Wie Sie praktische Erfahrung im Vertragsmanagement sammeln

Auf dem hart umkämpften Arbeitsmarkt von heute wird Erfahrung im Vertragsmanagement für Fachleute, die ihre Karriere in verschiedenen Branchen vorantreiben wollen, immer wichtiger. Unabhängig davon, ob Sie gerade erst Ihren Abschluss gemacht haben oder bereits über Berufserfahrung verfügen, kann Ihnen der Erwerb von Erfahrungen im Vertragsmanagement neue Möglichkeiten eröffnen und Sie beim Erreichen Ihrer Karriereziele unterstützen. 

In diesem Artikel wird die Bedeutung von Erfahrungen im Vertragsmanagement hervorgehoben und es werden praktische Vorschläge gemacht, wie man Erfahrungen in diesem Bereich erwerben kann.

Warum ist Erfahrung im Vertragsmanagement wichtig?

Ein wirksames Vertragsmanagement ist für jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung, da es ein umfassendes Verständnis der rechtlichen und finanziellen Folgen von Vereinbarungen erfordert. Erfahrene Vertragsmanager sind in der Lage, potenzielle Herausforderungen vorherzusehen und proaktive Maßnahmen zu ergreifen, um sie zu entschärfen. Sie sind auch in der Lage, Bereiche zu ermitteln, in denen Vertragsänderungen oder -ergänzungen erforderlich sind, und mit allen beteiligten Parteien zu verhandeln, um eine Vereinbarung zu erzielen, die den Interessen aller gerecht wird.

Aufbau von Fachwissen in bestimmten Branchen

Um Experte in der Thematik des Vertragsmanagements zu werden, müssen Sie ein solides Verständnis innerhalb der Branche haben, in der Sie arbeiten möchten. Dazu gehört es, Trends zu erforschen, ihre Herausforderungen und Chancen zu verstehen und sich über Branchentrends auf dem Laufenden zu halten. 

Staatliches Auftragswesen

• Bundesbeschaffungsverordnung (FAR): Dieses Regelwerk regelt den Beschaffungsprozess für die Bundesregierung, einschließlich Beschaffung, Vertragsverhandlungen und Vertragsmanagement. Sich mit den FAR vertraut zu machen, ist von entscheidender Bedeutung, wenn Sie im staatlichen Auftragswesen arbeiten möchten.

• Besondere Überlegungen für kleine Unternehmen: Kleine Unternehmen, die mit der Bundesregierung zusammenarbeiten wollen, sehen sich mit besonderen Hürden konfrontiert. Glücklicherweise gibt es zahlreiche Initiativen, wie das 8(a)-Programm der Small Business Administration (SBA) und das HUBZone-Programm (Historically Underutilized Business Zone), die kleinen Unternehmen bei der Bewerbung um Regierungsaufträge helfen.

• Zertifizierungsprogramme für das öffentliche Auftragswesen: Es gibt verschiedene Zertifizierungsprogramme, die Sie bei der Erreichung Ihrer Karriereziele unterstützen, wenn Sie sich auf das staatliche Auftragswesen spezialisieren möchten. Certified Federal Contracts Manager (CFCM), Certified Professional Contracts Manager (CPCM) und Certified Government Contracts Manager (CGCM) sind Beispiele für diese Programme. Die Zertifizierung in einem oder mehreren dieser Programme kann Ihnen nicht nur dabei helfen, Ihr Wissen über das öffentliche Auftragswesen zu erweitern, sondern auch, Aufträge zu sichern und Ihre Karriere in dieser Branche voranzutreiben.

Bau und Technik

• Verstehen des Bauvertragsprozesses: Dazu gehört, sich mit den verschiedenen Schritten und Parteien vertraut zu machen, die an den vertraglichen Vereinbarungen eines Bauprojekts beteiligt sind. Dazu gehören die Aushandlung, der Entwurf und die Ausführung von Verträgen zwischen dem Eigentümer oder Bauträger und dem Auftragnehmer sowie den beteiligten Subunternehmern oder Zulieferern.

• Arten von Bauverträgen: Für ein erfolgreiches Vertragsmanagement ist es entscheidend, die verschiedenen Arten von Bauverträgen zu kennen. Dieses Wissen ermöglicht es Ihnen, die am besten geeignete Vertragsart für ein bestimmtes Projekt auszuwählen, günstige Vertragsbedingungen auszuhandeln und Änderungen des Arbeitsumfangs oder des Zeitplans des Projekts effizient zu verwalten. Darüber hinaus erleichtert die Kenntnis der verschiedenen Arten von Bauverträgen die Festlegung klarer Rollen und Zuständigkeiten für alle beteiligten Parteien, was letztlich die Wahrscheinlichkeit von Streitigkeiten und Konflikten während des Projekts minimiert.

