Die Einhaltung von Vorschriften in Software für das Vertragslebenszyklusmanagement (CLM)

Wie können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Verträge sowohl effizient als auch im Einklang mit den immer komplexeren Vorschriften verwaltet werden? Da Unternehmen wachsen und sich immer strengeren Vorschriften unterwerfen müssen, ist die effektive Verwaltung von Verträgen ein entscheidender Faktor für ihren Erfolg. Software für das Contract Lifecycle Management (CLM) ist der Eckpfeiler moderner Geschäftsstrategien. Sie erleichtert nicht nur die rationelle Erstellung, Verhandlung und Verwaltung von Verträgen, sondern gewährleistet auch die Einhaltung rechtlicher Standards und gesetzlicher Rahmenbedingungen in verschiedenen Branchen und Regionen. 

Dieser Artikel befasst sich mit den Grundlagen des Verständnisses von Compliance im Rahmen von CLM, identifiziert die Hauptmerkmale von Compliance-orientierter CLM-Software und beschreibt die Vorteile und Implementierungsstrategien dieser Systeme.

Verständnis für Compliance im Vertragslebenszyklusmanagement

Die Einhaltung von Verträgen gewährleistet, dass sich alle an einem Vertrag beteiligten Parteien an die Vertragsbedingungen halten. Im Geschäftsleben bedeutet Compliance die Einhaltung interner und externer Vorschriften, einschließlich staatlicher Gesetze, spezifischer Vertragsbedingungen und organisatorischer Standards.

Die Überprüfung der Einhaltung von Verträgen ist ein wesentlicher Bestandteil der Vertragsverwaltung nach deren Unterzeichnung, um sicherzustellen, dass alle Parteien das erhalten, was sie vereinbart haben. Dies trägt dazu bei, die Fairness und Gültigkeit des Vertrags für alle zu wahren, unabhängig von ihrer Macht oder ihrem Einfluss.

Überblick über die regulatorischen Rahmenbedingungen für verschiedene Branchen

Weltweit gibt es viele Gesetze und Normen zum Schutz des Datenschutzes, die jeweils für verschiedene Branchen und Regionen gelten. Es ist wichtig zu wissen, welche Gesetze für Ihr Unternehmen gelten und wie Sie sie befolgen können. In diesem Überblick gehen wir auf drei wichtige Datenschutzvorschriften ein: GDPR, HIPAA und SOX.

1. Allgemeine Datenschutzverordnung (GDPR)

Die Allgemeine Datenschutzverordnung (GDPR) ist eine Reihe von Richtlinien im Recht der Europäischen Union (EU), die sich auf den Schutz der persönlichen Daten und der Privatsphäre der Menschen konzentriert. Sie gilt für die Länder der EU und des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) und regelt, wie personenbezogene Daten außerhalb dieser Gebiete übertragen werden können. Die Hauptziele der GDPR, die am 25. Mai 2018 in Kraft trat, sind:

• Mehr Kontrolle für den Einzelnen: Die DSGVO gibt den Menschen mehr Mitsprache darüber, was mit ihren personenbezogenen Daten geschieht. Dazu gehören Rechte wie der Zugriff auf ihre Daten, die Möglichkeit, sie löschen zu lassen, sie von einem Dienstanbieter zu einem anderen zu übertragen und informiert zu werden, wenn es eine Datenschutzverletzung gibt, die sie betreffen könnte. ‍
• Standardisierung der Datenschutzgesetze: Da die Richtlinien in der gesamten EU gleich sind, macht es die DSGVO für Unternehmen einfacher, die Vorschriften zu verstehen und zu befolgen, unabhängig davon, wo sie in der EU tätig sind.
• ‍Mehr Transparenz bei den Datenpraktiken: Unternehmen müssen klar darlegen, warum sie Daten sammeln, wie sie sie verwenden, wie lange sie sie aufbewahren und ob sie sie mit anderen teilen, sowohl innerhalb als auch außerhalb der EU.
• ‍Stärkere Durchsetzung: Die DSGVO gibt den Behörden mehr Befugnisse zur Durchsetzung der Richtlinien, einschließlich der Verhängung hoher Geldstrafen gegen Organisationen, die die Richtlinien nicht einhalten. Dadurch wird sichergestellt, dass die Richtlinien ernst genommen werden.
• ‍Verbesserung der Sicherheitsmaßnahmen: Unternehmen müssen Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten ergreifen, z. B. Verschlüsselung und Pseudonymisierung, um unbefugten Zugriff zu verhindern.
• ‍Organisationen zur Rechenschaft ziehen: Unternehmen müssen detaillierte Aufzeichnungen darüber führen, wie sie mit Daten umgehen, alle damit verbundenen Risiken bewerten und sicherstellen, dass der Datenschutz von Beginn eines jeden Projekts an Priorität genießt.

