Wie Sie Verträge im Jahr 2024 effektiv verwalten

In den letzten Jahren ist ein effektives Vertragsmanagement für Einzelpersonen und Unternehmen immer wichtiger geworden. Die Geschwindigkeit des Geschäftslebens und die zunehmende Komplexität von Transaktionen haben den Umgang mit verschiedenen Verträgen zu einer gewaltigen Aufgabe gemacht. Ganz gleich, ob Sie ein Kleinunternehmer sind, der seine Lieferanten verwaltet, ein Jurist, der Kundenverträge überwacht, oder eine Privatperson, die Miet-, Dienstleistungs- oder Arbeitsverträge abschließt - die Herausforderungen sind universell.

Um diese Herausforderungen zu bewältigen, wurde in den letzten Jahren ein konzertierter Fokus auf das Vertragsmanagement gelegt, wobei der Schwerpunkt auf einer Mischung aus Technologie, bewährten Praktiken und einer Denkweise der kontinuierlichen Verbesserung lag. Fortschrittliche Tools, einschließlich KI-gestützter Vertragsmanagementsysteme, haben eine entscheidende Rolle bei der Vereinfachung und Verbesserung des gesamten Prozesses gespielt. Die Blockchain-Technologie wurde eingesetzt, um unübertroffene Sicherheit und Transparenz zu gewährleisten. Es war jedoch wichtig zu erkennen, dass Technologie kein Allheilmittel ist. Ihre Wirksamkeit hing von einer Mischung aus strategischer Planung, qualifiziertem Personal und einem Engagement für Anpassungsfähigkeit und kontinuierliches Lernen ab. 

In diesem Artikel werden wir uns mit praktischen Strategien und innovativen Lösungen befassen, um die Komplexität des Vertragsmanagements im Jahr 2024 zu bewältigen. Unser Ziel ist es, Herausforderungen in Chancen für Effizienz, Wachstum und Wettbewerbsvorteile zu verwandeln.

Was ist Vertragsmanagement?

Vertragsmanagement ist die systematische Überwachung des gesamten Lebenszyklus von Vereinbarungen innerhalb eines Unternehmens. Dieser Prozess umfasst die Erstellung, Aushandlung, Umsetzung und laufende Verwaltung von Verträgen mit verschiedenen Parteien wie Lieferanten, Kunden, Partnern und Mitarbeitern. Ziel ist es, sicherzustellen, dass alle beteiligten Parteien die in den Verträgen festgelegten Bedingungen einhalten, um Risiken zu minimieren und den aus diesen rechtlich bindenden Vereinbarungen resultierenden Wert zu optimieren.

Weshare prognostiziert, dass im Jahr 2024 der manuelle Arbeitsaufwand für die Prüfung und Ausarbeitung von Verträgen um 50 % zurückgehen wird. Diese Verschiebung ist in erster Linie auf das Aufkommen innovativer Technologien zurückzuführen, mit denen sich traditionell zeitaufwändige Prozesse beschleunigen lassen.

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Im Folgenden finden Sie eine Aufschlüsselung der wichtigsten Phasen des Vertragsmanagements:

