Wie Sie mit einer großen Anzahl von Verträgen effizient umgehen

Stellen Sie sich folgendes Szenario vor: Sie sitzen an Ihrem Schreibtisch und werden von einer Lawine von Papierkram überrollt. Verträge von verschiedenen Kunden, Lieferanten und Partnern stapeln sich, und jeder einzelne verlangt Ihre sofortige Aufmerksamkeit und Ihr sofortiges Handeln. Dies ist keine Szene aus einem chaotischen Bürofilm, sondern die tägliche Realität in vielen Unternehmen. 

Warum ist ein effizientes Vertragsmanagement für Unternehmen so wichtig?

Der herkömmliche Ansatz zur Verwaltung einer großen Anzahl von Verträgen ist aufgrund der zunehmenden Komplexität und der Anforderungen des modernen Geschäftslebens nicht mehr effizient. In der Vergangenheit wurden Verträge in der Regel mit manuellen, papierbasierten Systemen oder einfachen digitalen Repositories verwaltet. Mit der Expansion und Globalisierung von Unternehmen und der zunehmenden Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften sind jedoch das Volumen und die Komplexität von Verträgen stark angestiegen. Die manuelle Verwaltung von Verträgen ist zeitaufwändig, fehleranfällig und kann zu verpassten Fristen, Nichteinhaltung von Vorschriften und Ineffizienzen führen. Mit der Zunahme von Fernarbeit und verteilten Teams ist der Bedarf an zentralisierten und leicht zugänglichen Vertragsmanagementsystemen größer denn je.

Aus diesem Grund ist ein effizientes Vertragsmanagement für Unternehmen unerlässlich. Es hilft den Unternehmen, ihre Abläufe zu rationalisieren, rechtliche Risiken zu verringern und sich einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen. Moderne Vertragsmanagement-Tools, die Technologien wie künstliche Intelligenz und Automatisierung beinhalten, ermöglichen es Unternehmen, ihre zahlreichen Verträge übersichtlich zu organisieren und schnell zu finden. Dies spart nicht nur Zeit und Ressourcen, sondern ermöglicht es ihnen auch, Chancen und potenzielle Probleme in Verträgen zu erkennen, wenn sie am wichtigsten sind. In einem datengesteuerten Entscheidungsumfeld mit strengeren gesetzlichen Vorschriften sorgt ein effizientes Vertragsmanagement für Transparenz, Compliance und einen strategischen Vorteil. Unternehmen, die diese modernen Praktiken anwenden, können rechtliche und finanzielle Risiken minimieren, ihre Beschaffungsprozesse optimieren und die Gesamteffizienz steigern, was letztlich zu einem besseren Ergebnis führt.

Die Herausforderungen bei der Bearbeitung von Verträgen mit hohem Volumen

Die Komplexität und Menge der Verträge überfordert die Verwaltungsteams oft. Die Sicherstellung der Genauigkeit, die Einhaltung der Vorschriften und die Risikominderung werden zu einem wichtigen Anliegen. Eine hohe Arbeitsbelastung kann zu Fehlern oder Versäumnissen führen, die möglicherweise rechtliche Probleme oder finanzielle Folgen nach sich ziehen. 

Bei der Verwaltung einer großen Anzahl von Verträgen stehen Unternehmen vor mehreren Herausforderungen:

• Standardisierung von Verträgen: Wenn Sie mit zahlreichen Verträgen zu tun haben, insbesondere von verschiedenen Anbietern oder Kunden, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass Sie auf unterschiedliche Formate, Bedingungen und Strukturen stoßen. Diese Vielfalt kann zu Ineffizienzen bei der Bearbeitung, Prüfung und dem Vergleich von Verträgen führen. Außerdem steigt das Risiko, dass wichtige Klauseln oder Bedingungen, die vom Unternehmensstandard abweichen, übersehen werden.‍
• Datenextraktion und -analyse: Jeder Vertrag enthält wesentliche Datenpunkte, wie z. B. die beteiligten Parteien, den Vertragswert, die Laufzeit, Kündigungsklauseln und Vertragsstrafen. Bei der Verwaltung einer großen Anzahl von Verträgen ist die manuelle Extraktion dieser Informationen nicht nur zeitaufwändig, sondern auch fehleranfällig. Darüber hinaus wird die Analyse dieser Daten auf Trends, Risiken und Chancen zu einer gewaltigen Aufgabe.‍
• Organisationsrichtlinien und externe Vorschriften:  Organisationen arbeiten nach einer Kombination aus internen Richtlinien und externen Vorschriften, die von den Leitungsgremien festgelegt werden. Bei der Verwaltung einer großen Anzahl von Verträgen ist es schwierig, sicherzustellen, dass jeder einzelne diese unterschiedlichen Standards erfüllt. Die Nichteinhaltung der Vorschriften in allen Verträgen kann schwerwiegende rechtliche Konsequenzen, erhebliche finanzielle Rückschläge und eine Schädigung des Rufs des Unternehmens zur Folge haben.‍
• Verwaltung von Verlängerungen und Ausläufen: Jeder Vertrag durchläuft von der Anbahnung bis zur Beendigung verschiedene Phasen, die oft als Lebenszyklus bezeichnet werden. Diese Reise umfasst wichtige Meilensteine wie Leistungsbewertungen, Fälligkeitstermine für Leistungen, mögliche Neuverhandlungen und Verlängerungsfristen. Wenn diese Meilensteine übersehen werden, z. B. wenn ein Verlängerungsdatum vergessen wird oder ein Ablaufdatum nicht rechtzeitig beachtet wird, kann dies zu unbeabsichtigten Leistungsunterbrechungen, erheblichen finanziellen Einbußen oder verpassten Chancen führen. Je mehr Verträge ein Unternehmen verwaltet, desto komplexer wird die Nachverfolgung der einzelnen Meilensteine und desto größer ist das Risiko, etwas zu übersehen.‍
• Lagerung und Abruf: Verträge sind wichtige Dokumente, die eine geordnete und sichere Aufbewahrung erfordern, insbesondere wenn es sich um große Mengen handelt. Eine systematische Aufbewahrung gewährleistet nicht nur ihre Sicherheit vor möglichem Verlust oder Beschädigung, sondern auch ihre Zugänglichkeit zu Referenz- oder Prüfungszwecken. Wenn das Volumen der Verträge zunimmt, können herkömmliche Speichermethoden wie die physische Ablage oder einfache digitale Ordner unzureichend werden. Diese Methoden können zu Ineffizienzen führen, da es zeitaufwändig ist, einen bestimmten Vertrag oder eine bestimmte Klausel darin zu finden.‍
• Vertragsverhandlungen: Erfolgreiche Vertragsverhandlungen erfordern eine sorgfältige Konzentration auf die Besonderheiten, ein gründliches Verständnis der besonderen Bedürfnisse und die Sicherstellung, dass diese Verträge mit den übergeordneten strategischen Zielen übereinstimmen. Die Verwaltung einer großen Anzahl von Verträgen kann jedoch die verfügbaren Ressourcen überfordern. Diese erhöhte Arbeitsbelastung kann den Beschaffungsprozess verlängern und zu Verzögerungen führen, die die Effizienz der Organisation beeinträchtigen können.‍
• Zusammenarbeit zwischen den Beteiligten: Die Schwierigkeit besteht darin, die Beteiligung verschiedener Abteilungen wie der Rechtsabteilung, der Beschaffungsabteilung, der Finanzabteilung und der Betriebsabteilung zu verwalten, wenn es um viele Verträge geht. Um all diese verschiedenen Teams zusammenzubringen, bedarf es einer klaren und organisierten Kommunikation, einer harmonischen Zusammenarbeit und schneller Genehmigungen. Dies ist eine große Herausforderung, denn wenn sie nicht gut gehandhabt wird, kann es zu Verzögerungen und Missverständnissen bei der Verwaltung von Verträgen kommen.

Welche Tools und Technologien können zu einem effizienten Vertragsmanagement beitragen?