Nach der DSGVO können Unternehmen bei Nichteinhaltung der Richtlinien mit zwei Bußgeldern belegt werden.

Die erste Stufe, Stufe 1, kommt zur Anwendung, wenn ein Unternehmen keine angemessenen Sicherheitsmaßnahmen für seine Datenbanken getroffen hat, insbesondere wenn es zu einer Datenverletzung kommt. Die maximale Geldstrafe für Stufe 1 beträgt entweder 2 % des weltweiten Gesamtumsatzes des Unternehmens oder 10 Millionen Euro, je nachdem, welcher Betrag höher ist.

Die zweite Stufe, Tier 2, befasst sich damit, wie Unternehmen mit der Erhebung und Verwendung personenbezogener Daten umgehen. Wenn ein Unternehmen keine Erlaubnis einholt, bevor es personenbezogene Daten erhebt und nutzt, kann es auf Stufe 2 mit einer Geldstrafe belegt werden. Das maximale Bußgeld beträgt hier entweder 4 % des weltweiten Umsatzes des Unternehmens oder 20 Millionen Euro, je nachdem, welcher Betrag höher ist.

2. Gesetz über die Übertragbarkeit und Rechenschaftspflicht von Krankenversicherungen (HIPAA) 

Der Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) ist ein wichtiges Regelwerk in den Vereinigten Staaten, das 1996 eingeführt wurde. Sein Hauptziel ist es, die medizinischen und persönlichen Gesundheitsdaten von Personen zu schützen, die sich im Besitz von Gesundheitsdienstleistern, Gesundheitsplänen und anderen damit verbundenen Einrichtungen befinden. Das sind die Aufgaben des HIPAA:

• Schutz der Privatsphäre von Gesundheitsdaten: Der HIPAA legt nationale Standards für die Sicherheit von Krankenakten und persönlichen Gesundheitsdaten fest. Er regelt, wer die Gesundheitsdaten eines Patienten einsehen und weitergeben darf, und stellt sicher, dass sie privat und vertraulich behandelt werden.‍
• Sichert elektronische Aufzeichnungen: Die HIPAA-Sicherheitsvorschrift verlangt Maßnahmen wie Verschlüsselung und sichere Zugangskontrollen, um elektronisch gespeicherte Gesundheitsdaten (ePHI) vor unbefugtem Zugriff oder Veränderung zu schützen.
• ‍Sicherstellung der Versicherungskontinuität: HIPAA hilft den Menschen, ihren Krankenversicherungsschutz aufrechtzuerhalten, wenn sie den Arbeitsplatz wechseln oder andere Veränderungen in ihrem Leben erfahren, und fördert so die Stabilität des Krankenversicherungsschutzes.
• ‍Bekämpft Betrug im Gesundheitswesen: Der HIPAA enthält Bestimmungen zur Verhinderung von Betrug und Missbrauch bei Transaktionen im Gesundheitswesen. Es legt Standards für die Rechnungsstellung und Identifikatoren fest, um betrügerische Aktivitäten zu erschweren.
• ‍Rationalisierung der Verwaltung: HIPAA standardisiert elektronische Transaktionen wie Anträge und Anfragen und reduziert so den Papierkram und die Kosten im Gesundheitssystem.
• ‍Pflicht zur Meldung von Datenschutzverletzungen: Betroffene Einrichtungen müssen Personen benachrichtigen, wenn ihre Gesundheitsdaten durch einen Verstoß gefährdet sind, und sicherstellen, dass die betroffenen Personen umgehend informiert werden.

Im Laufe der Jahre wurde der HIPAA überarbeitet, insbesondere durch den HITECH Act, der die Vorschriften für elektronische Gesundheitsdaten verschärfte. Verstöße gegen die Privacy Rule können mit Geldbußen von 100 bis 50.000 US-Dollar oder höher pro Verstoß geahndet werden, wobei die jährliche Höchststrafe bei bis zu 1.500.000 US-Dollar liegt.