• Ausarbeitung: In dieser ersten Phase werden die Einzelheiten der Vereinbarung sorgfältig ausgearbeitet. Dazu gehören die Definition des Arbeitsumfangs, die Festlegung der Zahlungsbedingungen, die Festlegung der Liefertermine und die Aufnahme wesentlicher Klauseln. Die Zusammenarbeit zwischen beiden Parteien ist von entscheidender Bedeutung, um ein umfassendes Dokument zu erstellen, in dem die jeweiligen Verantwortlichkeiten transparent dargelegt werden.‍
• Verhandlung: In der Verhandlungsphase findet ein dynamischer Austausch zwischen den beteiligten Parteien statt, um Bedenken auszuräumen, Unklarheiten zu klären und sicherzustellen, dass der Vertrag für alle Beteiligten gerecht ist. Um eine gemeinsame Basis zu finden, sind oft Kompromisse und Anpassungen erforderlich, um eine kooperative Atmosphäre zu schaffen, die zu einem für beide Seiten akzeptablen Vertrag führt.‍
• Unterzeichnung und Genehmigung: Nachdem die Bedingungen in den Verhandlungen festgelegt wurden, unterzeichnen bevollmächtigte Vertreter beider Parteien das Dokument und machen es damit offiziell rechtsverbindlich. Dieser Schritt bedeutet die formelle Annahme der vereinbarten Bedingungen und Konditionen.‍
• Aufbewahrung von Unterlagen: Die Verträge werden zur späteren Einsichtnahme sicher aufbewahrt und bieten eine klare und leicht zugängliche Aufzeichnung der vereinbarten Bedingungen. Diese Aufzeichnungen dienen als Grundlage für die Rechenschaftspflicht, für Prüfungen und für die Beilegung möglicher Streitigkeiten, die während der Laufzeit der Vereinbarung auftreten können.‍
• Leistungsverfolgung: Die Vertragsmanager übernehmen die Rolle eines aufmerksamen Aufsehers, der die Leistung beider Parteien genau überwacht. Es werden regelmäßige Bewertungen und offene Kommunikationskanäle eingerichtet, um sicherzustellen, dass alle vertraglichen Verpflichtungen erfüllt werden. Ein proaktives Management ermöglicht die rechtzeitige Identifizierung und Lösung von Leistungsproblemen.‍
• Erneuerung: Wenn beide Parteien die Vereinbarung für zufriedenstellend halten, besteht möglicherweise die Möglichkeit, den Vertrag zu den bestehenden Bedingungen oder mit einvernehmlich vereinbarten Änderungen zu verlängern. In dieser Phase werden die Wirksamkeit des Vertrags und seine Relevanz für die sich entwickelnden Bedürfnisse beider Parteien neu bewertet.‍
• Beendigung: Verträge können aus verschiedenen Gründen beendet werden, und die Beendigungsphase wird von Vertragsmanagern verwaltet. Dabei wird sichergestellt, dass die Beendigung fair und in Übereinstimmung mit den vertraglichen Bestimmungen und den einschlägigen rechtlichen Rahmenbedingungen erfolgt und das Vertragsverhältnis beendet wird.

Entwicklung der Vertragsverwaltungspraktiken im Laufe der Jahre

Ursprünglich wurde die Verwaltung von Verträgen hauptsächlich manuell durchgeführt, wobei man sich in hohem Maße auf physischen Papierkram stützte. Die Ausarbeitung von Verträgen erforderte manuelles Schreiben und persönliche Unterschriften, ein zeitaufwändiger und fehleranfälliger Prozess. Die Verwaltung dieser Verträge war aufgrund des umfangreichen Papierkrams mühsam und machte es schwierig, wichtige Termine und Verpflichtungen zu verfolgen. Die Kommunikation zu den Verträgen erfolgte in erster Linie auf dem herkömmlichen Postweg oder bei persönlichen Treffen, was zu Verzögerungen und möglichen Missverständnissen führte.

Mit der globalen Expansion von Unternehmen wurden die Grenzen herkömmlicher Vertragsmanagementmethoden immer deutlicher. Die Verwaltung von Verträgen in verschiedenen Regionen mit unterschiedlichen rechtlichen Anforderungen wurde immer komplexer. Das Fehlen eines einheitlichen Systems erschwerte die Gewährleistung von Konsistenz und Klarheit, was zu häufigen Streitigkeiten über Vertragsdetails führte. Dies machte deutlich, dass ein strafferer und effizienterer Ansatz erforderlich war.

Die zunehmende Globalisierung und der technologische Fortschritt führten zu einer deutlichen Verbesserung der Vertragsmanagementpraktiken. Die Unternehmen begannen, Vertragsmanagement-Software und Standardverfahren einzusetzen, um ihre Abläufe zu rationalisieren. Physische Ablagesysteme wichen elektronischen Dokumentenverwaltungssystemen, die eine digitale Speicherung und einen leichteren Zugriff auf Verträge ermöglichten. Die Einführung elektronischer Unterschriften und Online-Genehmigungen beschleunigte den Vertragsprozess und verkürzte die für den Abschluss von Vereinbarungen benötigte Zeit.

Laut Gartner-Berichten hat Software für das Management des Vertragslebenszyklus das Potenzial, die Dauer des Vertragslebenszyklus zu halbieren, den Verwaltungsaufwand um 25-30 % zu senken und die Einhaltung der Vorschriften um 55 % zu verbessern.

Darüber hinaus haben Cloud-basierte Dienste und Tools für die Zusammenarbeit die Methoden der Vertragskommunikation revolutioniert. Die ortsunabhängige Zusammenarbeit in Echtzeit verbesserte die Transparenz und Effizienz bei Vertragsverhandlungen. Fortgeschrittene Datenanalyse und prädiktive Modellierung gaben Unternehmen Werkzeuge an die Hand, mit denen sie Risiken vorhersehen und fundierte Entscheidungen treffen konnten. Durch die Analyse von Vertragsdaten konnten Unternehmen proaktiv potenzielle Compliance-Probleme erkennen und Möglichkeiten zur Kosteneinsparung in Verträgen optimieren.

