Cloud Vertragsmanagement: Vorteile und Anwendung in Firmen

Die Verwaltung von Verträgen ist für Unternehmen unverzichtbar, aber herkömmliche Methoden können langsam und ineffizient sein. Probleme wie verlorene Dokumente, Genehmigungsverzögerungen und Schwierigkeiten bei der Leistungsverfolgung sind keine Seltenheit. Um diese Probleme zu lösen, setzen Unternehmen auf Cloud Contract Management. 

Dieser Artikel erklärt, was es ist, welche Vorteile es bietet und wie Sie das richtige System für Ihr Unternehmen auswählen.

Was ist Cloud Vertragsmanagement?

Cloud-Vertragsmanagement ist eine moderne Lösung, die Cloud-basierte Technologie nutzt, um den gesamten Lebenszyklus von Verträgen zu rationalisieren, von der Erstellung bis zur Ausführung und darüber hinaus. Statt sich auf physische Dokumente zu verlassen, ermöglicht das Cloud-Vertragsmanagement Unternehmen, ihre Verträge sicher in der Cloud zu speichern, zu verwalten und darauf zuzugreifen. Diese digitale Transformation bietet zahlreiche Vorteile und kann den Vertragsverwaltungsprozess eines Unternehmens erheblich verbessern.

Die Entwicklung des Vertragsmanagements

Das Vertragsmanagement hat eine lange Geschichte, die bis zu den alten Zivilisationen zurückverfolgt werden kann. Im Folgenden finden Sie einen kurzen Überblick über seine Entwicklung:

1. Mündliche Vereinbarungen: In der Antike waren Verträge in erster Linie mündliche Vereinbarungen, die zwischen Einzelpersonen oder Gruppen getroffen wurden. Diese Vereinbarungen basierten auf Vertrauen und wurden oft von anderen Mitgliedern der Gemeinschaft bezeugt.‍
2. Frühe schriftliche Verträge: Als sich die Gesellschaften entwickelten, brauchten sie bessere Möglichkeiten, um Vereinbarungen zu treffen, die offiziell waren und durchgesetzt werden konnten. Dies führte zur Entstehung von frühen schriftlichen Verträgen in alten Zivilisationen wie Mesopotamien und dem alten Ägypten. Sie verwendeten Tontafeln und Papyrus, um diese Vereinbarungen festzuhalten.‍
3. Römisches Recht und formelle Verträge: Das antike Rom war für die Gestaltung des Vertragsrechts von entscheidender Bedeutung. Sie führten formelle Verträge ein, die schriftliche Dokumente und Unterschriften der beteiligten Parteien erforderten.‍
4. Mittelalterliche Zünfte und Verträge: Im Mittelalter wuchs der Handel, und es bildeten sich Zünfte und Händlergruppen. Sie schrieben ihre eigenen Regeln und Verträge, um den Handel zu kontrollieren und die Interessen ihrer Mitglieder zu wahren.‍
5. Das Aufkommen von gedruckten Verträgen: Im 15. Jahrhundert wurde der Buchdruck erfunden, der den Umgang mit Verträgen völlig veränderte. Mit der Druckerpresse konnten standardisierte Vertragsvorlagen in Massenproduktion hergestellt werden, wodurch Verträge für jedermann leichter zugänglich und einheitlich wurden.‍
6. Industrielle Revolution und standardisierte Verträge: Die industrielle Revolution brachte große Veränderungen in der Wirtschaft mit sich. Die Unternehmen benötigten mehr Standardverträge für ihre Transaktionen. Standardverträge wurden populär, da sie Zeit und Mühe sparten und es den Parteien ermöglichten, vorgefertigte Vereinbarungen zu verwenden, anstatt neue Verträge von Grund auf zu erstellen.‍
7. Rechtliche Fortschritte im 20. Jahrhundert: Im 20. Jahrhundert entwickelte sich das Vertragsrecht weiter, und viele Länder übernahmen standardisierte Vertragsvorlagen. Textverarbeitungssoftware wie Microsoft Word wurde populär und ermöglichte die elektronische Erstellung, Bearbeitung und Speicherung von Verträgen, wodurch der Prozess schneller und flexibler wurde.‍
8. Aufkommen von Tabellenkalkulationen: Neben der Textverarbeitungssoftware wurde die Verwendung von Tabellenkalkulationen wie Microsoft Excel im Vertragsmanagement populär. Tabellenkalkulationen ermöglichten es Vertragsmanagern, wichtige Vertragsinformationen wie wichtige Daten, Preisangaben und beteiligte Parteien in einem Tabellenformat zu organisieren und zu speichern.‍
9. Software-Lösungen: Als die Unternehmen expandierten und das Vertragsvolumen zunahm, wurde der Bedarf an einer effizienten Vertragsverwaltung deutlich. Die Einführung von Computern und spezieller Vertragsverwaltungssoftware in der zweiten Hälfte des 20. Jahrhunderts revolutionierte die Verwaltung von Verträgen. Diese Softwarelösungen, die häufig Textverarbeitungs- und Tabellenkalkulationsfunktionen integrierten, ermöglichten eine fortschrittlichere Speicherung, Abfrage und Verfolgung von Verträgen.‍
10. Software für das Vertragslebenszyklusmanagement (CLM): Im späten 20. und frühen 21. Jahrhundert kam spezielle Software für das Vertragslebenszyklusmanagement (CLM) auf. Diese umfassenden Plattformen boten eine zentrale Lösung für die Verwaltung von Verträgen während ihres gesamten Lebenszyklus - von der Erstellung und Verhandlung bis zur Ausführung und Erneuerung. CLM-Software integrierte Textverarbeitung für die Vertragserstellung und Tabellenkalkulationen für die Datenorganisation, wodurch der Vertragsverwaltungsprozess noch weiter rationalisiert wurde.‍
11. Cloud-basierte Lösungen und künstliche Intelligenz: Cloud-basierte CLM-Lösungen haben im 21. Jahrhundert das Vertragsmanagement weiter verändert und machen es für Unternehmen jeder Größe zugänglicher und skalierbarer. Darüber hinaus brachte die Integration von künstlicher Intelligenz (KI) Funktionen wie Vertragsanalyse, Risikobewertung und automatisierte Workflows mit sich, die die Effizienz der Vertragsmanagementprozesse weiter verbesserten.

