Digitales Vertragsmanagement: Alles, was Sie wissen müssen

In unserer modernen, vernetzten Welt, in der die Technologie mühelos den ganzen Globus umspannt, haben sich die Geschäftspraktiken in bemerkenswerter Weise verändert. Unternehmen streben nach Effizienz, weniger Ineffizienzen und besserer Zusammenarbeit. Dies hat dazu geführt, dass sich die traditionellen papierbasierten Verträge und langwierigen Verhandlungen zu einer dynamischen Landschaft des digitalen Vertragsmanagements entwickelt haben.

Was genau ist also digitales Vertragsmanagement? Wie kann es helfen? Welche Vorteile bringt es mit sich, und welche Überlegungen sollten Unternehmen bei der Umstellung auf diesen neuen Ansatz anstellen? Lassen Sie uns gemeinsam mehr über das digitale Vertragsmanagement erfahren. Wir befassen uns mit den Grundlagen, den Vorteilen und dem, was Sie wissen müssen, um es effektiv zu nutzen.

Was ist Vertragsmanagement?

Im Kern bezieht sich das Vertragsmanagement auf den Prozess der Erstellung, Verhandlung, Ausführung und Nachverfolgung von Verträgen, um sicherzustellen, dass alle Parteien ihre Verpflichtungen erfüllen. Verträge regeln verschiedene Aspekte der geschäftlichen Interaktion, von Lieferantenvereinbarungen bis hin zu Kundenpartnerschaften, was ihre effektive Verwaltung unerlässlich macht. Das herkömmliche Vertragsmanagement ist oft mit einem Haufen Papierkram, manueller Nachverfolgung und der Gefahr von Fehlern verbunden, was zu Ineffizienz und verpassten Chancen führt.

Zu den wichtigsten Phasen des Vertragsmanagements gehören:

Erstellung

In dieser ersten Phase wird der Vertrag ausgearbeitet und aufgesetzt. Die beteiligten Parteien legen gemeinsam die Bedingungen für ihre Partnerschaft fest und umreißen sie. Diese Bedingungen umfassen eine Reihe von Aspekten wie Leistungen, Zahlungsstrukturen, Zeitpläne, Konfliktlösungsmechanismen, Vertraulichkeit und mehr.

Verhandlung‍

Nach der Ausarbeitung des Vertrags nehmen die Parteien Verhandlungen auf, um die Vertragsbedingungen zu präzisieren. In dieser Phase kommt es zu wiederholten Diskussionen, um einen für alle Beteiligten zufriedenstellenden Konsens zu erzielen. An den Verhandlungen können verschiedene Teilnehmer beteiligt sein, darunter Rechtsexperten und Unternehmensvertreter. 

In dieser Phase versuchen beide Parteien, einen Konsens über verschiedene Aspekte zu erzielen, z. B. über den Arbeitsumfang, die zu erbringenden Leistungen, den Zeitplan, die Preisstruktur, die Leistungsindikatoren und die Streitbeilegungsmechanismen. Der Verhandlungsprozess beinhaltet oft ein Hin und Her und Verhandlungen, um eine gemeinsame Basis zu finden und sicherzustellen, dass die Interessen aller Parteien angemessen berücksichtigt werden.

Im Laufe der Verhandlungen können je nach den Zielen und Prioritäten der einzelnen Parteien unterschiedliche Strategien zum Tragen kommen. Dazu kann das Durchsetzen von Forderungen oder das Anbieten von Zugeständnissen im Rahmen eines ständigen Geben und Nehmens gehören. Effektive Kommunikationsfähigkeiten sind in dieser Phase unerlässlich, da die Verhandlungsführer ihre Ziele klar formulieren und gleichzeitig aktiv zuhören müssen, um die Bedürfnisse und Bedenken der anderen Partei zu verstehen.

‍Vollzug‍

Im Anschluss an die Verhandlungen wird der Vertrag vollzogen und von allen Parteien unterschrieben. Die Unterschriften bedeuten die einstimmige Annahme der Vertragsbestimmungen. Traditionelle Verträge beruhen auf physischen Unterschriften; die digitale Welt ermöglicht jedoch jetzt elektronische Unterschriften, was die Effizienz erhöht.

Digitale Signaturen haben erhebliche Auswirkungen auf die Phase der Vertragsausführung. Durch den Einsatz der Technologie für digitale Signaturen können Verträge elektronisch unterzeichnet werden, wodurch manuelle Unterzeichnungen und Papierkram überflüssig werden. Dies spart nicht nur Zeit, sondern verbessert auch die Effizienz, da mehrere Unterzeichner die Verträge gleichzeitig von verschiedenen Standorten aus unterzeichnen können.

