Automatische Vertragsverlängerungen: Wie man die Kontrolle behält und unerwünschte Verlängerungen vermeidet

Viele Unternehmen stecken in Vertragsverlängerungen fest, die sie nie beabsichtigt haben, fortzusetzen. Eine Dienstleistung, die einmal nützlich war, wird vielleicht nicht mehr benötigt, aber der Vertrag verlängert sich automatisch - oft mit höheren Kosten -, nur weil die Kündigungsfrist versäumt wurde.

Dieser Mangel an Übersicht kann dazu führen, dass Gelegenheiten zur Neuverhandlung von Bedingungen verpasst werden, unnötige Kosten entstehen und die Flexibilität eingeschränkt wird. In vielen Fällen bemerken die Unternehmen erst dann, dass der Vertrag verlängert wurde, wenn sie eine Rechnung erhalten - und dann ist es zu spät, um Änderungen vorzunehmen.

Um die Kontrolle zu behalten, brauchen Unternehmen eine klare Strategie für die Verfolgung und Verwaltung von Vertragsverlängerungen. Dieser Artikel befasst sich mit den wichtigsten Risiken, Herausforderungen und Best Practices, die Unternehmen dabei helfen, unerwünschte Verlängerungen zu vermeiden und fundierte Entscheidungen über ihre Verträge zu treffen.

Was bedeutet automatische Vertragsverlängerung?

Die automatische Vertragsverlängerung, auch bekannt als Evergreen-Klausel, ist eine Klausel in Verträgen, die den Vertrag über seine ursprüngliche Laufzeit hinaus verlängert, wenn nicht eine Partei den Vertrag vor einer bestimmten Frist aktiv kündigt oder neu aushandelt. Das bedeutet, dass der Vertrag weiterläuft, wenn keine Maßnahmen ergriffen werden - oft zu denselben Bedingungen, manchmal aber auch mit Preiserhöhungen oder aktualisierten Konditionen.

Wie automatische Verlängerungen in B2B-Verträgen funktionieren

• Verträge auf Abonnementbasis - Üblich bei SaaS, IT-Diensten und Cloud-Lösungen, bei denen der Service fortgesetzt wird, sofern er nicht gekündigt wird.
• Lieferantenverträge - Viele Lieferantenverträge verlängern sich automatisch, wenn sie nicht neu verhandelt werden.
• Beratungs- und Outsourcing-Verträge - Langfristige Dienstleistungsvereinbarungen sind oft mit Verlängerungen verbunden.
• Mietverträge - Einige Mietverträge für Gewerbeimmobilien enthalten Klauseln zur automatischen Verlängerung, die eine formelle Kündigung erfordern.

Vorteile der automatischen Vertragsverlängerung

✔ Kontinuität - Gewährleistet den ununterbrochenen Zugang zu wichtigen Produkten und Dienstleistungen und reduziert das Risiko von Betriebsausfällen. Dies ist besonders wichtig für Softwarelizenzen, Cloud-Dienste und ausgelagerte Supportvereinbarungen, bei denen Serviceunterbrechungen zu Produktivitätsverlusten führen können.

✔ Bequemlichkeit - Es ist nicht mehr erforderlich, die Verträge für jede Laufzeit manuell neu auszuhandeln, was Zeit und Verwaltungsaufwand spart. Dies ist vorteilhaft für langfristige Partnerschaften, bei denen die Bedingungen stabil bleiben und der Dienst weiterhin den Geschäftsanforderungen entspricht.

✔ Kosteneinsparungen und Vorhersehbarkeit - Viele Verträge bieten Preisvorteile für mehrjährige Verpflichtungen, so dass sich Unternehmen vergünstigte Tarife sichern und Preiserhöhungen vermeiden können. Darüber hinaus vereinfachen vorhersehbare Verlängerungsstrukturen die Budgetplanung, da sie für Kostenkonsistenz sorgen.

Automatische Vertragsverlängerung im B2B-Bereich: Die größten Herausforderungen für Unternehmen

Automatische Verlängerungen mögen bequem erscheinen, können aber schnell zu einer finanziellen und betrieblichen Belastung werden, wenn sie nicht richtig verwaltet werden.