1. Software für die Verwaltung des Lebenszyklus von Verträgen ‍

Die Software Contract Lifecycle Management (CLM) ist eine leistungsstarke digitale Lösung zur Überwachung des gesamten Vertragsverlaufs, von der ersten Erstellung und Verhandlung bis hin zur endgültigen Ausführung und möglichen Erneuerung. Diese Software bietet eine zentrale Drehscheibe für die effiziente Verwaltung aller Aspekte von Verträgen und bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile.

Eines der wichtigsten Merkmale der CLM-Software ist die Möglichkeit, Dokumente zu speichern und abzurufen. Sie fungiert als sicheres Repository, in dem alle vertragsbezogenen Dokumente und Daten gespeichert werden, was den Zugriff, die Organisation und die Verwaltung von Verträgen erleichtert. Darüber hinaus rationalisiert die CLM-Software den gesamten Vertragsprozess durch automatisierte Arbeitsabläufe und reduziert so manuelle Aufgaben und menschliche Fehler. Sie kann Warnmeldungen und Benachrichtigungen zu kritischen Terminen, wie z. B. Vertragsverlängerungen, senden und so sicherstellen, dass wichtige Ereignisse nicht übersehen werden. Darüber hinaus enthalten diese Plattformen häufig Analysetools, die Einblicke in die Vertragsleistung und -einhaltung bieten und es Unternehmen ermöglichen, datengestützte Entscheidungen zu treffen und ihre Vertragsmanagementprozesse zu optimieren.

Eine Studie von Goldman Sachs zeigt, dass der Einsatz eines Vertragsmanagementsystems etwa 20 % der für Verträge aufgewendeten Zeit einsparen könnte. Außerdem wurde festgestellt, dass Unternehmen in der Regel etwa 5 % ihrer Einnahmen dafür aufwenden, um die Verträge nach ihrer Unterzeichnung zu verwalten.

2. Bearbeitung von Verträgen mit hohem Volumen mithilfe von Vorlagen

Die effiziente Verwaltung einer großen Anzahl von Verträgen ist eine häufige Herausforderung für Unternehmen. Ein effektiver Ansatz zur Bewältigung dieses Problems ist die Verwendung standardisierter Vertragsvorlagen. Diese Vorlagen bieten einen strukturierten Rahmen für häufig verwendete Vertragsarten und enthalten vordefinierte Klauseln, Bedingungen und Abschnitte. Durch die Verwendung von Vorlagen können Unternehmen den Prozess der Vertragserstellung erheblich beschleunigen. Anstatt bei Null anzufangen, müssen die Benutzer nur noch die für den jeweiligen Vertrag relevanten Details eingeben, was Zeit und Mühe spart.

Darüber hinaus spielen standardisierte Vertragsvorlagen eine wichtige Rolle bei der Wahrung der Konsistenz von Verträgen. Sie stellen sicher, dass die Verträge ein einheitliches Format und eine einheitliche Sprache haben und mit den gesetzlichen Standards, Branchenvorschriften und internen Richtlinien übereinstimmen. Durch diese Konsistenz wird die Fehlerwahrscheinlichkeit minimiert und sichergestellt, dass alle Verträge den festgelegten Standards des Unternehmens entsprechen. Diese Vorlagen können in eine Vertragsverwaltungssoftware integriert oder unabhängig davon verwendet werden. Damit sind sie vielseitige Werkzeuge, die die Effizienz und Genauigkeit der Vertragsverwaltungsprozesse verbessern, insbesondere bei einer großen Anzahl von Verträgen.

3. Vertragsdatenbanken und Tracker

Mit Datenbanken und Trackern können die Benutzer leicht nach bestimmten Verträgen suchen, bei Bedarf schnell Informationen abrufen und sicherstellen, dass die Verträge auf dem neuesten Stand sind. Dies verbessert nicht nur die Gesamtorganisation, sondern verbessert auch die Einhaltung von Vorschriften und minimiert das Risiko, kritische Fristen zu verpassen oder wichtige Vertragsdetails zu übersehen. Durch die Konsolidierung aller vertragsbezogenen Dokumente an einem zentralen Ort vereinfachen diese Systeme außerdem die Verwaltung von Verträgen und sind damit eine wertvolle Ressource für Rechtsteams, Beschaffungsabteilungen und alle, die in einem Unternehmen für die Verwaltung von Verträgen zuständig sind.

