Vertragsmanagement: Ein Überblick über 7 Kernphasen

Der Hauptzweck eines Vertrages ist es, alle geschäftlichen Vereinbarungen miteinander zu verknüpfen, alle Risiken in diesen Vereinbarungen zu mindern und strategische Beziehungen zu schaffen. Auf diese Weise durchlaufen Verträge in der Regel 7 Stufen des Vertragsmanagements.

Vertragsmanagement hat heutzutage eine größere Rolle in den täglichen Aufgaben eines Betriebes eingenommen. Dies geschieht, weil Unternehmen darauf hinarbeiten, effizienter zu arbeiten, d.h. die Produktivität zu steigern, ohne zwingend ihre Mitarbeiterzahl erhöhen zu müssen. Da die Anzahl der Verträge im Geschäftsverkehr zunimmt, ist es dringend notwendig, dass in der Vertragsverwaltung Zeit gespart wird und nicht noch mehr in Anspruch nimmt.

Ein umfassendes Verständnis des Vertragsmanagementprozesses minimiert Zeit und Aufwand, welche für administrative Aufgaben aufgewendet werden, und ermöglicht das Ziel, die Suche nach neuen Verträgen zu beschleunigen und bestehende Verträge zu automatisieren.

Hier sind die 7 wesentlichen Phasen des Vertragsmanagements:

Stufe 1: Vorbereitung - Bedürfnisse identifizieren, Ziele festlegen, Erwartungen und Risiken definieren

In der ersten Phase der Vertragsverwaltung ist es vor allem wichtig, die Grundbedingungen für einen gesunden Vertragslebenszyklus klarzustellen.

Verträge sind rechtsverbindliche Dokumente, die nicht auf die leichte Schulter genommen werden sollten. Daher ist es wichtig, organisiert und mit den richtigen Ressourcen vorbereitet zu sein.

Wenn Sie den Bedarf, die Gründe und die Ziele, die einen Vertrag erforderlich machen, richtig identifizieren, werden unmittelbar alle weiteren Entscheidungen wesentlich einfacher.

Vertragsmanagement sollte:

• versuchen, Risiken in einer Beziehung zu definieren und zu mindern
• Potenzielle Szenarien, die während der Laufzeit des Dokuments auftreten können, vorausschauend berücksichtigen
• verschiedene Ergebnisse im Vertrag berücksichtigen

Zum Beispiel sollten die Vertragsbedingungen innerhalb eines Vertrags festlegen, was passiert, wenn der Kunde Konkurs anmeldet, sein Geschäft aufgibt oder das Unternehmen verkauft, zusammen mit allen anderen Eventualitäten, die auftreten können.

Ein weiteres Beispiel ist ein Vertrag über Preiskonditionen für Kunden. Das Ziel ist es hierbei, das Unternehmen in jedem Szenario finanziell abzusichern und die Zahlung sicherzustellen, sobald die in einer Vereinbarung festgelegten Aufgaben abgeschlossen sind.

In dieser Anfangsphase ist stets zu beachten, dass ein gutes Vertragsmanagement starke Geschäftsbeziehen sicherstellen sollte, indem die gegenseitigen Interessen in einem Vertrag effizient und durchschaubar zusammengeführt werden sollten

Sobald die Gründe für die Erstellung eines Vertrags vollständig geklärt sind, ist es an der Zeit, mit dem Entwurf des Vertrags zu beginnen.‍

Stufe 2: Den Vertrag entwerfen

Sobald es um die eigentliche Gestaltung eines Vertragsentwurfs geht, ist es durchaus ratsam einen Anwalt heranzuziehen, vor allem, wenn es Unklarheiten gibt.

Noch besser ist es, wenn Sie Ihren nicht-juristischen Anwendern ein Vertrags-Playbook zur Verfügung stellen, das von Ihren Unternehmensjuristenkonfiguriert wurde. Damit stellen Sie sicher, dass alle Geschäftsszenarien aktuellen Standards entsprechen und alle erforderlichen Klauseln und Bedingungen automatisch enthalten sind.

Beim Verfassen der Vertragsbedingungen ist es wichtig, auf eine genaue Formulierung zu achten. Jegliche Unklarheit lässt Verträge für Interpretationen offen, sogar bis hin zu einem Komma. Auch die Gesetze des jeweiligen Staates und Landes müssen berücksichtigt werden, vor allem, wenn sich die beiden Parteien an unterschiedlichen Standorten befinden.‍

Stufe 3: Genehmigung vor Vertragsabschluss einholen

In der Vertragsverwaltung ist diese Phase ist durchaus selbstverständlich: In Unternehmen, die eine Genehmigung des Managers benötigen oder über Audit-Verfahren verfügen, müssen alle Anforderungen für die Genehmigung erfüllt sein, bevor der Vertrag abgeschlossen wird.