Außerdem erhöhen digitale Signaturen die Sicherheit in dieser entscheidenden Phase. Mit einzigartigen Verschlüsselungsalgorithmen sorgen sie für die Authentifizierung und Überprüfung der Identität jeder Partei und stellen gleichzeitig sicher, dass nach der Unterzeichnung keine unbefugten Änderungen an dem Dokument vorgenommen werden. Dies mindert die mit betrügerischen Aktivitäten verbundenen Risiken und stärkt das Vertrauen zwischen den Vertragspartnern.‍

Überwachung und Beaufsichtigung‍

Während der gesamten Vertragslaufzeit ist eine sorgfältige Überwachung von entscheidender Bedeutung. Dies umfasst die Verfolgung von Meilensteinen, Fristen und Leistungen, um zu gewährleisten, dass alle Parteien ihre Verpflichtungen wie vorgesehen einhalten. Diese sorgfältige Überwachung verhindert verpasste Fristen und mögliche Vertragsverletzungen.

Warum brauchen Unternehmen Vertragsmanagement?

Wir alle wissen, dass Verträge Vereinbarungen zwischen einem Unternehmen und externen Parteien, wie z. B. Kunden oder Partnern, darstellen. Diese Vereinbarungen werden dokumentiert, um das gegenseitige Verständnis und den Konsens über Maßnahmen zu gewährleisten.

Wenn ein Unternehmen expandiert, nehmen die Aufgaben zu, was zu einer höheren Anzahl von Verträgen führt. Stellen Sie sich vor, dass diese Zuständigkeiten über verschiedene Plattformen wie Schubladen, E-Mails und Computer verstreut sind. Diese fragmentierte Anordnung ist vergleichbar mit verstreuten Puzzleteilen.

Wenn Sie nicht über ein geeignetes Vertragsmanagementverfahren verfügen, können Sie auf folgende Probleme stoßen:

Verträge können verloren gehen‍

Ähnlich wie beim Verlust eines Puzzleteils kann der Verlust eines Vertrags dazu führen, dass wichtige Termine verpasst oder vereinbarte Bedingungen falsch interpretiert werden.

Verwirrung durch schlechte Kommunikation‍

Denken Sie daran, wie schwer es ist, etwas zu verstehen, wenn jeder es anders sieht. Wenn bei Verträgen nicht alle dasselbe sehen können, kann das zu Verwirrung führen und es schwer machen, die Erwartungen zu erfüllen. 

Eine moderne digitale Vertragsmanagementlösung ermöglicht eine nahtlose Kommunikation zwischen den Beteiligten. Durch integrierte Tracking-Funktionen können Aktualisierungen zu verschiedenen Aspekten des Projekts sofort ausgetauscht werden. Dies fördert die Transparenz und stellt sicher, dass alle Beteiligten während des gesamten Prozesses der Zusammenarbeit auf dem gleichen Stand bleiben.

‍Umgang mit Nichteinhaltung‍

Verträge beinhalten oft die Einhaltung bestimmter Bedingungen und Konditionen. Wenn Sie keinen klaren Plan haben, könnten Sie versehentlich gegen diese Regeln verstoßen, ohne es zu merken.

‍Vergeudung wertvoller Zeit‍

Die Suche nach Verträgen verschlingt viel Zeit und Mühe, die für andere wertvolle Aufgaben verwendet werden könnte.

‍Komplexe Zusammenarbeit‍

Wenn viele Menschen an Vertragsdiskussionen teilnehmen, kann es schnell unübersichtlich werden, da viele Personen eine Vielzahl von Beiträgen leisten. Ein Grund, warum digitales Vertragsmanagement bei der Bewältigung komplexer Zusammenarbeit hilfreich ist, liegt in seiner Fähigkeit, viele Prozesse zu rationalisieren und zu automatisieren. Durch die Digitalisierung von Verträgen können wichtige Dokumente von allen Beteiligten einfach gespeichert, abgerufen und aktualisiert werden. Dadurch entfallen langwierige E-Mail-Ketten oder physische Papiere, was zu weniger Verwirrung führt und wertvolle Zeit spart.

‍Verpasste Lernmöglichkeiten‍

Wenn Verträge unorganisiert oder nicht leicht zugänglich sind, können wertvolle Erkenntnisse, die aus ihnen gewonnen werden könnten, unbemerkt bleiben, was zu verpassten Lern- und Verbesserungschancen führt.

Warum ist die Digitalisierung von Vertragsprozessen so wichtig?

Viele Unternehmen verlassen sich bei der Abwicklung von Verträgen immer noch auf manuelle Methoden, auch wenn die Technologie voranschreitet. Erstaunlicherweise sind laut World Commerce & Contracting (WorldCC) etwa 85 % der Unternehmen in dieser Situation. Dieser altmodische Ansatz ist mit erheblichen Kosten verbunden. In der Regel verschwendet ein Unternehmen mit tausend Mitarbeitern jedes Jahr zwischen 2,5 und 3,5 Millionen Dollar für Aufgaben wie die Suche nach Dokumenten und deren Neuerstellung.

Wenn andere Teile dieser Unternehmen digitale Lösungen einführen, wird das veraltete Vertragsmanagement zu einem klaren Problem. Diese Fehlanpassung wirkt sich darauf aus, wie effizient die Dinge laufen und wie gut sich das Unternehmen an Veränderungen anpassen kann.