• Häufige Vertragsprobleme im Bau- und Ingenieurwesen: Als Experte für Vertragsmanagement in der Bau- und Ingenieurbranche ist es von entscheidender Bedeutung, dass Sie über ein umfassendes Verständnis der üblichen Vertragsprobleme verfügen, die während eines Projekts auftreten können. Dieses Wissen ermöglicht es Ihnen, potenzielle Probleme zu erkennen, bevor sie sich zu Problemen auswachsen, und wirksame Lösungen anzuwenden, um die negativen Auswirkungen auf das Projekt zu minimieren. Zu den häufigen Vertragsproblemen, die im Bau- und Ingenieurwesen auftreten können, gehören unklare Vertragsformulierungen, Zahlungsstreitigkeiten, Änderungsaufträge, Verzögerungen und Unterbrechungen sowie Versicherungs- und Haftungsfragen.

Informationstechnologie

• Verständnis des IT-Vertragsprozesses: Um ein Experte für Vertragsmanagement im Bereich der Informationstechnologie (IT) zu werden, ist ein umfassendes Verständnis des IT-Vertragsprozesses unerlässlich. Dieses Verständnis ermöglicht ein effektives Management von IT-Verträgen, das Aushandeln günstiger Bedingungen und das Sicherstellen, dass die Projektanforderungen und -erwartungen erfüllt werden. Der IT-Vergabeprozess besteht in der Regel aus den folgenden Phasen: Planung und Vorbereitung, Ausschreibung und Angebotserstellung sowie Vertragsverhandlung und -ausführung.

• Arten von IT-Verträgen: Um ein Profi im Vertragsmanagement im Bereich der Informationstechnologie zu werden, müssen Sie zunächst die verschiedenen Arten von IT-Verträgen kennen. Da sich der IT-Sektor ständig weiterentwickelt, können mehrere Vertragsarten verwendet werden, um den spezifischen Anforderungen eines jeden Projekts gerecht zu werden. Die Kenntnis der verschiedenen IT-Vertragsarten ermöglicht es Ihnen, die beste Vertragsart für ein bestimmtes Projekt auszuwählen, günstige Konditionen auszuhandeln und den Vertrag während seiner Laufzeit erfolgreich zu verwalten.

• Überlegungen zur Cybersicherheit: Bei der Vergabe von IT-Verträgen ist die Cybersicherheit ein wichtiger Aspekt. Als Experte für Vertragsmanagement müssen Sie sicherstellen, dass die Anforderungen an die Cybersicherheit in die IT-Verträge aufgenommen werden, um sensible Daten und Systeme zu schützen.

Gesundheitspflege und Pharmazeutika

• Regulatorische Anforderungen: Im Gesundheitswesen und in der pharmazeutischen Industrie gelten zahlreiche Vorschriften zum Schutz der Patientensicherheit, der Integrität von Forschung und Entwicklung und der Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen. Als Experte für Vertragsmanagement ist die Kenntnis dieser Vorschriften von entscheidender Bedeutung, um sicherzustellen, dass die Verträge unter Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen gestaltet und verwaltet werden. Die Nichteinhaltung dieser Vorschriften kann schwerwiegende Folgen haben, z. B. Geldstrafen, rechtliche Verpflichtungen und Rufschädigung für das Unternehmen.

• Überlegungen zum geistigen Eigentum: Das Verständnis von Überlegungen zum geistigen Eigentum in der Gesundheits- und Pharmaindustrie ist für Vertragsmanagement-Experten in diesem Bereich entscheidend. Denn die Entwicklung und Vermarktung neuer Medikamente, medizinischer Geräte und Technologien hängt in hohem Maße vom Schutz der Rechte an geistigem Eigentum ab. Experten für Vertragsmanagement müssen mit den rechtlichen und regulatorischen Rahmenbedingungen im Zusammenhang mit geistigem Eigentum, wie Patenten, Marken, Urheberrechten und Geschäftsgeheimnissen, vertraut sein, um sicherzustellen, dass Verträge ordnungsgemäß abgefasst und verwaltet werden.

• Verträge über klinische Prüfungen: Verträge über klinische Prüfungen spielen eine entscheidende Rolle bei der Festlegung der Bedingungen für eine klinische Prüfung und stellen sicher, dass diese nach ethischen Gesichtspunkten und in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Vorschriften durchgeführt wird. Um ein effektiver Experte für Vertragsmanagement im Gesundheits- und Pharmabereich zu sein, ist es wichtig, die Verträge für klinische Prüfungen zu verstehen. Mit diesem Wissen können Sie vorteilhafte Bedingungen aushandeln, die Interessen aller beteiligten Parteien schützen und Bestimmungen für wichtige Aspekte wie den Schutz des geistigen Eigentums, den Datenschutz und andere relevante Angelegenheiten im Zusammenhang mit klinischen Prüfungen einbeziehen.