Die Herausforderungen im modernen Vertragsmanagement

Nachdem wir nun erörtert haben, was Vertragsmanagement ist und wie es sich im Laufe der Zeit verändert hat, wollen wir uns nun den aktuellen Herausforderungen zuwenden, mit denen Unternehmen heute bei der Vertragsverwaltung konfrontiert sind. Hier sind einige Probleme eines ineffizienten Vertragsmanagementprozesses.

• Umfang der Verträge: Da Unternehmen ihre Geschäftstätigkeit weltweit ausweiten und immer mehr Transaktionen durchführen, kann die schiere Menge an Verträgen überwältigend werden. Die manuelle Verwaltung einer großen Anzahl von Verträgen ist nicht nur zeitaufwändig, sondern auch fehleranfällig und führt zu Ineffizienz und verpassten Chancen. Die Fülle von Verträgen, die sich über verschiedene Abteilungen, Regionen und Geschäftsbereiche erstrecken, verschärft die Herausforderung, den Überblick und die Kontrolle zu behalten, noch weiter.
• ‍Komplexität der Verträge: Moderne Verträge sind für ihre Komplexität bekannt und enthalten oft eine Vielzahl von Klauseln, Eventualitäten und juristischen Begriffen. Das Erfassen und Entschlüsseln dieser Feinheiten erfordert Spezialwissen und Fachkenntnisse, insbesondere in Bereichen wie Rechte an geistigem Eigentum, Datenschutz und Haftungszuweisung. Die Vielzahl von Verträgen in verschiedenen Branchen führt zu einer weiteren Komplikationsebene, die eine Standardisierung schwierig macht und das Potenzial für Unstimmigkeiten erhöht.
• ‍Einhaltung von Vorschriften und Regulierungsfragen: Die Einhaltung von Vorschriften in einem sich ständig weiterentwickelnden regulatorischen Umfeld stellt eine ständige Herausforderung für Unternehmen in verschiedenen Sektoren dar. Vertragsbedingungen müssen mit einer Vielzahl von Gesetzen und Vorschriften übereinstimmen, die für verschiedene Gerichtsbarkeiten, Branchen und Transaktionsarten gelten. Die Nichteinhaltung dieser Vorschriften kann für Unternehmen rechtliche Konsequenzen, finanzielle Strafen und eine Schädigung ihres Rufs nach sich ziehen. Darüber hinaus wird das Vertragsmanagement durch die Einhaltung interner Richtlinien und Branchenstandards noch komplizierter.

Die Folgen einer ineffizienten Vertragsverwaltung

‍Ein schlechtes Vertragsmanagement kann zu erheblichen negativen Folgen führen, z. B. zu finanziellen Einbußen aufgrund verpasster Gelegenheiten, zu Strafen wegen Nichteinhaltung von Vorschriften und zu Meinungsverschiedenheiten über Zahlungen oder Leistungen. Darüber hinaus kann eine schlechte Überwachung der Vertragsbedingungen zu Umsatzeinbußen oder verpassten Chancen auf eine Vertragsverlängerung führen.Die Folgen können zu rechtlichen Problemen eskalieren und das Risiko von Rechtsstreitigkeiten wegen Vertragsverletzungen, Betrug oder Fahrlässigkeit erhöhen. Diese Rechtsstreitigkeiten sind kostspielig und können den Ruf des Unternehmens schädigen und das Vertrauen der Interessengruppen schwächen.Darüber hinaus kann ein ineffektives Vertragsmanagement die Beziehungen zu Partnern, Lieferanten und Kunden beeinträchtigen. Da Verträge die Grundlage dieser Beziehungen bilden, kann ein schlechtes Vertragsmanagement zu Konflikten über die Vertragsbedingungen führen, bestehende Partnerschaften gefährden und die künftige Zusammenarbeit behindern. Dies stellt ein großes Hindernis für das Wachstum und den Erfolg des Unternehmens dar.

Effizientes Vertragsmanagement: Die besten Praktiken

Bei der Einführung effizienter Vertragsverwaltungspraktiken geht es nicht nur darum, die organisatorische Effizienz zu verbessern, sondern auch darum, die erheblichen Herausforderungen und Probleme zu vermeiden, die im täglichen Geschäftsbetrieb auftreten können, wenn diese Praktiken nicht angewendet werden.

