Vertragsdatenbank: Vorteile, Funktionen und Tipps

In diesem Artikel erfahren Sie, was eine Vertragsdatenbank ist, warum sie für Ihr Unternehmen unverzichtbar ist, welche wichtigen Funktionen sie bietet und wie Sie sie effektiv nutzen können. Unabhängig davon, ob Sie zu einem Rechtsteam oder einer Vertriebsabteilung gehören, kann das Verständnis der Vorteile einer Vertragsdatenbank die Art und Weise, wie Ihr Unternehmen Verträge handhabt, verändern.

Was ist eine Vertragsdatenbank?

Eine Vertragsdatenbank ist ein digitales System, das alle Ihre Verträge sicher an einem Ort speichert und einen einfachen Zugriff von überall aus ermöglicht. Im Gegensatz zu Tabellenkalkulationen oder Papierdateien dient sie als einzige Quelle der Wahrheit und stellt sicher, dass Sie immer mit der aktuellsten Version eines jeden Vertrags arbeiten. Dies verringert die Verwirrung und sorgt dafür, dass alle Beteiligten an einem Strang ziehen.

Im Folgenden finden Sie die üblichen Bestandteile eines Vertrags-Repositorys:

• Verträge und Änderungen: Alle Versionen und Aktualisierungen von Verträgen werden gespeichert, so dass Sie alle Änderungen im Laufe der Zeit verfolgen können.

• Unterschriften: Digitale Unterschriften werden gespeichert, um zu bestätigen, dass die Verträge unterzeichnet und vereinbart wurden.

• Notizen: Alle Kommentare oder Notizen von Teammitgliedern oder Interessenvertretern werden gespeichert, so dass Sie zusätzlichen Kontext erhalten und alle Beteiligten auf dem gleichen Stand bleiben.

• Zahlungsinformationen: Wichtige Details wie Zahlungsfristen und -termine werden gespeichert, damit Sie die Zahlungen einfach verwalten können.

Darüber hinaus enthält das Repository auch hilfreiche Metadaten, wie z. B.:

• Vertragsart
• Wichtige Daten
• Involvierte Parteien
• Vertragsstatus
• Details zur Zahlung
• Zugehörige Dokumente
• Eigentumsverhältnisse und Verantwortlichkeiten
• Status der Unterschrift
• Vertragswert

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Dieser strukturierte Ansatz erleichtert den Zugriff auf die benötigten Informationen und sorgt dafür, dass alles organisiert und leicht auffindbar ist, wenn Sie es am dringendsten benötigen.

Die Kernfunktionen einer Vertragsdatenbank

Eine gute Vertragsdatenbank ist mehr als nur ein Ordnungssystem für Ihre Verträge. Sie sorgt für eine reibungslosere, schnellere und zuverlässigere Verwaltung von Anfang bis Ende. Lassen Sie uns in die wichtigsten Funktionen eintauchen und sehen, wie sie für Sie wirklich einen Unterschied machen können:

Zentralisierte Speicherung:

Mit der Vertragsdatenbank-Software werden alle Ihre Verträge in einem einzigen, leicht zugänglichen digitalen Zentrum gespeichert, was die Organisation erheblich vereinfacht. Jeder in Ihrem Team kann problemlos auf dieselben Dokumente zugreifen, sodass kein Risiko besteht, sich auf veraltete oder falsche Informationen zu verlassen. Außerdem entfällt das lästige Aufspüren verschiedener Vertragsversionen, die über mehrere Standorte verteilt sind.‍

Einfache Suche und Abruf

Mit leistungsstarken Suchwerkzeugen und Filtern finden Sie schnell jeden Vertrag, den Sie benötigen. Ganz gleich, ob nach Vertragstyp, Datum oder beteiligten Parteien - die Möglichkeit, Verträge in Sekundenschnelle zu suchen und abzurufen, bedeutet, dass Sie weniger Zeit mit Suchen und mehr Zeit mit Arbeiten verbringen. Dies ist ein großer Vorteil für Teams, die viele Verträge verwalten, und trägt zur Steigerung der Produktivität bei.

