Was ist Digital Contracting: Die Zukunft schlanker juristischer Verträge

Wir leben heute in einer schnelllebigen, vernetzten Welt, in der sich Informationen mit Lichtgeschwindigkeit verbreiten und Geschäftstransaktionen mit nur wenigen Klicks abgewickelt werden. Die traditionellen Methoden der Unterzeichnung, Speicherung und Verwaltung von Rechtsvereinbarungen können sich wie Relikte einer vergangenen Ära anfühlen. Die Papierstapel, die unzähligen Stunden, die in Besprechungen verbracht werden, und das ständige Hin und Her mit Anwälten können selbst die einfachsten Verträge unnötig kompliziert erscheinen lassen.

Aber wie ein altes Sprichwort sagt: "Not macht erfinderisch", und das digitale Zeitalter hat in der Tat eine bahnbrechende Innovation hervorgebracht: den digitalen Vertragsabschluss. Dieses revolutionäre Konzept verändert die Landschaft der rechtlichen Vereinbarungen und verspricht eine Zukunft, in der der oft mühsame Prozess der Erstellung und Verwaltung von Verträgen so einfach ist wie das Versenden einer Textnachricht oder das Teilen eines Dokuments im Internet.

Was ist Digital Contracting?

Der Begriff "digitaler Vertrag" bezieht sich auf den Prozess der Erstellung, Verwaltung und Ausführung rechtsverbindlicher Vereinbarungen mit elektronischen Mitteln. Im Gegensatz zu herkömmlichen Papierverträgen existieren digitale Verträge in einer virtuellen Umgebung und nutzen eine Reihe von Technologien, um ihre Erstellung, Speicherung und Ausführung zu erleichtern. Diese Verträge können ein breites Spektrum von Vereinbarungen umfassen, von Arbeitsverträgen und Immobilientransaktionen bis hin zu Lizenzvereinbarungen und Dienstleistungsverträgen.

Welche Vorteile bietet die digitale Auftragsvergabe gegenüber herkömmlichen Methoden?

Die Umstellung von herkömmlichen papiergestützten Vertragsvergabeverfahren auf die digitale Vertragsvergabe bietet zahlreiche Vorteile gegenüber den altmodischen Ansätzen. Gehen wir näher auf diese Vorteile ein: 

• Digitale Verträge können mit bemerkenswerter Geschwindigkeit erstellt und ausgeführt werden. Diese Effizienz ist in erster Linie auf die Abschaffung des physischen Papierkrams zurückzuführen, der oft zeitaufwändige Prozesse wie das Versenden, Einscannen oder Aushändigen von Dokumenten erfordert. Der gesamte Vertragslebenszyklus wird gestrafft, was zu weniger administrativen Engpässen und schnelleren Geschäftstransaktionen führt.‍
• Durch die Digitalisierung werden verschiedene Kosten, die mit Papierverträgen verbunden sind, erheblich gesenkt. Diese Kosteneinsparungen ergeben sich aus geringeren Ausgaben für Druck, Versand und physische Lagerung. Da die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler bei digitalen Verträgen minimiert wird, ergeben sich außerdem potenzielle Einsparungen bei der Abschwächung und Behebung solcher Fehler.‍
• Digitale Verträge können von jedem Ort mit einer Internetverbindung abgerufen, geprüft und unterzeichnet werden. Dieses Maß an Zugänglichkeit verbessert die Arbeit und Zusammenarbeit aus der Ferne erheblich. Sie ermöglicht es den Parteien, ohne geografische Einschränkungen an Verträgen zu arbeiten, was es für globale Unternehmen einfacher macht, effektiv zu arbeiten und zusammenzuarbeiten.‍
• Digitale Verträge enthalten oft fortschrittliche Sicherheitsmerkmale, wie die Blockchain-Technologie und Verschlüsselung. Diese Maßnahmen machen digitale Verträge äußerst sicher und fälschungssicher. Sie bieten einen Prüfpfad, der sicherstellt, dass alle Änderungen oder Modifikationen am Vertrag aufgezeichnet und mit einem Zeitstempel versehen werden und bis zu ihrer Quelle zurückverfolgt werden können. Diese erhöhte Sicherheit schützt sensible und vertrauliche Informationen und bietet ein Maß an Schutz, das Papierverträge nicht bieten können.‍
• Der Verzicht auf Papier durch die Einführung digitaler Verträge trägt zu den Bemühungen um Nachhaltigkeit bei. Herkömmliche papierbasierte Verträge verbrauchen große Mengen an Papier, tragen zur Abholzung von Wäldern bei und verbrauchen Energie und Ressourcen im Produktionsprozess. Durch die Verringerung des Papierbedarfs ist die digitale Vertragsgestaltung eine umweltfreundlichere Option, die mit der sozialen Verantwortung und den Nachhaltigkeitszielen von Unternehmen in Einklang steht.