1. Zentralisiertes Repository

Ein zentralisiertes Vertragsmanagement-Repository ist wie ein zentraler Knotenpunkt, an dem ein Unternehmen alle seine Verträge und zugehörigen Dokumente an einem organisierten Ort aufbewahrt. Es fungiert als digitaler Eckpfeiler, der Verträge aus verschiedenen Bereichen des Unternehmens zusammenführt. Dies erleichtert die Verwaltung von Verträgen, erhöht die Transparenz und hilft dem Unternehmen, seine Verpflichtungen und Partnerschaften besser im Auge zu behalten. In diesem Repository werden die Verträge sortiert und beschriftet, damit sie bei Bedarf schnell gefunden werden können. Diese Repositories verfügen häufig über zusätzliche Funktionen wie Versionskontrolle und strenge Zugriffsregeln, um die Sicherheit und Rechtmäßigkeit aller Daten zu gewährleisten. Dadurch, dass sich alles an einem Ort befindet, verringert das Unternehmen das Risiko, dass wichtige Dokumente verloren gehen oder von den falschen Personen eingesehen werden.

Laut einer Studie der International Association for Contract & Commercial Management (IACCM) berichten Unternehmen mit einem zentralen Vertragsmanagementsystem von einer 20-prozentigen Reduzierung der Zeit, die für das Auffinden und Abrufen von Vertragsdokumenten benötigt wird. Unternehmen wie Adobe und IBM haben umfassende Vertragsverwaltungssysteme implementiert, die als zentrale Ablage dienen und ihre betriebliche Effizienz erheblich verbessern.

2. Regelmäßige Audits und Aktualisierung

Regelmäßige Audits und Aktualisierungen im Vertragsmanagement beinhalten die systematische Überprüfung und Überarbeitung von Vertragsdokumenten und -prozessen, um die Einhaltung rechtlicher Anforderungen, Unternehmensrichtlinien und sich entwickelnder Geschäftsziele zu gewährleisten. Dazu gehört die Überprüfung, ob bestehende Verträge wie vereinbart ausgeführt werden, die Identifizierung von Diskrepanzen oder verbesserungswürdigen Bereichen und die Aktualisierung von Bedingungen oder Praktiken, um sie an aktuelle Vorschriften, Marktbedingungen oder strategische Ziele anzupassen. Diese Prüfungen tragen dazu bei, Risiken zu minimieren, die Leistung zu optimieren und den Gesamtwert von Verträgen zu steigern.

Software für das Vertragsmanagement spielt eine entscheidende Rolle bei der Erleichterung dieser Prozesse. Moderne Lösungen verfügen über Funktionen wie automatische Warnmeldungen bei Vertragsmeilensteinen oder Ablaufdaten, Tools zur Verfolgung der Einhaltung von Vorschriften und Mechanismen zur Versionskontrolle. Diese Funktionen ermöglichen es Unternehmen, Verträge proaktiv zu verwalten und rechtzeitige Überprüfungen und Anpassungen zu gewährleisten. Darüber hinaus umfasst die Vertragsmanagement-Software häufig Analysetools, mit denen sich Trends, Leistungskennzahlen und Risikobereiche ermitteln lassen, so dass die Entscheidungsträger fundierte Anpassungen vornehmen können.

‍3. Verwendung von Vorlagen und standardisierten Klauseln

Ein effizientes Vertragsmanagement hängt in hohem Maße von der Verwendung von Vorlagen und standardisierten Klauseln ab, die als unverzichtbare Instrumente für die Gewährleistung von Konsistenz und Zweckmäßigkeit während des gesamten Vertragsprozesses dienen. Diese standardisierten Rahmenwerke bilden eine solide Grundlage für die Ausarbeitung von Verträgen und vermindern das Risiko von Fehlern oder Versäumnissen, die zu Missverständnissen oder rechtlichen Komplikationen führen könnten. Anstatt mühsam bei Null anzufangen, können Vertragsverfasser vorhandene Vorlagen an spezifische Anforderungen anpassen, was zu einer beträchtlichen Zeitersparnis führt.

Studien haben gezeigt, dass Unternehmen, die diese Praktiken anwenden, ihre Zeit für die Vertragserstellung um bis zu 50 % reduzieren konnten. So hat beispielsweise Cisco Systems erfolgreich eine Sammlung standardisierter Klauseln eingeführt, die auf seine Beschaffungsverträge zugeschnitten sind. Diese strategische Initiative optimiert nicht nur die Vertragsvergabeverfahren, sondern minimiert auch die Notwendigkeit, bei Routineverträgen umfangreiche Rechtsberatung in Anspruch zu nehmen.

