Von der Demo bis zum Einsatz: Die Wahl Ihrer idealen Vertragssoftware

In der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt ist ein effektives Vertragsmanagement ein entscheidendes Element für den Erfolg. Da Unternehmen eine wachsende Zahl von Verträgen abwickeln, von Kundenverträgen bis hin zu Lieferantenvereinbarungen, wird der Bedarf an rationalisierten Prozessen immer deutlicher. Hier kommt die Vertragsmanagement-Software als wertvoller Verbündeter ins Spiel.

Dieser Artikel ist als gründlicher Leitfaden gedacht, der Ihnen dabei helfen soll, den Prozess des Verständnisses und der Bewertung von Demos von Vertragsmanagement-Software zu durchlaufen. Wir gehen auf die Bedeutung dieser Demos ein und erläutern die wichtigsten Funktionen, die Sie sorgfältig prüfen sollten. So können Sie fundierte Entscheidungen über die Software treffen, die am besten zu Ihren Geschäftsanforderungen passt.

Bedeutung von Software-Demos im Vertragsmanagement

Die Funktionsweise einer Vertragsverwaltungssoftware aus erster Hand zu erleben, ist wie eine Probefahrt vor dem Kauf eines Autos. Demos bieten eine praktische Erfahrung, die es den Nutzern ermöglicht, zu beurteilen, wie die Software ihren spezifischen Bedürfnissen und Arbeitsabläufen entspricht. Diese praktische Bewertung ist unerlässlich, um sicherzustellen, dass sich die gewählte Lösung reibungslos in die aktuellen Prozesse einfügt und die Effizienz steigert, anstatt sie zu stören.

Wie man Demos von Vertragsmanagement-Software bewertet

Bevor Sie sich für eine Vertragsverwaltungssoftware entscheiden, sollten Sie deren Fähigkeiten anhand einer umfassenden Demo gründlich bewerten. Hier sind die wichtigsten Aspekte, die Sie bei der Bewertung berücksichtigen sollten:

• Bewertung der Benutzerfreundlichkeit und der Schnittstelle: Ist das Design der Software benutzerfreundlich und für jeden leicht zu bedienen, nicht nur für Juristen? Prüfen Sie, ob auch Personen ohne technisches Fachwissen auf die Funktionen zugreifen und sie effektiv nutzen können. Eine einfache und intuitive Benutzeroberfläche ist entscheidend dafür, dass sich jeder, unabhängig von seinem technischen oder juristischen Hintergrund, leicht im System zurechtfindet und seine Möglichkeiten optimal nutzen kann. Dies ist wichtig, um eine breite Nutzung zu fördern und sicherzustellen, dass die Software für die verschiedenen Rollen innerhalb Ihrer Organisation von Nutzen ist.
• ‍Vergleich der Anpassungsoptionen: Achten Sie bei der Erkundung verschiedener CLM-Software darauf, welche Anpassungsmöglichkeiten die einzelnen Produkte bieten. Beurteilen Sie, wie leicht sich die Software an die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen lässt. Vergewissern Sie sich, dass die Software Ihnen die Möglichkeit bietet, Arbeitsabläufe, Vorlagen und andere Aspekte so zu personalisieren, dass sie genau den Anforderungen Ihres Unternehmens entsprechen. Eine solche Anpassung der Software ist entscheidend, um sicherzustellen, dass sie gut zu Ihren individuellen Geschäftsprozessen und Präferenzen passt und das Vertragsmanagement für Ihr Unternehmen effektiver gestaltet.
• ‍Bewertung der Integrationsfähigkeit mit anderen Tools: Wenn Sie darüber nachdenken, wie gut die Software mit anderen Systemen zusammenarbeitet, ist es wichtig zu prüfen, ob sie problemlos mit Ihren bestehenden CRM-, ERP- oder Dokumentenmanagement-Tools verbunden werden kann. Wenn sich die Software reibungslos in diese Systeme integrieren lässt, bedeutet dies, dass Informationen zwischen ihnen ausgetauscht werden können, ohne dass Sie Daten manuell eingeben müssen. Das macht Ihre Prozesse nicht nur effizienter, sondern verringert auch die Gefahr von Fehlern, die bei der manuellen Dateneingabe auftreten können.
  