1. Komplexe Verlängerungsbedingungen
   Eine der Hauptschwierigkeiten sind komplexe Verlängerungsbedingungen. B2B-Verträge enthalten oft vielschichtige Klauseln, die es schwierig machen, wichtige Termine und Fristen zu verfolgen. Jeder Lieferant, Dienstleister oder jede Geschäftseinheit hat möglicherweise andere Bedingungen, was zu Unstimmigkeiten führt. Einige Verlängerungsbedingungen können sogar im Kleingedruckten versteckt sein, was dazu führt, dass Unternehmen wichtige Details übersehen.
   
2. Verpasste Gelegenheiten für Neuverhandlungen
   Eine weitere Herausforderung sind verpasste Gelegenheiten für Neuverhandlungen. Ohne ein zentralisiertes Nachverfolgungssystem versäumen es Unternehmen möglicherweise, den Vertragswert vor der Erneuerung neu zu bewerten, so dass sie auf veralteten Vereinbarungen sitzen bleiben. Anbieter können auch die Preise erhöhen oder die Bedingungen ändern, was die Unternehmen oft erst bemerken, wenn es zu spät ist, um zu verhandeln.
   
3. Rechtliche und Compliance-Herausforderungen
   Es gibt auch rechtliche Hürden und Probleme bei der Einhaltung von Vorschriften. In einigen Ländern ist die ausdrückliche Zustimmung des Kunden erforderlich, bevor eine automatische Vertragsverlängerung in B2B-Verträgen durchgesetzt werden kann. Schlecht verwaltete Verlängerungen können zur Nichteinhaltung von Gesetzen über die Offenlegung von Verträgen führen, wodurch Unternehmen potenziellen Rechtsstreitigkeiten oder behördlichen Strafen ausgesetzt sind. Um rechtliche Risiken zu vermeiden, müssen Unternehmen sicherstellen, dass die Verlängerungsbedingungen sowohl mit den internen Richtlinien als auch mit den Branchenvorschriften übereinstimmen.
   
4. Unverbundene interne Prozesse
   Vertriebs-, Beschaffungs- und Rechtsteams arbeiten oft unabhängig voneinander, was zu einer uneinheitlichen Vertragsüberwachung führt. Es kann sein, dass ein Team davon ausgeht, dass ein anderes für Verlängerungsentscheidungen zuständig ist, während in Wirklichkeit niemand den Vertrag aktiv überprüft. Auch Personalwechsel können zum Verlust von Vertragswissen beitragen, was die Wahrscheinlichkeit unerwünschter Vertragsverlängerungen weiter erhöht.

Wie Sie die Kontrolle über automatische Vertragsverlängerungen behalten

Um unerwartete Vertragsverlängerungen zu vermeiden und die Kontrolle über die Verträge zu behalten, können Unternehmen diese bewährten Verfahren anwenden:

• Legen Sie klare Benachrichtigungsfristen fest: In den Verträgen sollte ausdrücklich eine angemessene Kündigungsfrist festgelegt werden, in der Regel 60-90 Tage vor der Erneuerung. So haben die Unternehmen genügend Zeit, um zu prüfen, ob der Vertrag verlängert, neu ausgehandelt oder gekündigt werden soll.
  
• Legen Sie einfache Ausstiegsmechanismen fest: Stellen Sie sicher, dass der Vertrag unkomplizierte Kündigungsverfahren enthält. Komplizierte Opt-out-Verfahren können dazu führen, dass Gelegenheiten zur Neuverhandlung oder Kündigung verpasst werden. Stellen Sie sicher, dass der Vertrag es den Unternehmen ermöglicht, die andere Partei auf einfache Weise schriftlich über ihre Absicht zu informieren, den Vertrag zu kündigen oder die Bedingungen anzupassen, und dass er eine schriftliche Bestätigung vorsieht, um Missverständnisse zu vermeiden.
  
