Google Drive vs. CLM-Software: Der Unterschied zwischen Speicherung und Verwaltung von Verträgen

Kennen Sie den Moment, in dem Sie auf der Suche nach einem Vertrag im gemeinsamen Laufwerk Ihres Unternehmens feststellen, dass er im falschen Ordner liegt? Oder noch schlimmer: Sie finden ihn schließlich und müssen feststellen, dass es sich um eine veraltete Version handelt? Die Verwaltung von Verträgen auf diese Weise kann frustrierend sein, vor allem, wenn Ihr Unternehmen wächst.

Viele Teams verlassen sich bei der Speicherung von Verträgen auf Tools wie Google Drive und denken, das sei ausreichend. Doch je mehr Verträge sich anhäufen, desto größer werden die Herausforderungen - verpasste Fristen, Genehmigungsengpässe und Compliance-Risiken, die niemand kommen sah. Was als einfaches System beginnt, kann sich schnell zu einer Belastung entwickeln.

Worin besteht also der Unterschied zwischen der einfachen Speicherung von Verträgen und ihrer tatsächlichen Verwaltung? Genau das werden wir in diesem Artikel aufschlüsseln. Wenn Ihr Unternehmen von Verträgen abhängt (und mal ehrlich, wer tut das nicht?), ist es an der Zeit, einen genaueren Blick darauf zu werfen, ob Ihr derzeitiger Ansatz Ihnen hilft - oder Sie behindert.

Google Drive als Vertragsspeicher verstehen

Google Drive ist eine beliebte Cloud-Speicherlösung, die Unternehmen zum Speichern und Freigeben von Dokumenten verwenden. Es ist einfach, zugänglich und lässt sich gut mit anderen Google Workspace-Tools integrieren. Aus diesem Grund nutzen viele Unternehmen Google Drive für die Speicherung von Verträgen und verwenden freigegebene Ordner und strukturierte Namenskonventionen, um Ordnung zu schaffen. 

Häufige Verwendung von Google Drive für Verträge durch Unternehmen

Die meisten Unternehmen, die Verträge in Google Drive speichern, verwenden es für:

• Zentralisierte Speicherung: Speicherung der ausgeführten Verträge an einem gemeinsamen, cloudbasierten Ort.
• Einfache Freigabe: Gewähren Sie Teammitgliedern, Kunden oder externen Rechtsberatern Zugriff.
• Zusammenarbeit bei Entwürfen: Mit Google Docs können Sie Verträge in Echtzeit überprüfen und bearbeiten.
• Versionskontrolle: Nutzung des Versionsverlaufs, um Änderungen zu verfolgen und bei Bedarf frühere Versionen wiederherzustellen.

Hauptfunktionen für die Dokumentenspeicherung in Google Drive

Google Drive bietet einige nützliche Tools zur Dokumentenverwaltung:

• Dateiorganisation: Verträge können mithilfe von Ordnern und einheitlichen Namenskonventionen kategorisiert werden.
• Freigabe und Berechtigungen: Der Zugriff kann auf Benutzer- oder Ordnerebene gewährt oder eingeschränkt werden.
• Versionsgeschichte: Bearbeitungen und frühere Versionen eines Vertrags können nachverfolgt werden.
• Suchfunktionalität: Verträge können über eine einfache Stichwortsuche abgerufen werden.

Wo Google Drive bei der Vertragsverwaltung versagt

Trotz seiner Stärken als Speicherplattform weist Google Drive erhebliche Lücken bei der Verwaltung von Verträgen auf:

• Keine automatisierten Arbeitsabläufe: Genehmigungen, Unterschriftensammlungen und die Verfolgung von Verlängerungen müssen manuell durchgeführt werden.
• Begrenzte Nachverfolgung und Erinnerungen: Es gibt kein integriertes System, um Teams über wichtige Vertragsdaten wie Auslauf- oder Verlängerungsfristen zu benachrichtigen.
• Fehlende Compliance- und Rechtssicherheitsvorkehrungen: Google Drive bietet keine Prüfpfade, Risikobewertungen oder Nachverfolgung der Einhaltung von Vorschriften.
• Grundlegende Zugriffskontrolle: Berechtigungen werden auf Ordnerebene verwaltet, was mit zunehmendem Vertragsvolumen komplex und schwer zu kontrollieren sein kann.

Wenn Google Drive also nicht für das Vertragsmanagement geeignet ist, was dann? Hier kommt die Software für das Contract Lifecycle Management (CLM) ins Spiel.

Was ist CLM-Software?