Warum wird Digital Contracting relevant?

In der Vergangenheit stützten sich herkömmliche Verträge in hohem Maße auf Papierdokumente, was oft zu umfangreichen Papierspuren führte, die die Verwaltung und den Abruf von Verträgen umständlich machten. Diese physischen Dokumente behinderten auch die Geschwindigkeit der Kommunikation, die oft von der Post oder persönlichen Treffen abhing. Darüber hinaus erhöhte der manuelle Charakter der traditionellen Vertragserstellung das Fehlerrisiko, da die Verträge von Hand umgeschrieben und geändert wurden. Diese Fehler konnten in der Zukunft zu Streitigkeiten und Komplikationen führen.

Die Zugänglichkeit war eine weitere Herausforderung bei den traditionellen Methoden, da physische Verträge, die in Aktenschränken aufbewahrt wurden, für die Fernarbeit oder die Zusammenarbeit nicht leicht zugänglich waren. Diese Einschränkung wurde vor allem bei der Verlagerung auf Fernarbeit während der COVID-19-Pandemie deutlich. Darüber hinaus erschwerte die mangelnde Transparenz herkömmlicher Verträge den Beteiligten den Echtzeit-Einblick in Vertragsstatus und -änderungen, was zu Missverständnissen und Ineffizienz führen konnte.

Auf der anderen Seite verändert das digitale Contracting die Art und Weise, wie wir Verträge verwalten. Es nutzt Technologie, um verschiedene Aspekte des Vertragsprozesses zu automatisieren und zu verbessern. Das bedeutet, dass Sie Verträge elektronisch unterzeichnen und in Echtzeit zusammenarbeiten können, was die Verhandlungen beschleunigt. Darüber hinaus tragen digitale Tools zur Fehlervermeidung bei, da die Vertragsverwaltungssoftware Änderungen nachverfolgt und sicherstellt, dass alle Beteiligten mit den neuesten Vertragsbedingungen arbeiten. Digitale Verträge bieten auch eine bessere Zugänglichkeit, da Sie von jedem Ort mit Internetanschluss darauf zugreifen können, was für die Arbeit an entfernten Standorten und eine nahtlose Zusammenarbeit von Vorteil ist.

Darüber hinaus sind digitale Verträge sicherer, da sie oft robuste Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung zum Schutz sensibler Informationen enthalten. Dies stellt eine erhebliche Verbesserung gegenüber physischen Dokumenten dar, die leicht verloren gehen oder beschädigt werden können.

Welche Technologien ermöglichen digitales Contracting?

1. Elektronische Unterschriften

Elektronische Signaturen, allgemein bekannt als E-Signaturen, sind ein moderner Ersatz für die traditionelle handschriftliche Unterschrift. Sie sind eine digitale Darstellung der Zustimmung oder Genehmigung einer Person zu einem Vertrag. E-Signaturen gibt es in verschiedenen Formen, z. B. als getippte Namen, gescannte Unterschriften oder sogar als einfache Schaltfläche "Ich stimme zu" auf einer Website.

E-Signaturen sind jedoch mehr als nur eine digitale Bequemlichkeit; sie haben rechtliches Gewicht. Rechtsvorschriften wie der United States' Electronic Signatures in Global and National Commerce Act (ESIGN) und die eIDAS-Verordnung der Europäischen Union haben die Gültigkeit elektronischer Signaturen anerkannt. Diese Gesetze gewährleisten, dass elektronische Signaturen rechtsverbindlich und vor Gericht durchsetzbar sind.

Die Vorteile der elektronischen Unterschrift sind vielfältig. In erster Linie wird der Prozess der Vertragsunterzeichnung erheblich gestrafft, was sowohl die Effizienz als auch den Komfort für alle an der Vereinbarung beteiligten Parteien erhöht. Dies bedeutet für die Unternehmen Zeit- und Ressourceneinsparungen, da sie auf den umständlichen Papierkram verzichten können und während des Unterzeichnungsprozesses nicht mehr persönlich anwesend sein müssen. Darüber hinaus erhöhen elektronische Signaturen die Sicherheit, da sie fortschrittliche Verschlüsselungs- und Authentifizierungsmaßnahmen beinhalten, die die Integrität der unterzeichneten Dokumente und die Authentizität der beteiligten Parteien gewährleisten.

