CLM-Systeme: Die Anforderungen für ein effektives Vertragsmanagement

Die Verwaltung von Verträgen während ihres gesamten Lebenszyklus, von der Erstellung bis zum Auslaufen, ist ein wichtiger Prozess, der als Contract Lifecycle Management (CLM) bekannt ist. Ein effektives CLM-System kann Unternehmen einen erheblichen Wettbewerbsvorteil verschaffen. Die Implementierung kann jedoch eine Herausforderung sein. In diesem Artikel werden wir die wesentlichen Anforderungen an ein CLM-System erörtern, die Unternehmen für eine reibungslose Implementierung berücksichtigen müssen.

Verständnis der CLM-Systemanforderungen

Um die Anforderungen an ein CLM-System verstehen zu können, ist ein umfassendes Verständnis der verschiedenen Komponenten eines CLM-Systems unerlässlich. Während die spezifischen Komponenten einer CLM-Softwarelösung je nach Softwareanbieter variieren können, gehören zu den gängigen Komponenten in der Regel:

• Verfassen: Die Benutzer können auf einfache Weise Verträge mit Hilfe vordefinierter Vorlagen erstellen oder Verträge mit Hilfe einer Klauselbibliothek von Grund auf neu erstellen. Die Vorlagen können an die spezifischen Anforderungen des Unternehmens angepasst werden, und die Klauselbibliothek ermöglicht es den Benutzern, vorab genehmigte Formulierungen in die Verträge einzufügen, um Konsistenz und Compliance zu gewährleisten.
  
  
• Speicherung und Organisation: Benutzer können Verträge einfach in einem zentralen Repository speichern und darauf zugreifen, was die Verwaltung und Verfolgung von Verträgen während ihres gesamten Lebenszyklus erleichtert. Diese Komponente umfasst in der Regel Funktionen für die Dokumentenverwaltung, mit denen Benutzer Verträge sicher speichern, in Ordnern oder Kategorien organisieren und Metadaten oder Tags für eine einfache Suche und Abfrage hinzufügen können.

• Einhaltung der Vorschriften: Stellt sicher, dass Verträge und Vertragsverwaltungsprozesse den rechtlichen und regulatorischen Anforderungen sowie den internen Richtlinien und Verfahren entsprechen.

• Rollenbasierte Berechtigung: Ermöglicht die Zuweisung spezifischer Rollen und Berechtigungen für Benutzer auf der Grundlage ihrer Zuständigkeiten im Rahmen des Vertragsverwaltungsprozesses. Diese Funktion stellt sicher, dass nur autorisierte Benutzer Zugang zu sensiblen Informationen haben und bestimmte Aufgaben im Zusammenhang mit der Vertragsverwaltung ausführen können.
  
  
• Ausführung: Die Benutzer können den gesamten Vertragsgenehmigungsprozess elektronisch abwickeln und so den Zeit- und Ressourcenaufwand für die manuelle Bearbeitung von Verträgen in Papierform reduzieren. Diese Komponente umfasst in der Regel elektronische Unterschriftsfunktionen, mit denen die Benutzer Verträge sicher und rechtsgültig unterzeichnen und ausführen können.
  
  
• Erneuerung: Benutzer können Warnungen und Benachrichtigungen einrichten, die sie an wichtige Vertragsmeilensteine und -fristen erinnern, z. B. an Verlängerungsdaten, Ablaufdaten oder anstehende Verpflichtungen. Diese Funktion trägt dazu bei, dass Verträge nicht vergessen oder übersehen werden, und verringert so das Risiko von Verstößen gegen die Compliance und von Strafen.
  
  
• Analysen und Berichte: Eine wichtige Komponente der CLM-Software, die es Unternehmen ermöglicht, den Wert ihrer Vertragsdaten zu erschließen und datengesteuerte Entscheidungen über ihre Vertragsmanagementprozesse zu treffen.
  
  
• Integration: Bezieht sich auf die Fähigkeit der Software, sich in andere Systeme und Anwendungen innerhalb des Technologie-Stacks eines Unternehmens zu integrieren. Diese Integration ist wichtig, denn sie ermöglicht einen nahtlosen Datenfluss zwischen den Systemen, wodurch die manuelle Dateneingabe reduziert und die Gesamteffizienz verbessert wird.

Technische Anforderungen an ein CLM-System

Dies sind die wichtigsten technischen Anforderungen, die Unternehmen für eine erfolgreiche Implementierung eines CLM-Systems berücksichtigen müssen:

1. Hardware-Anforderungen

Je nach Größe Ihres Unternehmens und der genauen Softwarelösung, die implementiert werden soll, können sich die Hardwareanforderungen an ein CLM-System ändern. Im Allgemeinen wird für CLM-Systeme ein Computer mit einem 2-GHz-Prozessor und mindestens 4 GB Arbeitsspeicher benötigt.

