Die beste Lösung für Vertragsmanagement im Jahr 2024

Der Begriff Vertragsmanagement kann zur Beschreibung einer Vielzahl von Aktivitäten verwendet werden. Für einige Unternehmen ist Vertragsmanagement so etwas wie ein Ordner in einer Schreibtischschublade. Andere betrauen ein einziges Teammitglied mit der Verwaltung von Arbeitsblättern und dem Änderungsmanagement. 

Verträge sind die universelle Sprache der Wirtschaft: Fast jeder Euro, der in ein Unternehmen fließt oder es verlässt, wird durch einen Vertrag untermauert. Aus diesem Grund wird Vertragsmanagement-Software bei Unternehmen aller Größen immer beliebter. Ein gutes Vertragsmanagementsystem sollte in der Lage sein, Vertragsanfragen, Genehmigungen und Wartungsprozesse zu automatisieren. Darüber hinaus kann es aber noch viel mehr tun, um einem Unternehmen zu helfen, seine Effizienz zu verbessern, Geschäftsbeziehungen zu stärken und seine Interessen zu schützen.

Was ist Vertragsmanagement-Software?

Wenn man von Software für das Vertragsmanagement spricht, meint man vor allem eines: automatisierte Software für das Management des Vertragslebenszyklus (CLM).

Vertragsmanagement-Software bietet einen erheblichen Vorteil, da sie es schlanken Geschäfts- und Rechtsteams ermöglicht, sich auf komplexere, höherwertige Aufgaben zu konzentrieren, anstatt viel Zeit für große Mengen von Routineverträgen aufzuwenden.

Ein weiterer Vorteil der CLM-Software besteht darin, dass sie das Erstellen, Unterzeichnen und Verteilen von Rechtsdokumenten erleichtert. Diese Cloud- und On-Premise-Lösungen unterstützen Ihr Team bei der Zentralisierung von Verträgen und reduzieren den Zeitaufwand für das Hin- und Herschicken von Dokumenten zwischen Partnern während Verhandlungen.

Hier sind einige der wichtigsten Funktionen, die in der besten Vertragsmanagement-Software zu finden sein sollten.

Sicherheit: Die interne Sicherheit sollte Ihre Verträge vor unbefugten Bearbeitungen und Änderungen schützen. Jede gute Vertragsverwaltungssoftware sollte eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung enthalten, um alle sensiblen Daten geheim zu halten. Diese Sicherheitsmaßnahmen sollten durch Benutzerberechtigungen und automatische Änderungsbenachrichtigungen verwaltbar sein, um die Privatsphäre und den Datenschutz Ihres Unternehmens zu gewährleisten.

Organisation: Ein gutes Vertragsverwaltungssystem ermöglicht es Ihnen auch, Ihre gesamte Datenbank zu durchsuchen und schnell abzurufen, unabhängig davon, ob sie sich vor Ort oder in der Cloud befindet. Innerhalb der Software sollten Sie in der Lage sein, Ihre Speicherhierarchie einfach aufzubauen und zu pflegen.

Nachverfolgung: Benachrichtigungen und Tracking-Funktionen sollten Ihr gesamtes Team über den Fortschritt eines Vertrags auf dem Laufenden halten. Diese Funktionen verkürzen die Zeit, die ein Vertrag von der Erstellung bis zur Vereinbarung benötigt, erheblich, insbesondere wenn das Dokument elektronisch versandt wird.

Berichterstattung: Vertragsmanagementsysteme mit Berichts- und Analysemöglichkeiten helfen Ihrem Team dabei, Schwachstellen im Unterzeichnungsprozess zu erkennen und die Geschwindigkeit und Einhaltung der Vorschriften zu verbessern. Es können Berichte erstellt werden, die Ihnen helfen zu verstehen, wo Ihre Prozesse scheitern, und die optimale Vorgehensweisen während des gesamten Vertragslebenszyklus besser vorhersagen und modellieren.