Die Vorteile von Cloud Contract Management

1. Verbesserte Zugänglichkeit und Zusammenarbeit

Die Vertragsverwaltung in der Cloud bietet eine zentrale Plattform, die von jedem Ort mit Internetanschluss aus zugänglich ist. Dank dieser Zugänglichkeit können autorisierte Mitarbeiter mühelos auf Verträge zugreifen, zusammenarbeiten und Aktualisierungen in Echtzeit vornehmen. Sie fördert die nahtlose Kommunikation zwischen den Beteiligten, z. B. Rechtsteams, Vertriebsmitarbeitern und Kunden, was zu schnelleren Entscheidungsprozessen führt.

2. Verbesserte Effizienz und Produktivität

Die Automatisierung von Vertragsprozessen durch Cloud-basierte Systeme reduziert die manuelle Arbeit und spart Zeit und Ressourcen. Funktionen wie Vorlagen, Klauselbibliotheken und automatisierte Workflows rationalisieren die Erstellung, Prüfung und Genehmigung von Verträgen. Durch die Minimierung sich wiederholender Aufgaben können sich die Teams auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren, was die Gesamtproduktivität steigert.

‍3. Verbesserte Sicherheit und Compliance

Beim Umgang mit sensiblen Geschäftsverträgen hat die Sicherheit oberste Priorität. Cloud-Plattformen für die Vertragsverwaltung bieten starke Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung und Benutzerzugangskontrollen, um vertrauliche Informationen zu schützen. Darüber hinaus folgen diese Plattformen in der Regel Industriestandards und -vorschriften und gewährleisten so die Datenintegrität und die Einhaltung von Regeln.