4. Kollaborative Werkzeuge für Verhandlungen

Vertragsmanagement-Software kann die Zusammenarbeit und Kommunikation bei Verhandlungen in Echtzeit erleichtern, indem sie Funktionen bereitstellt, die den gesamten Prozess rationalisieren. Plattformen wie top.legal bieten beispielsweise Tools für die gemeinsame Bearbeitung, mit denen mehrere Parteien gleichzeitig an einem Dokument arbeiten können. Auf diese Weise können die Beteiligten Überarbeitungen vornehmen, Änderungen vorschlagen und Aktualisierungen in Echtzeit verfolgen, was den Verhandlungsprozess beschleunigt und den Bedarf an Hin- und Her-Kommunikation über E-Mail oder andere Kanäle verringert. Die Benutzer können direkt im Dokument Kommentare hinterlassen, um bestimmte Bedingungen oder Abschnitte zu diskutieren, was eine transparente Kommunikation ermöglicht und sicherstellt, dass alle Parteien auf derselben Seite stehen. 

5. Rollenbasierter Zugang

Der rollenbasierte Zugriff beruht auf dem Prinzip der Gewährung von Zugriffsrechten auf der Grundlage von Aufgabenbereichen. Das bedeutet, dass den Benutzern bestimmte Rollen oder Positionen innerhalb des Systems zugewiesen werden, und die Zugriffsberechtigungen sind dann an diese Rollen gebunden. So kann beispielsweise ein Beschaffungsmanager Zugriff auf Verträge, Lieferanteninformationen und Einkaufsdokumente haben, während ein Vertriebsmitarbeiter nur Zugriff auf Kundenverträge und vertriebsbezogene Daten hat. Die Bedeutung des rollenbasierten Zugriffs liegt in seiner Fähigkeit, Sicherheits- und Compliance-Maßnahmen zu verbessern. Durch die Einschränkung des Zugriffs auf sensible Vertragsdetails können vertrauliche Informationen vor unbefugtem Zugriff oder möglichen Verstößen geschützt werden. Dies ist besonders wichtig in Branchen, in denen strenge Datenschutz- und Compliance-Vorschriften wie GDPR oder HIPAA gelten.

6. Mobile Zugänglichkeit

Die Vorteile der mobilen Erreichbarkeit im Vertragsmanagement sind vielfältig. Erstens verbessert sie die Reaktionsfähigkeit und Agilität bei vertragsbezogenen Prozessen, da die Beteiligten unabhängig von ihrem Standort sofortige Maßnahmen ergreifen können. Dies kann zu schnelleren Durchlaufzeiten und weniger Engpässen im Vertragslebenszyklus führen. Zweitens fördert die mobile Erreichbarkeit die Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen den Beteiligten, da sie problemlos Vertragsdokumente austauschen und Feedback in Echtzeit einholen können, auch wenn sie sich nicht am selben Ort befinden.

Darüber hinaus fördert der mobile Zugriff auf Vertragsmanagement-Tools die Flexibilität und die Work-Life-Balance der Mitarbeiter, da sie ihre vertragsbezogenen Aufgaben außerhalb der üblichen Bürozeiten oder von unterwegs aus erledigen können. Dies kann zu einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung beitragen.

Was ist bei der Einführung eines Vertragsmanagementsystems zu beachten?

Die erfolgreiche Einführung von Software für das Vertragsmanagement hängt von zwei wesentlichen Aspekten ab: Benutzerfreundlichkeit und angemessene Schulung. Durch die Kombination dieser Elemente können Sie eine breite Akzeptanz bei den Mitarbeitern fördern, was im Laufe der Zeit zu nachhaltigem Erfolg führt. Auch wenn der Prozess einige Zeit in Anspruch nehmen kann, sind eine gründliche Vorbereitung und eine sorgfältige Planung für eine reibungslose Einführung unerlässlich. Im Folgenden finden Sie einige wichtige Punkte, die Sie bei der Einführung eines Vertragsmanagementsystems beachten sollten:

