E-Mail Ping-Pong: So lösen Sie lange Vertragsverhandlungen

Leider verwenden viele Unternehmen nach wie vor E-Mails, um Verträge anzuhängen und sie intern hin- und herzuschicken sowie um mit Dritten zusammenzuarbeiten und zu verhandeln. Dies ist eine Zeitverschwendung für alle Beteiligten, insbesondere für die Person, die für den Vertragsprozess zuständig ist. 

Und wenn Sie sich häufig mit Hin- und Her-E-Mails herumschlagen müssen, macht diese Zahl vielleicht Sinn für Sie:

In diesem Artikel erfahren Sie: 

• was den Prozess der Vertragsverhandlung umfasst.
• warum es keine gute Idee ist, einen Vertrag per E-Mail zu verhandeln.
• wie Vertragsverwaltungssoftware den Prozess der Vertragsverhandlung effizienter gestalten kann.

Was genau ist eine Vertragsverhandlung?

Vertragsverhandlungen sind eine für beide Seiten vorteilhafte Vereinbarung, bei der zwei oder mehr Parteien einen Kompromiss eingehen und einen Vertrag ausarbeiten müssen. Im Rahmen dieses Prozesses treffen sich die Parteien, um die idealen Bedingungen und Konditionen zu besprechen. Darüber hinaus verringert der Verhandlungsprozess das finanzielle, administrative und Compliance-Risiko für beide Parteien und gibt ihnen die Möglichkeit, davon zu profitieren.

Schlechte Vertragsprozesse und unklare Kommunikation während der Vertragsverhandlungen können dazu führen, dass es zu einem Austausch von vielen E-Mails (bekannt als"Email-Ping-Pong") kommt. Dies kann dazu führen, dass die Verhandlungen verzögert werden und es schwierig wird, schnell zu einer Einigung zu kommen. Im Folgenden erläutern wir Ihnen einige Tipps, welche Ihnen helfen könnten das mühsames Email Ping-Pong zu vermeiden.

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Wie lang sollten Ihre Vertrags-E-Mail-Threads sein? (Antwort: NULL)

Warum sind Vertragsverhandlungen per E-Mail so schmerzhaft?

Heutzutage werden in vielen Fällen E-Mails als Kerninstrument von Organisationen im Verhandlungs- und Entscheidungsprozess eingesetzt. Die meisten Verhandlungsführer sind sich zwar bewusst, dass E-Mails unter bestimmten Umständen weniger effektiv oder frustrierend sein können, aber sie verwenden sie dennoch gelegentlich.

Nachfolgend sind einige Herausforderungen aufgeführt, die E-Mail-Verhandlungen ineffizient und ineffektiv machen.

1. Versionskontrolle ist bizarr

Es ist mühsam, den Überblick über alle Änderungen zu behalten. Wenn Sie mehrere Verträge als E-Mail-Anhänge erhalten, sehen Sie möglicherweise nicht die neueste Vertragsversion. Ohne einen geeigneten Aktivitäts-Feed können Sie kaum herausfinden, wer was geändert hat.

2. Es ist unmöglich, mit anderen effektiv zusammenzuarbeiten

Die Fähigkeit zur Kommunikation ist bei Vertragsverhandlungen unerlässlich. Ohne Zusammenarbeit in Echtzeit können Sie nicht sicherstellen, dass alle Beteiligten auf derselben Seite stehen. Teams stehen vor logistischen Herausforderungen, wenn sie die Beiträge und Rückmeldungen aller Beteiligten zusammenführen müssen. Die Erörterung von Bedingungen in E-Mails kann Sie in Gefahr bringen. Ihre Verhandlungsmacht nimmt ab, wenn Sie interne Äußerungen machen, die für Ihre Gesprächspartner sichtbar sind.

Wenn Sie schwierige und komplizierte Kommentare zu bestimmten Klauseln übersehen, schaffen Sie Unsicherheit und verzögern die Vertragsunterzeichnung. Ein weiteres Versäumnis ist die Hin- und Her-Kommunikation per E-Mail, die zu Vertragsdatensilos führt.

3. Es gibt keine zentralisierte Bibliothek für Verträge

Wenn Sie Ihre E-Mail als Dateispeicherlösung verwenden, werden Sie auf Probleme stoßen, wie z. B. das Überschreiten der Speicherkontingente und das Löschen wichtiger Dateien. Wie können Sie sicherstellen, dass die korrekt ausgehandelten Verträge aufbewahrt werden, und wie können Sie diese Verträge aufspüren, wenn Sie Ihre E-Mail-Speicherquoten immer wieder überschreiten?

4. Senden einer E-Mail an den falschen Empfänger

Wer hat nicht schon einmal auf "Senden" geklickt und dann festgestellt, dass die E-Mail an den falschen Empfänger gesendet wurde? Oder vielleicht haben Sie aus Versehen auf "Allen antworten" geklickt, obwohl Sie nur dem Absender antworten wollten?

Aber was passiert, wenn "reply all" ein privates internes Vertragsverhandlungsdokument an die andere Partei eines Vertragsvorschlags weiterleitet? Oder was passiert, wenn eines Ihrer Teammitglieder versehentlich die falsche Version eines Vertrags zur Unterschrift versendet? Sie können die Sicherheit sensibler Daten gefährden, die Kosten für die Vertragsvergabe in die Höhe treiben und Ihnen einen Wettbewerbsnachteil verschaffen.