Diese Tools helfen nicht nur bei der Organisation und dem Abruf von Verträgen, sondern enthalten häufig auch Funktionen, die automatische Warnungen und Benachrichtigungen ermöglichen, was für die Verfolgung von Vertragsmeilensteinen und -verpflichtungen entscheidend sein kann. Dieser proaktive Ansatz verringert das Risiko eines versehentlichen Vertragsbruchs und hilft Unternehmen, ihre vertraglichen Verpflichtungen einzuhalten.

4. Elektronische Unterschrift

Werkzeuge für elektronische Signaturen spielen eine entscheidende Rolle bei der Modernisierung des Unterzeichnungsprozesses, da sie Privatpersonen und Unternehmen eine schnellere und bequemere Methode zur Unterzeichnung von Dokumenten bieten. Diese Werkzeuge beschleunigen den Unterzeichnungsprozess, da sie die Notwendigkeit physischer Unterschriften beseitigen und es den Parteien ermöglichen, Verträge und Vereinbarungen digital zu unterzeichnen. Sie gewährleisten die Rechtskonformität, indem sie die Standards verschiedener Vorschriften erfüllen, wie z. B. des ESIGN Act in den Vereinigten Staaten und der eIDAS-Verordnung in der Europäischen Union, die die Rechtmäßigkeit und Gültigkeit elektronischer Signaturen anerkennen.

Neben Schnelligkeit und Bequemlichkeit steht bei diesen Tools auch die Sicherheit im Vordergrund. Sie nutzen Verschlüsselungs- und Authentifizierungsmethoden, um die Integrität und Authentizität der Unterschriften zu gewährleisten. Durch die Einbeziehung verschiedener Sicherheitsmaßnahmen, wie Passwortschutz und Prüfpfade, bieten elektronische Signaturtools eine sichere Umgebung für die Unterzeichnung wichtiger Dokumente. Dies vereinfacht nicht nur die Ausführung von Verträgen, sondern verringert auch die Risiken, die mit herkömmlichen papierbasierten Unterschriften verbunden sind, und bietet ein zuverlässigeres und effizienteres Mittel für den Abschluss von Vereinbarungen.

Wie Sie das richtige CLM-System auswählen und implementieren

Die Auswahl und Implementierung eines CLM-Systems (Contract Lifecycle Management) umfasst mehrere Schritte, um sicherzustellen, dass Sie die richtige Lösung für die Anforderungen Ihres Unternehmens auswählen. Hier finden Sie einen umfassenden Leitfaden, der Sie bei diesem Prozess unterstützt:

1. Definieren Sie Ihre Anforderungen

Um das beste Contract Lifecycle Management (CLM)-System für Ihr Unternehmen zu finden, müssen Sie herausfinden, was Ihr Unternehmen wirklich braucht. Das bedeutet, dass Sie sich überlegen müssen, wie viele Verträge Sie bearbeiten, welche Hauptfunktionen das neue System haben sollte (z. B. wo die Dokumente aufbewahrt werden, wie Aufgaben automatisiert werden können und welche Analysewerkzeuge zur Verfügung stehen), welche verschiedenen Aufgaben die Mitarbeiter mit dem System haben, wie gut es mit Ihren anderen Werkzeugen zusammenpasst und welche Regeln oder Standards es befolgen muss. Das Wissen um diese Besonderheiten hilft Ihnen, genau zu wissen, was das neue System für Ihr Unternehmen leisten soll.

Es ist auch wichtig, mit verschiedenen Abteilungen wie Rechtsabteilung, Beschaffung, Finanzen und IT zu sprechen. Jede Gruppe hat ihre eigenen Vorstellungen davon, was das System können sollte. Indem Sie all diese unterschiedlichen Standpunkte einholen, stellen Sie sicher, dass das neue System für alle in Ihrem Unternehmen gut funktioniert. Diese Zusammenarbeit trägt dazu bei, ein System zu schaffen, das den Anforderungen aller Beteiligten gerecht wird.