• Verstehen Sie die Bedürfnisse Ihrer Organisation: Führen Sie zunächst eine umfassende Bewertung der Anforderungen Ihres Unternehmens durch. Berücksichtigen Sie dabei die Vielfalt und das Volumen der von Ihnen verwalteten Verträge, alle spezifischen Branchenvorschriften, die Sie einhalten müssen, sowie den Grad der Anpassung und Flexibilität, den Ihr Vertragsmanagementprozess erfordert. Dieser Schritt ist entscheidend, um Ihre Optionen einzugrenzen und eine Vertragsmanagementlösung zu wählen, die Ihren spezifischen Anforderungen am besten entspricht.‍
• Priorisieren Sie wesentliche Funktionen: Konzentrieren Sie sich bei der Erkundung verschiedener Vertragsmanagementlösungen auf die Funktionen, die für die täglichen Abläufe in Ihrem Unternehmen entscheidend sind. Zu den wesentlichen Funktionen gehören Funktionen zum Erstellen und Bearbeiten von Verträgen, eine zentrale Speicherung mit erweiterten Suchoptionen, automatisierte Workflows zur Rationalisierung von Vertragsgenehmigungen und rechtzeitige Warnmeldungen zu wichtigen Terminen und Meilensteinen. Achten Sie außerdem auf Funktionen, die die Überwachung der Einhaltung von Vorschriften unterstützen und umfassende Berichtstools für eine effektive Entscheidungsfindung bieten. Es ist wichtig, zwischen Funktionen zu unterscheiden, die unbedingt erforderlich sind, und solchen, die zwar nützlich, aber nicht unbedingt notwendig sind, je nach Ihren betrieblichen Anforderungen und Budgetbeschränkungen.
• ‍Bewertung der Integrationsmöglichkeiten: Die Fähigkeit, die Vertragsmanagementlösung nahtlos in Ihre bestehenden Tools und Systeme zu integrieren, ist für die Aufrechterhaltung reibungsloser Arbeitsabläufe und die Gewährleistung der Datenkonsistenz zwischen den Abteilungen von entscheidender Bedeutung. Suchen Sie nach Lösungen, die eine flexible Integration mit wichtigen Softwareplattformen bieten, z. B. CRM-Systemen für die Verwaltung von Kundendaten, ERP-Systemen für Finanzvorgänge und Dokumentenmanagementsystemen für die zentralisierte Dokumentenbearbeitung. Effektive Integrationsfunktionen können die Effizienz und Produktivität erheblich steigern, indem sie die manuelle Dateneingabe reduzieren und das Risiko von Datendiskrepanzen minimieren.
• ‍Skalierbarkeit berücksichtigen: Wählen Sie eine Vertragsverwaltungslösung, die mit Ihrem Unternehmen wachsen und sich anpassen kann. Wenn Ihr Unternehmen expandiert, werden sich auch Ihre Anforderungen an die Vertragsverwaltung weiterentwickeln. Sie benötigen eine Lösung, die das wachsende Vertragsvolumen und die sich ändernden Geschäftsanforderungen bewältigen kann, ohne dass kostspielige Migrationen oder Upgrades erforderlich sind. Eine skalierbare Lösung stellt sicher, dass Ihre Investition im Laufe der Zeit wertvoll und relevant bleibt.
• ‍Bewertung der Sicherheits- und Konformitätsmerkmale: Der Schutz sensibler Daten und die Einhaltung geltender Gesetze und Vorschriften sind für jedes Unternehmen unerlässlich. Entscheiden Sie sich für eine Vertragsmanagementlösung, die mit starken Sicherheitsmaßnahmen wie Datenverschlüsselung, Zugriffskontrollen und Prüfprotokollen ausgestattet ist, um vertrauliche Informationen während des gesamten Vertragslebenszyklus zu schützen. Darüber hinaus sollte die Lösung die Einhaltung einschlägiger Standards und Vorschriften ermöglichen, darunter GDPR, HIPAA oder SOC 2, je nach den Anforderungen Ihrer Branche.
• ‍Recherchieren Sie den Ruf und die Unterstützung des Anbieters: Prüfen Sie schließlich den Ruf potenzieller Anbieter, um ihre Zuverlässigkeit und Effizienz bei der Bereitstellung von Vertragsmanagementlösungen zu bestätigen. Beurteilen Sie die Qualität des Kundensupports und achten Sie dabei auf die Reaktionsfähigkeit, das Fachwissen und die Verfügbarkeit von Ressourcen für Schulungen und technische Unterstützung. Wenn Sie sich für einen Anbieter entscheiden, der einen guten Ruf genießt und sich der Kundenzufriedenheit verschrieben hat, können Sie sicher sein, dass Sie während und nach der Implementierung kontinuierlichen Support erhalten und Ihr Vertragsmanagementsystem optimal nutzen können.

Lesen Sie diesen Artikel, um mehr darüber zu erfahren, wie Sie die richtige Software für das Vertragsmanagement auswählen.

