Compliance im Vertrieb: Risikomanagement nutzen und Vertrauen aufbauen

Wenn wir im Verkauf mit einem potenziellen Kunden verhandeln, kann das entweder zum Abschluss eines Geschäfts beitragen oder unsere Chancen ruinieren. Zwei wichtige Dinge entscheiden in der Regel über unseren Erfolg: Wir müssen uns an die Regeln halten und uns das Vertrauen der Menschen verdienen. Als Verkäufer müssen wir uns mit vielen komplizierten Regeln auseinandersetzen und ethische Entscheidungen treffen. Zugleich müssen wir starke und dauerhafte Beziehungen zu unseren Kunden aufbauen.

Um ein umfassendes Verständnis für die Bedeutung der Einhaltung von Vertriebsrichtlinien im Tagesgeschäft zu vermitteln, werden in diesem Blog die Komponenten der Vertriebsrichtlinien, ihr rechtlicher Rahmen, die Vorteile, die sie bieten, ihre grundlegenden Elemente und die wichtigsten empfohlenen Tools für ein effektives Compliance-Management erläutert.

Was ist Sales Compliance?

Die Einhaltung von Verkaufsrichtlinien ist die Grundlage für jeden erfolgreichen Verkaufsprozess. Dazu gehört die Einhaltung bestimmter Regeln und Standards, wenn ein Unternehmen seine Produkte oder Dienstleistungen verkauft. Diese Regeln können von staatlichen Gesetzen, Branchenverbänden oder dem Unternehmen selbst stammen. Bei der Einhaltung von Vertriebsvorschriften geht es nicht nur darum, rechtliche Probleme zu vermeiden, sondern auch darum, Geschäfte auf eine Art und Weise zu tätigen, die ethisch vertretbar und fair ist und mit den Werten des Unternehmens übereinstimmt.

Der rechtliche Rahmen für die Einhaltung der Verkaufsvorschriften

Einige allgemeine Regeln und Vorschriften können je nach Branche, Region und Art des Produkts oder der Dienstleistung, die verkauft wird, erheblich variieren. Unternehmen müssen im Allgemeinen bestimmte wesentliche Aspekte berücksichtigen, um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten, wenn sie Produkte oder Dienstleistungen anbieten.