Wir haben eine Liste mit den derzeit besten Anwendungen für die Vertragsverwaltung zusammengestellt, die skalierbare Lösungen für die Erstellung, Ausführung und Überwachung von Verträgen für Rechtsteams, Vertriebsteams und kleine Unternehmen bereitstellen können.

Was macht eine gute Vertragsmanagement-software aus?

Eine gute Vertragsverwaltungslösung sollte von überall und jederzeit zugänglich sein und über angemessene Sicherheitsmaßnahmen verfügen. Diese Zugänglichkeit würde es allen Beteiligten ermöglichen, von ihren Laptops oder mobilen Geräten aus auf wichtige Vertragsinformationen zuzugreifen und sicherzustellen, dass sie keine Frist oder Gelegenheit verpassen. Darüber hinaus kann eine anpassbare Vertragslösung auf die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten werden, so dass sie alle erforderlichen Daten und Prozesse erfassen kann.

Die Zusammenarbeit ist ein weiteres wichtiges Merkmal einer guten Vertragsmanagementlösung. Die meisten guten Softwarelösungen sollten eine effektive, unkomplizierte und schnelle Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen am Vertragsmanagementprozess beteiligten Parteien ermöglichen, einschließlich der Rechts-, Beschaffungs-, Vertriebs- und Finanzabteilungen. Auf diese Weise ist sichergestellt, dass alle Beteiligten jederzeit über den Status der einzelnen Verträge informiert sind, so dass sie fundierte Entscheidungen über die rechtlichen und finanziellen Verpflichtungen ihres Unternehmens treffen können.

Der Grad der möglichen und einwandfreien Integration mit anderen Geschäftssystemen kann für die meisten Unternehmen ebenfalls eine entscheidende Rolle spielen. Die besten Vertragsmanagementlösungen sollten sich nahtlos in andere Systeme wie CRM-, ERP- und Buchhaltungssoftware integrieren lassen, um den gesamten Prozess zu rationalisieren. Funktionen, die eine Automatisierung ermöglichen, können ebenfalls genutzt werden, um manuelle Arbeit zu reduzieren und die Effizienz zu verbessern. Die meisten CLM-Lösungen sollten Funktionen zur Automatisierung manueller Aufgaben wie Dokumentenerstellung, Vertragsprüfung und -genehmigung sowie Erinnerungen an Vertragsverlängerungen bieten.

Robuste Berichts- und Analysefunktionen sind ebenfalls entscheidend für eine gute Vertragsmanagementlösung. Ausgereifte Lösungen sollten den Beteiligten die notwendigen Daten zur Verfügung stellen, um die Vertragsleistung zu überwachen und verbesserungswürdige Bereiche zu ermitteln.

Und nicht zuletzt sollte eine gute Vertragsmanagementlösung benutzerfreundlich, intuitiv und einfach zu bedienen sein, so dass möglichst wenig Schulungsaufwand erforderlich ist. Darüber hinaus sollte sie kosteneffizient sein und durch die Verkürzung der Vertragslaufzeiten, die Verbesserung der Compliance und die Verringerung rechtlicher Risiken einen hohen ROI bieten.

Mit diesen Merkmalen kann eine gute Vertragsmanagementlösung Unternehmen dabei helfen, ihre Prozesse zu rationalisieren und unglaubliche Ergebnisse in ihren Abläufen zu erzielen und letztendlich ihr Endergebnis zu verbessern.

Die beste Vertragsmanagement-Software

‍top.legal

top.legal ist eine cloudbasierte Lösung für die Verwaltung und Automatisierung von Vertragsprozessen. Wir haben einen dedizierten digitalen Arbeitsbereich eingerichtet, in dem alle Parteien Verträge zentral verwalten, Echtzeiteinblicke in Vereinbarungen erhalten und die Dokumentenerstellung, Vertragsabläufe und Zusammenarbeit an einem Ort optimieren können. 