Automatisierte Warnungen und Benachrichtigungen

Das Tool enthält häufig automatische Erinnerungen, die für die Verwaltung von Fristen und die rechtzeitige Verlängerung von Verträgen unerlässlich sind. Diese Funktion hilft, verpasste Verpflichtungen oder Lücken in Verträgen zu vermeiden, wodurch das Risiko kostspieliger finanzieller oder rechtlicher Probleme verringert wird. Die automatischen Benachrichtigungen wirken wie ein Sicherheitsnetz, das Sie über Ihre vertraglichen Verpflichtungen auf dem Laufenden hält.

Versionskontrolle

Sie können jede an Ihren Verträgen vorgenommene Änderung nachverfolgen und so sicherstellen, dass Sie immer über die aktuellste Version verfügen. Dadurch wird Verwirrung vermieden, da alle Beteiligten auf derselben Seite stehen und mit dem neuesten Dokument arbeiten. Außerdem wird eine Historie der Änderungen geführt, was bei der Beilegung von Streitigkeiten oder der Überprüfung früherer Entscheidungen von unschätzbarem Wert ist. Es ist, als hätten Sie einen detaillierten Zeitplan für die Entwicklung Ihres Vertrags zur Hand.

Integration mit anderen Systemen

Vertragsdatenbanken lassen sich häufig mit anderen Unternehmenstools wie ERP-, CRM- und Buchhaltungssystemen integrieren. Auf diese Weise können Vertragsdaten nahtlos zwischen den Abteilungen ausgetauscht werden, was den Bedarf an manuellen Eingaben verringert und die Teamarbeit verbessert. Durch die Verbindung verschiedener Systeme werden Informationssilos beseitigt, Prozesse effizienter gestaltet, Fehler minimiert und die Entscheidungsfindung beschleunigt.

Einfache Skalierbarkeit

Eine zentralisierte Vertragsdatenbank wächst mit Ihrem Unternehmen. Wenn die Anzahl der Verträge steigt, kann das System problemlos erweitert werden, um das größere Volumen zu bewältigen, ohne dass es zu Effizienz- oder Organisationsverlusten kommt. Ganz gleich, ob Sie eine kleine Anzahl von Verträgen oder ein umfangreiches Portfolio verwalten, die Plattform passt sich Ihren Bedürfnissen an und ermöglicht eine reibungslose Skalierung, ohne dass zusätzliche Ressourcen benötigt werden. 

Vorteile der Verwendung einer Vertragsdatenbank

Nachdem wir nun die wichtigsten Funktionen einer Vertragsdatenbank erörtert haben, wollen wir uns nun mit ihren Vorteilen befassen.

• ‍Effizienteres Management des Vertragslebenszyklus: Digitale Vertragsdatenbanken rationalisieren den gesamten Vertragsverwaltungsprozess, indem sie Aufgaben wie Erstellung, Erneuerung und Nachverfolgung automatisieren, was sowohl Zeit als auch Fehler reduziert. Sie tragen dazu bei, die Einhaltung interner Richtlinien und externer Vorschriften zu gewährleisten, und machen es einfacher, den Überblick über die rechtlichen Anforderungen zu behalten. Das System fördert eine bessere Zusammenarbeit zwischen den Teams und sorgt dafür, dass alle Beteiligten auf dem Laufenden sind.

