Vertragskonformität gewährleisten: Ihr Checklisten-Guide

Verträge sind von grundlegender Bedeutung und können für Unternehmen enorme Vorteile bringen. Sie definieren die Beziehungen Ihres Unternehmens zu Lieferanten, Kunden und anderen Geschäftspartnern. Das Aufsetzen, Aushandeln und Überarbeiten von Verträgen nimmt häufig viel Zeit und Mühe in Anspruch. All dies geschieht, um sicherzustellen, dass der Vertrag die von den Parteien gewünschte Beziehung angemessen widerspiegelt.

Andererseits können Verträge eine Quelle von Gefahren, Ineffizienz und Verzögerungen sein, wenn sie nicht sorgfältig verwaltet werden. Die Einhaltung von Verträgen muss in jeder Phase des Vertragsprozesses berücksichtigt werden, um den größtmöglichen Nutzen aus Verträgen zu ziehen.

Was ist die Vertragskonformität?

Die Konformität von Verträgen ist ein wichtiger Prozess, den alle Unternehmen befolgen müssen, um Risiken wie die Verletzung von Vertraulichkeitsvereinbarungen oder von Lizenzvereinbarungen zu vermeiden. Da es sich bei einem Vertrag um eine rechtsverbindliche Vereinbarung zwischen zwei oder mehreren Parteien handelt, wird durch das Verfahren der Vertragserfüllung sichergestellt, dass die im Vertrag festgelegten Bedingungen von beiden Parteien eingehalten werden. 

Die Einhaltung von Verträgen umfasst alle Grundsätze und Richtlinien, die die Verträge - und Vertragsprozesse - des Unternehmens mit vordefinierten Grundsätzen und Richtlinien in Einklang bringen müssen. All dies dient dazu, den Wert eines jeden Vertrags zu maximieren und gleichzeitig die Gefahren zu minimieren.

Warum ist die Konformität von Verträgen wichtig?

Verträge sind das Rückgrat eines Unternehmens. Sie geben beiden Vertragsparteien ein Gefühl der Stabilität und Sicherheit. Verträge sollten klar, prägnant und leicht verständlich sein, damit zwischen den beiden beteiligten Parteien keine Verwirrung entsteht. An dieser Stelle kommt die Konformität von Verträgen ins Spiel. 

Laut Aberdeen Research erzielen die besten Unternehmen bis zu 80 % mehr Einsparungen als andere durch einen klar definierten Prozess zur Einhaltung von Verträgen.

Die Einhaltung der Vorschriften ist für jede Vertragsstrategie unerlässlich. Um zu verstehen, warum das so ist, sollten Sie die folgenden Konsequenzen einer Nichteinhaltung bedenken:

Reputationsschäden. Ihr Ruf könnte leiden, wenn Sie die wesentlichen Standards nicht einhalten. Es kann das Vertrauen beschädigen, das Sie so hart erarbeitet haben, und die Geschäftsbeziehungen zerstören, die Sie aufgebaut haben.

Finanzielle Rückschläge. Für die Nichteinhaltung von Gesetzen oder die Verletzung vertraglicher Vereinbarungen können Geldbußen und Strafen verhängt werden.

Vergeudete Zeit. Das Verfahren zur Einhaltung von Verträgen nimmt viel Zeit in Anspruch. Es kann sein, dass Sie mehr Zeit aufwenden müssen, um Fehler zu korrigieren oder sich mit rechtlichen Schwierigkeiten auseinanderzusetzen, wenn Sie vertragliche oder gesetzliche Verpflichtungen nicht einhalten.

Bewährte Praktiken für die Vertragskonformität

Wir empfehlen Ihnen, diese bewährten Verfahren zur Einhaltung von Verträgen anzuwenden, um den Prozess der Einhaltung zu vereinfachen und die angestrebten Ziele zu erreichen. 

1. Erstellen Sie ein Vertrags-Handbuch 

Verträge können die Hilfe eines Anwalts erfordern, wenn Sie nicht aus der Rechtsabteilung kommen. Vor allem, wenn Sie zum ersten Mal mit ihnen zu tun haben. Deshalb ist es von Vorteil, wenn Sie ein Vertragsbuch haben, das Ihnen zeigt, wie Sie die Vorschriften einhalten können. Erstellen Sie ein solches Buch, in dem alle Einzelheiten aufgeführt sind, einschließlich der Gesetze und Vorschriften und der erforderlichen Genehmigungen.

2. Standardisieren Sie Ihre Vertragsvorlagen

Sie können die Nichteinhaltung von Vorschriften verringern, indem Sie Vorlagen verwenden, die einem bestimmten Standard entsprechen. Das ist jedoch nicht der einzige Vorteil. Darüber hinaus helfen vorgeprüfte Vorlagen Ihrem Rechtsteam, indem sie jedes Dokument gründlich analysieren, den Prozess beschleunigen und Zeit sparen. So kann Ihr Unternehmensteam mit geringem Risiko frei an den Dokumenten arbeiten.