Mit top.legal können Sie den Zeit- und Ressourcenaufwand für das Management und die Verwaltung all Ihrer Verträge drastisch reduzieren. Unsere CLM-Software hilft Ihnen, jeden Schritt Ihres Vertragslebenszyklus zu verwalten, zu verfolgen und zu automatisieren, egal ob Sie ein kleines, mittleres oder großes Unternehmen sind.

Preisspanne: Auf Anfrage

Warum top.legal wählen?

• Wir stellen juristisch geprüfte Vertragsvorlagen zur Verfügung, mit denen juristische und geschäftliche Benutzer schnell die relevanten Informationen eintragen, bestimmte Klauseln an die jeweilige Gegenpartei oder den Auftrag anpassen und den Vertrag zur schnellen Ausführung verteilen können.

• Sie können Ihre Verträge einfach und sicher elektronisch unterzeichnen, um Ihre Arbeit zu vereinfachen, Kosten zu senken und Ihre Prozesse zu beschleunigen.

• Nahtlose Integrationen mit führenden Plattformen: Sie können Ihre Vertragsmanagement-Plattform mit den von Ihnen bereits verwendeten Anwendungen verbinden. 

• Sie können Dokumente intern und extern über einen Link austauschen oder der Gegenpartei den Zugriff auf den Vertrag von einem einzigen Ort aus ermöglichen, einschließlich der Unterzeichnung.

• Mit einem umfassenden Dashboard für das Vertragsmanagement erhalten Sie verwertbare Einblicke in alle Elemente des Vertragsmanagements, einschließlich Meilensteinen, Leistungen, Klauseln, Verpflichtungen, Vertragspartnern und anderen allgemeinen Vertragsqualitäten.

‍PandaDoc

PandaDoc ist eine All-in-One-Lösung für das Kontaktmanagement, mit der Sie komplexe Verträge anpassen, aushandeln und digital unterzeichnen können. Es enthält eine Vielzahl von Vorlagen sowie eine Bibliothek mit vorgeprüften Klauseloptionen, mit denen Sie schnell fehlerfreie professionelle Dokumente erstellen können. Sie können auch Verlängerungserinnerungen einrichten und automatisch den Überblick über anstehende Verlängerungen behalten. Das System lässt sich mit HubSpot CRM, Pipedrive, Salesforce, Box, PayPal, Slack und anderen Anwendungen integrieren. Diese Vertragsverwaltungssoftware ist für Unternehmen aller Größen geeignet.

Preisspanne: 9 $ für Einzelpersonen bis 49 $ für Unternehmen.

Warum PandaDoc wählen?: 

• PandaDoc bietet ein komplettes System zur Verwaltung des Vertragslebenszyklus mit starken Sicherheitsfunktionen.

• Es ermöglicht Ihnen die gemeinsame Nutzung von Dokumenten und die Verwendung elektronischer Signaturen für einen reibungslosen Ablauf papierloser Transaktionen.

• Die Software enthält automatische Erinnerungsfunktionen, um sicherzustellen, dass keine Fristen verpasst werden.

• Es verfügt über Optionen zum Sperren von Inhalten und granulare Benutzerberechtigungen, um sicherzustellen, dass vertrauliche Dokumente nicht von unbefugten Personen eingesehen werden können.

• Es enthält einen integrierten Dokumentenersteller, so dass keine separate Plattform für die Erstellung von Verträgen erforderlich ist.

Sie können auch diesen Artikel lesen, in dem wir die Nachahmungen von Pandadoc auf rechtliche Fragen und Verträge untersuchen.

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ContractWorks

ContractWorks bietet eine kostengünstige Lösung für die Verwaltung Ihrer Kontakte mit minimalem Aufwand. Es verfügt über eine einfache und intuitive Benutzeroberfläche. Das System ist einfach einzurichten und erfordert keine besonderen Kenntnisse. Es bietet Technologien mit künstlicher Intelligenz (KI), die Ihnen helfen, einige Ihrer Arbeitsabläufe zu automatisieren. ContractWorks ist für eine Vielzahl von Branchen und Unternehmensgrößen geeignet und kann abteilungs- oder unternehmensweit implementiert werden.

