Die Vertragsüberwachung: Alles, was Sie wissen müssen

Ob es sich nun um einen einfachen Kaufvertrag oder ein komplexes Joint Venture handelt, Verträge spielen eine entscheidende Rolle bei der Festlegung der Rechte und Pflichten der einzelnen Parteien. Doch was geschieht, wenn der Vertrag unterzeichnet ist? An dieser Stelle kommt die Vertragsüberwachung ins Spiel. 

In diesem Beitrag tauchen wir in die Welt der Vertragsüberwachung ein und untersuchen ihre Bedeutung, Vorteile und bewährten Verfahren.

Was ist Vertragsüberwachung?

Unter Vertragsüberwachung versteht man den Prozess der Überwachung und Sicherstellung, dass alle an einer vertraglichen Vereinbarung beteiligten Parteien ihren Verpflichtungen nachkommen und die im Vertrag festgelegten Bedingungen erfüllen. Dazu gehören die regelmäßige Überprüfung und Analyse des Vertrags, die Verfolgung und Dokumentation von Leistungskennzahlen, die Identifizierung potenzieller Probleme oder Bereiche der Nichteinhaltung und die Ergreifung geeigneter Maßnahmen zur Lösung auftretender Probleme. 

Warum ist Vertragsüberwachung wichtig?

Die Vertragsüberwachung ist ein entscheidender Prozess im Vertragsmanagement, und wir haben mehrere Gründe aufgeführt, warum es wichtig ist, Verträge zu überwachen.

• Bewertung der Leistung: Die Vertragsüberwachung ermöglicht die Bewertung der Leistung der am Vertrag beteiligten Parteien. Sie hilft festzustellen, ob die vertraglichen Verpflichtungen von allen Parteien erfüllt werden, und wenn nicht, welche Verbesserungen vorgenommen werden müssen.

• Risikominimierung: Wenn Verträge nicht ordnungsgemäß überwacht werden, besteht ein größeres Risiko der Nichteinhaltung von Vorschriften, Vertragsverletzungen und anderer Probleme, die Unternehmen Geld kosten und ihren Ruf schädigen können. Die Vertragsüberwachung ermöglicht es Unternehmen, Risiken proaktiv zu erkennen und zu verringern, bevor sie zu größeren Problemen werden.

• Sicherstellung der Einhaltung: Sie stellt sicher, dass alle am Vertrag beteiligten Parteien die geltenden Gesetze, Vorschriften und Normen einhalten, und verringert so das Risiko für den eigenen Ruf oder die rechtliche Stellung.

• Aufrechterhaltung gesunder Geschäftsbeziehungen: Die Parteien können eine tiefere Verbindung auf der Grundlage von gegenseitigem Respekt und Verständnis aufbauen, indem sie gemeinsam an der Vertragsüberwachung arbeiten. Darüber hinaus kann die Vertragsüberwachung dazu beitragen, Möglichkeiten der Zusammenarbeit oder des Wachstums zu erkennen, die die Geschäftsbeziehung stärken können.

• Maximieren Sie den Wert: Die Vertragsüberwachung kann dazu beitragen, dass der Vertrag im Laufe der Zeit relevant und wertvoll bleibt. Wenn sich die Umstände ändern, können die Parteien die Vertragsüberwachung nutzen, um Bereiche zu ermitteln, in denen Anpassungen vorgenommen werden müssen oder neue Möglichkeiten zur Wertschöpfung bestehen.

Die besten Praktiken der Vertragsüberwachung 

Vorbereitung

• Stellen Sie Ihr Vertragsmanagement-Team zusammen: Ein Vertragsmanagementteam ist für die Überwachung der Verträge während ihres gesamten Lebenszyklus verantwortlich. In dieser Gruppe sollten Akteure aus verschiedenen Bereichen wie Beschaffung, Recht, Finanzen und Betrieb vertreten sein. Um ein effektives Vertragsmanagement zu gewährleisten, sollte jedem Teammitglied eine bestimmte Funktion und Aufgabe zugewiesen werden.

• Sammeln und Organisieren von Vertragsunterlagen: Um die Vertragsverwaltung zu vereinfachen und die Überwachung zu verbessern, sollten Unternehmen alle Verträge mit Anbietern, Lieferanten und Partnern in einem gut organisierten, zentralisierten Repository speichern. Auf diese Weise kann das Vertragsmanagementteam Verträge schnell auffinden, ihre Bedingungen überprüfen und die Leistung überwachen.

• Ermittlung der wichtigsten Leistungsindikatoren (KPIs): Key Performance Indicators (KPIs) sind Metriken, die den Erfolg eines Vertrags messen. Durch die Verfolgung der Leistung von Verkäufern, Lieferanten und Partnern im Vergleich zu den vereinbarten Bedingungen helfen KPIs, potenzielle Probleme und Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen. Beispiele für KPIs sind Lieferzeiten, Qualität und Kosten. Die Einbeziehung von KPIs in die Vertragsüberwachung kann die Gesamtleistung verbessern und bessere Ergebnisse gewährleisten.

Monitoring-Verpflichtungen

• Verfolgung der Fristen für die Erneuerung und Verlängerung: Verträge haben in der Regel eine feste Laufzeit, und es ist von entscheidender Bedeutung, Erneuerungs- und Verlängerungsfristen zu verfolgen, um unbeabsichtigte Ausfälle oder Verlängerungen zu verhindern. Durch die Überwachung dieser Fristen können Vertragsmanager sicherstellen, dass beide Parteien genügend Zeit haben, sich auf die nächste Vertragsphase vorzubereiten. Dies ermöglicht auch eine Neuverhandlung der Bedingungen, falls erforderlich, bevor der aktuelle Vertrag ausläuft.