• Regelmäßige Überprüfung von Verträgen: Führen Sie regelmäßige Vertragsprüfungen durch, entweder vierteljährlich oder jährlich, um sicherzustellen, dass die Bedingungen immer noch mit den aktuellen Bedürfnissen des Unternehmens und den Marktbedingungen übereinstimmen. Beauftragen Sie eine verantwortliche Person oder ein Team mit der aktiven Überwachung wichtiger Verträge und stellen Sie sicher, dass Verlängerungsdaten, Bedingungen und Möglichkeiten überprüft werden, damit das Unternehmen auf Kurs bleibt.
  
• Erstellen Sie einen zentralisierten Vertragskalender: Den Überblick über alle Vertragsverlängerungsdaten in den verschiedenen Abteilungen zu behalten, kann überwältigend sein. Ein zentraler Kalender, ob manuell oder digital, bietet einen klaren Überblick über anstehende Vertragsverlängerungen und stellt sicher, dass nichts übersehen wird.

Tools und Technologien zur Überwachung und Verwaltung von automatischen Verlängerungen

1. Kalender- und Aufgabenmanagement-Tools
   Einfache Tools wie Google Calendar oder Microsoft Outlook werden häufig verwendet, um Erinnerungen an Verlängerungsfristen zu setzen. Diese Tools sind einfach zu bedienen und können Unternehmen benachrichtigen, wenn es an der Zeit ist, einen Vertrag zu überprüfen. Ihnen fehlen jedoch tiefer gehende Funktionen für die Vertragsverwaltung wie die automatische Verfolgung von Vertragsverlängerungen oder die Integration mit Verträgen, weshalb sie für einfachere Anforderungen geeignet sind.

2. Systeme zur Dokumentenverwaltung
   Plattformen wie SharePoint oder Dropbox bieten eine zentrale Speicherung von Verträgen, auf die Unternehmen bei Bedarf zugreifen können. Sie sind zwar nützlich für die Speicherung von Dokumenten, verfügen aber nicht über eine integrierte Verfolgung von Vertragsverlängerungen oder Erinnerungsfunktionen. Sie können in Kombination mit anderen Tools, wie z. B. Kalendern, verwendet werden, um Verlängerungsdaten manuell zu verfolgen.

3. Tabellenkalkulationen und Datenbanken
   Viele Unternehmen beginnen mit Tabellenkalkulationen (z. B. Excel oder Google Sheets), um Verträge und Verlängerungsfristen zu verfolgen. Tabellenkalkulationen können bei der Nachverfolgung einfacher Verträge helfen, erfordern aber manuelle Aktualisierungen und bieten keine Automatisierung oder erweiterte Nachverfolgungsfunktionen, was das Risiko erhöht, Fristen zu verpassen.

4. Vertragsmanagement-Software
   Die effektivste Lösung für die Verwaltung automatischer Vertragsverlängerungen ist eine spezielle Vertragsmanagement-Software wie top.legal. Diese Plattformen wurden speziell entwickelt, um Unternehmen dabei zu helfen, organisiert zu bleiben, Verlängerungen zu verfolgen und die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten. Hier sind einige Funktionen, die Vertragsmanagement-Software besonders effektiv machen:
   • Automatisierte Verlängerungswarnungen
     Vertragsverwaltungssoftware sendet proaktive Warnmeldungen lange vor dem Verlängerungsdatum. Diese Benachrichtigungen können sein:
     
     • Konfigurierbar nach Zeitrahmen, z. B. 30, 60 oder 90 Tage vor der Erneuerung.
     • An mehrere Beteiligte, einschließlich Rechts-, Finanz- und Beschaffungsteams, gesendet.
     • Eskaliert, wenn keine Maßnahmen ergriffen werden, um sicherzustellen, dass kritische Verlängerungen behandelt werden.
       
       
   • Zentralisierte Vertragsablage
     Vertragsverwaltungssoftware bietet ein sicheres, zentrales Repository, in dem alle Verträge gespeichert sind:
     
     • Digital gespeichert für einfache Organisation.
     • Durchsuchbar nach Schlüsselwörtern, Verlängerungsdaten oder Vertragsinhabern.
     • Zugriffskontrolle, die sicherstellt, dass nur befugtes Personal Vereinbarungen einsehen oder ändern kann.
       