Gemeinsame Merkmale von Vertragsmanagement-Software

Während einer Demo einer Vertragsmanagement-Software werden in der Regel verschiedene Funktionen vorgeführt, um die Möglichkeiten der Plattform zu präsentieren. Hier sind einige der üblichen Funktionen, die Sie erwarten können:

• Erstellen und Verfassen von Verträgen: Eine der wichtigsten Funktionen von Vertragsmanagement-Software ist die Möglichkeit, Verträge schnell und effizient zu erstellen. Vertragsmanagementlösungen bieten oft vorgefertigte Vorlagen, die an Ihre speziellen Anforderungen angepasst werden können. Diese Vorlagen enthalten Standardvertragsklauseln und -bedingungen und ersparen Ihnen die Zeit und Mühe, Verträge von Grund auf neu zu verfassen. Neben den Vorlagen stehen den Anwendern oft zusätzliche Tools zur Verfügung, die den Prozess der Vertragserstellung vereinfachen. Dazu gehören Bibliotheken mit Standardklauseln und eine intuitive Benutzeroberfläche für die Erstellung von Verträgen. Solche Funktionen steigern die Effizienz und sorgen für eine konsistente Vertragssprache.
• ‍Zentrales Repository: Es kann schwierig sein, den Überblick über eine Vielzahl von Verträgen zu behalten, vor allem wenn sie über verschiedene Abteilungen oder Standorte verstreut sind. Zentralisierte Repositories vereinfachen nicht nur das Auffinden von Verträgen, sondern dienen auch als einheitliche Drehscheibe für die effiziente Verwaltung und Organisation von Vertragsdokumenten. Dies ermöglicht den einfachen Zugriff, das Abrufen und die Durchsuchbarkeit von Verträgen anhand verschiedener Kriterien wie Vertragstyp, beteiligte Parteien oder Ablaufdatum.
• ‍Versionskontrolle: Die Fähigkeit, verschiedene Versionen eines Vertrags zu verwalten, ist entscheidend, um Verwirrung und Fehler zu vermeiden. Mit der Versionskontrollfunktion können Benutzer leicht auf verschiedene Versionen eines Vertrags zugreifen und diese vergleichen und so alle während des Verhandlungsprozesses vorgenommenen Änderungen verfolgen. Mit dieser Funktion können die Benutzer die an einem Vertrag vorgenommenen Änderungen im Laufe der Zeit überwachen und so sicherstellen, dass alle Beteiligten die neueste und genehmigte Version verwenden.
• ‍Zusammenarbeit und Kommunikation: Eine effektive Zusammenarbeit ist für das Vertragsmanagement unerlässlich. Die Funktionen für die Zusammenarbeit verbessern die Kommunikation zwischen den am Vertragsprozess beteiligten Teammitgliedern. Benutzer können Kommentare zu bestimmten Abschnitten abgeben, Benachrichtigungen über Aktualisierungen erhalten und Aufgaben zuweisen, um eine nahtlose Teamarbeit während des gesamten Vertragslebenszyklus zu gewährleisten.
• ‍Suche und Abruf: Robuste Suchfunktionen ermöglichen es den Benutzern, bestimmte Verträge oder Informationen innerhalb von Verträgen schnell zu finden. Diese optimierte Suche steigert die Produktivität und spart Zeit, die sonst für die manuelle Dokumentensuche aufgewendet werden müsste. Die meisten Vertragsverwaltungssoftwares umfassen erweiterte Funktionen zur Organisation und Kennzeichnung von Dokumenten, die den Such- und Abrufprozess weiter verbessern. Die Benutzer können Verträge nach verschiedenen Kriterien wie Vertragsart, Abteilung oder Ablaufdatum kategorisieren. Darüber hinaus können sie Verträge mit Tags oder Schlüsselwörtern versehen, um sie leichter auffindbar zu machen. Diese Art der Organisation und Kennzeichnung stellt sicher, dass Verträge schnell und effizient gefunden werden können, selbst in einem großen Dokumentenbestand.