2. Blockchain und Smart Contracts

Blockchain und intelligente Verträge haben eine neue Ära für digitale Verträge eingeläutet, die zahlreiche Einschränkungen des traditionellen Vertragsmanagements beseitigt. Durch dezentrale Verifizierung gewährleistet Blockchain beispiellose Sicherheit und Transparenz und macht jede Transaktion unveränderbar und resistent gegen Betrug oder unbefugte Änderungen.

Der dezentrale Charakter der Blockchain verringert die Abhängigkeit von Zwischenhändlern wie Banken, was wiederum schnellere Transaktionen, Kostensenkungen und direkte Interaktionen zwischen den Parteien ermöglicht. Darüber hinaus bietet dieser Rahmen Robustheit; selbst im Falle eines Ausfalls eines Netzwerksegments bleibt das System voll funktionsfähig.

Umgekehrt revolutionieren intelligente Verträge, die in kodierte Bedingungen eingebettet sind, die digitale Vertragsgestaltung, indem sie Prozesse automatisieren und Vereinbarungen durchsetzen, wenn vordefinierte Kriterien erfüllt sind. Dies minimiert menschliche Fehler, senkt den Verwaltungsaufwand und gewährleistet die rechtzeitige Erfüllung von Verpflichtungen. Darüber hinaus fördert die präzise Ausführung auf der Grundlage des vereinbarten Codes das Vertrauen zwischen den beteiligten Parteien und gibt ihnen die Gewissheit, dass der Vertrag getreu ausgeführt wird.

3. KI und Vertragsautomatisierung

Die Integration von künstlicher Intelligenz in die Vertragsautomatisierung ist ein bedeutender Schritt nach vorn für die Rechtsbranche. Mit Hilfe von KI können die seit langem bestehenden Ineffizienzen im Zusammenhang mit der Erstellung, Prüfung und Verwaltung von Verträgen drastisch minimiert werden. Verträge, die oft kompliziert und für Geschäftstransaktionen von grundlegender Bedeutung sind, erfordern Präzision und Sorgfaltspflicht.

Bei der herkömmlichen Vorgehensweise würden Menschen diese Dokumente in mühsamer Kleinarbeit verfassen, überprüfen, bearbeiten und abschließen, was nicht nur zeitaufwändig, sondern auch fehleranfällig ist. Bei der KI werden Maschinen anhand großer Datensätze von Rechtsdokumenten trainiert, sodass sie Muster, Nuancen und Rechtsterminologien erkennen können.

Da Maschinen aus den Daten lernen, werden sie geschickt darin, Verträge zu analysieren, mögliche Fallstricke oder Vorteile vorherzusagen und sogar Änderungen oder Klauseln vorzuschlagen, die für die jeweilige Situation wichtig sein könnten. Das bedeutet nicht, dass menschliche Anwälte oder Rechtsexperten an den Rand gedrängt werden. Stattdessen werden sie nun durch ein KI-Tool ergänzt, das sich wiederholende Aufgaben effizient erledigen kann, so dass sie sich auf die komplizierteren Facetten der juristischen Arbeit konzentrieren können.

Darüber hinaus gehen die Fähigkeiten der KI bei der Analyse von Verträgen über die bloße Erstellung hinaus. Für Unternehmen, die mit zahlreichen Verträgen jonglieren, kann KI dabei helfen, diese zu kategorisieren, Verlängerungsdaten hervorzuheben oder sogar die betroffenen Parteien über Leistungskriterien zu informieren. So wird sichergestellt, dass Verträge während ihrer gesamten Lebensdauer konform und vorteilhaft bleiben.

Die wichtigsten Herausforderungen und Bedenken beim digitalen Contracting

Bis zu diesem Punkt haben Sie wahrscheinlich erkannt, dass digitales Contracting wirklich zu einem mächtigen Mittel des Wandels geworden ist. Es ist jedoch wichtig, sich mit verschiedenen Fragen und Unsicherheiten zu befassen, die beachtet werden müssen, um eine effektive Umsetzung zu gewährleisten. Hier sind also die häufig gestellten Fragen zum digitalen Contracting. 

Wie können wir sicherstellen, dass sensible Vertragsdaten geschützt bleiben?