3. Sarbanes-Oxley-Gesetz (SOX)

Das Sarbanes-Oxley-Gesetz (SOX) ist ein Bundesgesetz in den Vereinigten Staaten, das am 30. Juli 2002 nach bemerkenswerten Finanzskandalen in großen Unternehmen wie Enron, WorldCom und Tyco verabschiedet wurde. Diese Skandale haben das Vertrauen der Öffentlichkeit in die Finanzmärkte stark erschüttert und die Notwendigkeit verbesserter Standards für alle Vorstände, das Management und die Wirtschaftsprüfungsgesellschaften von US-Aktiengesellschaften deutlich gemacht. Zu den wichtigsten Zielen von SOX gehören:

• Unternehmen zur Rechenschaft ziehen: Das Sarbanes-Oxley-Gesetz (SOX) sorgt dafür, dass Unternehmen für die Richtigkeit ihrer Finanzberichte verantwortlich sind. Es schreibt vor, dass die obersten Führungskräfte persönlich für die Richtigkeit der Jahresabschlüsse ihres Unternehmens einstehen müssen. ‍
• Verbesserung der Finanztransparenz: Ziel ist es, die Finanzberichte klarer, genauer und zuverlässiger zu machen. Das bedeutet, dass die Unternehmen detailliertere Informationen über ihre Finanzen vorlegen müssen, auch über versteckte Schulden und Probleme mit ihren internen Kontrollen. ‍
• Schutz der Anleger: Durch die Durchsetzung strengerer Vorschriften versucht der Sarbanes-Oxley Act (SOX), Unternehmen daran zu hindern, über ihre finanzielle Gesundheit zu lügen, was das Vertrauen der Anleger in den Aktienmarkt stärkt. ‍
• Verstärkung der internen Kontrollen: Das SOX verlangt von den Unternehmen, dass sie ihre internen Kontrollen einrichten, bewerten und darüber Bericht erstatten, wie gut sie funktionieren. Dazu gehört auch, dass sie sicherstellen, dass die Finanzberichterstattungssysteme zuverlässig und genau sind. ‍
• Schaffung einer Aufsichtsbehörde: Mit dem SOX wurde das Public Company Accounting Oversight Board (PCAOB) eingerichtet, das die Prüfungen von Aktiengesellschaften überwacht. Dadurch wird sichergestellt, dass die Prüfungen fair, unabhängig und für die Anleger hilfreich sind.
• ‍Verschärfte Strafen: SOX verschärft die Strafen für Finanzbetrug, einschließlich härterer Strafen für die Manipulation von Aufzeichnungen oder die Beeinträchtigung von Untersuchungen.

Der Sarbanes-Oxley Act (SOX) legt keine spezifischen Strafen oder Bußgelder fest. Stattdessen sieht er verschiedene zivil- und strafrechtliche Sanktionen für Verstöße gegen seine Bestimmungen vor. Diese Strafen können Geldbußen, Haftstrafen oder beides umfassen, je nach Schwere des Verstoßes und je nachdem, ob es sich um vorsätzliches Fehlverhalten oder Fahrlässigkeit handelt.

Wichtige Compliance-Funktionen in CLM-Software

CLM-Software (Contract Lifecycle Management) rationalisiert die verschiedenen Phasen des Vertragsprozesses und garantiert die Einhaltung interner Protokolle, Partnerverpflichtungen und einschlägiger branchenspezifischer und staatlicher Vorschriften. Im Folgenden finden Sie einige Methoden, mit denen CLM-Software die Einhaltung von Verträgen in Ihrem Unternehmen sicherstellen kann.

1. Automatisierte Konformitätsprüfungen

Automatisierte Compliance-Checks in der Software stellen sicher, dass die Verträge den Unternehmensrichtlinien und rechtlichen Standards entsprechen. Diese Software prüft jeden Vertrag, um sicherzustellen, dass er alle erforderlichen Teile enthält und nicht gegen Gesetze oder Unternehmensrichtlinien verstößt.

Und so funktioniert es: Die Software vergleicht die Details eines Vertrags mit einer Liste von gesetzlichen Anforderungen und den spezifischen Richtlinien des Unternehmens. So wird beispielsweise geprüft, ob ein Vertrag mit Datenschutzgesetzen wie der GDPR in Europa oder dem HIPAA in den USA übereinstimmt, je nachdem, wo das Unternehmen tätig ist und was es tut.