Einige zusätzliche Merkmale:

• Warnungen und Benachrichtigungen: Automatisierte Warnungen und Benachrichtigungen informieren die Beteiligten über wichtige Vertragsereignisse, wie z. B. Verlängerungsdaten. So wird sichergestellt, dass die Verantwortlichen rechtzeitig benachrichtigt werden, was ein schnelles Handeln ermöglicht.
• ‍Elektronische Unterschrift: Die Integration mit elektronischen Unterschriftsplattformen ermöglicht sichere und rechtsverbindliche digitale Unterschriften und beschleunigt den Vertragsgenehmigungsprozess, insbesondere in entfernten oder dezentralen Arbeitsumgebungen.
• ‍Prüfprotokoll: Ein Audit-Trail protokolliert alle Aktivitäten im Zusammenhang mit einem Vertrag und bietet eine umfassende Historie. Dies unterstützt nicht nur die Einhaltung von Vorschriften, sondern verbessert auch die Rechenschaftspflicht, da dokumentiert wird, wer was wann während des gesamten Vertragslebenszyklus getan hat.

Vorbereitungen für eine Demo der Vertragsmanagement-Software

Die Vorbereitung auf eine Demo der Vertragsmanagement-Software ist entscheidend, um sicherzustellen, dass Sie den größtmöglichen Nutzen aus der Präsentation ziehen und eine fundierte Entscheidung darüber treffen können, ob die Software Ihren Anforderungen entspricht. Hier sind einige wichtige Schritte, die Sie vor der Demo unternehmen sollten:

• Identifizieren Sie Ihre Anforderungen: Legen Sie die Anforderungen Ihres Unternehmens an das Vertragsmanagement klar dar. Welche spezifischen Merkmale und Funktionalitäten sind für Ihr Unternehmen wichtig? Dazu könnten Dokumentenmanagement, elektronische Unterschriften, Verfolgung der Einhaltung von Vorschriften, Berichterstattung usw. gehören.
  
  Die wichtigsten Fragen, die zu stellen sind:
  - Können Sie einen kurzen Überblick über die wichtigsten Merkmale und Funktionalitäten geben?
  - Was hebt Ihr Produkt/Ihre Dienstleistung von anderen auf dem Markt ab?

• ‍Verstehen Sie Ihre derzeitigen Prozesse: Bewerten Sie Ihre derzeitigen Vertragsmanagementprozesse. Welche Probleme gibt es? Ermitteln Sie Bereiche, die verbessert werden müssen, und erstellen Sie eine Liste der Herausforderungen, die Sie mit der Software angehen möchten.
  
  ‍Die wichtigsten Fragen, die zu stellen sind:
  - Können Sie darlegen, wie die Software speziell auf die Probleme und Herausforderungen eingeht, die wir bei unseren derzeitigen Vertragsmanagementprozessen festgestellt haben?
  - Können Sie uns den typischen Lebenszyklus eines Vertrags mit der Software erläutern?
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• ‍Beziehen Sie die wichtigsten Interessengruppen ein: Laden Sie die wichtigsten Interessengruppen, die die Vertragsverwaltungssoftware verwenden oder von ihr betroffen sind, zur Teilnahme an der Demo ein. Ihre Beiträge und Rückmeldungen sind für eine fundierte Entscheidung sehr wertvoll.
  
  ‍Die wichtigsten Fragen, die zu stellen sind:
  - Wie kann die Demo auf die spezifischen Bedürfnisse und Anliegen der verschiedenen Interessengruppen zugeschnitten werden, um sicherzustellen, dass die Perspektive jeder Partei berücksichtigt wird?
  - Welches sind die wichtigsten Interessengruppen in unserem Unternehmen, denen Sie die Teilnahme an der Demo der Vertragsmanagement-Software empfehlen?
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• ‍Definieren Sie Benutzerrollen und Berechtigungen: Bestimmen Sie die Rollen der am Vertragsmanagementprozess beteiligten Personen. Legen Sie fest, wer für die Erstellung, Prüfung, Genehmigung und Unterzeichnung von Verträgen zuständig ist. Überlegen Sie, welche Zugriffsebene und welche Berechtigungen jede Rolle benötigt.
  
  ‍Die wichtigsten Fragen, die zu stellen sind:
  - Was sind die unterschiedlichen Verantwortlichkeiten von Personen, die im Rahmen des Vertragsmanagementprozesses Rollen wie Vertragsverfasser, -prüfer, -genehmiger und -unterzeichner innehaben?
  Wie flexibel ist die Software in Bezug auf die Anpassung der Benutzerrollen an die spezifischen Strukturen und Anforderungen unseres Unternehmens?
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• Budgetüberlegungen: Legen Sie die Grenzen Ihres Budgets klar dar. Machen Sie sich mit dem Preismodell der Software vertraut und berücksichtigen Sie dabei alle zusätzlichen Kosten für Anpassungen, Schulungen und laufenden Support. Erkundigen Sie sich nach etwaigen nicht ausgewiesenen Gebühren.
  
