eSignatur vs. traditionelle Unterschrift: Welche Variante spart mehr Zeit?

Wollten Sie schon einmal einen Vertrag unterschreiben und dachten: Das dauert doch nur ein paar Minuten - und dann müssen Sie tagelang warten? Zuerst drucken Sie ihn aus. Dann unterschreiben Sie ihn. Dann scannen Sie ihn ein. Dann schickt man ihn per E-Mail (oder noch schlimmer, per Post). Und wenn jemand eine Unterschrift vergisst? Dann fängt man wieder bei Null an.

Es ist eine kleine Aufgabe, die irgendwie zu einem riesigen Zeitfresser wird.

Jetzt stellen Sie sich stattdessen Folgendes vor: Sie senden ein Dokument, der Empfänger klickt zum Unterschreiben, und das war's. Kein Drucken, kein Scannen, keine Verzögerungen. Das ist die Stärke von eSignaturen. Aber sparen sie wirklich so viel Zeit? Lassen Sie uns vergleichen.

Das traditionelle Signieren verstehen

Was ist traditionelles Signieren?

Die herkömmliche Unterzeichnung ist die klassische Art, Verträge abzuschließen, indem man den Stift zu Papier bringt. Das ist zwar vertraut, aber auch mit vielen kleinen, zeitaufwändigen Schritten verbunden:

1. Drucken Sie das Dokument.
2. Unterschreiben Sie manuell.
3. Scannen oder faxen Sie es zurück.
4. Senden Sie es per E-Mail oder Post an den Empfänger.
5. Bewahren Sie das signierte Dokument in einer physischen Akte auf.

Auf den ersten Blick mag dies keine große Sache sein. Aber wenn mehrere Personen unterschreiben müssen oder wenn Dokumente überarbeitet werden müssen, vervielfachen sich diese Schritte, was zu frustrierenden Verzögerungen führt.

Eine Umfrage von MSB Docs ergab, dass 65 % der Unternehmen, die auf Stift und Papier angewiesen sind, berichten, dass die Einholung physischer Unterschriften einen ganzen Arbeitstag in Anspruch nimmt.

Die zeitaufwendigen Herausforderungen der traditionellen Unterzeichnung

Obwohl die herkömmliche Unterschrift seit Jahrzehnten die Norm ist, führt sie zu unnötigen Engpässen:

• Drucken, Versenden und Scannen führen zu Verzögerungen. Das Warten auf die physische Zustellung, Unterzeichnung und Rücksendung von Dokumenten kann Tage oder sogar Wochen dauern.
  
• Papierkram geht verloren oder enthält Fehler. Eine fehlende Unterschrift oder ein verlegtes Dokument kann ein Geschäft erheblich zurückwerfen.
  
• Die Verfolgung von Unterschriften ist mühsam. Es gibt keine einfache Möglichkeit zu sehen, wer unterschrieben hat und wer nicht, ohne ständig nachzufragen.
  
• Die Sicherheit ist schwach. Papierdokumente können gefälscht, verloren oder beschädigt werden, und es gibt keinen eingebauten Prüfpfad, um die Authentizität zu überprüfen.

Was sind eSignaturen?

eSignatures (elektronische Unterschriften) sind eine digitale Alternative zur handschriftlichen Unterschrift, mit der Dokumente schnell und sicher unterzeichnet werden können - ohne Drucken, Scannen oder Versenden. Sie rationalisieren den gesamten Unterschriftsprozess und machen Geschäftstransaktionen schneller und effizienter.

Wie funktionieren eSignaturen?

Um ein Dokument elektronisch zu unterzeichnen, erhalten Sie zunächst eine E-Mail vom Absender. Die einzelnen Schritte können zwar variieren, aber in der Regel läuft der Prozess folgendermaßen ab:

1. Laden Sie das Dokument auf eine eSignatur-Plattform hoch.
2. Senden Sie es elektronisch an den/die Unterzeichner.
3. Unterschreiben Sie mit ein paar Klicks mit einer digitalen Signatur, einem getippten Namen oder einem Stift.
4. Automatisches Speichern und Verfolgen des signierten Dokuments für einfachen Zugriff.

Dadurch entfällt das Hin und Her der herkömmlichen Unterzeichnung und es wird sichergestellt, dass Dokumente innerhalb von Minuten und nicht erst nach Tagen unterzeichnet werden.

Sind eSignaturen legal?