Preisspanne: $600 bis $800 pro Monat für unbegrenzte Anzahl von Benutzern in Unternehmen.

Warum ContractWorks wählen:

• Es fungiert als sichere Vertragsablage und speichert alle Dokumente Ihrer schriftlichen Vereinbarungen.

• Es verfügt über eine robuste Berichtssuite, die Ihnen dabei hilft, einen Einblick in Ihre Vertragslebenszyklen zu erhalten.
  

• Zum leichteren Auffinden von Dateien verfügt es über OCR-Textsuch- und Vertragskennzeichnungswerkzeuge.

• Sie ermöglicht es Ihnen, die gesamte Vertragsverwaltungsdatenbank mit einem Branding zu versehen, um ihr ein professionelleres Aussehen zu verleihen.

• Sie brauchen keine Anwendung eines Drittanbieters zu verwenden, da das Programm über ein integriertes Werkzeug für elektronische Signaturen verfügt.

Ironclad

Diese Software wurde entwickelt, um Rechtsteams bei der Automatisierung von Arbeitsabläufen und der Erstellung relevanter Berichte zu unterstützen. Auch die Bearbeitung von Verträgen ist dank der intuitiv und einfach zu bedienenden Drag-and-Drop-Schnittstelle der Plattform ein Kinderspiel. Das Beste an Ironclad ist, dass Sie keine technischen Kenntnisse benötigen, um es zu benutzen. Dies ist auf das bereits erwähnte Drag-and-Drop-System zurückzuführen, mit dem Sie alles in der Vorschau sehen und Änderungen vornehmen können, ohne die Plattform zu verlassen.

Preisspanne: Keine Preisinformationen auf der Website.

Warum Ironclad wählen:

• Es verfügt über einen Workflow-Designer und eine Drag-and-Drop-Benutzeroberfläche.

• Die Nutzer haben Zugang zu leistungsstarken In-App-Bearbeitungs- und Verhandlungswerkzeugen.

• Es verfügt über ein dynamisches Repository, das Vertragsdaten in Echtzeit zugänglich macht.

• Durch Funktionen wie Activity Feed, Word Native und E-Mail-Integration können Benutzer mehrere Genehmigungen auslösen und Aktivitäten verfolgen.

• Sie umfasst ein Vertragsrepository mit automatisierten Benennungs- und Speicherfunktionen, die es den Benutzern ermöglichen, Daten plattformübergreifend zu organisieren, zu suchen und zu kontrollieren.

Concord

Mit dieser Vertragsverwaltungssoftware können Sie Verträge erstellen und alle Ihre Verhandlungen von einem einzigen Ort aus verwalten. Benutzer können eine unbegrenzte Anzahl von Verträgen auf die Plattform hochladen, Vorlagen für die Erstellung von Dokumenten verwenden, mit jedem chatten, Arbeitsabläufe automatisieren und benutzerdefinierte Berichte erstellen. Salesforce, DocuSign, Word, Google Drive, Box und Dropbox sind alle in das System integriert, und Ihre Daten werden automatisch gesichert. Sie können auch jeden einladen, Ihre Dokumente mit Concord zu prüfen, zu bearbeiten und zu unterschreiben. Es eignet sich am besten für große Unternehmen.

Preisspanne: Die Preise liegen zwischen $100 und $195 pro Ersteller pro Monat plus $50 bis $95 pro Mitarbeiter pro Monat.

Warum Concord wählen:

• Es enthält eine Funktion zur Bearbeitung von Dokumenten sowie ein Versionskontrollsystem.

• Den Benutzern stehen eine erweiterte Änderungsverwaltung und benutzerdefinierte Identifizierungsrichtlinien zur Verfügung.

• Es bietet Fristenwarnungen, die Ihnen dabei helfen, den Überblick über Vertragsverlängerungen zu behalten.