Die Umstellung auf digitale Vertragsprozesse bietet viele Vorteile. Der Einsatz spezialisierter Software und digitaler Plattformen vereinfacht jeden Schritt des Vertragsprozesses. Dazu gehören das Erstellen, Aushandeln, Unterzeichnen und Erneuern von Verträgen. Die Automatisierung reduziert Fehler, beschleunigt die Entscheidungsfindung und verbessert die Zusammenarbeit. Die Verfolgung von Verträgen in Echtzeit bietet Einblicke in die Leistung, die Einhaltung von Vorschriften und Risiken, was Unternehmen hilft, intelligentere Entscheidungen zu treffen.

Was sind die Vorteile des digitalen Vertragsmanagements?

Das digitale Vertragsmanagement steigert die Effizienz, indem es manuelle Aufgaben durch optimierte Prozesse für die Erstellung und Verwaltung von Verträgen ersetzt. Im Folgenden finden Sie einige der wichtigsten Vorteile eines digitalen Vertragsmanagementsystems:

1. Verbesserte betriebliche Effizienz

Einer der Hauptvorteile der Einführung eines digitalen Vertragsmanagementsystems ist die Verringerung der manuellen Aufgaben, die mit der Vertragserstellung und -verwaltung verbunden sind. Bisher war die Erstellung von Verträgen mit viel Papierkram, manuellen Entwürfen und physischen Unterschriften verbunden. Mit einer digitalen Lösung lassen sich diese Prozesse rationalisieren. Dies spart nicht nur Zeit, sondern verringert auch das Potenzial für menschliche Fehler. Darüber hinaus bietet das System die Möglichkeit, Verträge und die zugehörigen Daten schnell aufzufinden, was eine erhebliche Effizienzsteigerung bedeutet. Stellen Sie sich vor, Sie hätten alle vertragsrelevanten Informationen auf Ihrem Computer zur Hand und müssten sich nicht mehr durch Papierstapel wühlen oder in verschiedenen digitalen Ordnern wühlen.

Darüber hinaus bringt diese Technologie die Effizienz noch einen Schritt weiter, indem sie die Erstellung von Erinnerungen und Berichten auf der Grundlage von Vertragsdaten ermöglicht. So kann das System Sie beispielsweise automatisch an anstehende Vertragsverlängerungen oder Zahlungsfristen erinnern. Es kann auch Berichte erstellen, um die Vertragsleistung, die Einhaltung von Vorschriften und andere relevante Kennzahlen zu analysieren und so eine bessere Entscheidungsfindung zu ermöglichen.

2. Umfassende Vertragsaufsicht

Das digitale Vertragsmanagement bietet eine ganzheitliche Sicht auf den gesamten Weg eines Vertrags, von der Entstehung bis zum Abschluss. Das bedeutet, dass von der Erstellung eines Vertrags bis zur elektronischen Unterzeichnung und während der gesamten Laufzeit des Vertrags die relevanten Informationen leicht zugänglich und verwaltbar sind. So wird sichergestellt, dass keine entscheidende Phase des Vertrags übersehen oder vergessen wird, was letztlich zu einem effektiveren Vertragsmanagement führt.

3. Vereinfachtes Vertragsrisikomanagement

Das Management von Vertragsrisiken wird mit dem digitalen Vertragsmanagement deutlich einfacher. Während der gesamten Laufzeit eines Vertrags können Sie mit dem System die Verfahren genau überwachen und sicherstellen, dass sich alle Parteien an die Bedingungen halten. Die Überwachung der Leistung von zugelassenen Lieferanten und Partnern wird effizienter, da das System ihre Aktivitäten und Beiträge verfolgen kann. Darüber hinaus helfen automatische Erinnerungen an wichtige Vertragstermine, wie z. B. Verlängerungs- oder Überprüfungstermine, dabei, versehentliche Versäumnisse zu vermeiden.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Datensicherheit. Digitale Vertragsmanagementlösungen umfassen in der Regel sichere Speichermechanismen, die gewährleisten, dass sensible Vertragsinformationen vor unbefugtem Zugriff geschützt sind. Diese Anpassung an die Datensicherheitsvorschriften minimiert das Risiko von Verstößen.

4. Datenzugriff in Echtzeit

Damit ist die Möglichkeit gemeint, bei Bedarf sofort auf die aktuellsten und genauesten Vertragsinformationen zuzugreifen und diese abzurufen. Im Zusammenhang mit der Vertragsverwaltung bedeutet dies, dass alle relevanten Parteien, die an einem Vertrag beteiligt sind, wie z. B. Vertragsmanager, Rechtsteams, Lieferanten, Kunden oder autorisiertes Personal, schnell und einfach die neueste Version des Vertrags und der damit verbundenen Daten abrufen können, wann immer sie sie benötigen.

Bei herkömmlichen Vertragsverwaltungskonzepten werden die Informationen möglicherweise in physischen Dokumenten gespeichert oder sind über verschiedene digitale Dateien verstreut. Dies kann zu Verzögerungen bei der Beschaffung der neuesten Vertragsdetails führen, da man mehrere Quellen ausfindig machen, überprüfen und möglicherweise aktualisieren muss, bevor man sich auf die Richtigkeit der Informationen verlassen kann