Dieser automatisierte Prozess spart Zeit und Mühe. Anstatt jeden Vertrag von Hand zu prüfen, übernimmt die Software die Erstprüfung. Dies beschleunigt die Genehmigung von Verträgen und ermöglicht es den Rechtsteams, sich auf komplexere Fragen zu konzentrieren, die die Aufmerksamkeit von Menschen erfordern.

Außerdem kann die Software das Team warnen, wenn ein Vertrag geändert werden muss, so dass Probleme noch vor Vertragsabschluss behoben werden können. Auf diese Weise können Unternehmen sicherstellen, dass sie sich stets an das Gesetz und ihre eigenen Richtlinien halten, was rechtliche Risiken verringert und einen reibungslosen Ablauf gewährleistet.

2. Versionskontrolle und Prüfpfade

Versionskontrolle und Prüfpfade sind wichtige Funktionen in Software zur Vertragsverwaltung. Mit diesen Funktionen wird jede Änderung, die an einem Vertrag vorgenommen wird, während seiner Laufzeit verfolgt. Sie halten fest, wer die Änderung vorgenommen hat, wann sie vorgenommen wurde und was geändert wurde.

Diese Nachverfolgung ist sehr hilfreich, um den Verlauf eines Vertrags zu überprüfen. Sie ermöglicht es den Unternehmen, alle vorgenommenen Änderungen zu sehen, so dass alles klar und offen ist. Das ist nicht nur für die Einhaltung von Vorschriften wichtig, sondern auch um sicherzustellen, dass man im Falle eines Problems sehen kann, wer wann welche Änderungen vorgenommen hat.

Durch die Führung solch detaillierter Aufzeichnungen können Unternehmen sicherstellen, dass alle Beteiligten für ihre Handlungen verantwortlich sind. Dies hilft bei der Bewältigung von Risiken und der Klärung von Problemen, die sich aus Vertragsänderungen ergeben könnten. 

3. Berechtigungskontrollen

Die Festlegung spezifischer Benutzerberechtigungen bedeutet, dass nur bestimmte Personen bei Bedarf auf Verträge, Kundendaten und andere wichtige Dokumente zugreifen können. Wenn diese Berechtigungen nicht angepasst sind, besteht die Gefahr, dass jemand die Daten manipuliert oder dass jemand, der keinen Zugriff haben sollte, sie erhält. Durch den Einsatz einer speziellen Vertragsverwaltungssoftware können Sie diese Risiken verringern. Mit dieser Art von Software können Sie festlegen, wer verschiedene Teile des Systems sehen oder nutzen darf, und so die Sicherheit gewährleisten.

Um diese Berechtigungen einzurichten, muss ein Systemadministrator in Ihrem Unternehmen die Software konfigurieren. Er wird entscheiden, welche Zugriffsrechte auf der Grundlage der verschiedenen Rollen, die Personen im Zusammenhang mit Verträgen innehaben, z. B. im Umgang mit Mitarbeitern, Lieferanten und anderen wichtigen Bereichen, erteilt werden sollen.

4. Berichte und Analysen

Vertragsanalysen und -metriken sind wichtige Bestandteile von Vertragsmanagement-Software. Durch die Analyse von Daten und die Verfolgung von Trends bieten sie wichtige Einblicke in die Leistung von Verträgen.

Diese Tools helfen Unternehmen zu verstehen, ob sie die Vertragsbedingungen einhalten, Risiken reduzieren und die Leistung von Verträgen verbessern. Sie bieten wichtige Details, z. B. wann Verträge enden, ihren Wert, Verlängerungsraten und wie gut die Anbieter abschneiden.

Darüber hinaus erleichtert die Vertragsanalytik die Überwachung des Vertragsstatus, das Aufspüren von Verzögerungen und die Beschleunigung des Vertragsprozesses. Sie unterstützen die Entscheidungsfindung, indem sie einen klaren Überblick über alle Verträge geben, verbesserungswürdige Bereiche aufzeigen und Verbesserungsmöglichkeiten vorschlagen.

Durch die Verfolgung von Schlüsselindikatoren, wie z. B. der Zeit, die für die Abwicklung eines Vertrags benötigt wird, Kosteneinsparungen und Verlängerungsraten, helfen diese Funktionen auch bei der Erkennung potenzieller Risiken und Compliance-Probleme, so dass Unternehmen frühzeitig Maßnahmen ergreifen können.