2. Untersuchung möglicher Lösungen

Wenn Sie sich mit verschiedenen CLM-Systemen (Contract Lifecycle Management) befassen, sollten Sie zunächst eine Marktanalyse durchführen. Das bedeutet, dass Sie sich über die verschiedenen verfügbaren CLM-Systeme informieren sollten. Um eine gute Wahl zu treffen, sollten Sie lesen, was die Nutzer über die Systeme sagen, Berichte von Experten lesen und sich ansehen, wie gut die Unternehmen sind, die diese Systeme herstellen. So können Sie herausfinden, wie gut die Systeme funktionieren und ob sie zuverlässig sind.

Sobald Sie diese Informationen haben, sollten Sie sich die Funktionen und Möglichkeiten dieser Systeme ansehen. Wählen Sie CLM-Systeme, die den Anforderungen Ihres Unternehmens entsprechen. Sie brauchen ein System, das für Ihr Team einfach zu bedienen ist, das mit Ihrem Unternehmen wachsen kann, das eine hohe Sicherheit bietet, um Ihre Verträge zu schützen, und das mit der bereits verwendeten Software gut zusammenarbeitet.

3. Angebotsanfragen (RFPs) und Demos

Wenn Sie sich für ein CLM-System (Contract Lifecycle Management) entscheiden, sollten Sie verschiedene Unternehmen um Informationen über ihre Systeme bitten. Dazu erstellen Sie eine Liste mit den Anforderungen an ein System (eine so genannte RFP), die Sie an die Unternehmen senden. Anschließend können Sie die Angebote vergleichen, um herauszufinden, welches System für Ihr Unternehmen das beste ist.

Es ist auch hilfreich, die Systeme dieser Unternehmen auszuprobieren. Das können Sie tun, indem Sie Demos oder Tests organisieren. Es ist wichtig, dass die Personen, die das System tatsächlich benutzen werden, anwesend sind. So können sie sehen, wie einfach es zu bedienen ist und ob es die Anforderungen Ihres Unternehmens erfüllt. Auf diese Weise können Sie sehen, wie gut das System den Anforderungen Ihres Teams in realen Situationen entspricht, und eine gute Wahl treffen.

4. Anbieter evaluieren

Es ist wichtig, die Unternehmen zu prüfen, die diese Systeme anbieten. Eine Sache, auf die man achten sollte, ist, wie zuverlässig das Unternehmen ist. Das bedeutet, dass Sie prüfen sollten, ob das Unternehmen einen guten Ruf hat, ob es anderen Unternehmen bereits erfolgreich geholfen hat und ob es einen guten Kundensupport bietet. Ein Unternehmen mit einer guten Erfolgsbilanz wird Ihnen mit größerer Wahrscheinlichkeit die Unterstützung bieten, die Sie für Ihr CLM-System benötigen.

Ein weiterer Aspekt ist die Frage, ob das CLM-System mit dem Wachstum Ihres Unternehmens mitwachsen kann und ob es reibungslos mit der von Ihnen bereits verwendeten Software zusammenarbeitet. Das bedeutet, dass Sie prüfen müssen, ob sich das System problemlos in die anderen Tools und Systeme Ihres Unternehmens einfügen lässt. Ein System, das mit Ihrem Unternehmen mitwachsen kann und gut mit den vorhandenen Tools zusammenarbeitet, erfüllt nicht nur Ihre aktuellen Anforderungen, sondern hilft auch beim künftigen Wachstum und der Zusammenarbeit innerhalb Ihres Unternehmens.

5. Kostenanalyse

Wenn Sie über die Kosten für die Anschaffung eines CLM-Systems (Contract Lifecycle Management) nachdenken, müssen Sie ein paar Dinge beachten. Zu den "Total Cost of Ownership" (TCO) gehören nicht nur die Anfangskosten, sondern auch die laufenden Kosten wie Abonnement- oder Lizenzgebühren, die Kosten für die Einrichtung des Systems und alle zusätzlichen Kosten für Anpassung oder Support. Um eine gute finanzielle Entscheidung zu treffen, ist es wichtig, all diese Kosten zu verstehen und zu wissen, wie sie sich summieren.