• Verbraucherschutzgesetze sind ein wichtiger Rahmen, um eine gerechte und transparente Behandlung der Verbraucher zu gewährleisten. Sie erreichen dies durch die Durchsetzung verschiedener wichtiger Grundsätze wie Wahrheit in der Werbung, Produktsicherheit, faire Preisgestaltung und transparente Garantien. Die Unternehmen müssen sich unbedingt an diese Gesetze halten, nicht nur um das Vertrauen zu erhalten, sondern auch um betrügerische Praktiken zu verhindern, die den Verbrauchern schaden könnten.‍
• Das Vertragsrecht legt die Richtlinien für Vereinbarungen in Verkaufsgeschäften fest. Es legt wesentliche Einzelheiten fest, wie die Art der verkauften Sache, etwaige Gewährleistungen oder Garantien, die von beiden Seiten akzeptierten Zahlungsbedingungen und die Vorgehensweise für den Fall, dass eine der beiden Parteien ihren Verpflichtungen aus dem Vertrag nicht nachkommt.‍
• Die Produkthaftungsgesetze machen verschiedene Stellen innerhalb der Produktvertriebskette, darunter Hersteller, Vertriebsunternehmen, Lieferanten und Einzelhändler, für Verletzungen oder Schäden verantwortlich, die durch fehlerhafte oder unsichere Produkte entstehen. Das Hauptziel dieser Gesetze ist es, die Verbraucher zu schützen, indem sie garantieren, dass die auf dem Markt erhältlichen Produkte den Sicherheitsstandards und bestimmten Qualitätskriterien entsprechen.‍
• Die Gesetze zum Schutz der Privatsphäre und zum Datenschutz gelten für die Erhebung, Speicherung, Verwendung und Übertragung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit dem Verkauf, um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten. Die Hauptziele dieser Gesetze bestehen darin, die Rechte des Einzelnen auf Privatsphäre zu schützen, indem Unternehmen verpflichtet werden, mit persönlichen Daten sorgfältig und respektvoll umzugehen, und sicherzustellen, dass persönliche Daten vor unbefugtem Zugriff, Offenlegung und Verlust geschützt sind. Ein Grundprinzip der Datenschutzgesetze ist die Einholung der informierten Zustimmung der Personen, deren personenbezogene Daten von Unternehmen erfasst und verwendet werden. Eine Einwilligung liegt vor, wenn eine Person freiwillig der Erhebung und den festgelegten Verwendungszwecken von personenbezogenen Daten zustimmt. Sie setzt voraus, dass die Person über die Zwecke der Erhebung, Verwendung und Weitergabe informiert wird und die Möglichkeit hat, die Bereitstellung der Daten abzulehnen und sich für die Zukunft dagegen zu entscheiden. Ein weiterer wichtiger Grundsatz dieser Gesetze ist, dass Unternehmen die von ihnen gesammelten und genutzten personenbezogenen Daten durch geeignete Sicherheitsmaßnahmen schützen müssen, um sie vor unbefugtem Zugriff, Offenlegung oder Verlust zu schützen. Dazu gehören die Verwendung von Verschlüsselung bei der Speicherung sensibler Daten, die Einführung geeigneter Passwortkontrollen und die regelmäßige Aktualisierung von Sicherheitssystemen, um mit den aktuellen Technologien Schritt zu halten‍
• Die Gesetze zum Schutz des geistigen Eigentums bieten Schutz und rechtliche Rechte für Produkte des menschlichen Geistes. Diese Gesetze dienen als Schutzschild für verschiedene Arten von kreativen und geistigen Werken und gewähren Schöpfern oder Eigentümern ausschließliche Rechte an ihren Innovationen oder Schöpfungen.‍
• Das Umsatzsteuer- und Mehrwertsteuerrecht schreibt vor, dass Unternehmen die steuerlichen Vorschriften für Verkäufe einhalten müssen. Dazu gehört die Erhebung und Abführung von Umsatz- oder Mehrwertsteuer auf der Grundlage der von ihnen verkauften Produkte oder Dienstleistungen und der entsprechenden Steuersätze.‍
• Bei internationalen Handelsgesetzen handelt es sich um Vereinbarungen, die regeln, wie Länder Geschäfte tätigen, Waren handeln und Dienstleistungen über Grenzen hinweg austauschen. Diese Gesetze überwachen die Interaktionen zwischen Ländern in Bereichen wie Importe, Exporte, Zölle (Steuern auf Importe und Exporte), Quoten (Beschränkungen der Warenmenge, die importiert oder exportiert werden kann) und die Beilegung von handelsbezogenen Streitigkeiten.‍
• Die Aufzeichnungs- und Berichterstattungsanforderungen im Bereich der Vertriebs-Compliance beziehen sich auf die notwendigen Maßnahmen, die Unternehmen ergreifen müssen, um ihre Vertriebsaktivitäten genau und in Übereinstimmung mit den geltenden Gesetzen und Vorschriften zu dokumentieren und zu melden. Dazu gehört die Führung geordneter Aufzeichnungen über Transaktionen, finanzielle Details, Kundeninformationen und andere relevante Daten im Zusammenhang mit dem Verkauf. ‍

Vorteile der Sales Compliance

In dieser Ära der erhöhten Transparenz und der Selbstbestimmung der Verbraucher geht es bei der Einhaltung von Verkaufsrichtlinien nicht nur darum, saftige Geldstrafen zu vermeiden, sondern auch darum, Vertrauen aufzubauen, den Ruf Ihrer Marke zu schützen und letztendlich nachhaltiges Wachstum zu fördern. 