5. Integrationsfähigkeit

Die Integration von Vertragsverwaltungssoftware mit anderen wichtigen Geschäftsanwendungen bietet eine ganzheitliche Lösung für die Bewältigung von Fehlern und Compliance-Herausforderungen. Diese Integration erleichtert den nahtlosen Austausch und die Synchronisierung von Daten über verschiedene Plattformen hinweg und gewährleistet so die Konsistenz und Genauigkeit der Vertragsmanagementprozesse.

Durch die Integration in eine CRM-Software wird beispielsweise die Vertragserstellung effizienter und fehlerfreier, da Kundendaten automatisch in die Vertragsfelder übernommen werden können. Durch diese Automatisierung wird das Risiko menschlicher Fehler, die häufig mit der manuellen Dateneingabe einhergehen, erheblich reduziert.

Durch den Einsatz dieser integrierten Systeme können Unternehmen ihre Vertragsverwaltung verbessern, das Fehlerrisiko senken und die Einhaltung von Vorschriften erleichtern. Dies alles führt zu reibungsloseren Abläufen und einer besseren Einhaltung der Vorschriften.

6. Implementierung der elektronischen Signatur

E-Signatur-Lösungen für
das Vertragsmanagement sind entscheidend, um sicherzustellen, dass Verträge in einer Weise unterzeichnet werden, die den rechtlichen Anforderungen entspricht. Diese Lösungen folgen Richtlinien wie dem ESIGN Act in den USA oder der eIDAS-Verordnung in Europa. Sie erstellen detaillierte Aufzeichnungen, aus denen hervorgeht, wer ein Dokument wann unterzeichnet hat und welche Änderungen vorgenommen wurden. Diese Aufzeichnungen helfen dabei, zu beweisen, dass alles korrekt und gesetzeskonform abgelaufen ist.

Darüber hinaus enthalten diese Lösungen oft verschiedene Arten von elektronischen Signaturen, darunter Standard Electronic Signatures (SES), Advanced Electronic Signatures (AES) und Qualified Electronic Signatures (QES). SES sind einfache elektronische Signaturen, während AES zusätzliche Sicherheitsmerkmale wie Authentifizierungsmaßnahmen bieten. QES hingegen sind die sichersten und werden durch ein qualifiziertes Zertifikat abgesichert. Diese Signaturtypen bieten ein unterschiedliches Maß an Sicherheit und werden je nach dem erforderlichen Sicherheitsniveau und der Einhaltung der Vorschriften verwendet.

E-Signatur-Plattformen verwenden auch starke Methoden, um die Identität der Personen zu bestätigen, bevor sie unterschreiben können. Dazu können Passwörter, Fingerabdrücke oder an Telefone gesendete Codes gehören. Durch diese zusätzliche Sicherheit wird sichergestellt, dass nur die richtigen Personen Verträge unterzeichnen, wodurch die Gefahr von Betrug oder Fehlern verringert wird.

Implementierung von CLM-Software mit Schwerpunkt auf Compliance

Die Verwaltung von Verträgen in Ihrem Unternehmen bedeutet, dass die Einhaltung von Vorschriften oberste Priorität hat. Die Wahl der richtigen CLM-Software (Contract Lifecycle Management) kann diesen Prozess erheblich vereinfachen. Hier finden Sie einige bewährte Verfahren, die Sie berücksichtigen sollten:

• Definieren Sie die Compliance-Anforderungen: Bevor Sie sich für ein CLM-System entscheiden, müssen Sie die spezifischen Compliance-Anforderungen Ihrer Branche und Region genau kennen. Dazu gehört die Ermittlung der Vorschriften und Standards, die sich auf Ihren Betrieb auswirken, wie z. B. GDPR für den Datenschutz in Europa, HIPAA für den Datenschutz im Gesundheitswesen in den Vereinigten Staaten oder Finanzvorschriften wie Sarbanes-Oxley für börsennotierte Unternehmen. Die Kenntnis dieser Anforderungen hilft Ihnen bei der Auswahl eines Systems, mit dem Sie rechtliche Risiken effektiv verwalten und die Einhaltung der Vorschriften gewährleisten können.
• ‍Evaluieren Sie den Funktionsumfang: Bei der Prüfung potenzieller CLM-Systeme sollten Sie sich auf Funktionen konzentrieren, die ein umfassendes Compliance-Management unterstützen. Zu den wesentlichen Funktionen gehören Prüfprotokolle, die alle Änderungen und Aktionen an Vertragsdokumenten protokollieren, eine rollenbasierte Zugriffskontrolle, die sicherstellt, dass nur autorisierte Benutzer Verträge einsehen oder ändern können, automatische Compliance-Prüfungen, die potenzielle Probleme aufzeigen, bevor sie zu Problemen werden, und robuste Berichtsfunktionen, die den Nachweis der Compliance gegenüber Regulierungsbehörden erleichtern. Wichtig ist auch, dass sich das CLM-System reibungslos in bestehende Compliance-Tools und -Systeme integrieren lässt, um einen einheitlichen Ansatz für das Compliance-Management zu bieten. ‍
• Berücksichtigen Sie Skalierbarkeit und Flexibilität: Die gewählte CLM-Software sollte nicht nur Ihre aktuellen Compliance-Anforderungen erfüllen, sondern auch an künftige Änderungen der Vorschriften und Geschäftsprozesse angepasst werden können. Prüfen Sie die Skalierbarkeit der Software, insbesondere ihre Fähigkeit, bei einem Wachstum Ihres Unternehmens größere Mengen an Verträgen und Daten zu verarbeiten. Außerdem sollte die Software flexibel genug sein, um neue Compliance-Module und Aktualisierungen ohne größere Überarbeitungen integrieren zu können, damit Ihre Investition zukunftssicher ist. ‍
• Prüfen Sie die Reputation und den Support des Anbieters: Es ist wichtig, einen Anbieter zu wählen, der für sein Engagement für die Einhaltung von Vorschriften und seinen starken Kundensupport bekannt ist. Prüfen Sie den Ruf des Anbieters anhand von Bewertungen, Kundenberichten und Fallstudien, insbesondere von Unternehmen aus Ihrer Branche. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass der Anbieter nachweislich konforme Lösungen und einen reaktionsschnellen Support anbietet, was für die Lösung von Problemen, die bei der Nutzung der Software auftreten, von entscheidender Bedeutung ist. ‍
• Sicherheitsfunktionen: Da Verträge häufig sensible und vertrauliche Informationen enthalten, sind die Sicherheitsfunktionen des CLM-Systems von größter Bedeutung. Achten Sie auf eine Software, die robuste Sicherheitsmaßnahmen wie die Verschlüsselung von Daten bei der Übertragung und im Ruhezustand, sichere Datenspeicherlösungen, die internationalen Standards entsprechen, und umfassende Protokolle für die Reaktion auf Datenverletzungen bietet. Diese Funktionen sind entscheidend für den Schutz sensibler Daten und gewährleisten, dass Ihre Vertragsmanagementprozesse den strengen Datensicherheitsvorschriften entsprechen.

Schritte zur Implementierung von CLM-Software zur Erfüllung von Compliance-Anforderungen

Nachdem wir nun herausgefunden haben, wie man am besten eine CLM-Software auswählt, die die Compliance-Anforderungen erfüllt, ist es nun an der Zeit, sich damit zu beschäftigen, wie man sie in die Tat umsetzt. Im Folgenden finden Sie die wichtigsten Schritte, die Sie befolgen müssen, um sicherzustellen, dass Ihre CLM-Software alle Ihre Compliance-Anforderungen erfüllt.