       
   • Verfolgung des Verlängerungsdatums
     Erstklassige Vertragsmanagement-Plattformen verfolgen automatisch die Verlängerungsfristen und erstellen ein dynamisches Dashboard für den Vertragslebenszyklus. Diese Funktion:
     
     • Kündigt anstehende Erneuerungen rechtzeitig an.
     • Zeigt alle Verlängerungsdaten in einem einzigen Dashboard an und ermöglicht so die Überwachung auf einen Blick.
       
       
   • Anpassbare Mahnungen
     Jeder Vertrag hat seine eigenen Bestimmungen, Fristen und Verlängerungsbedingungen. Vertragsmanagement-Software ermöglicht es Unternehmen, diese anzupassen:
     
     • Benachrichtigungseinstellungen je nach Vertragsart und Wichtigkeit.
     • Interne Genehmigungsabläufe für Verlängerungen, die sicherstellen, dass wichtige Entscheidungsträger Verträge vor der Verlängerung prüfen.
     • Vorgefertigte Kündigungsvorlagen, die im Bedarfsfall eine schnelle Opt-out-Entscheidung ermöglichen.
       
       
   • Prüfpfade und Compliance-Prüfungen
     Vertragsverwaltungssoftware verbessert die Transparenz und die Einhaltung von Vorschriften durch:
     
     • Vollständige Prüfpfade, die die Vertragshistorie, Genehmigungen und Änderungen protokollieren, um die Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten.
     • Automatisierte Compliance-Prüfungen, um sicherzustellen, dass Verträge den Branchenvorschriften und internen Richtlinien entsprechen.
     • Versionskontrolle, die die aktuellste rechtsverbindliche Vertragsversion aufrechterhält und damit das Risiko der Verwendung veralteter Verträge verringert.
       
       
   • Analysen und Berichte
     Ein datengesteuertes Vertragsmanagement ermöglicht es Unternehmen, ihre Lieferantenbeziehungen und finanziellen Verpflichtungen zu optimieren. Funktionen wie:
     
     • Analyse von Erneuerungstrends zur Ermittlung von Anbietern, die ihre Preise bei Erneuerung häufig erhöhen.
     • Einblicke in die Ausgaben zur Hervorhebung von Verträgen, die nicht ausreichend ausgelastet sind.
     • Verfolgung der Lieferantenleistung, um zu beurteilen, ob die Lieferanten ihre Service Level Agreements einhalten.

‍Rechtliche Erwägungen bei der automatischen Vertragsverlängerung

In diesem Abschnitt werden wir die wesentlichen rechtlichen Faktoren erörtern, die Unternehmen bei automatischen Vertragsverlängerungen berücksichtigen müssen. 

Rechtliche Leitlinien für B2B-Verträge mit automatischen Verlängerungsklauseln

In verschiedenen Rechtsordnungen gibt es spezielle Gesetze für automatische Verlängerungen. In der Europäischen Union beispielsweise schreibt die Richtlinie über unlautere Geschäftspraktiken vor, dass Unternehmen klare und transparente Informationen über automatische Verlängerungsbedingungen bereitstellen müssen. Ebenso haben viele Bundesstaaten in den USA Gesetze erlassen, die vorschreiben, dass Unternehmen die Zustimmung ihrer Kunden einholen müssen, bevor sich ein Vertrag automatisch verlängert.

Um Strafen und Streitigkeiten zu vermeiden, müssen Sie sicherstellen, dass Ihre Verlängerungsklauseln mit diesen Gesetzen übereinstimmen. Unternehmen sollten:

• Machen Sie die Verlängerungsbedingungen leicht verständlich.
• Stellen Sie sicher, dass die Kündigungsfrist angemessen ist und den gesetzlichen Normen entspricht.
• Geben Sie beiden Parteien ausreichend Zeit, um die Verlängerung abzulehnen.