• Verringerung der Risiken und Verbesserung der Compliance: Die Verwaltung der Vertragseinhaltung wird zur Herausforderung, wenn Verträge über mehrere Speichersysteme wie Aktenschränke, ERPs, CRMs, HRMS und Laufwerke verstreut sind. Die eingeschränkte Sichtbarkeit wichtiger Vereinbarungen führt oft zu verpassten Verpflichtungen, Nichteinhaltung oder Verstößen.Ein digitales Repository löst diese Probleme, indem es wichtige Verträge automatisch auf ihre Einhaltung hin überprüft. Verbesserte Sichtbarkeit, umfassende Prüfpfade und automatische Erinnerungen ermöglichen es Vertragsmanagern, Risiken frühzeitig zu erkennen und Korrekturmaßnahmen zu ergreifen, so dass ein höherer Standard für die Einhaltung der Vorschriften mit minimalen Fehlern gewährleistet ist.

• Bessere Sichtbarkeit und Berichterstattung: Die Analyse von Vertragsdaten bietet wertvolle Einblicke in die Unternehmensleistung aller Abteilungen. Vertriebsteams können Unterzeichnungszeiten für eine schnellere Einarbeitung verfolgen, Finanzteams nutzen Vertragswerte für bessere Prognosen, die Personalabteilung überwacht Verlängerungsdaten, um Mitarbeiter zu halten, und die Beschaffungsabteilung verwaltet Lieferantenverträge effizient. Rechtsteams profitieren davon, indem sie Trends erkennen, die Einhaltung von Vorschriften sicherstellen und Vorlagen für bessere Verhandlungen verfeinern.Ein zentralisiertes Vertragsrepository mit Einblicken und Tools zur Datenvisualisierung verwandelt Rohdaten in umsetzbare Dashboards, die eine Leistungsverfolgung in Echtzeit und eine bessere Entscheidungsfindung ermöglichen.

• Verbessern Sie Kosteneinsparungen und ROI: Eine unorganisierte Vertragsablage kann die Kosten erheblich in die Höhe treiben. Verträge, die über mehrere Standorte verstreut sind, führen häufig zu verpassten Terminen, verpassten Umsatzchancen und Risiken bei der Einhaltung von Vorschriften.Die Zentralisierung von Verträgen in einem digitalen Repository senkt die Speicherkosten und vereinfacht den Zugriff. Ein organisiertes digitales System bietet außerdem wertvolle Einblicke, die Unternehmen dabei helfen, Chancen voll auszuschöpfen und unnötige Verluste zu vermeiden.

Tipps für effektives Vertragsmanagement mit einer Vertragsdatenbank

‍Wählen Sie die richtige Vertragsdatenbank-Software

Die Wahl der richtigen Software ist der Schlüssel zur effizienten Verwaltung Ihrer Verträge. Suchen Sie nach einem System, das starke Sicherheitsfunktionen bietet, eine reibungslose Automatisierung der Prozesse gewährleistet und mit Ihrem Unternehmen wachsen kann. Wichtig ist auch die Integration mit Ihren vorhandenen Tools wie CRM- oder ERP-Systemen, um den manuellen Arbeitsaufwand zu verringern. Stellen Sie vor allem sicher, dass das System benutzerfreundlich ist. Wenn Ihr Team das System leicht bedienen kann, wird die Einführung reibungsloser und schneller verlaufen.

Standardisieren Sie Ihre Vertragsprozesse

Um Verwirrung und Fehler zu vermeiden, ist es wichtig, Ihre Prozesse zu standardisieren. Dazu gehören die Verwendung von Vorlagen und die Einrichtung klarer Genehmigungsabläufe. Vorlagen gewährleisten die Konsistenz der von Ihnen erstellten Verträge, während Genehmigungsworkflows dafür sorgen, dass die Verträge die richtigen Prüfungen durchlaufen. Durch ein einheitliches Vorgehen beschleunigen Sie den Prozess und verringern die Gefahr, dass wichtige Details übersehen werden.

Automatisierung nutzen

Automatisierung im Vertragsmanagement kann Zeit sparen und den manuellen Aufwand verringern, indem sich wiederholende Aufgaben automatisiert werden, z. B. das Festlegen von Erinnerungen für Vertragsverlängerungen oder das Erstellen von Standardvertragsdokumenten. So können Sie beispielsweise automatische Erinnerungen für das Auslaufen von Verträgen festlegen, damit Sie keine Gelegenheit zur Verlängerung oder Neuverhandlung verpassen. Die automatische Dokumentenerstellung stellt sicher, dass Sie immer mit der neuesten Version eines Vertrags arbeiten, und verringert das Risiko der Verwendung veralteter Vorlagen.