• Es verfügt über Werkzeuge für den Datenexport und die Lokalisierung.

• Es wird mit einem API-Tool geliefert, mit dem Sie seine Funktionen an Ihre sich ändernden Geschäftsanforderungen anpassen können.

Icertis

Icertis ist eine benutzerfreundliche und intuitive Cloud-basierte Vertragsmanagementlösung, mit der Sie Ihre Verträge in hochwertige Vermögenswerte verwandeln können, die Ihr Unternehmen voranbringen. Diese Vertragsmanagement-Plattform ermöglicht es Unternehmen, ihre Verträge auf der Verkaufs- und Einkaufsseite sowie in Unternehmen effizienter zu verwalten, und bietet offene Schnittstellen für eine nahtlose Integration mit den gängigsten ERP- und CRM-Systemen auf dem Markt.

Preisspanne: Keine Preisinformationen auf der Website.

Warum Icertis wählen:

• Es enthält einen Schritt-für-Schritt-Assistenten und Selbstbedienungswerkzeuge sowie eine sehr moderne und intelligente Schnittstelle.

• Mit Ihrem Smartphone oder Tablet können Sie ganz einfach Verträge erstellen, bearbeiten und verhandeln sowie Vorschläge und Änderungen einreichen und Verträge genehmigen.

• Funktioniert nahtlos mit gängigen Microsoft-Anwendungen, einschließlich Microsoft Office.

• Es bietet umfassende mehrsprachige Unterstützung.

• Die Software bietet eine intuitive und rollenbasierte Erfahrung für alle Benutzer.

Conga

Conga ist eine umfassende Vertragsmanagement-Plattform, die jeden Aspekt des Vertragslebenszyklus verwaltet. Es verfügt über ein hochmodernes System, das die Erstellung von Verträgen unter Verwendung von Standardvereinbarungen des Unternehmens, sichere Online-Verhandlungen und vieles mehr ermöglicht.

Die CLM-Lösung hat Unternehmen dabei unterstützt, effizienter zu werden, indem sie die Menge an Daten, Dokumenten, Verträgen und Berichten reduziert hat. Sie ist bekannt für ihr Lösungspaket, das den Anforderungen des gesamten Geschäftslebenszyklus gerecht wird, indem es Aufgaben, die von Salesforce aus ausgeführt werden, rationalisiert und automatisiert, z. B. die Datenverwaltung, die automatisierte Erstellung von Dokumenten in Unternehmensqualität, die Verwaltung des Vertragslebenszyklus und eine umfassende Berichterstattung.

Preisspanne: Started ab 50 Dollar pro Benutzer und Monat.

Warum Conga wählen:

• Die Integration mit CPQ-, CRM- und EPR-Anbietern ist nahtlos.

• Finanzielle und rechtliche Compliance-Berichte können in Echtzeit abgerufen werden.

• Diese Software ist dank der KI-Einsichten und der einfachen Schritt-für-Schritt-Assistenten leicht zu bedienen.

• Sie können eine Klauselbibliothek mit vorab genehmigten Klauselbündeln erstellen

ContractSafe 

Diese Vertragsverwaltungssoftware verfügt über eine Reihe nützlicher Funktionen und bietet verschiedene Preisoptionen. Es ist einfach, die Plattform einzurichten und zu nutzen. ContractSafe legt den Schwerpunkt auf Speicherung und gemeinsame Nutzung sowie auf Sicherheit und Benachrichtigung.

Mit den erweiterten Suchfunktionen von ContractSafe können Sie jedes beliebige Dokument nach einem Stichwort suchen. Sie können Ihren Verträgen Tags zuweisen, um sie mit Hilfe der Tagging-Funktion schnell zu gruppieren. Das Unternehmen bietet kein vollständiges Lebenszyklusmanagement. Kleine und mittelgroße Unternehmen profitieren am meisten davon.

Preisspanne: Die Preise für den Basic-Plan beginnen bei 299 $/Monat für 500 aktive Benutzer und reichen bis zu 899 $/Monat für 5.000 aktive Benutzer im Enterprise-Plan.

