht die Organisation transparenter.

Wenn wir außerdem strenge Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz digitaler Vertragsdaten anwenden, ist das wie der Bau einer starken Schutzmauer um wertvolle Daten. So sind sie vor potenziellen Risiken wie Datenschutzverletzungen oder unbefugtem Zugriff geschützt. Dies schützt nicht nur die Interessen der Organisation, sondern schafft auch Vertrauen bei den Beteiligten und zeigt, dass wir die digitale Sicherheit in der heutigen Welt ernst nehmen.

‍Automatisierte Arbeitsabläufe und Genehmigungsprozesse

Die Art und Weise, wie Verträge heute verwaltet werden, ändert sich dank der Automatisierung und intelligenter Verträge. Automatisierte Systeme übernehmen manuelle Aufgaben und sorgen dafür, dass Vertragsgenehmigungen schnell erfolgen und die richtigen Personen zur richtigen Zeit involviert sind, was Verzögerungen reduziert und alles transparenter macht.

Intelligente Verträge hingegen sind wie digitale Helfer, die die Dinge beschleunigen. Sie setzen Vertragsbedingungen automatisch durch, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind, was weniger Fehler und mehr Vertrauen bedeutet. Außerdem sind sie äußerst sicher, da sie nicht so leicht manipuliert werden können. Zusammengenommen verändern diese Technologien das Vertragsmanagement und machen es schneller, genauer und äußerst effizient.

‍Konsistente Überprüfung und Aktualisierung

Regelmäßige Vertragsprüfungen sind wichtig, um sicherzustellen, dass die Verträge wirksam bleiben. Dabei werden die Bedingungen und Leistungen überprüft, um sicherzustellen, dass sie immer noch den Zielen der Organisation entsprechen. Wenn es an der Zeit ist, Verträge neu zu verhandeln oder zu erneuern, ist eine klare Strategie unerlässlich. Das bedeutet, dass man verstehen muss, warum Änderungen erforderlich sind, und dass man für beide Seiten vorteilhafte Lösungen finden muss.

Vertragsverwaltungssoftware ist eine große Hilfe in diesem Prozess. Sie erleichtert die Vertragsprüfung, indem sie alle Probleme und veralteten Teile hervorhebt und so die Aktualisierung erleichtert. Außerdem liefert sie wertvolle Daten und Einblicke für eine fundierte Entscheidungsfindung während der Verhandlung.

Top-Tools und Software für das Vertragsmanagement im Jahr 2024

In diesem Abschnitt werden wir die führenden Tools und Software für das Vertragsmanagement im Jahr 2024 erörtern. Wenn Unternehmen über die neuesten Entwicklungen in diesem Bereich informiert sind, können sie sich einen Wettbewerbsvorteil verschaffen, Risiken minimieren und letztlich den Wert ihrer Verträge maximieren.

1. top.legal

Wir bei top.legal führen eine Revolution im Vertragsmanagement an, die von einem einfachen Ziel geleitet wird: die Komplikationen bei Vertragsverhandlungen zu beseitigen und die Gesamtergebnisse zu verbessern. Unsere fortschrittliche All-in-One-Plattform verändert die Art und Weise, wie Ihre Teams Verträge entwerfen, verhandeln und abschließen. Mit Hilfe von Automatisierung, kollaborativen Tools und tiefgreifenden Vertragsanalysen verändern wir die Welt der Vertragsbeziehungen. Kein frustrierendes Hin- und Herschreiben von E-Mails und Dokumenten mehr - erleben Sie Effizienz mit top.legal.

Vorteile der Verwendung von top.legal: 

• Individuelle Vertragsvorlagen für Ihren Bedarf.
• Einfache Integration von Vorlagen für Händlerverbände.
• Langfristig wird die Effizienz des Unternehmens verbessert.
• Reibungslose Vertragsverhandlungen mit Kunden, Lieferanten und anderen.
• Mehrere Benutzer für interne und externe Kommunikation.
• Schnelle Vertragsunterzeichnung mit elektronischen Unterschriften.
• Einfache Softwareverbindungen mit HubSpot oder Slack.
• Starke Datensicherheit mit moderner Verschlüsselung und GDPR-Konformität.

2. DocuSign

DocuSign ist ein Unternehmen, das elektronische Signaturtechnologie und digitale Transaktionsmanagementdienste anbietet. Sein Hauptdienst ermöglicht es Einzelpersonen und Organisationen, Dokumente elektronisch zu unterzeichnen, wodurch die Notwendigkeit physischer Unterschriften auf Papierdokumenten entfällt. Diese digitale Unterschriftstechnologie wird in großem Umfang für verschiedene Arten von Vereinbarungen und Verträgen verwendet und verbessert die Bequemlichkeit und Effizienz von Geschäfts- und Rechtsgeschäften im Internet.