Logische Organisation von Verträgen

Die logische Organisation von Verträgen in Ihrer Vertragsdatenbank ist der Schlüssel für einen einfachen Zugriff und ein schnelles Auffinden. Kategorisieren Sie Verträge nach Typ (z. B. Lieferant, Mitarbeiter, Kunde), Status (z. B. aktiv, abgelaufen) oder nach anderen für Ihr Unternehmen relevanten Kriterien. Diese Organisation hilft Ihrem Team, bestimmte Verträge schnell aufzufinden, was bei nahenden Fristen oder bei Prüfungen von entscheidender Bedeutung ist.

Regelmäßige Prüfung und Aktualisierung von Verträgen

Um die Genauigkeit und die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten, ist es wichtig, Verträge regelmäßig zu prüfen und zu aktualisieren. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Informationen auf dem neuesten Stand sind, Risiken im Zusammenhang mit abgelaufenen Bedingungen minimiert werden und Verpflichtungen rechtzeitig erfüllt werden. Eine gut gepflegte Vertragsdatenbank trägt dazu bei, dass Ihr Unternehmen für künftige Chancen gerüstet ist.

Teams in der Nutzung schulen 

Stellen Sie sicher, dass Ihr Team weiß, wie man die Vertragsdatenbank effektiv nutzt. Durch Schulungen wird sichergestellt, dass jeder - von der Rechtsabteilung bis zum Vertrieb - problemlos auf Verträge zugreifen, deren Bedingungen verstehen und wichtige Fristen verfolgen kann. Wenn alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind, wird der gesamte Vertragsverwaltungsprozess effizienter und weniger fehleranfällig.

Häufige Herausforderungen im Vertragsmanagement und wie eine Vertragsdatenbank sie löst

Die Vertragsverwaltung kann voller Herausforderungen sein, die die Dinge verlangsamen, die Risiken erhöhen und zu unnötigen Kosten führen. Der Einsatz einer Vertragsdatenbank kann helfen, diese Probleme zu lösen, indem sie alles besser organisiert, automatisiert und effizienter macht. Und so geht's:

1. Mangelnde Sichtbarkeit und Zugänglichkeit

‍Herausforderung: Bei der herkömmlichen Vertragsverwaltung, insbesondere bei der Verwendung von Papier oder unorganisierter digitaler Speicherung, ist es für die Teams schwierig, Verträge schnell zu finden, was zu Verzögerungen führt.Die Lösung: Eine Vertragsdatenbank zentralisiert alle Verträge und macht sie von einem einzigen Ort aus durchsuchbar und zugänglich. Dadurch entfällt die zeitaufwändige Suche nach physischen oder verstreuten digitalen Dateien.Beispiel: Stellen Sie sich ein globales Unternehmen mit Hunderten von Verträgen vor, die auf verschiedene Abteilungen verteilt sind. Durch die Verlagerung aller Verträge in eine zentrale, Cloud-basierte Datenbank mit Suchfiltern (z. B. nach Vertragstyp, Region oder Ablaufdatum) können die Teams jeden Vertrag in Sekundenschnelle abrufen. So kann beispielsweise die Rechtsabteilung schnell einen Lieferantenvertrag abrufen, um die Bedingungen für eine Vertragsverlängerung zu prüfen - ohne E-Mails oder physische Speicher zu durchsuchen.

2. Manuelle und fehleranfällige Prozesse

‍Herausforderung: Die manuelle Nachverfolgung von Vertragsfristen, Einhaltungsdaten und Verlängerungsbedingungen erhöht das Risiko menschlicher Fehler, was zu verpassten Fristen, inkonsistenter Vertragserstellung und Fehlern bei den Vertragsbedingungen führt.