Verbesserung der technischen Fertigkeiten

Wenn die Experten für Vertragsmanagement über gute technische Kenntnisse verfügen, können sie effizienter und effektiver arbeiten. Hier sind einige Tools, die Sie nutzen können:

• Software für die Vertragsverwaltung: Vertragsverwaltungssoftware ist ein wichtiges Instrument für Vertragsmanager, da sie den Vertragsverwaltungsprozess von der Vertragserstellung bis zur Nachverfolgung vereinfacht. Sie fasst alle vertragsbezogenen Daten an einem Ort zusammen und ermöglicht so einen einfachen Zugriff und eine einfache Verwaltung. Darüber hinaus automatisiert die Software zahlreiche Aufgaben der Vertragsverwaltung, wie z. B. das Versenden von Erinnerungen bei herannahenden Fristen und die Verfolgung von Änderungen am Vertrag.

• Datenanalysetools: Eine wichtige Ressource für Vertragsmanager, da sie Erkenntnisse liefern, die zu fundierten Entscheidungen beitragen. Vertragsbezogene Daten können analysiert werden, um Muster, Chancen und potenzielle Gefahren zu erkennen. Mithilfe von Datenanalysetools kann beispielsweise die Vertragsleistung nachverfolgt werden, um verbesserungsbedürftige Bereiche zu ermitteln.
  
  
• Werkzeuge für die Projektverwaltung: Diese Tools sind für Vertragsmanager nützlich, da sie zu einer effizienteren Projektverwaltung beitragen. Sie helfen bei der Projektverfolgung, der Ressourcenzuweisung und der Budgetverwaltung. Darüber hinaus fördern sie die Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern, was die Koordinierung der Arbeit vereinfacht und die rechtzeitige Fertigstellung der Aufgaben garantiert.
  
  
• Verhandlungsstrategien: Vertragsmanager müssen in der Lage sein zu verhandeln. Wirksame Verhandlungsmethoden können Ihnen helfen, bessere Ergebnisse für Ihr Unternehmen zu erzielen. Zu den wichtigsten Verhandlungsmethoden gehören eine umfassende Vorbereitung, die Kenntnis der Bedürfnisse der anderen Partei und die Bereitschaft zu Kompromissen.

Im Vertragsmanagement auf dem Laufenden bleiben

Als Experte für Vertragsmanagement müssen Sie die rechtlichen und geschäftlichen Grundsätze, die diesem komplizierten und sich ständig verändernden Prozess zugrunde liegen, genau kennen. Sich über die neuesten Trends und Entwicklungen auf diesem Gebiet auf dem Laufenden zu halten, ist nicht nur ein Vorschlag, sondern eine Notwendigkeit.

• Veröffentlichungen der Branche: Abonnieren Sie Fachzeitschriften und Newsletter, um über die neuesten Trends, bewährte Verfahren und Gesetze im Vertragsmanagement auf dem Laufenden zu bleiben. Das Contract Management Magazine, Inside Supply Management und das Journal of Contract Management sind einige Beispiele für diese Ressourcen.

• Konferenzen und Workshops: Durch die Teilnahme an Konferenzen und Workshops können Sie Kontakte zu anderen Fachleuten knüpfen, neue Erkenntnisse gewinnen und sich über die neuesten Entwicklungen im Vertragsmanagement informieren. Auf Veranstaltungen wie dem Weltkongress der National Contract Management Association (NCMA) und der International Association for Contract and Commercial Management (IACCM) gibt es zahlreiche Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung.

• Fortbildungskurse: Erwägen Sie die Teilnahme an Weiterbildungskursen, um Ihre Kenntnisse und Fähigkeiten im Vertragsmanagement zu erweitern. Zahlreiche Zertifikatsprogramme und Kurse zu Themen wie Beschaffung, Vertragsrecht, Verhandlungsführung und Risikomanagement werden von Universitäten und Berufsverbänden angeboten. Die Teilnahme an diesen Kursen kann Ihnen helfen, über die neuesten Entwicklungen in der Branche auf dem Laufenden zu bleiben und der Konkurrenz als Experte für Vertragsmanagement einen Schritt voraus zu sein.

• Online-Ressourcen: Sie können Ihr Wissen im Bereich Vertragsmanagement erweitern, indem Sie verschiedene Online-Ressourcen nutzen. Websites, Blogs und Diskussionsforen sind hervorragende Quellen für wertvolle Informationen und bieten die Möglichkeit, sich mit anderen Fachleuten in diesem Bereich auszutauschen. Beliebte Ressourcen, die Sie nützlich finden könnten, sind die NCMA-Website, die IACCM-Community und der Subreddit Contract Management. Durch die Nutzung dieser Online-Tools können Sie sich über die neuesten Trends und bewährten Verfahren in der Branche auf dem Laufenden halten, während Sie gleichzeitig Ihr Netzwerk von Gleichgesinnten erweitern und neue Erkenntnisse aus deren Erfahrungen gewinnen.