Vorteile der Verwendung von DocuSign: 

• Senden, unterzeichnen und überwachen Sie Vereinbarungen schnell und mühelos.
• Verbessern Sie die Kundenzufriedenheit, indem Sie ein hervorragendes Unterzeichnungserlebnis bieten.
• Rationalisierung des Vereinbarungsprozesses.
• Sparen Sie Zeit durch die Minimierung manueller Aufgaben.
• Verbesserung der Genauigkeit von Vereinbarungen.
• Nahtlose Integration in Ihre aktuellen Geschäftssysteme.

3. Agiloft

Agiloft ist eine cloudbasierte Lösung, die sich für Unternehmen jeder Größe eignet. Sie bietet eine Reihe von Funktionen wie Workflow-Automatisierung, Budget- und Prognoseberichte, eine Suchmaschine mit optischer Zeichenerkennung (OCR) und vieles mehr. Mit Agiloft können Benutzer den Lebenszyklus von Verträgen effektiv verwalten und Vertragsinformationen nahtlos in ihre bestehenden Geschäftsprozesse integrieren.

Vorteile der Verwendung von Agiloft:

• Ermöglicht Benutzern die Verwaltung des Vertragslebenszyklus und die Integration von Vertragsinformationen in bestehende Geschäftsprozesse. 
• Benutzer können Geschäftsprozesse abbilden und Verträge mit zugehörigen Konten, Lieferanten, Opportunities, Aufgaben, Verpflichtungen, Produkten, Anlagen und mehr verknüpfen. 
• Vorlagen, Workflows, Felder und Regeln können nach Bedarf konfiguriert werden.

4. PandaDoc

PandaDoc ist eine Dokumentenverwaltungssoftware, die den Benutzern bei der Erstellung von Angeboten, Kostenvoranschlägen, Verträgen und einer Reihe anderer Dokumente helfen soll. Diese Software richtet sich in erster Linie an Vertriebs- und Marketingteams sowie an Führungskräfte in Unternehmen. PandaDoc bietet den Benutzern die Flexibilität, aus einer Vielzahl von Angebotsvorlagen zu wählen, die alle kostenlos heruntergeladen und angepasst werden können. Darüber hinaus bietet die Software die Möglichkeit, die Sprache und die Währung der Dokumente an die regionalen Standards anzupassen.

Vorteile der Verwendung von PandaDoc:

• Bietet eine Auswahl an professionell gestalteten Vorlagen für verschiedene Dokumenttypen.
• Beschleunigt den Prozess der Dokumentenerstellung und -genehmigung und verkürzt die Zeit, die für Angebote, Verträge und ähnliche Dokumente benötigt wird.
• Ermöglicht es den Benutzern, Vorlagen zu personalisieren, um sie an ihr Branding und ihre spezifischen Bedürfnisse anzupassen.
• Vereinfacht die Zusammenarbeit im Team bei der Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten und verbessert so die Teamarbeit und die Qualität der Dokumente.

5. Conga Contracts

Conga Contracts ist eine vielseitige hybride CLM-Lösung (Contract Lifecycle Management), die Unternehmen bei der Erstellung, Nachverfolgung, Pflege und Berichterstattung über verschiedene Geschäftsverträge unterstützt. Conga bietet flexible Zahlungsoptionen, die von Pay-as-you-grow bis hin zu umfassenden Unternehmenslösungen reichen. Benutzer können die Lösung entweder in der Cloud hosten oder vor Ort einsetzen. Es bietet eine Reihe von Vertragsmanagement-Tools, darunter Conga Collaborate, Conga Sign, Conga Composer und Conga CPQ.

Vorteile der Verwendung von Conga-Verträgen: 

• Nutzen Sie Klauselbibliotheken mit vorab genehmigten Optionen vom General Counsel.
• Senden Sie ein Dokument zur Verhandlung, das der Käufer leicht redigieren kann.
• Behalten Sie die Kontrolle über Verträge, indem Sie den Zugriff auf Vorlagen in Salesforce beschränken.
• Speichern Sie Ihre Dateien als Anhänge, Chatter-Posts oder Inhaltseinträge in Salesforce.

Bewährte Praktiken und Tipps für Teams und Einzelpersonen

Die wirksame Verwaltung von Verträgen kann für Unternehmen eine große Herausforderung darstellen. Verträge enthalten komplizierte Bedingungen und erfordern die Einhaltung spezifischer Regeln, wobei gleichzeitig sichergestellt werden muss, dass sie dem Unternehmen wirklich nützen. Um diese Aufgabe erfolgreich zu bewältigen, ist es wichtig, die besten Praktiken für ein effektives Vertragsmanagement zu kennen.