‍Die Lösung: Eine Vertragsdatenbank kann wichtige Aspekte des Vertragslebenszyklus automatisieren, z. B. Erinnerungen für Verlängerungen, Audits und Fristen. Automatisierte Arbeitsabläufe sorgen für Konsistenz und verringern die Fehleranfälligkeit.

‍Beispiel: Richten Sie in der Vertragsdatenbank automatische Erinnerungen ein, um die relevanten Interessengruppen 30, 60 und 90 Tage vor Vertragsverlängerungen zu benachrichtigen. Steht beispielsweise in drei Monaten die Erneuerung eines Lieferantenvertrags an, sendet die Datenbank automatisch Erinnerungen an die Beschaffungs- und Rechtsteams, damit diese rechtzeitig mit den Verhandlungen beginnen können.

3. Schlechte Zusammenarbeit

‍Die Herausforderung: Die Erstellung und Verhandlung von Verträgen erfordert häufig die Mitwirkung verschiedener Abteilungen, z. B. der Rechtsabteilung, des Vertriebs und der Finanzabteilung. Ohne eine gemeinsame Plattform haben die Teams Schwierigkeiten, sich effizient abzustimmen, was zu Verzögerungen führen kann.

‍Die Lösung: Eine Vertragsdatenbank ermöglicht die Zusammenarbeit in Echtzeit, mit integrierten Tools wie Kommentaren, Aufgabenzuweisungen und Versionskontrolle. Teams können gleichzeitig an demselben Dokument arbeiten und Änderungen verfolgen, um Konflikte zu vermeiden.‍

Beispiel: In einem Szenario, in dem das Rechts- und das Vertriebsteam gemeinsam an einem neuen Kundenvertrag arbeiten, kann das Vertriebsteam die ersten Bedingungen entwerfen, und das Rechtsteam kann notwendige Anpassungen oder Fragen zur Einhaltung von Vorschriften kommentieren. Beide können auf dasselbe Dokument zugreifen, Änderungen in Echtzeit vornehmen und an einem Ort nachverfolgen, anstatt sich auf Hin- und Her-E-Mails oder Versionen zu verlassen.

4. Compliance-Risiken

‍Herausforderung: Die manuelle Nachverfolgung der Einhaltung von Vorschriften bei Hunderten oder Tausenden von Verträgen ist eine schwierige Aufgabe. Ungenaue oder veraltete Verträge können zu Compliance-Risiken führen, insbesondere bei sich ändernden Vorschriften.

‍Die Lösung: Eine Vertragsdatenbank mit integrierter Nachverfolgung der Einhaltung von Vorschriften stellt sicher, dass alle Verträge regelmäßig überprüft und entsprechend den neuesten Vorschriften aktualisiert werden. Außerdem werden Verträge markiert, die aufgrund der darin enthaltenen Klauseln überprüft werden müssen.

‍Beispiel: Ein Unternehmen, das Verträge in mehreren Regionen mit unterschiedlichen Datenschutzbestimmungen verwaltet, kann die Datenbank so einrichten, dass Verträge mit Klauseln, die sich auf die DSGVO oder andere regionsspezifische Gesetze beziehen, gekennzeichnet werden. Wird eine neue Vorschrift eingeführt, benachrichtigt die Datenbank das Rechtsteam automatisch über Verträge, die überprüft oder aktualisiert werden müssen, um konform zu bleiben.

5. Begrenzte Berichterstattung und Analyse

‍Herausforderung: Ohne zentralisierte Daten ist die Erstellung von Berichten über die Vertragsleistung oder die Verfolgung von Vertragstrends ein arbeitsintensiver Prozess, der oft auf manueller Datenerfassung beruht.