Ja! eSignaturen sind rechtlich anerkannt in den meisten Ländern und stellen eine gültige Alternative zur handschriftlichen Unterschrift dar. Regierungen in aller Welt haben Vorschriften erlassen, um ihre Rechtmäßigkeit und Durchsetzbarkeit zu gewährleisten, darunter:

• Vereinigte Staaten (ESIGN Act & UETA): Diese Gesetze legen fest, dass elektronische Unterschriften den gleichen rechtlichen Status wie handschriftliche Unterschriften haben. Sie gewährleisten, dass digitale Verträge gültig sind, solange beide Parteien den elektronischen Transaktionen zustimmen.
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• Europäische Union (eIDAS-Verordnung): eIDAS definiert drei Stufen von eSignaturen:
  
  • Einfache elektronische Signatur (SES): Einfache digitale Signaturen wie ein getippter Name oder eine eingescannte Unterschrift.
  • Fortgeschrittene elektronische Signatur (AES): Sicherer, da eine eindeutige Identifizierung des Unterzeichners erforderlich ist.
  • Qualifizierte elektronische Signatur (QES): Die höchste Stufe, die von einem staatlich zertifizierten Anbieter unterstützt wird und rechtlich einer handschriftlichen Unterschrift entspricht.
    
• Andere Regionen: Viele Länder haben ähnliche Gesetze eingeführt, wie z. B. den Electronic Transactions Act in Australien und den IT Act 2000 in Indien, wodurch die weltweite Akzeptanz von eSignaturen für geschäftliche und rechtliche Zwecke sichergestellt wird.

Abgesehen von der Rechtmäßigkeit bieten eSignaturen oft mehr Sicherheit als herkömmliche Unterschriften auf Papier:

✅ Prüfpfade, die nachverfolgen, wer, wann und von wo aus unterzeichnet hat
✅ Zeitstempel, die die Authentizität sicherstellen und Streitigkeiten verhindern
✅ Verschlüsselung, die Dokumente vor Manipulationen oder unbefugtem Zugriff schützt

eSignaturen vs. traditionelles Unterschreiben: Zeitvergleich

Nachdem wir nun die Unterschiede zwischen der herkömmlichen Unterschrift und der eSignatur kennengelernt haben, wollen wir uns nun genauer ansehen, wie sie in Bezug auf ihre Effizienz im Vergleich stehen.

Es liegt auf der Hand, dass die herkömmliche Unterschrift eine einfache Aufgabe in einen mühsamen Prozess verwandeln kann. Mit eSignatures entfällt das Drucken und Versenden, und die Unterzeichnung von Dokumenten wird schnell und mühelos.

Die wichtigsten Vorteile von eSignaturen zur Zeitersparnis

1. Jederzeit und überall unterschreiben
   Wenn man sich auf physische Papiere verlässt, muss man mit logistischen Hindernissen rechnen, die den Unterzeichnungsprozess verzögern können, insbesondere wenn mehrere Parteien beteiligt sind. eSignatures ermöglichen es den Benutzern, Dokumente von jedem Gerät aus zu unterzeichnen, unabhängig davon, ob sie im Büro sind, per Fernzugriff arbeiten oder auf Reisen sind. Diese Flexibilität sorgt dafür, dass Genehmigungen und Vereinbarungen ohne Verzögerungen vorankommen.
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2. Automatisierte Nachfassaktionen und Mahnungen
   Einer der Hauptgründe, warum Verträge ins Stocken geraten, ist das Warten auf Unterschriften. Mit eSignatures werden automatische Erinnerungen an die Unterzeichner gesendet, wodurch die Gefahr verringert wird, dass Dokumente im Posteingang vergessen oder in E-Mail-Ketten verschüttet werden. Diese Automatisierung sorgt für einen effizienten Arbeitsablauf, insbesondere bei Teams, die eine große Anzahl von Verträgen bearbeiten.
   
   
3. Vorausgefüllte Vorlagen für sich wiederholende Dokumente
   Anstatt immer wieder die gleichen Vereinbarungen zu verfassen, können Unternehmen mit eSignatures wiederverwendbare Vorlagen mit vorausgefüllten Feldern erstellen. Diese Funktion ist besonders nützlich für häufig verwendete Dokumente wie Verkaufsverträge, NDAs und Onboarding-Formulare und spart Zeit und minimiert Fehler.
   
   
4. Nahtlose Integration mit Business-Tools
   eSignatures lassen sich direkt in CRM-Systeme wie Salesforce und HubSpot, CLM-Tools (Contract Lifecycle Management) und Projektmanagement-Software wie Asana, Trello und Monday.com integrieren. Dies macht die manuelle Dateneingabe überflüssig, sorgt für Ordnung in den Vertragsunterlagen und gewährleistet einen reibungslosen End-to-End-Workflow.

5. Sicher, konform und rechtlich durchsetzbar
   Mit eSignatures eliminieren Unternehmen das Risiko von verlorenen, geänderten oder gefälschten Dokumenten. Jede unterzeichnete Vereinbarung wird sicher verschlüsselt, mit einem detaillierten Prüfpfad nachverfolgt und auf ihre Echtheit hin überprüft, was einen größeren Schutz bietet als herkömmliche papierbasierte Unterschriften. 

Szenarien der realen Welt: Wenn Zeit wirklich wichtig ist

• Verkaufsverträge: Beschleunigen Sie Geschäftsabschlüsse und Umsatzwachstum
  Vertriebsteams sind auf Schnelligkeit und Effizienz angewiesen. Je länger ein Geschäft nicht unterzeichnet wird, desto größer ist das Risiko, dass der Schwung verloren geht - oder schlimmer noch, dass der Kunde an einen Konkurrenten verloren geht. Das Warten auf Kunden, die Verträge ausdrucken, unterschreiben, scannen und zurücksenden müssen, verlangsamt alles.
  