3. Bewahren Sie alle Ihre Verträge an einem Ort auf

Es ist von Vorteil, wenn Sie alle Ihre Verträge an einem Ort aufbewahren. In diesem Fall sind sie immer zugänglich und leicht zu finden. So können Sie frühere Verträge als Grundlage für neue Verträge wiederverwenden und haben gleichzeitig mehr Kontrolle über Ihre Dokumente. Sie sehen auch, wie ähnliche Verträge gehandhabt wurden und ob es dabei Probleme gab, so dass Sie eine bessere Strategie zur Einhaltung der Vorschriften entwickeln können. 

4. Definieren Sie Ziele und KPIs 

Legen Sie KPIs fest, um die Leistung Ihres Teams zu bewerten und Ihre Ziele zu definieren. Führen Sie regelmäßige Audits durch, um festzustellen, ob die Standards eingehalten werden, ob die KPIs noch erreichbar sind und ob bestimmte Aspekte angepasst werden müssen. 

5. Präzisieren Sie Rollen und Verantwortlichkeiten klar und deutlich

Stellen Sie sicher, dass jeder Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen weiß, welche Verantwortung er für die Einhaltung der Verträge Ihres Unternehmens trägt. Das bedeutet, dass die Aufgaben und Pflichten eines jeden klar festgelegt werden müssen. Allzu oft fallen Dinge durch die Maschen, nur weil die Mitarbeiter sich ihrer Verantwortung nicht bewusst sind. 

6. Richten Sie einen kohärenten Arbeitsablaufs für die Vertragsgenehmigung ein

Durch den Einsatz einer Software zur Automatisierung der Arbeitsabläufe für die Vertragsgenehmigung erhalten Sie ein einfach zu bedienendes

Dashboard. Es zeigt den Status aller aktiven Verträge an und rationalisiert so Ihren Vertragsverwaltungsprozess. Dies führt zu einem effizienteren Prozess für die Anzeige und Verwaltung von Verträgen, wobei jeder Schritt über einen Prüfpfad nachvollziehbar ist. 

Sie sollten auch versuchen, Ihren Arbeitsablauf zu automatisieren, wo immer dies möglich und am effektivsten ist.

Checkliste: 9 grundlegende Punkte zur Gewährleistung der Vertragskonformität

1. Vertragsumfang

• Wurden alle Aspekte des Vertragsumfangs klar definiert und vereinbart?
• Sind alle zu erbringenden Leistungen und Zeitpläne im Vertrag klar umrissen?

2. Zahlungsbedingungen

• Ist der fällige Gesamtbetrag im Vertrag angegeben?
• Sind der Zeitplan für die Zahlungen und etwaige Vertragsstrafen oder Zinsen für verspätete Zahlungen im Vertrag klar angegeben?

3. Qualitätsanforderungen

• Sind die Qualitätsstandards und Abnahmekriterien für die zu liefernden Waren oder Dienstleistungen klar definiert?
• Sind die zu treffenden Qualitätskontrollmaßnahmen im Vertrag klar umrissen?
• Sind im Vertrag Gewährleistungen oder Garantien vorgesehen?

4. Leistungsmetriken

• Sind Leistungskennzahlen wie Fristen und Leistungsindikatoren im Vertrag enthalten?
• Wurde das Verfahren zur Überwachung und Berichterstattung über die Leistung im Vertrag festgelegt?

5. Liefergegenstände

• Werden alle Leistungen und ihre voraussichtlichen Fertigstellungstermine im Vertrag klar definiert?
• Besteht ein Verfahren zur Überprüfung und Genehmigung von Leistungen?

6. Vertraulichkeit

• Enthält der Vertrag eine Vertraulichkeitsklausel?
• Ist der Umgang mit vertraulichen Informationen im Vertrag klar geregelt, einschließlich der Frage, wer Zugang zu diesen Informationen hat und wie sie geschützt werden?

7. Kündigung und Erneuerung

• Sind die Bedingungen für die Vertragskündigung und -verlängerung im Vertrag klar festgelegt?
• Gibt es ein Verfahren für die Kündigung oder Verlängerung des Vertrags?

8. Konfliktlösung

• Ist ein Verfahren zur Beilegung von Streitigkeiten im Vertrag vorgesehen, z. B. Schlichtung, Schiedsverfahren oder Gerichtsverfahren?
• Wurden alle damit verbundenen Kosten oder Gebühren im Vertrag klar definiert?

9. Gesetzliche Verpflichtungen

• Sind alle Anforderungen zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, wie z. B. Umwelt-, Sicherheits- oder Arbeitsvorschriften, im Vertrag klar umrissen?
• Sind Dokumentations- oder Berichtspflichten im Vertrag enthalten?