Skalierung von Vertragsabschlüssen für B2B-Umsatzwachstum

In der Wachstumsphase einer Unternehmung müssen Prozesse optimiert werden. Kleine Hindernisse haben einen kumulativen Effekt und werden sehr kostspielig, wenn mehr Kunden zum Verkaufsabschluss gebracht werden sollen. 

Das Erstellen, Verhandeln und Unterzeichnen von Verträgen gehört zu den zentralen Aktivitäten, um Wachstum skaliert zu realisieren. Doch warum gelingt dies vielen Unternehmungen nicht?

Im Gegensatz zum B2C Geschäft, in dem die AGB standardisiert die rechtliche Grundlage mit den Endkunden regeln, ist im B2B-Vertrieb die vertragliche Regelung zwischen Geschäftspartnern zentrale Basis um gegenseitige Interessen zu finalisieren. In der Tat wird, gemäß der IACCM (The International Association for Contract & Commercial Management), 80% des Umsatzes mit Unternehmenskunden via Verträge regelt, aber 83% der Personen sind mit dem Prozess, wie Verträge abgeschlossen werden nicht zufrieden. 

Vertriebsmitarbeiter, die variabel vergütet werden, sind besonders unzufrieden, da sie weniger schnell zum vertraglichen Abschluss kommen.

‍Ein ineffizienter Prozess Verträge zu schließen hat, somit eine direkte Verbindung zu den Umsatzzielen. Es ist leicht nachzuvollziehen, dass ineffektives Vertragsmanagement Unternehmen bis zu 9,2% des Jahresumsatzes kostet. Ein skalierter Vertriebsprozess ist definiert durch einen kurzen Verkaufszyklus. Verliert dieser an Dynamik und hat hohe Reibungen, dann werden die besten vertrieblichen Fähigkeiten und Techniken nicht optimal genutzt.  

Nun was ist die Realität? Gemäß der IACCM werden immer noch 80% der Verträge händisch und somit ineffizient gehandhabt. Der Wettbewerbsvorteil, den ein optimaler Vertragsprozess schafft, wird somit nicht realisiert. Geschäftspartner haben ein gebrochenes Kundenerlebnis, es entstehen Reibungen zwischen Vertrieb und Geschäftsführung, die rechtliche Vorgaben beachten muss und Risiken werden nicht proaktiv angegangen. 

Wenn sie die gleichen Erfahrungen teilen, empfehlen wir zur Skalierung Ihrer Unternehmung die folgenden Schritte:

1. Digitalisieren Sie Ihren Vertragsprozess

Wahrscheinlich haben Sie bereits hochgradig digitalisierte Prozesse im Marketing und in Ihren HR-Prozessen. Sie setzen Technologie ein, um zu automatisieren und zustandardisieren. Wenden Sie diese Fähigkeit auch in Ihrem Vertriebsprozess an, mit genauer Beachtung der Vertragserstellung, -verhandlung, -signierung und -verwaltung. Verträge heutzutage mit Markup per Email zu verschicken, Änderungen mit Anwälten zu diskutieren, per Post zu unterschreiben und anschließend Fristen zur Vertragsverlängerung zu verpassen ist die Realität in vielen Unternehmen. In einem Technologie-getriebenen Geschäft, wie dem Ihrigen, werden Sie Ihre Quartalszahlen ohne einem skalierbaren Vertragsprozess nicht erreichen. 

2. Vereinfachen Sie Verträge für ein besseres Kundenerlebnis

Juristische Sprache ist komplex. Ein essentieller Schritt zur Beschleunigung von Prozessen ist es, Fachjargon für Nicht-Juristen zu eliminieren, Klarheit in Formulierungen, Empfehlungen und Anweisungen zu bringen. Texte müssen so kurz wie möglich sein. Komplexe Verhandlungen erfordern komplexe sprachliche Regelungen. Risiken müssen rechtssicher ausgeschlossen oder gemanaged werden. 

Zusammenfassungen, Erklärungen und Tipps beschleunigen das gemeinsame Verständnis. Dokumente müssen zugänglich und leicht lesbar sein, so dass sie final auch unterschrieben werden. 

3. Bringen Sie Geschäftspartner in ihren Prozess 

Wie mit jedem Prozess ist es wichtig, diesen möglichst integrativ zu gestalten. Alle Vertragsbeteiligten müssen die Technologie nutzen, so dass eine wahre Prozessoptimierung möglich wird. NDAs, Mitarbeiterverpflichtung, Auftragsdatenverarbeitungsverträge - sie müssen unterschrieben und angenommen werden. Dies muss für das Gegenüber leicht und schnell passieren. 