Sicherheit ist ein Hauptanliegen beim digitalen Vertragsabschluss. Da Verträge häufig sensible und vertrauliche Daten enthalten, ist es von entscheidender Bedeutung, diese Informationen vor unbefugtem Zugriff oder Verstößen zu schützen. Im Folgenden finden Sie einige wichtige Aspekte, die bei diesem Thema zu beachten sind:

• Verschlüsselung und Datensicherheit: Zum Schutz der Vertragsdaten müssen unbedingt starke Verschlüsselungsmethoden eingesetzt werden. Das bedeutet, dass allgemein anerkannte Verschlüsselungstechniken verwendet werden, die sicherstellen, dass selbst wenn jemand die Daten abfängt, er sie ohne die richtigen Schlüssel nicht verstehen kann. Dies ist besonders wichtig bei sehr sensiblen Verträgen, etwa im Gesundheits- oder Finanzwesen.‍
• Zugangskontrolle: Nur befugte Personen sollten Zugang zu Vertragsdaten haben. Die Einführung rollenbasierter Berechtigungen zur Einschränkung des Zugriffs auf der Grundlage von Aufgaben und Zuständigkeiten erhöht nicht nur die Sicherheit, sondern gewährleistet auch, dass sensible Informationen nur denjenigen zur Verfügung stehen, die sie wirklich benötigen.‍
• Regelmäßige Überprüfungen: Die häufige Überprüfung der bestehenden Sicherheitsmaßnahmen ist ein proaktiver Weg, um Schwachstellen zu finden und schnell zu beheben. Die ständige Überwachung der Vertragsdaten trägt zu deren Sicherheit bei, da ungewöhnliche Aktivitäten oder potenzielle Sicherheitsverletzungen schnell erkannt werden.‍
• Einhaltung von Vorschriften: Die Einhaltung von Datenschutzvorschriften wie GDPR oder HIPAA durch Ihre digitale Contracting-Plattform ist absolut unerlässlich, insbesondere wenn Ihre Verträge personenbezogene oder sensible Daten enthalten. Die Nichteinhaltung dieser Vorschriften kann zu erheblichen rechtlichen Sanktionen führen und den Ruf Ihres Unternehmens schädigen.

Wie unterscheiden sich die rechtlichen Anforderungen, und welche Herausforderungen ergeben sich daraus?

Die digitale Auftragsvergabe unterliegt an verschiedenen Orten unterschiedlichen Gesetzen. Das Verständnis und die Arbeit innerhalb dieses rechtlichen Rahmens können recht komplex sein. Hier sind einige wichtige Faktoren zu berücksichtigen:

• Rechtsprechungsspezifische Vorschriften: In verschiedenen Gebieten können unterschiedliche Vorschriften für digitale Verträge gelten. Diese Vorschriften können alles umfassen, von der Akzeptanz elektronischer Signaturen bis hin zu detaillierten Anforderungen, wie digitale Verträge gespeichert werden müssen. Die Kenntnis dieser Vorschriften ist unerlässlich, um die Vorschriften einzuhalten und rechtliche Probleme zu vermeiden.‍
• Gesetze für elektronische Signaturen: Zwar gibt es in vielen Ländern Gesetze über elektronische Signaturen, aber die Einzelheiten dieser Gesetze können sich von einem Land zum anderen erheblich unterscheiden. Um die Legitimität digitaler Verträge zu gewährleisten, ist es wichtig, sich mit den für Ihren Standort geltenden Gesetzen vertraut zu machen. Darüber hinaus ist es ratsam, sich von Rechtsexperten beraten zu lassen, die sich mit den Feinheiten der Vorschriften für elektronische Signaturen bestens auskennen.‍
• Beilegung von Streitigkeiten: In digitalen Verträgen ist es wichtig, Bestimmungen zur Lösung von Konflikten aufzunehmen. Die rechtlichen Anforderungen und verfügbaren Methoden zur Konfliktlösung können jedoch je nach Standort variieren. Das Erkennen dieser Unterschiede und die Anpassung Ihrer Verträge können dazu beitragen, langwierige und teure Rechtsstreitigkeiten zu vermeiden

Warum zögern manche Unternehmen oder Freiberufler bei der Einführung des digitalen Contracting?