• Rechtlicher Schutz: Einer der Hauptvorteile der Einhaltung von Vertriebsvorschriften ist die Gewährleistung des Rechtsschutzes. Durch die sorgfältige Einhaltung der für Ihre Branche geltenden Gesetze und Vorschriften schafft Ihr Unternehmen einen starken Schutzschild gegen potenziell schwerwiegende rechtliche Konsequenzen. Dies schützt Ihr Unternehmen nicht nur vor kostspieligen Rechtsstreitigkeiten, sondern stellt auch sicher, dass sich Ihre betrieblichen Praktiken im Rahmen der Gesetze bewegen.‍
• Reputationsmanagement: Der Aufbau und die Aufrechterhaltung eines guten Rufs einer Marke ist für jedes Unternehmen von größter Bedeutung. Wenn Kunden sehen, dass Ihr Unternehmen ethisch und gesetzeskonform arbeitet, sind sie eher geneigt, Ihrer Marke zu vertrauen, erneut zu kaufen und Ihre Produkte oder Dienstleistungen weiterzuempfehlen.‍
• Wettbewerbsvorteil: Unternehmen, die der Einhaltung von Verkaufsrichtlinien Priorität einräumen, sichern sich oft einen Wettbewerbsvorteil. Indem sie sich als vertrauenswürdig und zuverlässig profilieren, ziehen sie Kunden an, die bei weniger ethischen Konkurrenten zurückhaltend sind. Dies kann zu einem größeren Marktanteil und langfristigem Erfolg führen.‍
• Risikomanagement: Bei der Compliance im Vertrieb geht es nicht nur um die Einhaltung externer rechtlicher Vorschriften, sondern auch um den Umgang mit unternehmensinternen Risiken. Wenn Ihr Vertriebsteam die Compliance-Richtlinien versteht und einhält, verringert sich die Wahrscheinlichkeit von internen Fehlern, Betrug oder unangemessenem Verhalten. Diese proaktive Strategie mindert den potenziellen Schaden, den diese Probleme verursachen können.‍
• Kosteneinsparungen: Die Investition in die Einhaltung der Verkaufsrichtlinien und die Sicherstellung ihrer Einhaltung bedeutet, dass Sie Ihr Team schulen und Systeme einführen müssen, um die rechtlichen Anforderungen und ethischen Standards zu erfüllen. Diese anfängliche Investition ist zwar mit Kosten verbunden, erweist sich aber langfristig als vorteilhaft. Durch die Einhaltung der Regeln und Vorschriften, die für die Vertriebspraktiken gelten, können Sie Rechtsverstöße vermeiden, die zu hohen Strafen und Bußgeldern führen können. Darüber hinaus können Sie durch die Einhaltung der Vorschriften eine saubere rechtliche Bilanz und einen positiven Ruf Ihrer Marke aufrechterhalten und so die Kosten vermeiden, die mit der Wiederherstellung eines beschädigten Images verbunden sind und die umfangreich und langwierig sein können.
• ‍Gesteigerte Arbeitsmoral: Wenn Vertriebsteams in einem Umfeld arbeiten, in dem die Einhaltung ethischer Richtlinien und rechtlicher Standards Priorität hat, sind die Mitarbeiter in der Regel zufriedener mit ihrer Arbeit. Sie fühlen sich sicher, weil sie wissen, dass das Unternehmen, für das sie arbeiten, ethisches Verhalten schätzt und praktiziert. Diese Gewissheit kann sich positiv auf ihre allgemeine Arbeitszufriedenheit auswirken und dazu führen, dass sie sich mehr engagieren und sich ihrer Aufgabe verpflichtet fühlen.

Die Schlüsselelemente der Sales Compliance

1. Klare Verkaufsrichtlinien und -verfahren

Die Grundlage eines starken Compliance-Programms für den Vertrieb liegt in klaren und umfassenden Vertriebsrichtlinien und -verfahren. Betrachten Sie diese als das Benutzerhandbuch für Ihr Vertriebsteam, in dem festgelegt ist, was im Vertriebsprozess als akzeptabel und inakzeptabel gilt. Diese Richtlinien geben Hinweise zu ethischem Verhalten, Preisstrategien und Kundenkontakt und dienen im Wesentlichen als Leitlinien für korrektes Verhalten. Durch die Einhaltung dieser Richtlinien sorgt Ihr Team für Transparenz und Konsistenz in seinen Verkaufspraktiken.