4. Optimieren Sie die Verhandlung

Wenn Verhandlungen komplex sind, müssen Anwälte leicht in den Prozess integriert werden können. Nicht alle Dinge sind standardisierbar, da neue Geschäftssituationen auftreten. Aber fangen Sie nicht an, Word-Dokumente per Email zu verschicken. Dokumente müssen in der Cloud intern und extern editierbar sein, um Zeit zu sparen und die Energie in die Sache zu investieren, die Wert schafft: Der persönliche Austausch in der Verhandlung. 

Optimalerweise erstellt ihr Anwalt ein Szenario-basiertes “Playbook”, das Nicht-Juristen, wie Vertriebsmitarbeitern zu Verfügung gestellt wird. Sie können Bedingungen akzeptieren und der Vertrag baut sich automatisch auf. Bei Rückfragen an den Anwalt, passt dieser das “Playbook” für zukünftige Verhandlungen an - ein Prozess, der Iteration, wie in der Softwareentwicklung. 

5. Erfassen Sie Daten zur stetigen Verbesserung

Vertragsverhandlungen sind Teamarbeit. Der Vertrieb muss eng mit der Geschäftsführung und internen oder externen Anwälten zusammenarbeiten. Nur wenn Daten gemeinsam ausgewertet werden, kann eine kollektive Lernkurve entstehen. Zu wissen, welche Verträge am längsten zum Abschluss benötigen oder in welcher Unternehmensfunktion Engpässe entstehen ist ein sehr wertvoller Wissensgewinn. Zudem kann das Wissen aus den Vertragsverhandlungen festgehalten werden, um teamübergreifend Verhandlungspositionen zu definieren und Verkaufsentscheidungen nicht situativ, sondern systematisch und wertschöpfend zu fällen. Mit Daten optimieren Sie die Zeit bis zum Vertragsabschluss.

6. Integrieren Sie Vertragssoftware in das System

Digitalisierung beginnt immer bei den Personen, auf die Prozesse angepasst werden, die wiederum mit Technologie beschleunigt und automatisiert werden. Wenn Sie daher ein neues Software-Tool einsetzen möchten, müssen Sie die Vertriebsmitarbeiter, Geschäftsführer und Anwälte mitnehmen. Am leichtesten geschieht dies selbstverständlich, wenn sie ihren bisherigen Prozess nur graduell verändern. 

Vertriebsmitarbeiter müssen voll befähigt werden, Verträge zu unterschreiben, ohne ihre bisherigen Tools zu verlassen, Genehmigungen der Juristen leicht zugänglich haben und ihre Verhandlungspartner zu digitalen Signatur bringen. 

Ein modernes Vertragsmanagement bringt genau dies mit: Sie ist durch eine gute User Experience für Nicht-Juristen leicht handhabbar und mit Integrationen in ihre bisherige Software, wie beispielsweise ihr CRM, leicht integrierbar. Nur dann gelingt es die Produktivitätsgewinne und Vertriebserfolge zu erzielen, die wir oben abgesprochen haben. So wird Skalierung möglich.

7. Behandeln Sie Verträge als Schlüssel für eine gelungene Customer Journey

Ein unterzeichneter Vertrag bedeutet viele Dinge: 

• Sie haben Ihr Unternehmen mit weiterem Umsatzwachstum vorangebracht.
• Sie haben einen Kunden oder Handelspartner gewonnen und über den Vertrag die gegenseitigen Erwartungen geregelt.
• Sie haben Risiken der Beziehung und die Konsequenzen des Vertragsbruches geregelt
  

Verträge halten das Unternehmen mit internen und externen Stakeholdern in Beziehung. Ihre Zugkraft und Sollbruchstellen geben die Entwicklungspfade vor. Dies ist allseits bekannt. Wie diese Verträge jedoch abgeschlossen werden, bleibt im Dunkeln.

Umso reibungsloser das Vertragsabschlusserlebnis ist, umso erfreulicher und zielführender für beide Seiten. Dieser Berührungspunkt kann durch schnelle, intelligente und automatisierte Verträge ein auf Ihre Marke zugeschnittenes, personalisiertes Kundenerlebnis schaffen, das ihrer Geschäftsbeziehung den richtigen Ton gibt. 

Wenn Sie ein wirklich kundenerlebnisorientiertes Unternehmen sein möchten, dann bringen Sie diesen Anspruch auch in Ihre Verträge. Das Research Institut Forrester hat aufgezeigt, dass Unternehmen mit Fokus auf das Kundenerlebnis eine 1,6x höhere Markenbekanntheit, eine 1,7x höhere Kundenbindung und eine 1,9x höhere Rendite aufweisen können.