1. Standardvertragsvorlagen erstellen

Die Erstellung standardisierter Vertragsvorlagen ist wie die Erstellung eines Satzes gebrauchsfertiger Formulare für Ihre Verträge. Diese Vorlagen enthalten bereits Standardklauseln, Bedingungen und Konditionen, die den Regeln und rechtlichen Anforderungen Ihres Unternehmens entsprechen. Auf diese Weise hat jeder Vertrag, den Sie erstellen, die gleiche Struktur und verwendet die gleiche Sprache. Das verringert die Gefahr von Fehlern, Missverständnissen oder dem Auslassen wichtiger Details, die auftreten können, wenn Sie jedes Mal von vorne anfangen.

2. Klares Verständnis der Ziele und Vorgaben

Ziele zu definieren bedeutet, eine genaue Vorstellung davon zu haben, was Sie mit einem bestimmten Auftrag erreichen wollen. Dazu können bestimmte Leistungen, Ergebnisse oder Meilensteine gehören, die Sie mit dem Vertrag erreichen wollen. Wenn diese Ziele klar definiert sind, verstehen alle am Vertrag beteiligten Parteien den Zweck und die Erwartungen, die an sie gestellt werden.

3. Festlegung der Verantwortlichkeit für den Vertrag

Es ist wichtig, dass für jeden Vertrag eine bestimmte Person verantwortlich ist. Diese Person, der so genannte Vertragseigentümer, kümmert sich von Anfang bis Ende um alles, was mit dem Vertrag zu tun hat. Er sorgt dafür, dass der Vertrag ordnungsgemäß funktioniert, behält wichtige Termine im Auge, stellt sicher, dass sich alle an die Regeln halten, und nimmt bei Bedarf Aktualisierungen oder Verlängerungen vor. Wenn es keinen klaren Verantwortlichen gibt, können Verträge in Vergessenheit geraten oder nicht ordnungsgemäß verwaltet werden, was zu verpassten Chancen oder zur Nichteinhaltung von Vorschriften führen kann.

4. Behalten Sie den Überblick über wichtige Termine

Ein Vertragskalender sollte wichtige Meilensteine wie Vertragsbeginn und -ende, Verlängerungsfristen, Zahlungsfristen und andere relevante Ereignisse enthalten. Die proaktive Verwaltung dieser Termine ist unerlässlich, um kostspielige automatische Verlängerungen, verpasste Verpflichtungen oder verspätete Zahlungen zu vermeiden. So kann Ihr Unternehmen fundierte Entscheidungen über die Verlängerung, Neuverhandlung oder Beendigung von Verträgen im Voraus treffen.

5. Wahrung der Vertragsintegrität durch Versionskontrolle

Die Einführung einer Versionskontrolle ist für die Wahrung der Integrität Ihrer Verträge unerlässlich. Bei mehreren Beteiligten und laufenden Verhandlungen können Verträge zahlreichen Überarbeitungen unterzogen werden. Die Versionskontrolle stellt sicher, dass Sie über eine klare Aufzeichnung aller Änderungen verfügen, die im Laufe der Zeit vorgenommen wurden. Dieser Prüfpfad ist von unschätzbarem Wert, wenn es darum geht, die Entwicklung der Vertragsbedingungen zu verfolgen und Streitigkeiten zu lösen. Außerdem wird so sichergestellt, dass immer die aktuellste Version verwendet wird, wodurch das Risiko veralteter oder ungenauer Verträge verringert wird.

6. Zeitplan für Einhaltungsprüfungen

Für ein effektives Vertragsmanagement ist die regelmäßige Überprüfung der Einhaltung der Vertragsbedingungen von entscheidender Bedeutung. Bei diesen Überprüfungen wird regelmäßig kontrolliert, ob alle beteiligten Parteien, auch Sie, die Vertragsbedingungen in bestimmten Abständen während der Laufzeit des Vertrags einhalten. Eine Compliance-Prüfung besteht aus einem Audit-Prozess, der durchgeführt wird, um die Einhaltung der Vertragsbedingungen zu gewährleisten

7. Einsatz von Vertragssoftware

Der Einsatz von Vertragsmanagement-Software ist für eine effiziente Vertragsabwicklung unerlässlich. Diese Software rationalisiert den Vertragsprozess, von der Erstellung und Aushandlung von Verträgen bis hin zu deren Unterzeichnung und Überwachung. Sie enthält wertvolle Funktionen wie automatische Erinnerungen für wichtige Termine, die Verfolgung verschiedener Vertragsversionen und die Zentralisierung aller Verträge. Eine Vertragssoftware hilft Ihnen, effizienter zu arbeiten, Fehler zu reduzieren und Einblicke in die Leistung Ihrer Verträge zu gewinnen.