‍Die Lösung: Eine Vertragsdatenbank ermöglicht die Erstellung von Berichten und Analysen in Echtzeit und bietet Einblicke in die Vertragsleistung, Verlängerungsraten und andere wichtige Kennzahlen. Dies hilft Managern, fundiertere Entscheidungen zu treffen.

‍Beispiel: Rechts- und Finanzteams können Berichte direkt aus der Datenbank heraus erstellen, um anstehende Vertragsabläufe, Verlängerungsquoten oder die von bestimmten Lieferanten erzielten Einnahmen zu verfolgen. Wenn ein Unternehmen beispielsweise seine hochwertigen Verträge auf Verlängerungen hin überprüfen möchte, kann das System einen benutzerdefinierten Bericht erstellen, der die Verträge auflistet, die einen bestimmten Wert überschreiten und in den nächsten sechs Monaten zur Erneuerung anstehen.

6. Schlechte Versionskontrolle

‍Herausforderung: Ohne Versionskontrolle kann es vorkommen, dass Teams versehentlich mit veralteten Vertragsentwürfen arbeiten oder den Überblick über wichtige Revisionen verlieren.

‍Die Lösung: Eine Vertragsdatenbank verwaltet die Versionshistorie und Prüfpfade und stellt sicher, dass alle Aktualisierungen nachverfolgt werden und frühere Versionen zugänglich sind.

‍Beispiel: Ein Unternehmen, das einen Fusionsvertrag abschließt, hat möglicherweise mehrere Entwürfe, die zwischen den Abteilungen zirkulieren. Mit einer Vertragsdatenbank wird jede Version automatisch gespeichert, wobei die Zeitstempel zeigen, wer die einzelnen Änderungen vorgenommen hat. Die Datenbank bietet die Möglichkeit, die Versionen zu vergleichen, so dass das Rechtsteam immer mit dem neuesten Entwurf arbeitet und Verwirrung und Fehler vermieden werden.

7. Ineffiziente Vertragsprüfung und -genehmigung

‍Die Herausforderung: Manuelle oder unzusammenhängende Genehmigungsprozesse verlangsamen oft die Vertragsabwicklung und führen zu Engpässen und unnötigen Verzögerungen.

‍Die Lösung: Eine Vertragsdatenbank rationalisiert den Überprüfungs- und Genehmigungsprozess durch die Automatisierung von Arbeitsabläufen und die Weiterleitung von Dokumenten an die entsprechenden Parteien zur Genehmigung, einschließlich digitaler Unterschriften.

‍Beispiel: Ein Unternehmen kann die Datenbank so konfigurieren, dass Verträge anhand bestimmter Kriterien (z. B. Vertragswert oder -art) automatisch zur Genehmigung weitergeleitet werden. Sobald ein Vertragsentwurf fertig ist, sendet das System ihn beispielsweise automatisch zur Prüfung an die Rechtsabteilung, dann an die Finanzabteilung und schließlich an den Unterschriftsberechtigten. Sobald alle Parteien zugestimmt haben, kann der Vertrag digital unterzeichnet werden, was die Genehmigungszeit erheblich verkürzt.

Wie Sie die beste Vertragsdatenbank für Ihr Unternehmen auswählen

Die Verwaltung von Verträgen kann ohne die richtigen Hilfsmittel überwältigend sein. Eine gute Vertragsdatenbank kann Ihnen das Leben leichter machen, indem sie alles organisiert, sicher und leicht zugänglich macht. Um die beste Datenbank für Ihr Unternehmen zu finden, sollten Sie die folgenden Punkte beachten:

Benutzerfreundlichkeit

Warum das wichtig ist: Eine Vertragsdatenbank sollte für alle Benutzer leicht zu bedienen sein, unabhängig von ihren technischen Kenntnissen. Wenn die Software zu kompliziert ist, werden sich die Mitarbeiter weigern, sie zu benutzen, und es ist wahrscheinlicher, dass Fehler auftreten.
Worauf Sie achten sollten: Achten Sie auf intuitive Benutzeroberflächen mit klarer Navigation, einfachen Verfahren zum Hochladen von Dokumenten und leicht zu bedienenden Suchfunktionen. Eine benutzerfreundliche Plattform spart Zeit und verkürzt die Lernkurve.