  ‍Die wichtigsten Fragen, die zu stellen sind:
  - Wie sieht das Preismodell für die Vertragsverwaltungssoftware aus, und können Sie eine Aufschlüsselung der mit dem Erstkauf oder dem Abonnement verbundenen Kosten geben?
  - Fallen zusätzliche Kosten für die Anpassung an, und wenn ja, können Sie Beispiele für gängige Anpassungswünsche und die damit verbundenen Kosten nennen?
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• Probezeit: Erkundigen Sie sich nach der Verfügbarkeit eines Testzeitraums. Die Evaluierung der Software in einer realen Umgebung kann wertvolle Einblicke in ihre Benutzerfreundlichkeit und Effektivität innerhalb Ihrer Organisation bieten.
  
  ‍Die wichtigsten Fragen, die zu stellen sind:
  - Können Sie klären, ob alle Funktionen während des Testzeitraums zur Verfügung stehen oder ob es irgendwelche Einschränkungen im Vergleich zur Vollversion gibt?
  - Welcher Support und welche Ressourcen werden während der Testphase zur Verfügung gestellt, um die Leistung der Software und ihre Eignung für die Bedürfnisse unserer Organisation zu beurteilen?‍

• ‍Schulung und Unterstützung: Prüfen Sie das Schulungs- und Supportangebot des Softwareanbieters. Machen Sie sich mit dem Einführungsprozess vertraut und prüfen Sie die Verfügbarkeit von Ressourcen wie Schulungsmaterial, Dokumentation und Kundensupport.
  
  ‍Die wichtigsten Fragen, die zu stellen sind:
  - Welche Schulungsmöglichkeiten stehen unserem Team während des Onboarding-Prozesses zur Verfügung, und können Sie einen Überblick über die angebotenen Schulungsprogramme geben?
  - Stehen Schulungsmaterialien wie Dokumentationen, Video-Tutorials oder Benutzerhandbücher für das Lernen im eigenen Tempo zur Verfügung?

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Kann die Vertragsverwaltungssoftware mit anderen Geschäftssystemen integriert werden?

Ja, die meisten Softwarelösungen für das Vertragsmanagement bieten Integrationsmöglichkeiten mit anderen Geschäftssystemen wie CRM-, ERP- und Dokumentenmanagementsystemen. Dies ermöglicht einen nahtlosen Datenaustausch und steigert die Gesamteffizienz.

Ist Vertragsmanagement-Software für kleine Unternehmen geeignet?

Unbedingt! Vertragsmanagement-Software ist für Unternehmen jeder Größe von Vorteil. Sie hilft kleinen Unternehmen, ihre Vertragsprozesse zu rationalisieren, manuelle Fehler zu reduzieren und die Vertragstransparenz zu verbessern.

Wie sicher ist Vertragsmanagement-Software in Bezug auf den Datenschutz?

Bei der Vertragsverwaltungssoftware stehen Datensicherheit und -schutz an erster Stelle. Sie setzt robuste Verschlüsselungsmethoden, Zugangskontrollen und regelmäßige Backups ein, um die Vertraulichkeit und Integrität Ihrer Vertragsdaten zu gewährleisten.

Kann Vertragsmanagement-Software bei der Verwaltung von Vertragsverlängerungen helfen?

Ja, Vertragsmanagement-Software enthält in der Regel Funktionen für das Vertragsverlängerungsmanagement. Sie kann automatische Erinnerungen für Vertragsverlängerungen senden, Verlängerungsbedingungen verfolgen und den Verlängerungsprozess erleichtern.

Lässt sich die Vertragsverwaltungssoftware an die spezifischen Anforderungen des Unternehmens anpassen?

Ja, die Vertragsmanagement-Software bietet Anpassungsmöglichkeiten an Ihre individuellen Geschäftsanforderungen. Sie können Workflows, Vorlagen und Felder so konfigurieren, dass sie den Prozessen und der Terminologie Ihres Unternehmens entsprechen.