Contract Lifecycle Management (CLM)-Software ist ein spezielles Tool, das die Verwaltung von Verträgen von Anfang bis Ende rationalisiert. Sie unterstützt Unternehmen bei der Automatisierung von Prozessen, der Verbesserung der Vertragstransparenz und der Sicherstellung der Compliance während des gesamten Lebenszyklus jeder Vereinbarung. Im Gegensatz zu einfachen Ablagelösungen ist CLM-Software darauf ausgelegt, die Komplexität der Vertragsverwaltung zu bewältigen, und bietet eine besser organisierte und effizientere Möglichkeit, alles in Ordnung zu halten.

Wie CLM-Software das Vertragsmanagement vereinfacht

CLM-Software bietet eine Reihe von Funktionen, mit denen sich Unternehmen den üblichen Herausforderungen bei der Vertragsverwaltung stellen können:

• Automatisierung von Routineaufgaben: Es automatisiert wichtige Schritte wie die Vertragsgestaltung, Genehmigungsverfahren und die Vertragsunterzeichnung, wodurch der manuelle Aufwand verringert und der gesamte Prozess beschleunigt wird.
• Zentraler Zugriff: Alles, was mit einem Vertrag zu tun hat - von der Erstellung bis zur Erneuerung - wird an einem Ort verwaltet und bietet einen klaren Überblick über wichtige Fristen, Verpflichtungen und Risiken.
• Sicherstellung der Einhaltung von Vorschriften: Die Software überwacht die Einhaltung von Branchenvorschriften und bietet Prüfprotokolle, um sicherzustellen, dass die Verträge den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
• Integration mit vorhandenen Tools: CLM-Software lässt sich nahtlos in bereits von Unternehmen genutzte Tools wie CRM, E-Signatur-Plattformen und Cloud-Speicher einbinden, sodass ein kohärenter Workflow entsteht.

Die wichtigsten Vorteile der CLM-Software

• Automatisierte Arbeitsabläufe: CLM-Software automatisiert Genehmigungen, Unterschriften und die Weiterleitung von Verträgen und sorgt so für einen effizienteren Prozess und reduziert den Bedarf an manuellen Nachverfolgungen, die Google Drive nicht unterstützt.
• Erweiterte Suche und Organisation: Mit den erweiterten Suchfunktionen können die Benutzer Verträge anhand von Schlüsselbegriffen, Klauseln oder Metadaten schnell und einfach auffinden.
• Risiko-Erkennung & Einblicke: KI-gestützte Tools durchsuchen Verträge nach den wichtigsten Risiken und Verpflichtungen und helfen dabei, wichtige Klauseln zu identifizieren, die möglicherweise Aufmerksamkeit erfordern.
• Integrierte Compliance und Prüfpfade: Die CLM-Software führt detaillierte Aufzeichnungen über Vertragsaktivitäten, so dass Unternehmen die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften leicht nachweisen können.
• Integrierte e-Signatur: Die CLM-Software ermöglicht sichere, rechtsverbindliche Signaturen direkt in der Plattform, während Google Drive über keine integrierten Signierfunktionen verfügt.
• Automatische Fristenverfolgung: Lassen Sie sich über Verlängerungen, Abläufe und wichtige Verpflichtungen benachrichtigen und stellen Sie so sicher, dass wichtige Termine nicht verpasst werden.

Zusammenfassung der Hauptunterschiede zwischen Google Drive und CLM-Software

Wann wird Google Drive verwendet und wann sollte in CLM-Software investiert werden?

Die Entscheidung zwischen Google Drive und CLM-Software hängt von der Komplexität und dem Umfang Ihrer Vertragsverwaltung ab.

Google Drive ist ausreichend, wenn:

✔ Sie benötigen nur die grundlegenden Funktionen zum Speichern und Freigeben von Verträgen - Google Drive ermöglicht Teams das Speichern von ausgeführten Verträgen, das Freigeben von Dokumenten für Beteiligte und die gemeinsame Bearbeitung von Entwürfen.

✔ Ihr Vertragsvolumen ist gering - Wenn Ihr Unternehmen nur eine Handvoll Verträge verwaltet, ist die manuelle Nachverfolgung von Stichtagen und Genehmigungen möglicherweise praktikabel.

✔ Sie benötigen keine automatisierten Arbeitsabläufe, Genehmigungsprozesse oder Nachverfolgung der Einhaltung von Vorschriften - Unternehmen, die Verträge auf Ad-hoc-Basis bearbeiten und keine strukturierten Vertragslebenszyklen benötigen, können sich auf Google Drive für eine einfache Dokumentenverwaltung verlassen.

CLM-Software ist erforderlich, wenn:

✔ Sie bearbeiten eine große Anzahl von Verträgen - Mit zunehmender Anzahl von Verträgen wird die manuelle Verfolgung von Verpflichtungen, Genehmigungen und Verlängerungen zeitaufwändig und fehleranfällig.