Anpassungsoptionen

Warum es wichtig ist: Jedes Unternehmen hat seine eigenen Bedürfnisse, wenn es um die Vertragsverwaltung geht. Die Möglichkeit, Funktionen wie Vertragsvorlagen, Arbeitsabläufe und Berichte anzupassen, stellt sicher, dass die Software Ihren spezifischen Anforderungen entspricht.

Worauf Sie achten sollten: Wählen Sie eine Vertragsdatenbank, die anpassbare Vorlagen, flexible Felder und anpassbare Arbeitsabläufe bietet. Diese Flexibilität stellt sicher, dass sich das Tool an Ihre Prozesse anpasst, anstatt Sie zu zwingen, sich an das Tool anzupassen.

Skalierbarkeit

‍Warum das wichtig ist: Mit dem Wachstum Ihres Unternehmens wächst auch die Zahl der von Ihnen verwalteten Verträge. Es ist wichtig, eine Vertragsdatenbank zu wählen, die mit Ihren Anforderungen mitwachsen kann und mehr Benutzer und Verträge aufnehmen kann, ohne langsamer oder ineffizient zu werden.
Worauf Sie achten sollten: Entscheiden Sie sich für Vertragsmanagement-Tools, die für eine wachsende Zahl von Verträgen, Benutzern und Daten ausgelegt sind. Achten Sie auf cloudbasierte Lösungen, die eine einfache Erweiterung und Aktualisierung ermöglichen, wenn Ihr Unternehmen wächst.

Sicherheitsmerkmale

Warum das wichtig ist: Verträge enthalten oft sensible Informationen, die geschützt werden müssen. Eine Vertragsdatenbank muss robuste Sicherheitsfunktionen bieten, um Ihre Daten zu schützen und die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen zu gewährleisten.

‍Worauf Sie achten sollten: Achten Sie auf starke Sicherheitsfunktionen wie Verschlüsselung, sichere Cloud-Speicherung, Benutzerzugriffskontrollen und Prüfprotokolle. Dadurch werden Ihre Daten vor unbefugtem Zugriff geschützt und die Einhaltung von Branchenstandards gewährleistet.

Fähigkeiten zur Integration

Warum das wichtig ist: Ihre Vertragsdatenbank wird wahrscheinlich mit anderen Tools wie CRM-Systemen, Buchhaltungssoftware oder E-Mail-Plattformen integriert werden müssen. Eine reibungslose Integration stellt sicher, dass Ihr Vertragsverwaltungssystem gut mit dem Rest Ihrer Geschäftsabläufe zusammenarbeitet.

‍Worauf Sie achten sollten: Wählen Sie eine Vertragsdatenbank, die sich problemlos in Ihre vorhandenen Tools und Systeme integrieren lässt. Dazu gehören beispielsweise Integrationen mit gängigen Plattformen wie Salesforce, SharePoint oder anderen Cloud-Diensten. Je einfacher es ist, Ihre Daten systemübergreifend zu synchronisieren, desto effizienter wird Ihr Arbeitsablauf sein.

Kundenbetreuung

Warum das wichtig ist: Keine Software ist perfekt, und es können Probleme auftreten. Ein zuverlässiger Kundensupport stellt sicher, dass Sie alle Probleme schnell lösen können, so dass Ausfallzeiten minimiert werden und Ihr Unternehmen reibungslos läuft.

‍Worauf Sie achten sollten: Suchen Sie nach Anbietern von Vertragsdatenbanken, die einen reaktionsschnellen Kundensupport mit Optionen wie Live-Chat, E-Mail-Support oder Telefonunterstützung bieten. Idealerweise sollte der Anbieter auch Schulungsressourcen und eine hilfreiche Wissensdatenbank anbieten, um Ihr Team durch alle Herausforderungen zu führen.