Warum ContractSafe wählen:

• Es kann eine unbegrenzte Anzahl von Benutzern unterstützen und ist frei von den typischen komplexen Benutzerrechten, die in anderen Anwendungen zu finden sind.

• Bietet eine einfache und intuitive Suchfunktion für Schlüsselwörter zum schnellen Auffinden von Verträgen, Berichten und anderen Geschäftsdokumenten.

• Alle gespeicherten und übertragenen Dokumente werden verschlüsselt. Funktionen zur Erkennung von Malware, Viren und Eindringlingen sind ebenfalls in der Software enthalten.

• Bietet kostenlose Implementierung, produktinterne Unterstützung und individuelle Schulungen

• Es enthält eine Schnellsuchfunktion, die auch mit gescannten Dokumenten funktioniert.

SpringCM

SpringCM (von DocuSign übernommen) erstellt, automatisiert, verwaltet und speichert Ihre Dokumente und Verträge, rationalisiert Ihre Geschäftsprozesse und ermöglicht es Ihnen, Geschäfte schneller abzuschließen. Außerdem erleichtert es Ihren Kunden die Zusammenarbeit mit Ihnen: Wenn Ihre Dokumente fließen, fließt auch Ihre Arbeit. SpringCM geht über das Vertragsmanagement hinaus, indem es eine robuste und skalierbare Workflow-Engine integriert, die selbst die komplexesten Dokumentenprozesse automatisieren kann. Sie ermöglicht es Ihnen, Ihre Geschäftsprozesse zu standardisieren und sie in jeder Phase besser sichtbar zu machen.

Preisspanne: Von $40 bis $80 pro Benutzer und Monat.

Warum SpringCM wählen:

• Ermöglicht die schnelle Erstellung neuer Verträge durch die Verwendung vorgefertigter Vorlagen zum Einlesen und Auffüllen von Metadaten aus anderen Systemen.

• Die Software ist über mobile Geräte zugänglich und bietet verschiedene Selbsthilfeoptionen, die verschiedene Arbeitsabläufe unterstützen.

• Die benutzerfreundliche Ordnerstruktur macht das Organisieren und Markieren von Dokumenten an einem einzigen, durchsuchbaren Ort zu einem Kinderspiel.

• Für einen genauen Prüfpfad können Sie alle Änderungen nachverfolgen und mehrere Versionen desselben Vertrags anzeigen.

SAP Ariba

Obwohl SAP Ariba eine Cloud-basierte Beschaffungsplattform ist, verfügt sie über ein hervorragendes System zur Verwaltung des Vertragslebenszyklus. Dieses Tool, das sowohl für Käufer als auch für Verkäufer entwickelt wurde, hilft den Nutzern, Papier und Tinte bei der Erstellung und Verwaltung von vertraglichen Vereinbarungen zu vermeiden. Sie können damit Beschaffungs- und Verkaufsverträge, Lizenzen für geistiges Eigentum und interne Vereinbarungen digital verwalten. Mit dieser Anwendung können Sie sogar den Lebenszyklus von Verträgen automatisieren und Prozesse standardisieren.

Preisspanne: Keine Preisinformationen verfügbar.

Warum SAP Ariba wählen:

• Es umfasst automatische Warnmeldungen und anpassbare Berichte für die Verwaltung des Vertragslebenszyklus.

• Es verfügt über Tools, die nicht nur für die Vertragsverwaltung gedacht sind.

• Es verfügt über Integrationen für elektronische Unterschriften, so dass Sie Verträge elektronisch verwalten können.

• Es stärkt das Compliance-Management, indem es den Vertragsverwaltungsprozess von der Entstehung bis zum Abschluss beaufsichtigt.

• Es bietet End-to-End-Commerce-Lösungen, mit denen Sie den Lebenszyklus von Verträgen in Übereinstimmung mit Ihren Geschäftsprozessen verwalten können.