Grundlagen der Vertragsgestaltung: Alles Wichtige im Überblick

Was ist die Vertragsgestaltung?

Die Vertragsausarbeitung ist der erste Schritt im Lebenszyklus eines Vertrags. Sie umfasst die Erstellung und Gestaltung des Inhalts eines Vertragsdokuments und stellt sicher, dass alle erforderlichen Bedingungen und Konditionen klar definiert sind. Die meisten Verträge beruhen auf Standardklauseln, die die interne Politik widerspiegeln und auf die Bedürfnisse beider Parteien zugeschnitten sind.

Die Ausarbeitung eines Vertrags ist selten eine Aufgabe für eine Person allein. Oft sind Beiträge aus verschiedenen Abteilungen erforderlich, z. B. aus der Rechtsabteilung, dem Vertrieb oder der Finanzabteilung. Deshalb ist die Zusammenarbeit in dieser Phase so wichtig. Das Feedback und die Vorschläge aller Beteiligten müssen klar kommuniziert werden, damit Änderungen reibungslos und schnell vorgenommen werden können und von allen Seiten genehmigt werden.

Im Allgemeinen gibt es zwei gängige Ansätze für die Vertragsgestaltung:

1. Der traditionelle Ansatz
   In vielen Fällen entwirft ein Rechtsexperte den Vertrag von Grund auf. Diese Person ist für die Formulierung von Klauseln, die Definition von Verpflichtungen, die Festlegung von Fristen und die Sicherstellung der rechtlichen Unbedenklichkeit der Vereinbarung verantwortlich. Diese Methode ist zwar gründlich, kann aber viel Zeit in Anspruch nehmen, insbesondere wenn mehrere Überarbeitungen erforderlich sind.
2. Der moderne, automatisierte Ansatz
   In den letzten Jahren haben sich viele Unternehmen für Vertragssoftware entschieden, um den Prozess zu beschleunigen. Diese Tools helfen dabei, einen Großteil der Arbeit zu automatisieren und erleichtern die Erstellung, Bearbeitung und Verwaltung von Verträgen. Anstatt mit einer leeren Seite zu beginnen, können die Benutzer mit vorgefertigten Vorlagen und Klauseln arbeiten, was Konsistenz gewährleistet und Zeit spart.

Was gehört alles in einen Vertrag?

Die Identifizierung der wesentlichen Elemente und Bestandteile eines Vertrags ist für eine effiziente Vertragsgestaltung von großer Bedeutung. Ein gut gestalteter Vertrag trägt unter anderem dazu bei, dass Geschäfte erfolgreich und ohne unerwartete Komplikationen abgeschlossen werden. Zudem stellt eine strukturierte Einhaltung von allen notwendigen Elementen sicher, dass der Vertrag rechtsverbindlich, durchsetzbar und effektiv ist. Hier sind einige der wichtigsten Bestandteile die meistens in einen Vertrag (abhängig von Vertragsart) gehören:

1. Vertragsparteien. Dies bezieht sich primär auf die beteiligten Personen oder Unternehmen, die eine vertragliche Vereinbarung treffen. Das können beispielsweise zwei Unternehmen sein, die einen Vertrag zur Lieferung von Waren abschließen, oder ein Unternehmen und eine Privatperson, die einen Vertrag über die Erbringung einer Dienstleistung vereinbaren. Hierbei ist zu beachten, dass die Vertragsparteien im Vertrag eindeutig identifiziert werden, damit es später keine Missverständnisse gibt. Üblicherweise gehört dazu der vollständige Name, die Anschrift und weitere Kontaktdaten der beteiligten Parteien. Wenn eine der Parteien ein Unternehmen ist, müsste auch der Name des bevollmächtigten Vertreters oder der bevollmächtigten Vertreterin angegeben werden.
2. Der Vertragsgegenstand bezieht sich auf die konkrete Leistung oder die Ware, die Gegenstand des Vertrags ist. Grundsätzlich können Leistungsgegenstandände sehr vielfältig sein. Sie hängen generell vom konkreten Vertragszweck ab. Um späteren Unstimmigkeiten vorzubeugen, sollte der Leistungsgegenstand möglichst präzise und eindeutig definiert werden: Die zu erbringenden Leistungen oder die Ware genau beschrieben und umfassend spezifiziert werden. Nur so können beide Vertragsparteien sicherstellen, dass sie die gleiche Vorstellung von der zu erbringenden Leistung haben und späteren Streitigkeiten über die Erfüllung des Vertrags vorbeugen.‍
3. Die Vertragsdauer regelt die zeitliche Komponente einer vertraglichen Beziehung. Sie legt fest, wie lange die Vertragsparteien an die vertraglichen Vereinbarungen gebunden sind und welche Konsequenzen eine vorzeitige Vertragsbeendigung hat. Ein Vertrag mit einer längeren Laufzeit kann beispielsweise eine Kündigungsfrist enthalten, um den Vertragsparteien eine angemessene Vorlaufzeit für eine Beendigung des Vertrags zu geben. Auch hier ist es wichtig, dass die Vertragsdauer im Vertrag eindeutig definiert und für beide Parteien akzeptabel ist. Denn zu kurze Laufzeiten können für den Leistungserbringer unrentabel sein, während zu lange Laufzeiten für den Leistungsempfänger unflexibel sein können.‍‍
4. ‍Vertragsbedingungen definieren die rechtlichen Rahmenbedingungen, unter denen die vertraglichen Leistungen erbracht werden sollen. Sie legen die genauen Bedingungen für die Erbringung der vertraglichen Leistungen fest, einschließlich der Rechte und Pflichten der Vertragsparteien, der Zahlungsbedingungen, der Haftungsbeschränkungen und anderer wichtiger Bestimmungen. Die Vertragsbedingungen sind daher so wichtig weil sie die Grundlage für die Beziehung zwischen den Vertragsparteien bilden. Auch hier gilt es dafür zu sorgen, dass die Vertragsbedingungen möglichst sorgfältig und eindeutig formuliert werden um Missverständnisse zu vermeiden.