Darüber hinaus ist es sinnvoll, über den "Return on Investment" (ROI) nachzudenken. Das bedeutet, dass Sie herausfinden müssen, wie sehr das CLM-System Ihrem Unternehmen helfen kann. Sie sollten sich überlegen, wie das System Ihre Arbeit effizienter machen kann, wo Sie Geld sparen können und wie es Risiken verringern kann. Die Bewertung des potenziellen ROI hilft Ihnen, den langfristigen Wert und die Vorteile zu erkennen, die das System für Ihr Unternehmen mit sich bringt, und das ist wichtig, wenn Sie entscheiden, ob Sie das System einführen wollen.

6. Planung der Umsetzung

Bevor Sie ein CLM-System (Contract Lifecycle Management) einführen, müssen Sie es so einrichten, dass es am besten zu Ihrem Unternehmen passt. Das bedeutet, dass Sie herausfinden müssen, wie Sie das System an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen können. Zu diesen Anpassungen gehören z. B. die Änderung des Arbeitsablaufs im System, das Hinzufügen von Funktionen, die sicherstellen, dass das System bestimmte Regeln befolgt, oder die Anpassung des Aussehens und der Funktionsweise des Systems an die Wünsche der verschiedenen Mitarbeiter Ihres Unternehmens. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass das CLM-System perfekt auf die Arbeitsweise Ihres Unternehmens abgestimmt ist.

Darüber hinaus ist die Datenmigration ein weiterer wichtiger Teil der Vorbereitung auf das neue System. Es geht darum, einen klaren Plan für die Übertragung aller Verträge und Daten von Ihrem alten System in das neue System zu erstellen, ohne dass die laufende Arbeit beeinträchtigt wird. Ein guter Migrationsplan kümmert sich um die alten Daten, hält sie sicher und genau und versucht, die Arbeit ohne lange Pausen fortzusetzen. Die Hauptidee besteht darin, die Verträge weiter zu verwalten, ohne dass bei der Umstellung auf das neue System wichtige Informationen verloren gehen.

7. Pilotprojekt und Einsatz

Bevor das Contract Lifecycle Management (CLM)-System für alle im Unternehmen eingeführt wird, gibt es eine Testphase, die so genannte "Pilotphase". In dieser Phase probiert eine kleinere Gruppe von Mitarbeitern das System aus, um eventuelle Probleme oder Fragen zu klären. Es ist eine Art Probelauf vor der großen Einführung, um sicherzustellen, dass alles reibungslos funktioniert.

Nach einer erfolgreichen Pilotphase gehen Sie zu "Bereitstellung und Überwachung" über. Das bedeutet, dass Sie das CLM-System schrittweise für alle Mitarbeiter des Unternehmens einführen. Währenddessen beobachten Sie genau, wie gut es funktioniert. Falls Probleme auftauchen, können Sie diese schnell beheben. Durch diese sorgfältige Überwachung wird sichergestellt, dass das System reibungslos funktioniert und für alle Mitarbeiter des Unternehmens von Nutzen ist.

8. Unterstützung und Überprüfung nach der Implementierung

Nachdem Sie das CLM-System (Contract Lifecycle Management) eingerichtet haben, müssen Sie sicherstellen, dass das Unternehmen, von dem Sie das System bezogen haben, einen guten Support und eine gute Wartung bietet. Das bedeutet, dass das Unternehmen Ihnen zur Seite steht, wenn etwas mit dem System schief läuft. Diese Art von Unterstützung ist sehr wichtig, damit das CLM-System reibungslos läuft.

Neben der Inanspruchnahme von Hilfe ist es eine gute Idee, regelmäßige Kontrollbesuche, so genannte Reviews, durchzuführen. Dabei handelt es sich um geplante Treffen, bei denen sichergestellt wird, dass das System immer noch den Anforderungen Ihrer Organisation entspricht. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass das System weiterhin gut funktioniert, und es bei Bedarf an die neuen Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen. Diese Überprüfungen stellen sicher, dass das CLM-System effektiv bleibt und sich zusammen mit Ihrer Organisation verändern kann.