2. Schulungen für Verkaufsteams

Die Schaffung einer soliden Grundlage für eine effektive Einhaltung der Vertriebsvorschriften beginnt mit einem gut informierten und angemessen geschulten Vertriebsteam. Wenn Sie Ihr Vertriebsteam mit den erforderlichen Kenntnissen und Fertigkeiten ausstatten, können sie bei ihren täglichen Aktivitäten durchweg regelkonforme Entscheidungen treffen. Umfassende Schulungsprogramme sollten die rechtlichen und ethischen Dimensionen des Vertriebs, branchenspezifische Vorschriften und die besonderen Compliance-Anforderungen Ihres Unternehmens abdecken. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass Ihr Team gut vorbereitet ist, um Compliance-Herausforderungen mit Zuversicht zu meistern und gleichzeitig die vorgeschriebenen Richtlinien einzuhalten.

3. Überwachungs- und Berichterstattungssysteme

Richten Sie wirksame Überwachungs- und Berichterstattungssysteme ein, die wie aufmerksame Vorgesetzte funktionieren und Ihre Verkaufsaktivitäten ständig überwachen, um potenzielle Compliance-Probleme schnell zu erkennen und zu beheben. Diese Systeme beinhalten die Implementierung von Prozessen, die Verkaufsaktivitäten, Kundeninteraktionen und Finanztransaktionen akribisch verfolgen. Dieser proaktive Überwachungsansatz ist von entscheidender Bedeutung, um die Integrität Ihrer Vertriebsaktivitäten zu wahren und bei Bedarf umgehend Korrekturmaßnahmen zu ergreifen.

4. Integration von Technologie für eine effektive Einhaltung der Vorschriften

Der Einsatz von Technologie ist im heutigen digitalen Zeitalter von entscheidender Bedeutung, um die Wirksamkeit von Compliance-Maßnahmen zu verbessern. Compliance-Management-Software beispielsweise vereinfacht den Dokumentationsprozess, optimiert die Überwachung der Einhaltung von Richtlinien und erstellt informative Berichte für eine eingehende Analyse. Die Integration von Technologie steigert nicht nur die betriebliche Effizienz, sondern minimiert auch manuelle Fehler und führt zu einem methodischeren und systematischeren Ansatz beim Compliance-Management.

5. Fallstudien über die erfolgreiche Einhaltung von Vertriebsvorschriften 

Das Studium von Fallstudien aus dem wirklichen Leben von Unternehmen, die wirksame Strategien zur Einhaltung von Vertriebsvorschriften eingeführt haben, ist von großem Nutzen. Diese Fallstudien bieten detaillierte Einblicke in die Art und Weise, wie diese Unternehmen das komplexe Umfeld der Compliance im Vertrieb handhaben. Sie beleuchten spezifische Ansätze, Methoden und die entscheidende Rolle, die die Einhaltung der Vorschriften in ihrem Tagesgeschäft spielt. Die Analyse dieser Fallstudien kann als Inspiration für die Entwicklung und Verbesserung Ihrer eigenen Compliance-Strategien im Vertrieb dienen.

Welche Tools sollten für die Einhaltung von Vertriebsvorschriften verwendet werden?

Da sich die Anforderungen an die Einhaltung von Vorschriften ständig ändern und erweitern, greifen Unternehmen zunehmend auf Compliance-Management-Tools zurück, um ihre Compliance-Verantwortlichkeiten effektiv zu verwalten. Im Folgenden werden die besten Softwarelösungen für Compliance-Management-Systeme vorgestellt.