✔ Sie benötigen automatisierte Workflows für Genehmigungen, Verhandlungen und Verlängerungen - CLM-Software rationalisiert den gesamten Vertragslebenszyklus, reduziert den Verwaltungsaufwand und verbessert die Effizienz.

✔ Compliance, Prüfpfade und Sicherheit sind unerlässlich - Unternehmen, die in regulierten Branchen tätig sind oder mit sensiblen Verträgen zu tun haben, benötigen Funktionen wie Prüfprotokolle, Versionskontrolle und granulare Zugriffsberechtigungen, die Google Drive nicht bietet.

✔ Sie benötigen erweiterte Such- und Analysemöglichkeiten - CLM-Software ermöglicht es Nutzern, Verträge auf der Grundlage von Klauseln, Schlüsselbegriffen und Metadaten zu durchsuchen, was das Auffinden wichtiger Informationen im Vergleich zur einfachen Stichwortsuche von Google Drive erleichtert.

Auswahl der richtigen CLM-Software

Die Auswahl der richtigen CLM-Software (Contract Lifecycle Management) ist eine wichtige Entscheidung, die sich auf die Vertragseffizienz, die Einhaltung von Vorschriften und das Risikomanagement auswirkt. Nutzen Sie diese detaillierte Checkliste, um potenzielle CLM-Lösungen zu bewerten und sicherzustellen, dass sie den Anforderungen Ihres Unternehmens entsprechen.

1. Nahtlose Integration mit bestehenden Tools
   Ein CLM-System sollte keine zusätzliche Arbeit verursachen, sondern sich nahtlos in Ihr bestehendes technisches System einfügen. Wenn Sie Software evaluieren, fragen Sie:
   
   ✅ Lässt es sich in meine Speicherlösungen integrieren?
   • Achten Sie auf Kompatibilität mit Google Drive, SharePoint, OneDrive oder Dropbox, damit Teams problemlos auf Verträge zugreifen und diese speichern können.
   • Die zentrale Speicherung verringert das Risiko, dass Dokumente verlegt werden, und gewährleistet die Versionskontrolle.
   ✅ Kann es mit meinem CRM verbunden werden?
   • Wenn Ihr Vertriebsteam Salesforce, HubSpot oder Microsoft Dynamics verwendet, kann eine direkte Integration die Geschäftsabschlüsse durch die Verknüpfung von Verträgen mit Kundendatensätzen optimieren.
   • Dadurch wird die manuelle Dateneingabe reduziert und sichergestellt, dass alle vertragsbezogenen Informationen an einem Ort verfügbar sind.
   ✅ Unterstützt es Plattformen für elektronische Signaturen?
   • Digitale Unterschriften beschleunigen Genehmigungen und machen das Drucken, Scannen und Versenden von Verträgen per E-Mail überflüssig.
   • Stellen Sie sicher, dass das CLM mit DocuSign, Adobe Sign, HelloSign oder ähnlichen Tools für rechtsverbindliche elektronische Unterschriften integriert ist.
   ✅ Wie funktioniert es mit Finanz- und Beschaffungsinstrumenten?
   • Verträge sind oft mit ERP-Systemen wie SAP oder NetSuite verknüpft und helfen dabei, Zahlungsverpflichtungen, Lieferantenvereinbarungen und Verlängerungsfristen zu verfolgen.
   
   
2. Skalierbarkeit für Unternehmenswachstum
   Die Anforderungen an Ihr Vertragsmanagement werden sich mit dem Wachstum Ihres Unternehmens weiterentwickeln. Ein CLM sollte in der Lage sein, ein steigendes Vertragsvolumen und eine zunehmende Komplexität zu bewältigen, ohne dass eine komplette Systemüberholung erforderlich ist.
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   🔹 Wird es mein Auftragsvolumen unterstützen, wenn mein Unternehmen expandiert?
   • Einige Lösungen sind für kleine Teams konzipiert, während andere für Unternehmen entwickelt wurden, die Tausende von Verträgen pro Jahr bearbeiten. Wählen Sie ein System, das mit Ihnen wächst.
   🔹 Kann es mehrere Abteilungen und Benutzer verwalten?
   • Ein skalierbares CLM ermöglicht es dem Vertrieb, der Rechtsabteilung, der Beschaffung und dem Finanzwesen, ohne Engpässe zusammenzuarbeiten.
   • Achten Sie auf einen rollenbasierten Zugriff, damit Teams nur das sehen können, was sie brauchen, und gleichzeitig die Sicherheit gewahrt bleibt.
   🔹Sind die Arbeitsabläufe anpassbar?
   • Je komplexer Ihre Prozesse werden, desto mehr benötigen Sie maßgeschneiderte Genehmigungs-Workflows, automatische Erinnerungsfunktionen und Dashboards für die Berichterstattung.
   • Ein flexibles System sollte die Erstellung von Arbeitsabläufen per Drag-and-Drop oder eine einfache Konfiguration ohne IT-Eingriff ermöglichen.