So stellen Sie sicher, dass Ihre Verträge mit den Industriestandards und -vorschriften übereinstimmen

Jede Branche hat ihre eigenen Vorschriften, die sich darauf auswirken können, wie automatische Verlängerungen gehandhabt werden. Zum Beispiel:

• Gesundheitswesen und Finanzen: In diesen Sektoren gelten oft strenge Vorschriften für die Vertragstransparenz und die Offenlegung von automatischen Verlängerungsbedingungen. Die Nichteinhaltung kann zu Geldstrafen oder Rufschädigung führen.
• Verbraucherschutzgesetze: In vielen Ländern, darunter auch in den USA und der EU, gibt es Verbraucherschutzgesetze, die sich speziell gegen automatische Verlängerungspraktiken richten. Unternehmen sollten diese Gesetze überprüfen, um sicherzustellen, dass ihre Verträge nicht unbeabsichtigt gegen Vorschriften verstoßen.

Um konform zu bleiben:

• Ziehen Sie regelmäßig Rechtsexperten zu Rate, die mit den Vorschriften in Ihrer Branche vertraut sind.
• Überprüfen und aktualisieren Sie Ihre Verträge auf der Grundlage von Änderungen der lokalen, nationalen und internationalen Gesetze.
• Stellen Sie sicher, dass Ihre Klauseln zur automatischen Verlängerung leicht zugänglich sind und in allen Verträgen klar umrissen werden.

Wichtige Klauseln zum Schutz vor unerwünschten automatischen Verlängerungen

Um Ihr Unternehmen vor unerwünschten automatischen Verlängerungen zu schützen, ist es wichtig, bestimmte Klauseln in Ihre Verträge aufzunehmen. Diese Klauseln sorgen für Klarheit und gewährleisten, dass sich beide Parteien über die Verlängerungsbedingungen einig sind.

1. Klare Bedingungen für die Benachrichtigung bei Vertragsverlängerungen: In Ihrem Vertrag sollte eindeutig festgelegt sein, wann und wie eine Partei die Verlängerung kündigen muss. Legen Sie eine angemessene Kündigungsfrist fest (z. B. 60-90 Tage), um zu verhindern, dass automatische Verlängerungen stattfinden, ohne dass die Möglichkeit besteht, die Bedingungen zu überprüfen oder neu auszuhandeln.
   
   
2. Kündigungs-/Opt-Out-Klausel: Nehmen Sie eine Klausel auf, die es ermöglicht, den Vertrag ohne übermäßige Strafen oder Hindernisse zu kündigen. Stellen Sie sicher, dass das Opt-out-Verfahren einfach, klar definiert und leicht durchführbar ist.
   
   
3. Überprüfungs- und Verhandlungsklausel: Führen Sie eine Klausel ein, die eine Neuverhandlung der wichtigsten Bedingungen ermöglicht, insbesondere wenn sich die Marktbedingungen, Preismodelle oder Dienstleistungen geändert haben. Dies gibt beiden Parteien die Möglichkeit, die Erwartungen zum Zeitpunkt der Vertragsverlängerung anzugleichen.
   
   
4. Begrenzung der Verlängerungsdauer: Einige Verträge verlängern sich auf unbestimmte Zeit, wenn nicht darauf eingegangen wird, und binden ein Unternehmen möglicherweise an eine langfristige Vereinbarung. Legen Sie eine maximale Verlängerungsdauer fest oder begrenzen Sie die automatische Verlängerung auf eine bestimmte Anzahl von Zyklen (z. B. zwei Jahre).
   
   
5. Schriftliche Bestätigungsklausel: Stellen Sie sicher, dass jeder Verlängerungs- oder Kündigungsantrag schriftlich bestätigt wird. Dies verhindert Missverständnisse und stellt sicher, dass beide Parteien einverstanden sind, bevor etwas unternommen wird.

Indem sie automatische Verlängerungsklauseln sorgfältig strukturieren und sicherstellen, dass sie den gesetzlichen und branchenspezifischen Vorschriften entsprechen, können sich Unternehmen vor unerwünschten Verlängerungen und möglichen rechtlichen Problemen schützen.