  Mit eSignatures können Vertriebsteams Verträge sofort versenden, so dass Kunden sie mit wenigen Klicks von jedem Gerät aus überprüfen und unterschreiben können. Sie müssen sich nicht mehr um Unterschriften bemühen oder sich mit Verzögerungen beim Papierkram herumschlagen. Geschäfte werden schneller abgewickelt, potenzielle Kunden bleiben involviert, und der Umsatz wird schneller erzielt.

• HR Onboarding: Verzögerungen bei der Einstellung verringern und die Erfahrung der Bewerber verbessern
  Ein langsamer Onboarding-Prozess kann neue Mitarbeiter frustrieren und unnötige Engpässe für die Personalabteilung verursachen. Das Warten auf die Rücksendung unterzeichneter Dokumente kann den Starttermin verlängern und die Personalplanung stören.
  
  Mit eSignatures können Angebotsschreiben, Arbeitsverträge und Vertragsvereinbarungen schnell und sicher von jedem Gerät aus abgeschlossen werden. Neu eingestellte Mitarbeiter können Dokumente in wenigen Minuten unterschreiben und so einen nahtlosen und professionellen ersten Eindruck hinterlassen. Schnelleres Onboarding bedeutet, dass die Mitarbeiter früher anfangen können, ihren Beitrag zu leisten, und die HR-Teams können sich auf die Menschen konzentrieren, statt auf administrative Aufgaben.

• Recht & Compliance: Garantierte Genauigkeit und sofortige Freigabe
  Rechtsteams arbeiten mit wichtigen Dokumenten, bei denen Genauigkeit, Sicherheit und Konformität nicht verhandelbar sind. 
  
  eSignatures beseitigen Engpässe, indem sie sofortige Genehmigungen ermöglichen und gleichzeitig sicherstellen, dass jedes Dokument fälschungssicher und überprüfbar bleibt. Mit integrierter Verschlüsselung, Identitätsauthentifizierung und einem vollständigen Prüfprotokoll erhalten Rechtsteams volle Transparenz und Kontrolle über den Unterzeichnungsprozess. Dadurch wird nicht nur die Vertragsabwicklung beschleunigt, sondern auch der Verwaltungsaufwand reduziert, so dass sich die Juristen auf strategische Prioritäten konzentrieren können, anstatt Unterschriften zu suchen.

Umgang mit häufigen Bedenken über eSignaturen

1. Sind eSignaturen für alle Arten von Dokumenten geeignet?
   Ja, eSignaturen können für eine Vielzahl von Dokumenten verwendet werden, von Kaufverträgen und NDAs bis hin zu Arbeitsverträgen und finanziellen Genehmigungen. Während die meisten Geschäftsdokumente elektronisch unterzeichnet werden können, ist für bestimmte juristische oder stark regulierte Dokumente wie Testamente, Gerichtsbeschlüsse und einige Immobilientransaktionen je nach Gerichtsbarkeit immer noch die Unterschrift auf dem Papier erforderlich. Die eSignatur-Gesetze entwickeln sich jedoch ständig weiter, und in vielen Branchen wird die digitale Unterschrift rasch zum Standard erhoben.

2. Was ist, wenn mein Team die Unterzeichnung auf Papier bevorzugt?
   Die Einführung von eSignaturen ist einfacher, als viele Teams denken. Während Veränderungen manchmal mit Zögern begegnet wird, sind moderne eSignatur-Lösungen benutzerfreundlich gestaltet und erfordern nur minimalen Schulungsaufwand. Die meisten Plattformen bieten schrittweise Anleitungen, automatisierte Arbeitsabläufe und nahtlose Integrationen mit bestehenden Tools wie E-Mail, CRM-Systemen und Vertragsmanagementplattformen. Dies macht den Übergang reibungslos und intuitiv. Wenn Teams erst einmal die Erfahrung gemacht haben, dass Dokumente mit wenigen Klicks unterschrieben werden können, ohne dass sie ausgedruckt, gescannt oder per Post verschickt werden müssen, fällt es den meisten schwer, zu den herkömmlichen Methoden zurückzukehren.
   

3. Sind eSignaturen kosteneffektiv?
   Die Umstellung auf eSignatur ist nicht nur bequem, sondern auch eine kluge finanzielle Entscheidung. Untersuchungen haben gezeigt, dass Unternehmen die Kosten für die Dokumentenverarbeitung um bis zu 85 % senken können, indem Ineffizienzen wie die manuelle Dateneingabe und Verzögerungen bei der Genehmigung vermieden werden. Darüber hinaus können Unternehmen durchschnittlich 36 US-Dollar pro Vertrag einsparen, indem sie die Kosten für den Versand und die Lagerung physischer Dokumente einsparen.