4. Überwachung und Einblicke in Echtzeit

Cloud-Lösungen für das Vertragsmanagement bieten Echtzeit-Analysen und Berichtsfunktionen. Diese Einblicke ermöglichen es Unternehmen, die Vertragsleistung zu verfolgen, Engpässe zu erkennen und wichtige Leistungsindikatoren (KPIs) zu messen. Die datengestützte Entscheidungsfindung wird zugänglicher und ermöglicht es Unternehmen, ihre Vertragsmanagementprozesse kontinuierlich zu optimieren.

5. Kosteneinsparungen und Skalierbarkeit

Herkömmliche Vertragsverwaltungssysteme sind teuer, da sie physisch gespeichert, gedruckt und versandt werden müssen. Die Vertragsverwaltung in der Cloud ist eine bessere Option, da diese Kosten entfallen und eine kostengünstige und skalierbare Lösung bereitgestellt wird. Unternehmen können ihren Cloud-Speicher an ihre Bedürfnisse anpassen und zahlen nur für das, was sie nutzen.

Die Wahl des richtigen Cloud-Vertragsmanagementsystems

Die Auswahl des besten Cloud-Vertragsverwaltungssystems ist ein wichtiger Schritt für jedes Unternehmen, das Verträge effektiv abwickeln, Aufgaben vereinfachen und seine allgemeinen Abläufe verbessern möchte. Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, die Ihnen hilft, eine kluge Entscheidung zu treffen:

1. Identifizieren Sie Ihre Anforderungen: Um mit der effektiven Verwaltung von Verträgen beginnen zu können, müssen Sie zunächst herausfinden, welche Anforderungen Ihr Unternehmen an ein Vertragsmanagementsystem stellt. Beziehen Sie wichtige Mitarbeiter aus den Bereichen Recht, Beschaffung, Finanzen und IT ein, um eine umfassende Liste der Anforderungen zu erstellen. Denken Sie dabei an Dinge wie die Anzahl der von Ihnen verwalteten Verträge, die Rollen der Benutzer, die Anforderungen an die Zusammenarbeit, die Integration mit anderen Tools, die Sicherheit und die Möglichkeit zur Erstellung nützlicher Berichte.‍
2. Cloud-Sicherheit und Compliance: Sicherheit ist für die Vertragsverwaltung unerlässlich. Wählen Sie ein Cloud-System, das über starke Sicherheitsmaßnahmen verfügt. Achten Sie auf Funktionen wie Datenverschlüsselung, Multi-Faktor-Authentifizierung, rollenbasierte Zugriffskontrollen und die Einhaltung von Branchenstandards wie GDPR, HIPAA oder SOC 2.‍
3. Benutzerfreundlichkeit und Schnittstelle: Die Benutzerfreundlichkeit ist entscheidend für die Akzeptanz in Ihrem Unternehmen. Eine benutzerfreundliche Oberfläche führt zu höherer Produktivität und geringerem Schulungsbedarf. Testen Sie die Benutzerfreundlichkeit des Systems durch Demos oder kostenlose Testversionen, bevor Sie sich zum Kauf verpflichten.‍
4. Integrationsfähigkeiten: Überlegen Sie, welche Tools und Anwendungen Ihr Unternehmen bereits verwendet, und prüfen Sie, ob sich das Vertragsmanagementsystem in diese integrieren lässt. Eine nahtlose Integration in CRM-, ERP- und andere Geschäftssysteme erhöht die Effizienz und Datengenauigkeit.‍
5. Anpassbarkeit und Flexibilität: Wählen Sie ein Vertragsmanagementsystem, das sich an die individuellen Prozesse und Vertragsvorlagen Ihres Unternehmens anpassen lässt. Durch diese Flexibilität wird sichergestellt, dass das System gut zu Ihren Arbeitsabläufen passt und reibungslos funktioniert.‍
6. Skalierbarkeit: Vergewissern Sie sich, dass das gewählte System das Wachstum Ihres Unternehmens in Bezug auf Vertragsvolumen und Benutzerbasis bewältigen kann. Die Skalierbarkeit ist entscheidend, um häufige Software-Migrationen zu vermeiden.‍
7. Zusammenarbeit und Versionskontrolle: Bei der Vertragsverwaltung arbeiten viele Personen gemeinsam an Dokumenten. Verwenden Sie ein System, das Zusammenarbeit in Echtzeit, Versionskontrolle und Prüfpfade ermöglicht. Dadurch wird Verwirrung vermieden und die Gefahr von Fehlern verringert.‍
8. Suche und Berichterstattung: Um Verträge schnell zu finden, sollten Sie sicherstellen, dass das System die Suche nach Schlüsselwörtern, Tags oder Metadaten ermöglicht. Erweiterte Berichtsfunktionen bieten hilfreiche Einblicke in die Vertragsleistung, die Einhaltung von Vorschriften und anstehende Vertragsverlängerungen.‍
9. Mobile Zugänglichkeit: In der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt ist der mobile Zugang zu Verträgen ein großer Vorteil. Stellen Sie sicher, dass das Vertragsmanagementsystem über eine mobile App oder eine reaktionsschnelle Weboberfläche für den Zugriff von unterwegs verfügt.‍
10. Kundenbetreuung und Schulung: Achten Sie bei der Auswahl eines Anbieters von Vertragsmanagement auf die Qualität des Kundensupports. Wählen Sie Anbieter mit Schulungsmaterial, Dokumentation und reaktionsschnellem Support. So kann Ihr Team bei Problemen oder Fragen während der Vertragsverwaltung leicht Hilfe erhalten. Ein guter Kundensupport ist entscheidend für einen reibungslosen Ablauf.‍
11. Gesamtbetriebskosten (Total Cost of Ownership, TCO): Denken Sie bei der Entscheidung für ein Vertragsmanagementsystem an die Gesamtkosten, nicht nur an die Abonnementgebühren. Berücksichtigen Sie Ausgaben wie Implementierung, Schulung und mögliche Integrationsgebühren. Vergleichen Sie verschiedene Anbieter, um sicherzustellen, dass Sie das beste Preis-Leistungs-Verhältnis für Ihre Investition erhalten. Achten Sie nicht nur auf den Anschaffungspreis, sondern auch auf die Gesamtbetriebskosten.‍
12. Ruf und Zuverlässigkeit des Anbieters: Bevor Sie sich für einen Anbieter von Vertragsmanagement entscheiden, sollten Sie dessen Ruf überprüfen. Lesen Sie Bewertungen, fragen Sie nach Empfehlungen, und prüfen Sie, wie zuverlässig und aktuell die Produkte sind. So können Sie eine gute Option mit zufriedenen Kunden auswählen.‍
13. Datenmigration und Datensicherung: Wenn Sie von einem bestehenden Vertragsverwaltungssystem umsteigen, erkundigen Sie sich nach dem Prozess der Datenmigration. Überprüfen Sie außerdem die Datensicherungs- und Wiederherstellungsfunktionen des Systems, um Ihre wichtigen Vertragsdaten zu schützen.‍
14. Kostenlose Testversion oder Demo: Bevor Sie Ihre endgültige Entscheidung treffen, bitten Sie die in die engere Wahl gekommenen Anbieter um eine kostenlose Testversion oder Demo. Wenn Sie das System selbst ausprobieren, können Sie besser verstehen, wie es funktioniert und ob es Ihren Anforderungen entspricht. Es ist eine Art Testfahrt, um sicherzustellen, dass Sie die richtige Wahl treffen.‍
15. Zukunftstauglichkeit: Achten Sie schließlich auf die Fähigkeit des Systems, sich an künftige Fortschritte in der Vertragsverwaltungstechnologie anzupassen. Die Investition in eine zukunftssichere Lösung stellt sicher, dass Ihr Unternehmen mit den neuesten Branchentrends und Innovationen Schritt halten kann.