Tipps für eine erfolgreiche Implementierung und Benutzerakzeptanz

Um sicherzustellen, dass ein neues System oder eine neue Technologie angenommen und effektiv genutzt wird, ist es wichtig, einige wichtige Schritte zu beachten.

Kommunizieren Sie erstens klar und deutlich, warum das neue System eingeführt wird und welchen Nutzen es für alle Beteiligten hat. Stellen Sie sicher, dass jeder versteht, was erwartet wird und was die Ziele sind.

Bieten Sie als Nächstes eine Schulung an, die auf die Bedürfnisse der verschiedenen Benutzer abgestimmt ist. Manche Menschen brauchen vielleicht mehr Hilfe als andere. Passen Sie die Schulung entsprechend an, damit sich alle mit der Technologie wohl fühlen.

Beziehen Sie wichtige Personen frühzeitig ein. So erhalten Sie nicht nur deren Unterstützung, sondern können auch auf mögliche Bedenken eingehen und wertvolle Beiträge leisten.

Führen Sie das neue System schrittweise und nicht auf einmal ein. So haben die Menschen Zeit, sich daran zu gewöhnen, und können währenddessen Feedback geben.

Bieten Sie kontinuierliche Unterstützung durch Helpdesks, Foren und Ressourcen an, um alle auftretenden Probleme und Fragen zu lösen.

Fördern Sie eine Kultur des Ausprobierens neuer Dinge und der ständigen Verbesserung. Dies trägt dazu bei, dass sich die Menschen mit Veränderungen wohler fühlen und motiviert sie, das Beste aus der neuen Technologie zu machen.

Indem sie sich auf diese Schritte konzentrieren und die Benutzer während des gesamten Prozesses einbeziehen, können Unternehmen die Chancen für eine erfolgreiche Einführung erhöhen und das Beste aus ihren Investitionen in die Technologie machen.

‍Messung des Erfolgs Ihres Vertragsmanagementsystems

Nach der Einführung eines Vertragsmanagementsystems ist es wichtig, den Erfolg anhand verschiedener Leistungsindikatoren (KPIs) zu messen. Diese Indikatoren bewerten verschiedene Aspekte, darunter die verbesserte Einhaltung von Vertragsbedingungen, gestraffte Prozesse, Kosteneinsparungen, Risikominderung und die Steigerung der betrieblichen Effizienz.

Ein Maßstab für den Erfolg ist beispielsweise die Erhöhung der Vertragserfüllungsrate, die auf eine bessere Einhaltung der Vertragsbedingungen hinweist, wodurch letztlich Streitigkeiten oder Vertragsverletzungen minimiert werden. Ein weiterer Indikator ist die Verkürzung der Vertragslaufzeiten, die zeigt, wie effizient das System die Prozesse von der Erstellung bis zur Erneuerung verwaltet, was zu einer schnelleren Wertrealisierung führt.

Kosteneinsparungen, die durch ein verbessertes Lieferantenmanagement erzielt wurden, sind ebenfalls ein Indiz für den Erfolg. Dies zeigt, dass das System in der Lage ist, günstige Bedingungen auszuhandeln, Einsparmöglichkeiten zu erkennen und Risiken zu mindern. Darüber hinaus lässt sich die Wirksamkeit des Systems bei der Risikominderung, z. B. bei der proaktiven Identifizierung und Verwaltung vertragsbezogener Risiken, an der Verringerung rechtlicher Verpflichtungen oder betrieblicher Unterbrechungen ablesen.

Ein weiterer wichtiger Aspekt für den Erfolg ist die Verbesserung der betrieblichen Effizienz in allen Abteilungen. Dazu gehören Vorteile wie ein zentraler Vertragsspeicher und automatisierte Workflows, die den Zeitaufwand für manuelle Aufgaben verringern, den Datenabruf beschleunigen und die Zusammenarbeit zwischen den Beteiligten verbessern.

Darüber hinaus liefert qualitatives Feedback von Interessengruppen wie Vertragsmanagern und Rechtsexperten wertvolle Einblicke in die Benutzerfreundlichkeit des Systems und seine Auswirkungen auf die täglichen Aktivitäten. Regelmäßige Leistungsüberprüfungen und Benchmarking im Vergleich zu Industriestandards sind weitere Anhaltspunkte für laufende Verbesserungen, um sicherzustellen, dass das System die Unternehmensziele effektiv erfüllt.

FAQ

Wie hat sich das Vertragsmanagement mit dem Aufkommen der Telearbeit verändert?