Die besten Vertragsmanagement-Software-Tools auf dem Markt

Es gibt verschiedene Software-Tools für die Vertragsverwaltung, die Ihre Vertragsprozesse vereinfachen können. Hier sind ein paar der beliebtesten:

top.legal vereinfacht das Vertragsmanagement durch die Bereitstellung einer zentralen Plattform für die Speicherung von Verträgen, die Zusammenarbeit und die Automatisierung von Arbeitsabläufen. Mit anpassbaren Vorlagen, automatischen Terminerinnerungen und integrierten Genehmigungs-Workflows wird der gesamte Vertragsprozess rationalisiert und die Effizienz des Teams gesteigert.

Mit top.legal können Unternehmen:

• KI nutzen, um Bedingungen und Fristen aus Verträgen zu extrahieren und so leicht verständliche Berichte für eine bessere Überwachung zu erstellen.
  
  
• Das Insights Dashboard für detaillierte Berichte nutzen, die wichtige Erkenntnisse hervorheben, potenzielle Risiken aufzeigen und Verbesserungen oder Compliance-Maßnahmen vorschlagen.
  
  
• Verfolgen Sie Vertragsverhandlungen mit einer Turn-Tracking-Funktion, die überwacht, wer an der Reihe ist, den Vertrag zu prüfen.
  
  
• Einfache Verwaltung von Verträgen durch Export aus Google Drive oder SharePoint in eine einzige, zentrale Plattform.

DocuSign CLM ist eine effektive Lösung, die den gesamten Vertragsmanagementprozess vereinfacht. Sie automatisiert und zentralisiert jede Phase des Vertragslebenszyklus, von der Erstellung bis zur Ausführung und darüber hinaus. 

• Mit DocuSign CLM können Unternehmen:
• Manuelle Aufgaben minimieren und Fehler reduzieren
• Zusammenarbeit und Kommunikation verbessern
• Compliance sicherstellen und Risiken reduzieren
• Wertvolle Erkenntnisse aus Vertragsdaten gewinnen

ContractWorks ist eine zuverlässige Vertragsmanagement-Plattform für kleine Unternehmen, die ihre Berichtsprozesse verbessern möchten. Sie bietet ein sicheres Vertragsrepository, KI-gestützte Such- und Überprüfungsfunktionen und benutzerdefinierte Tags zur Verfolgung wichtiger Vertragsdaten. 

Mit ContractWorks können Unternehmen:

• Zugriff auf ein zentrales, durchsuchbares Vertragsrepository
• Warnungen und Benachrichtigungen für wichtige Meilensteindaten erhalten
• KI-Funktionen nutzen, um das Vertragsmanagement zu vereinfachen
• anpassbare Berichte generieren, um Einblicke in das Vertragsportfolio zu erhalten
• Berechtigungsbasierte Rollen für den kontrollierten Zugriff auf Verträge festlegen

Ironclad ist eine CLM-Lösung (Contract Lifecycle Management), die für Rechtsteams in großen Unternehmen entwickelt wurde, um die Erstellung und Verwaltung von Verträgen zu optimieren. Als eines der bekanntesten Vertragstools auf dem Markt ist es die erste Wahl für Unternehmen, die komplexe Verträge verwalten. 

Mit Ironclad können Unternehmen:

• Sicheres Aushandeln von Verträgen. 
• Personalisierte Verträge entwickeln. 
• Verfolgen und Analysieren von Vertragsdaten. 
• Ein Repository zur Speicherung von Vertragsdaten erstellen. 
• Rechtsverbindliche elektronische Unterschriften über alle Geräte hinweg erhalten. 

Diese Tools bieten jeweils einzigartige Funktionen, die auf unterschiedliche Geschäftsanforderungen zugeschnitten sind. Die Wahl des richtigen Tools hängt also von den spezifischen Zielen und Anforderungen Ihres Unternehmens ab.