3. AI-gestützte Vertragsanalyse und Automatisierung
   Die manuelle Überprüfung von Verträgen ist langsam und fehleranfällig. KI-gesteuerte CLM-Lösungen beschleunigen den Prozess und verringern gleichzeitig die Risiken.
   
   🔍 Wie hilft die KI bei der Vertragsprüfung?
   • KI-gestützte CLMs können Risiken, fehlende Klauseln und Abweichungen von Standardbedingungen sofort erkennen.
   • Dies spart den Rechtsteams Zeit und verhindert, dass ungünstige Vertragsklauseln durchrutschen.
   
   🤖 Bietet es automatische Klauselvorschläge?
   • Fortgeschrittene CLMs verwenden Klauselbibliotheken, um standardisierte Vertragssprache auf der Grundlage von Unternehmensrichtlinien vorzuschlagen.
   • Dadurch wird sichergestellt, dass die Verträge den gesetzlichen Vorschriften entsprechen und mit den bewährten Verfahren übereinstimmen.
   
   📊 Kann es die Vertragsversionen analysieren und vergleichen?
   • Einige CLMs heben Unterschiede zwischen Vertragsentwürfen hervor und erleichtern so die Verfolgung von Änderungen.
   • Dies ist vor allem bei Verhandlungen nützlich, wenn es zu mehreren Überarbeitungen kommt.
   
   🔄Bietet es Workflow-Automatisierung?
   • KI kann Verträge automatisch zur Genehmigung weiterleiten, Erinnerungen an Verlängerungsfristen einrichten und sogar ungewöhnliche Vertragsbedingungen erkennen.
     

4. Einhaltung von Industrievorschriften
   Verträge sind rechtsverbindliche Dokumente, und die Nichteinhaltung von Vorschriften kann schwerwiegende finanzielle und rechtliche Folgen haben. Ihr CLM sollte Sie bei der Einhaltung von Sicherheits-, Datenschutz- und branchenspezifischen Vorschriften unterstützen.
   
   🔐 Erfüllt es die Datenschutzstandards?
   • Wenn Sie in Europa tätig sind, ist die Einhaltung der GDPR entscheidend für den Schutz von Kundendaten.
   • Wenn Sie Verträge im Gesundheitswesen abwickeln, achten Sie auf die Einhaltung des HIPAA-Standards zum Schutz der Privatsphäre der Patienten.
   
   📜 Kann sie ihre Vertragspolitik durchsetzen?
   • Ein solides CLM sollte über vorab genehmigte Klauselvorlagen verfügen, um sicherzustellen, dass die Verträge den internen Richtlinien entsprechen.
   
   📝 Bietet es einen Prüfpfad?
   • Jede Vertragsaktion - Änderungen, Genehmigungen, elektronische Unterschriften - sollte zur Einhaltung der Vorschriften und zur Beilegung von Streitigkeiten protokolliert werden.
   • Ein unveränderlicher Prüfpfad gewährleistet Transparenz und Verantwortlichkeit.
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   📁 Wie wird die Aufbewahrung von Dokumenten gehandhabt?
   • In einigen Branchen müssen Verträge über eine bestimmte Anzahl von Jahren aufbewahrt werden (z. B. Finanzvorschriften wie SOX).
   • Ihr CLM sollte über automatische Aufbewahrungsrichtlinien verfügen, um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten.

Eine informierte Entscheidung treffen

Bei der Wahl der richtigen CLM-Software geht es nicht nur darum, bestimmte Kriterien zu erfüllen, sondern eine Lösung zu finden, die die Effizienz steigert, Risiken reduziert und mit Ihrem Unternehmen mitwächst. Um die beste Entscheidung zu treffen:

✅ Priorisierung von Must-Have-Funktionen - Bestimmen Sie, welche Funktionen (z. B. Integration, Automatisierung, Compliance) für den Workflow Ihres Unternehmens unerlässlich sind.
✅ Bewerten Sie die Benutzerfreundlichkeit - Ein CLM sollte intuitiv sein und sowohl von den Rechts- als auch von den Geschäftsteams ohne umfangreiche Schulungen verwendet werden können.
✅ Bewerten Sie den langfristigen Wert - Denken Sie nicht nur an die Kosten, sondern auch an die Effizienzgewinne, die Risikominderung und die Beschleunigung von Geschäftsabschlüssen, die das System bietet.
✅ Fordern Sie eine Demo oder eine kostenlose Testversion an - Der beste Weg, um herauszufinden, ob ein CLM Ihren Anforderungen entspricht, besteht darin, es in realen Szenarien zu testen.