• Die Zunahme der Telearbeit hat dazu geführt, dass sich das Vertragsmanagement auf digitale Plattformen verlagert hat, um sich an die verstreuten Arbeitsorte anzupassen. Herausforderungen wie Kommunikationsbarrieren und die Gewährleistung der Datensicherheit sind aufgetaucht. Zu den Lösungen gehört der Einsatz digitaler Vertragsmanagement-Plattformen, die eine reibungslose Zusammenarbeit, Kommunikation und gemeinsame Nutzung von Dokumenten durch externe Teams ermöglichen. Der Einsatz von Cloud-basiertem Speicher gewährleistet den Zugriff von jedem Ort aus, während robuste Verschlüsselungs- und Authentifizierungsmechanismen die Sicherheit erhöhen. Die Integration von Projektmanagement-Software mit Vertragsmanagement-Funktionen hilft bei der effizienten Verfolgung von Fristen, Meilensteinen und Revisionen in einer entfernten Arbeitsumgebung. 

Was sind die wichtigsten Funktionen, die 2024 in einer Vertragsmanagement-Software zu finden sein werden?

• Im Jahr 2024 ist es für Unternehmen entscheidend, in Vertragsmanagement-Software zu investieren, die wichtige Funktionen zur Steigerung von Effizienz und Effektivität bietet. Zu diesen Funktionen gehört die Automatisierung, um sich wiederholende Aufgaben zu rationalisieren, Fehler zu reduzieren und Zeit für strategischere Aktivitäten freizusetzen. Die Integration von künstlicher Intelligenz (KI) bietet fortschrittliche Analysen, die eine Vertragsanalyse und Risikobewertung ermöglichen. Dadurch können Unternehmen fundierte Entscheidungen auf der Grundlage von Dateneinblicken treffen und Bereiche mit Verbesserungspotenzial ermitteln. Die Cloud-Speicherung gewährleistet einfache Zugänglichkeit, Skalierbarkeit und Datenredundanz und ermöglicht eine nahtlose Zusammenarbeit und Remote-Arbeit. Darüber hinaus sind robuste Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung, Zugangskontrollen und Compliance-Zertifizierungen unerlässlich, um sensible Vertragsdaten vor unbefugtem Zugriff und Cyber-Bedrohungen zu schützen und so die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu gewährleisten und das Vertrauen zu erhalten. 

Kann KI die Vertragsmanagementprozesse wirklich verbessern? Und wie?

• Ja! Künstliche Intelligenz (KI) kann das Vertragsmanagement in der Tat auf verschiedene Weise verbessern. So kann sie beispielsweise bei der Analyse von Verträgen helfen, indem sie automatisch wichtige Informationen wie Fristen und Verpflichtungen identifiziert und so die Überprüfung von Verträgen erleichtert und beschleunigt. KI kann auch Risiken einschätzen, indem sie Verträge auf potenzielle Probleme wie rechtliche Probleme oder finanzielle Verpflichtungen hin überprüft, so dass Unternehmen diese erkennen und angehen können, bevor sie problematisch werden. Darüber hinaus kann KI bei der Überwachung der Einhaltung von Vorschriften helfen, indem sie Verträge kontinuierlich daraufhin überprüft, ob sie den rechtlichen und behördlichen Anforderungen entsprechen, und die betroffenen Parteien benachrichtigt, wenn Probleme auftreten.
  

Wie können Unternehmen den Erfolg ihres Vertragsmanagementsystems messen?

• Unternehmen können den Erfolg ihres Vertragsmanagementsystems anhand verschiedener Kennzahlen und Leistungsindikatoren (Key Performance Indicators, KPIs) messen, mit denen sich die Wirksamkeit des Systems bewerten lässt. Dazu gehört die Vertragszykluszeit, die die Zeit von der Vertragsanbahnung bis zum Vertragsabschluss misst und die Effizienz des Prozesses anzeigt. Die Konformitätsrate bewertet, inwieweit die Verträge den gesetzlichen und behördlichen Anforderungen entsprechen, wodurch Risikominderung und Rechtskonformität gewährleistet werden. Finanzielle Leistungskennzahlen wie Kosteneinsparungen, Einnahmen aus Verträgen und die Reduzierung vertragsbezogener Ausgaben geben Aufschluss über die Auswirkungen des Systems auf das Endergebnis des Unternehmens. Darüber hinaus können Kennzahlen zu Vertragserneuerungsraten, Lieferantenleistung und Kundenzufriedenheit dazu beitragen, die Gesamteffektivität des Vertragsmanagementsystems bei der Erfüllung der Unternehmensziele zu messen.