Zum Beispiel muss ein Unternehmen vor der Vertragsgenehmigung die Beschaffungsrichtlinien erfüllen. Mithilfe von Vertragsmanagement-Software ist dieser Prozess so einfach wie das Einrichten eines Genehmigungs-Workflows. Auf diese Weise erhält jeder, der den Vertrag genehmigen muss, eine Benachrichtigung und kann den Vertrag in Echtzeit anzeigen, bearbeiten und kommentieren.‍

Stufe 4: Vertragsverhandlungen durchführen

Unabhängig davon, wie viel Recherche, Planung und Vorbereitung in den ersten Entwurf eines Vertrags einfließt, folgt fast immer eine Verhandlung. Vertragsverhandlungen sollten mit Transparenz und Vertrauen beginnen. Die Bedürfnisse der anderen Partei vor dem Gespräch zu antizipieren und zu recherchieren, vereinfacht den Prozess und schafft eine starke Grundlage für eine dauerhafte Beziehung.

Wenn das Redlining beginnt, ist es auch hier am einfachsten, eine Vertragsmanagement-Plattform zu verwenden, damit beide Parteien das Arbeitsdokument einsehen können, um Änderungen vorzunehmen und in Echtzeit zusammenzuarbeiten.

E-Mails und Offline-Dokumente können verwirrend sein und teure Fehler verursachen, aber eine einzige “Quelle der Wahrheit” für Gespräche und Verträge, führt zu schnelleren Verhandlungen und einem Vertrag, der für beide Seiten transparent ist.‍

Stufe 5: Unterzeichnung des Vertrags

Die Unterzeichnung sollte eigentlich die einfachste Phase des Vertragslebenszyklusses sein. Beide Parteien sind sich einig, dass der Wortlaut exakt ist, und der nächste Schritt besteht einfach darin, ihn offiziell zu machen.

Dennoch sieht es in der Praxis meistens anders aus: Viele Unternehmen schließen Verträge nicht lokal, sondern über das ganze Land oder sogar weltweit ab, und Unterschriften zu bekommen ist nicht so einfach wie ein persönliches Treffen. Vor allem, wenn die Fristen knapp bemessen sind oder die sich die Zeitzonen für beide Parteien nicht passend ergeben, ist der Postweg über Nacht oder sogar per E-Mail möglicherweise nicht der beste Weg, um Unterschriften schneller zu erhalten.

Eine Vertragssoftware, die rechtsverbindliche elektronische Unterschriften (E-Signatur) unterstützt, kann all diese Probleme lösen und ermöglicht es Ihnen, schneller voranzukommen, Unterschriften zu leisten und den Umsatz zu steigern.‍

Stufe 6: Mit Änderungen und Revisionen Schritt halten‍

Verträge sind selten stagnierend. Revisionen und Änderungen sind ein üblicher Bestandteil des Vertragslebenszyklus. Die Verfolgung von Änderungen und deren Auswirkungen für jede Partei kann verwirrend sein.

Dies ist ein weiterer Grund, einen zuverlässigen Prozess zu implementieren um Bearbeitungen und Änderungen einfach zu erfassen. Es ist wichtig, den Überblick über die Änderungen zu behalten und sicherzustellen, dass beide Parteien über alle Revisionen informiert sind und ihnen zustimmen. Auch hier kann die entsprechende Vertragsmanagement-software durch vollständige Automatisierung helfen. ‍

Stufe 7: Verträge nach der Unterzeichnung verwalten

Vertragsmanagement hört nicht bereits mit der Unterzeichnung eines Vertrag auf. Die letzte wesentliche Phase des Vertragsmanagements umfasst die eigentliche Verwaltung von Verträgen. Denn nach der Unterzeichnung von Vertragsdokumenten müssen diese einleuchtend archiviert und verwaltet werden. Hierbei stellt die Durchführung regelmäßiger Audits von Zeit zu Zeit stellt sicher, dass alle Parteien ihre Verpflichtungen erfüllen und den Wert realisieren.

Für Fristen und Verlängerungen sollten Erinnerungen gesetzt werden. Verpasste Verlängerungen bedeuten verpasste Gelegenheiten, eine Geschäftsbeziehung fortzusetzen. Daraus enstehen klar Folgen, die für ein Unternehmen womöglich am wichtigsten sind: verlorene Einnahmen.

Das Bewusstsein und die Kontaktaufnahme lange vor dem Verlängerungszeitpunkt vermittelt Zuverlässigkeit und die geschätzte Pflege von Geschäftsbeziehungen. Darüber hinaus baut dieses Bemühen das Vertrauen und die Loyalität weiter auf.