5 Wege zur Effizienzsteigerung bei Vertragsverhandlungen mit CLM-Software

Ohne jemals Ihre E-Mails durchsehen zu müssen, gibt es einige Möglichkeiten, wie Vertragsmanagement-Software die Zusammenarbeit und Verhandlungen erleichtern kann.

1. Bessere Kontrolle über Verträge

Die beste Möglichkeit, alle Ihre Verträge zu verwalten, ist der Zugriff auf eine zentrale Datenbank mit Versionskontrolle. Es ist einfacher, Ihre Dokumente zu finden, zu prüfen und zu genehmigen, wenn Sie Ihre Vereinbarungen nach Status, Lieferant, Vertragsart, Vertragsmanager oder anderen Kriterien organisieren können.

Um die Richtigkeit der endgültigen Vereinbarung zu gewährleisten, sollte Ihr Team in angemessener Weise auf das Repository zugreifen, anstatt E-Mails hin und her zu schicken. Mit anderen Worten: Ihr Vertragsrepository sollte als einzige Quelle der Wahrheit fungieren.

2. Die Historie der Bearbeitungen und Änderungen anzeigen

Die Aufbewahrung aller früheren Versionen eines Vertrags erfordert mehr Speicherplatz. Die Verwendung von E-Mails, um all diese doppelten Dokumente aufzubewahren, ist ineffizient.

Eine Vertragssoftware mit integrierter Zusammenarbeit und Versionsverfolgung ermöglicht es Ihnen, Ihren Prozess zu zentralisieren und gleichzeitig die gesamte Dokumentenhistorie beizubehalten. Wenn Ressourcen Änderungen am Dokument vornehmen, speichert das System alle Versionen und ermöglicht es Ihnen, alle während des Verhandlungsprozesses vorgenommenen Änderungen zu überprüfen.

3. Rationalisierung des Entwurfs von Vereinbarungen und der Erstellung von Verträgen

Komplexe Spezifikationen und Anforderungen sind häufig in Verträgen zu finden. Geschäfts- und Rechtsteams müssen mehrmals interagieren, um die Sprache während des ersten Entwurfs korrekt zu gestalten. Der Versuch, diese Interaktionen per E-Mail abzuwickeln, verlangsamt das Verfahren und wirkt sich letztlich auf die Genauigkeit des Dokuments aus.

Während des Verhandlungs- und Redlining-Prozesses können Sie mit der Vertragssoftware interne und externe Ressourcen hinzufügen. Alle Beteiligten werden über notwendige Aktualisierungen informiert, da das System alle Eingaben unter der Identität der jeweiligen Ressource aufzeichnet und so hilft, die Erwartungen und Verantwortlichkeiten verschiedener Beteiligter zu verwalten.

4. Verbesserte teamübergreifende Zusammenarbeit und Aufrechterhaltung des Prüfpfads

Die für aktuelle Vertragsverhandlungen erforderliche Zusammenarbeit auf höchster Ebene lässt sich nicht allein durch E-Mail-Kommunikation erreichen. Dieses Dilemma wird in der Regel durch Vertragssoftware behoben. Sie stärken Ihre Verhandlungen, indem sie eine Zusammenarbeit in Echtzeit ermöglichen.

Verschiedene Teammitglieder geben während der Verhandlungen Feedback. Eine Vertragssoftware kann Ihnen dabei helfen, Transparenz zu schaffen. Sie müssen sich keine Sorgen machen, dass Sie Änderungswünsche übersehen. Sie können ganz einfach Notizen für sich selbst, Teammitglieder und alle Vertragspartner sowie interne und externe Kommentare hinterlassen.

5. Einsichten aus früheren Verhandlungen

Teams können ihre Strategien mit Hilfe von verhandlungsbasierten Erkenntnissen bewerten und überarbeiten. Sie können überprüfen, bei welchen Verträgen ein maximaler oder minimaler Verhandlungsaufwand besteht, und dann die Vorlagen anpassen.

Auch bei den Verhandlungen sind Sie im Vorteil, denn Sie verfügen über spezifische Informationen aus zuvor intensiv verhandelten Bestimmungen, die Ihnen helfen, effektiver zu verhandeln. Sie können die Geschichte eines Kunden verstehen und dementsprechend Positionen festlegen, was zu schnelleren Vertragsabschlüssen führt. Das Sammeln von Informationen aus früheren Verhandlungen per E-Mail ist zeitaufwändig und mühsam.

FAQ

Wie viel Zeit sollten Sie für die Vorbereitung einer Verhandlung aufwenden?

Wenn Ihr Unternehmen Verträge manuell entwirft und verhandelt, kann dieser Prozess einige Tage oder sogar Wochen dauern. Wenn Verträge manuell erstellt werden, müssen die Teams mehr Zeit aufwenden, um Genehmigungen einzuholen und den Vertragsprozess zu verwalten.

Wie wirkt sich die Zeit auf die Verhandlung aus? Warum ist Zeit bei Verhandlungen wichtig? 

Die effizienteste Art, Zeit zu nutzen, besteht darin, erst dann mit der anderen Person zu verhandeln, wenn man weiß, dass sie eine Entscheidung treffen muss und dass dies schnell geschehen muss. Je länger die andere Partei auf eine Entscheidung warten muss, desto länger wird der Verhandlungsprozess dauern. Eine langwierige Verhandlungsphase wird sich nie zu Ihren Gunsten auswirken.