1. PowerDMS

Ein über das Internet zugängliches Compliance-Management-System, das für Unternehmen jeder Größe entwickelt wurde. Es bietet eine zentrale Plattform für die Überwachung von Richtliniendokumenten, Schulungsmaterialien und Compliance-Verpflichtungen und stellt sicher, dass die Mitarbeiter unabhängig von ihrem Standort auf die aktuellsten Informationen zugreifen können.

PowerDMS-Funktionen zur Unterstützung der Einhaltung von Vorschriften: 

• Ermöglicht Unternehmen die Erstellung, Speicherung und Verwaltung ihrer Richtlinien, Verfahren und anderer wichtiger Dokumente an einem zentralen Ort.
• Die Software ermöglicht es Unternehmen, Richtlinien effizient zu verteilen und sicherzustellen, dass die Mitarbeiter sie überprüfen und anerkennen.
• Ermöglicht es Unternehmen, Richtlinien effizient zu verteilen und sicherzustellen, dass die Mitarbeiter sie prüfen und anerkennen.

2. HSI Donesafe

Die Compliance-Management-Software von HSI Donesafe ist auf moderne Unternehmen zugeschnitten und unterstützt Teams bei der Handhabung und Einhaltung von Risiken, Unternehmensführung, Einhaltung von Vorschriften und Arbeitsplatzverantwortung. Ihr Compliance-Management-System umfasst Funktionen wie Risikobewertungen, Vorfallsberichte und Gefahrenerkennung. Dies macht es zu einer umfassenden Wahl für jedes Unternehmen, das in einem Hochrisikosektor tätig ist.

HSI Donesafe-Funktionen helfen bei der Einhaltung der Vorschriften: 

• Benutzerfreundliche Oberfläche, die das Navigieren und die Durchführung von Aufgaben im Zusammenhang mit der Einhaltung von Vorschriften erleichtert
• Anpassbare Workflows zur Erstellung Ihrer eigenen Compliance-Prozesse
• Automatische Benachrichtigungen für Compliance-bezogene Aufgaben und Fristen
• Echtzeit-Berichterstattung zur Verfolgung des Konformitätsfortschritts und zur Ermittlung verbesserungswürdiger Bereiche
  

3. Libryo

Die Compliance-Management-Software von Libryo wurde speziell für den juristischen Bereich entwickelt. Sie bietet Unternehmen eine Live-Ansicht ihrer Compliance-Pflichten, die Aspekte wie die Überwachung der Einhaltung von Vorschriften, automatische Aktualisierungen und anpassbare Workflows umfasst. Dies vereinfacht den Prozess für Unternehmen, sich über die für ihre Tätigkeit relevanten Compliance-Standards auf dem Laufenden zu halten.

Libryo-Funktionen für die Einhaltung von Vorschriften:

• Benutzerfreundliche Schnittstelle, die das Auffinden von Informationen zur Einhaltung von Vorschriften erleichtert
• Echtzeit-Updates zu Änderungen von rechtlichen und regulatorischen Anforderungen
• Abdeckung mehrerer Gerichtsbarkeiten auf der ganzen Welt
• Automatisierte Berichte zur Einhaltung von Vorschriften, um Zeit zu sparen und das Risiko menschlicher Fehler zu verringern

4. Predict 360

Ein leistungsfähiges Tool für Unternehmen, die vor der Herausforderung stehen, komplexe Risiken und Compliance-Verpflichtungen in verschiedenen Rechtsgebieten und Branchen zu verwalten. Es bietet eine zentrale Plattform für die Überwachung der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, des Risikomanagements im Unternehmen, des Audit-Managements und der Prozesse zur Verwaltung gesetzlicher Änderungen. 

Predict 360-Funktionen helfen bei der Einhaltung von Vorschriften:

• Automatisierung für wiederkehrende Aufgaben
• Zugangsmodule für einfaches Risikomanagement
• Hilft beim Management des Reputationsrisikos
• Dokumente nahtlos hochladen
• Einfache und intuitive Schnittstelle