Außerdem kann das System je nach Anzahl der Verträge und der Größe der zu speichernden Dokumente eine bestimmte Menge an Speicherplatz benötigen. Um einen reibungslosen Betrieb zu gewährleisten, müssen Sie unbedingt sicherstellen, dass Ihre Hardware die Mindestanforderungen der CLM-Software erfüllt.‍

2. Anforderungen an die Software

Die meisten CLM-Systeme sind in der Regel webbasiert und erfordern einen modernen Webbrowser wie Google Chrome oder Mozilla Firefox. Um bestimmte Funktionen zu aktivieren, benötigen einige CLM-Systeme außerdem bestimmte Software-Plugins oder Programme.

Die Überprüfung der Softwareanforderungen für das CLM-System vor der Installation ist entscheidend, um die Kompatibilität mit Ihrer aktuellen Softwareumgebung zu gewährleisten. Auf diese Weise werden mögliche Konflikte oder Probleme, die durch inkompatible Software entstehen, vermieden.‍

3. Anforderungen an das Netz

Um auf das CLM-System zugreifen zu können, müssen Sie über eine zuverlässige und stabile Internetverbindung mit einer Mindestbandbreite von 5 Mbit/s verfügen. Ebenso wichtig ist es, sicherzustellen, dass Ihre Netzwerkinfrastruktur in der Lage ist, den vom CLM-System erzeugten Datenverkehr zu bewältigen. 

Bevor Sie das CLM-System einführen, müssen Sie sich vergewissern, dass Ihr Netzwerk die Kriterien erfüllt. Andernfalls kann es zu Datenverlusten, Systemausfallzeiten und Produktivitätseinbußen kommen. Lassen Sie sich von Ihrer IT-Abteilung oder einem Netzwerkexperten beraten, um die Kompatibilität Ihres Netzwerks zu prüfen und die erforderlichen Änderungen vorzunehmen.

Damit ein CLM-System optimal funktioniert und auf höchstem Niveau produziert, müssen bestimmte technische Voraussetzungen erfüllt sein. Vor der Installation des Systems ist es wichtig, die Hardware-, Software- und Netzwerkanforderungen genau zu verstehen und einzuhalten.

Benutzeranforderungen für ein CLM-System

Die Benutzer spielen in einem CLM-System eine entscheidende Rolle, da sie es sind, die täglich mit dem System interagieren. Sie erstellen, verwalten und greifen auf Verträge zu, und die Effektivität ihrer Aufgaben entscheidet über den Erfolg des Systems.

Zu den Nutzern eines CLM-Systems können Vertragsmanager, Juristen, Beschaffungsteams, Vertriebsmitarbeiter und andere am Vertragsmanagementprozess beteiligte Personen gehören.

Wichtige Benutzeranforderungen an ein CLM-System

• Benutzerfreundlichkeit: Die Benutzeroberfläche eines CLM-Systems sollte einfach, intuitiv und benutzerfreundlich sein, um sicherzustellen, dass die Benutzer leicht navigieren und auf die erforderlichen Daten zugreifen können. Die Benutzer sollten in der Lage sein, Verträge effizient zu erstellen und zu verwalten, ohne auf unnötige Hindernisse zu stoßen.
  

• Anpassung: Die Benutzer sollten die Möglichkeit haben, das CLM-System an ihre spezifischen Bedürfnisse anzupassen. Dies kann die Konfiguration von Arbeitsabläufen, die Erstellung von Vorlagen und die Einrichtung von Benachrichtigungen und Erinnerungen umfassen, die mit ihren Arbeitsabläufen übereinstimmen. Durch die Anpassungsmöglichkeiten können die Benutzer Zeit sparen und ihre Arbeit rationalisieren, was zu einer höheren Effizienz und Produktivität führt.
  

• Suchfunktion: Ermöglicht es den Nutzern, schnell bestimmte Verträge oder verwandte Informationen im System zu finden. Diese Funktion besteht in der Regel aus einer Suchleiste, in die die Benutzer Schlüsselwörter, Daten oder andere relevante Suchkriterien eingeben können, um eine große Anzahl von Verträgen zu filtern und die gewünschten zu finden.
  
  
• Werkzeuge für die Zusammenarbeit: Das CLM-System sollte die Zusammenarbeit zwischen den Benutzern
  ermöglichen, so dass mehrere Beteiligte gleichzeitig an einem Vertrag arbeiten und die von den anderen Beteiligten vorgenommenen Änderungen verfolgen können.
  