• Verwaltung von Rechnungsstreitigkeiten und deren Beilegung: Streitigkeiten über die Rechnungsstellung können zu erheblichen Verzögerungen führen und die Geschäftsbeziehung zwischen den Parteien schädigen. Eine wirksame Vertragsüberwachung erfordert die Nachverfolgung von Rechnungen, um sicherzustellen, dass sie korrekt und rechtzeitig sind und mit den Vertragsbedingungen übereinstimmen. Die Überwachungspflichten im Zusammenhang mit der Rechnungsstellung stellen auch sicher, dass Streitigkeiten schnell und in beiderseitigem Einvernehmen beigelegt werden.

• Bewertung der Einhaltung des Budgets: Alle beteiligten Parteien müssen sich an die vereinbarten Budgetvorgaben halten. Unternehmen, die die Einhaltung des Budgets bewerten, können mögliche Probleme frühzeitig erkennen und Korrekturmaßnahmen ergreifen, um sicherzustellen, dass der Vertrag für beide Parteien rentabel bleibt. 

Bewertung der Leistung

• Festlegung von Leistungsmaßstäben: Durch die Festlegung spezifischer, messbarer Ziele für die Lieferantenleistung können Unternehmen die Effektivität ihrer Lieferanten objektiv bewerten und Bereiche mit Verbesserungspotenzial ermitteln. Zu den Leistungsmaßstäben können u. a. Kennzahlen wie Lieferzeiten, Qualitätsstandards und Kundenzufriedenheit gehören.

• Durchführung regelmäßiger Lieferantenprüfungen: Regelmäßige Bewertungen ermöglichen es den Unternehmen, mögliche Bedenken frühzeitig zu erkennen und zu beheben, bevor sie zu ernsthaften Problemen werden. Darüber hinaus bieten diese Bewertungen die Möglichkeit, dem Lieferanten Feedback zu Bereichen zu geben, in denen seine Leistung verbessert werden könnte.

• Behandlung von Problemen der Nichteinhaltung und Leistung: Dies kann der Fall sein, wenn ein Lieferant seinen vertraglichen Verpflichtungen nicht nachkommt oder wenn seine Leistung hinter den Erwartungen zurückbleibt. Die Bewertung der Leistung des Lieferanten ermöglicht es einer Organisation, diese Probleme sofort zu erkennen und geeignete Maßnahmen zu ergreifen, wie z. B. die Aushandlung von Abhilfemaßnahmen oder die Kündigung des Vertrags, falls erforderlich.

Management von Vertragsrisiken

• Identifizierung potenzieller Risiken und Strategien zur Risikominderung: Risiken können viele Formen annehmen, von der Nichteinhaltung von Vorschriften durch Lieferanten bis hin zu unvorhergesehenen Marktveränderungen. Durch die proaktive Erkennung und Bewältigung dieser Risiken können Unternehmen ihre Anfälligkeit für potenzielle Verluste minimieren und Unterbrechungen in ihren Lieferketten vermeiden. Unternehmen können Notfallpläne entwickeln oder Ersatzlieferanten einrichten, um die Auswirkungen unvorhergesehener Ereignisse abzumildern.

• Überwachung der Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften: Die Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Zulieferer alle geltenden Regeln und Vorschriften einhalten, einschließlich der Arbeitsgesetze und Umweltauflagen. Wenn ein Zulieferer diese Verpflichtungen nicht einhält, kann das Unternehmen rechtliche Konsequenzen und einen Rufschaden erleiden.

• Bewertung der Auswirkungen von Veränderungen der Marktbedingungen: Das Geschäftsumfeld ist dynamisch, und Unternehmen müssen darauf vorbereitet sein, auf Veränderungen zu reagieren, sobald sie auftreten. Änderungen der Wechselkurse oder der Handelspolitik können sich auf die Kosten der Lieferanten auswirken und zu Unterbrechungen der Lieferkette führen. Wenn Unternehmen die möglichen Auswirkungen dieser Entwicklungen abschätzen, können sie die erforderlichen Schritte unternehmen, um die Folgen abzumildern und die Widerstandsfähigkeit der Lieferkette zu gewährleisten.

Sicherstellung der Einhaltung von Verträgen

• Verfolgung von Meilensteinen und Leistungen des Vertrags: Für eine wirksame Vertragsüberwachung ist es unerlässlich, die wichtigsten Meilensteine und Leistungen des Vertrags im Auge zu behalten. Dazu gehört die Erstellung eines Zeitplans für die zu erbringenden Leistungen und die Einhaltung der Fristen sowie die Verfolgung des Fortschritts, um sicherzustellen, dass alle Parteien ihren vertraglichen Verpflichtungen nachkommen und erforderlichenfalls Korrekturmaßnahmen ergriffen werden können.

• Prüfung der Vertragsdokumentation und -aufzeichnung: Die Sicherstellung, dass alle vertragsbezogenen Informationen korrekt, vollständig und aktuell sind, kann Unternehmen dabei helfen, Missverständnisse und Streitigkeiten mit Lieferanten zu vermeiden und im Falle rechtlicher oder behördlicher Anfechtungen einen klaren Prüfpfad zu erstellen.

• Durchführung regelmäßiger Kontrollen der Vertragserfüllung: Bei diesen Überprüfungen sollten alle Aspekte des Vertrags überprüft werden, einschließlich der Meilensteine, der zu erbringenden Leistungen und der Führung von Aufzeichnungen. Werden Probleme festgestellt, sollten sofort Korrekturmaßnahmen ergriffen werden, um sicherzustellen, dass der Vertrag gültig bleibt.