Die Einführung der digitalen Auftragsvergabe hat sich schnell zu einem wesentlichen Bestandteil moderner Geschäftsabläufe entwickelt und bietet Effizienz, Komfort und geringere Umweltbelastung. Doch trotz der zahlreichen Vorteile zögern viele Unternehmen und Fachleute aus den folgenden Gründen weiterhin, diesen transformativen Ansatz vollständig zu übernehmen:

• Furcht vor technischer Komplexität: Die Ansicht, dass digitales Contracting ein kompliziertes und technisches Verfahren ist, kann von seiner Einführung abhalten. Dies gilt vor allem für Branchen, in denen die Fachleute mit der Technologie nur wenig vertraut sind. Das Angebot benutzerfreundlicher Plattformen und umfassender Schulungen kann diese Bedenken zerstreuen und einen reibungsloseren Übergang zum digitalen Vertragswesen gewährleisten.‍
• Vertrauensfragen: Vertrauen ist bei Vertragsverhandlungen von grundlegender Bedeutung. Wenn es jedoch um digitale Verträge geht, können Zweifel an ihrer Zuverlässigkeit, Gültigkeit und Sicherheit aufkommen, oft aufgrund von Unkenntnis oder Bedenken hinsichtlich der Datensicherheit. Um diese Skepsis zu überwinden, ist es wichtig, Vertrauen in die Vertrauenswürdigkeit digitaler Verträge zu schaffen. Dies kann erreicht werden, indem die vorhandenen Sicherheitsmaßnahmen hervorgehoben und erfolgreiche Implementierungen demonstriert werden.‍
• Altes System: Unternehmen mit bestehenden Vertragsverwaltungssystemen sträuben sich möglicherweise gegen einen Wechsel, weil sie eine Unterbrechung ihrer derzeitigen Prozesse befürchten. Der Übergang zum digitalen Vertragsmanagement sollte sorgfältig geplant werden, um Unterbrechungen zu minimieren und sicherzustellen, dass sich das neue System nahtlos in die bestehenden Arbeitsabläufe einfügt.

Was bringt die Zukunft für das digitale Contracting?

KPMG prognostiziert, dass bis zum Jahr 2025 jede Organisation in der Lage sein wird, ihr Contract Lifecycle Management (CLM) System als zuverlässigste und maßgebliche Quelle für alle ihre Verträge zu nutzen.

Aber was bedeutet es, dass der CLM die "zentrale Quelle der Wahrheit" für alle Verträge ist? 

Im Wesentlichen bedeutet dies, dass das CLM-System zum ultimativen, endgültigen Repository für alle vertragsbezogenen Informationen innerhalb eines Unternehmens wird. Stellen Sie sich das CLM-System als einen digitalen Tresor vor, in dem alle Vertragsdaten sicher gespeichert werden. So haben Sie an einem einzigen, vertrauenswürdigen und umfassenden Ort Zugriff auf alle Details zu Ihren Verträgen.

Zusätzlich zu diesen Erkenntnissen sieht KPMG auch eine deutliche Verlagerung hin zur Digitalisierung von Vertragsprozessen voraus. Es wird erwartet, dass dieser Wandel den Abschluss von Geschäften beschleunigen wird.

Gegenwärtig beruhen die meisten Vertragsverhandlungen noch auf traditionellen Methoden, wie dem Hin- und Herschicken von Dokumenten per E-Mail und dem Vornehmen manueller Änderungen (bekannt als Redlining). KPMG prognostiziert, dass diese Methoden der alten Schule überholt sein werden.

Stattdessen gehen wir dazu über, Online-Plattformen für Vertragsverhandlungen zu nutzen. Diese Plattformen werden es den Teams ermöglichen, einen standardisierten Prozess für Verträge im gesamten Unternehmen zu schaffen. Das bedeutet einen einheitlichen Ansatz für die Gestaltung, die interne Genehmigung, die Unterzeichnung und die Speicherung von Verträgen. Diese Plattformen werden auch mit anderen Informationssystemen verbunden, was den Zugriff auf die für die Verhandlungen benötigten Daten erleichtert.

Die Standardisierung der Vertragserstellung ist nicht nur effizienter, sondern verringert auch die Wahrscheinlichkeit von Fehlern und Risiken. Es wird sichergestellt, dass sowohl das Rechtsteam als auch die Geschäftsbereiche die neuesten Vorlagen verwenden, und es werden Kontrollen hinzugefügt, um Abweichungen vom Standardwortlaut zu verhindern. Automatisierte Eskalationspunkte und eine sorgfältige Versionskontrolle verbessern den Prozess weiter. Darüber hinaus schafft der Schritt zur Automatisierung und Standardisierung die Voraussetzungen für eine bessere Überwachung des Wertes eines Vertrages im Laufe der Zeit.