  
• Automatisierter Arbeitsablauf: Dieser kann eingerichtet werden, um sicherzustellen, dass Verträge rechtzeitig von den erforderlichen Parteien geprüft, genehmigt und unterzeichnet werden. Dadurch wird verhindert, dass Verträge im Genehmigungsprozess stecken bleiben, was zu Verzögerungen und potenziellen Umsatzeinbußen führen kann.

Integrationsanforderungen für ein CLM-System

Die Integration eines CLM-Systems mit anderen Geschäftssystemen ist für eine effiziente Vertragsverwaltung von entscheidender Bedeutung. Hier sind die üblichen Integrationen eines CLM-Systems:

1. Unternehmensressourcenplanung (ERP)

Für Unternehmen, die sich bei der Verwaltung ihrer Finanzen, Beschaffung, Bestände und anderer wichtiger Geschäftsprozesse auf ERP-Systeme verlassen, ist die Integration eines CLM-Systems absolut entscheidend. Durch die nahtlose Synchronisierung von Vertragsdaten mit dem ERP-System werden nicht nur Fehler bei der Dateneingabe reduziert, sondern auch die Genauigkeit der Finanzberichterstattung erheblich verbessert, so dass ein reibungsloser und effizienter Geschäftsablauf gewährleistet ist.

2. Kundenbeziehungsmanagement (CRM)

Die Integration eines CLM-Systems mit einem CRM-System ist eine logische Wahl für Unternehmen, die ihre Kundenbeziehungen in den Vordergrund stellen. Mit dieser Integration können Unternehmen Kundeninformationen wie Kontakte, Kontodetails und Kaufhistorie mühelos innerhalb des CLM-Systems verfolgen und verwalten. Dies ermöglicht die nahtlose Erstellung und Verwaltung von Verträgen im Zusammenhang mit Kundenbeziehungen, einschließlich Vertriebsvereinbarungen, Servicevereinbarungen und Vertraulichkeitsvereinbarungen. Durch die Nutzung dieser Integration können Unternehmen ihre Vertragsverwaltungspraktiken revolutionieren und ihr Kundenbeziehungsmanagement auf ein neues Niveau heben.

3. Anwendungsprogrammierschnittstelle (API) 

Ein leistungsfähiges Tool, mit dem sich das CLM-System nahtlos mit einer Vielzahl von Drittsystemen wie Zahlungs-Gateways und anderen Softwareanwendungen verbinden lässt. Diese Integration ermöglicht es dem CLM-System, den Vertragsverwaltungsprozess zu automatisieren, die manuelle Dateneingabe zu reduzieren und die Gesamteffizienz zu verbessern. Durch die Nutzung der API-Integration können Unternehmen ihre Vertragsverwaltungspraktiken optimieren und einen strafferen und effizienteren Arbeitsablauf erzielen.

4. Dokumentenmanagement-System (DMS)

Diese Integration ermöglicht es dem CLM-System, Vertragsdokumente mühelos an einem zentralen Ort zu speichern und zu verwalten. Damit entfällt die Notwendigkeit einer manuellen Dokumentenverwaltung, und es wird sichergestellt, dass Vertragsdokumente sicher und für autorisierte Benutzer leicht zugänglich sind. Durch die Nutzung dieser Integration können Unternehmen ihr Vertragsmanagement optimieren und von einem sichereren und effizienteren Arbeitsablauf profitieren, wodurch wertvolle Zeit und Ressourcen für andere wichtige Geschäftsaktivitäten freigesetzt werden.

• Kompatibilität: Die CLM-Software sollte mit den bestehenden Systemen Ihres Unternehmens kompatibel sein, z. B. mit CRM-, ERP-, Beschaffungs- und Finanzsystemen. Die Kompatibilität gewährleistet die nahtlose Integration und den Datenaustausch zwischen diesen Systemen.‍
• Datenintegrität: Stellen Sie sicher, dass die CLM-Software bei der Integration mit anderen Systemen die Datenintegrität aufrechterhält, um Duplikate, Ungenauigkeiten oder Inkonsistenzen zu vermeiden.‍
• API-Unterstützung: Wählen Sie eine CLM-Lösung mit robuster API-Unterstützung, die eine reibungslose und effiziente Kommunikation zwischen der CLM-Software und anderen Systemen ermöglicht.‍
• Sicherheit: Stellen Sie sicher, dass die CLM-Software den Sicherheitsrichtlinien Ihres Unternehmens, den Datenschutzbestimmungen und den branchenspezifischen Compliance-Anforderungen entspricht. Dazu gehören Verschlüsselung, sichere Datenübertragung und Zugriffskontrollen.