Wie Sie von einer effiziente Vertragsgestaltunglösung Gebrauch machen können

Eine effiziente und automatisierte Vertragserstellung beginnt damit, dass zunächst Vorlagen ermittelt oder erstellt werden, die dann wiederholt für künftige Vertragsentwürfe verwendet werden können. Viele Unternehmen verfügen in der Regel bereits über eine Reihe von Vorlagen, um damit zu beginnen. In diesem Fall ist es sinnvoll, zunächst die Vorlagen zu identifizieren, die automatisiert werden sollen. Dazu könnten gehören

• langwierige und "mühsame" Vertragsprozesse, die mit viel Zeit, Mühe und Schmerzen verbunden sind
• Vorlagen, die am häufigsten verwendet werden 
• Vorlagen, die in der Regel eine höhere Priorität haben, wie z. B. Verträge, die im Verkaufsprozess verwendet werden

Der nächste Schritt wäre die Analyse der wichtigsten Parameter innerhalb dieser Verträge. Mit anderen Worten: Wir müssen herausfinden, welche Teile und Klauseln Ihrer Verträge festgeschrieben sind (immer wiederkehrend) und welche Teile optional sind. 

Nach dem Schritt des Aussortierens Ihrer Schlüsselparameter sollten Sie nun eine Sammlung verschiedener Vertragsklauseln haben, die für künftige Entwürfe kategorisiert und sortiert werden können. Nun ist es an der Zeit, einen automatisierten und optimierten Arbeitsablauf für die Vertragserstellung einzurichten. Wenn noch keine Vorlagen vorhanden sind, können wir auf der Grundlage der im vorherigen Schritt ermittelten Schlüsselparameter neue Vorlagen erstellen. 

Der Prozess der Vertragserstellung sollte nun so einfach sein wie das Auswählen und Implementieren all der verschiedenen Arten von Vorlagen, die Sie nun in Ihrem Vertrags-Playbook gespeichert haben. 

Wie CLM-Software bei der Vertragsgestaltung hilft

Die manuelle Verwaltung aller Schritte der Vertragsgestaltung kann zeitaufwändig, komplex und fehleranfällig sein. Hier kommt die Software für das Contract Lifecycle Management (CLM) ins Spiel.

Moderne CLM-Tools sind darauf ausgelegt, den gesamten Prozess der Vertragserstellung zu vereinfachen und zu automatisieren. Sie helfen Ihnen, weit über die bloße Erstellung von Dokumenten hinauszugehen - sie begleiten Sie von der Bewertung Ihrer vorhandenen Vorlagen und der Identifizierung wichtiger Vertragselemente bis hin zur Organisation häufig verwendeter Klauseln in einer strukturierten und leicht zugänglichen Klauselbibliothek.

Viele Lösungen enthalten auch einen speziellen Vertragseditor. Anstatt sich auf Allzweck-Tools wie Microsoft Word zu verlassen, können Benutzer direkt in einer eigens dafür entwickelten Umgebung Entwürfe erstellen, die Vorlagen, Klauselvorschläge und Genehmigungs-Workflows integriert, wodurch der gesamte Prozess schneller, konsistenter und konformer mit den Unternehmensstandards wird.

Darüber hinaus sind CLM-Plattformen häufig mit Funktionen ausgestattet, die die Zusammenarbeit und Transparenz unterstützen. Dazu gehören:

• Ein gemeinsamer Arbeitsbereich für die Echtzeit-Zusammenarbeit zwischen Rechtsabteilung, Vertrieb, Beschaffung und externen Parteien
• Ein sicheres, durchsuchbares Vertrags-Repository
• Tools zur Überwachung der Vertragsleistung, zur Verfolgung wichtiger Fristen und zur Analyse von KPIs

Durch die Zentralisierung und Automatisierung der Vertragserstellung beschleunigt die CLM-Software nicht nur den Prozess, sondern reduziert auch Risiken, erhöht die Transparenz und stärkt die Abstimmung zwischen den Teams.

Wo sollten Sie beginnen?

Sie möchten Ihren Vertragsprozess schneller und effizienter gestalten? Beginnen Sie damit, herauszufinden, was Ihr Team wirklich braucht.

Möchten Sie die manuelle Arbeit reduzieren? Die Zusammenarbeit verbessern? Genehmigungen beschleunigen? Sobald Sie Ihre Prioritäten kennen, ist es einfacher, die richtige Software zu finden.

Es gibt viele Vertragstools, von denen jedes etwas anderes bietet. Um Ihnen die Auswahl zu erleichtern, haben wir einen einfachen Leitfaden zum Vergleich von Vertragsmanagementlösungen erstellt.

Aber denken Sie daran: Die Erstellung des Vertrags ist nur der Anfang.

Von der Bearbeitung und Genehmigung bis zur Unterschrift und Speicherung ist jeder Schritt wichtig. Aus diesem Grund ist eine umfassende CLM-Lösung (Contract Lifecycle Management) so wertvoll - sie deckt den gesamten Prozess von Anfang bis Ende ab.

Mit dem richtigen Tool können Sie intelligenter arbeiten, Geschäfte schneller abschließen und Umsatzverluste durch Verzögerungen oder Fehler vermeiden.