• Projektplanung: Der erste Schritt besteht darin, ein Projektteam zu bilden, das sich aus mehreren wichtigen Abteilungen zusammensetzt, darunter Compliance, Recht, IT und die eigentlichen Endnutzer des CLM-Systems. Dieses Team wird für die Überwachung des Implementierungsprozesses verantwortlich sein. Zu den wichtigsten Aktivitäten in dieser Phase gehören die Festlegung klarer Ziele, die mit der Implementierung im Hinblick auf die Einhaltung von Vorschriften und die betriebliche Effizienz erreicht werden sollen, die Festlegung realistischer Zeitpläne für die einzelnen Phasen der Implementierung und die Zuweisung von Verantwortlichkeiten, um sicherzustellen, dass alle Teammitglieder ihre Aufgaben kennen.‍
• Datenmigration: Ein kritischer Schritt, bei dem die bestehenden Verträge in das neue CLM-System übertragen werden. Dieser Prozess muss sorgfältig geplant werden, um Datenintegrität und -genauigkeit zu gewährleisten. Er umfasst in der Regel eine Datenbereinigung, um veraltete oder redundante Informationen zu entfernen, die Zuordnung von Datenfeldern aus dem alten System zu den entsprechenden Feldern im neuen System und die Validierung der Daten, um sicherzustellen, dass sie korrekt übertragen wurden. Dieser Schritt ist entscheidend für die Genauigkeit der historischen Daten und für das reibungslose Funktionieren des neuen CLM-Systems.‍
• Integration mit anderen Systemen: Um die Effektivität der CLM-Software zu maximieren, muss sie nahtlos in andere wichtige Geschäftssysteme wie Customer Relationship Management (CRM) und Enterprise Resource Planning (ERP)-Systeme integriert werden. Diese Integration ist unerlässlich, um die Datenkonsistenz zwischen den verschiedenen Systemen aufrechtzuerhalten und sicherzustellen, dass die Arbeitsabläufe im Zusammenhang mit Verträgen nicht unterbrochen werden. Eine wirksame Integration hilft bei der Automatisierung von Prozessen und verringert die Gefahr von Fehlern, die bei der manuellen Übertragung von Daten zwischen Systemen auftreten können.‍
• Anpassung an die Vorschriften: Die CLM-Software muss so konfiguriert werden, dass sie den bestehenden rechtlichen und regulatorischen Rahmenbedingungen entspricht. Dazu muss das System so eingerichtet werden, dass in jeder Phase des Vertragslebenszyklus automatisch bestimmte Compliance-Regeln und -Vorschriften durchgesetzt werden. So kann das System beispielsweise so programmiert werden, dass es sicherstellt, dass alle Verträge die erforderlichen Genehmigungen durchlaufen und dass alle erforderlichen Compliance-Dokumente beigefügt werden, bevor ein Vertrag abgeschlossen wird. Die Automatisierung dieser Compliance-Prüfungen trägt dazu bei, das Risiko der Nichteinhaltung von Vorschriften zu verringern und die Zuverlässigkeit des Vertragsverwaltungsprozesses insgesamt zu erhöhen.‍
• Tests und Inbetriebnahme: Vor der vollständigen Implementierung des CLM-Systems sind gründliche Tests erforderlich, um sicherzustellen, dass das System alle festgelegten Funktions- und Konformitätsanforderungen erfüllt. Diese Testphase kann Routinebetriebsszenarien umfassen, um zu sehen, wie das System reale Aufgaben bewältigt. Oft ist es ratsam, eine schrittweise Einführung durchzuführen oder ein Pilotprogramm mit einer ausgewählten Gruppe von Benutzern zu starten, um etwaige Probleme in einer kontrollierten Umgebung zu ermitteln. So kann das Team die notwendigen Anpassungen vornehmen, bevor das System im gesamten Unternehmen eingeführt wird.

CLM-Software-Einführung durch Schulungen und Change-Management-Strategien

Bei der erfolgreichen Integration von CLM-Software geht es nicht nur darum, die richtige Software auszuwählen und zu wissen, welche Schritte zu unternehmen sind. Es kommt auch darauf an, wie gut Sie Ihr Team schulen und die damit verbundenen Veränderungen bewältigen. 

• Trainingsprogramme: Die Erstellung effektiver Schulungsprogramme ist unerlässlich, damit die verschiedenen Benutzergruppen das neue CLM-System optimal verstehen und nutzen können. Die Schulungen sollten umfassend und auf die spezifischen Bedürfnisse und Rollen der einzelnen Benutzergruppen innerhalb des Unternehmens zugeschnitten sein. Zu den wichtigsten Komponenten eines effektiven Schulungsprogramms gehören praktische Übungen, bei denen die Benutzer direkt mit dem neuen System interagieren, Workshops, in denen spezielle Funktionen der Software behandelt werden, und Online-Tutorials, die es den Benutzern ermöglichen, in ihrem eigenen Tempo zu lernen und komplexe Themen bei Bedarf erneut zu behandeln.‍
• Änderungsmanagement: Die Einführung eines neuen CLM-Systems kann eine bedeutende Veränderung für ein Unternehmen bedeuten, und eine strukturierte Strategie für das Änderungsmanagement kann einen reibungsloseren Übergang ermöglichen. Eine wirksame Kommunikation ist unerlässlich, um alle Beteiligten über die Änderungen und deren Auswirkungen auf die verschiedenen Bereiche des Unternehmens zu informieren. Regelmäßige Aktualisierungen und Informationsgespräche können dazu beitragen, Erwartungen zu steuern und den Widerstand gegen Veränderungen zu verringern. Die Einrichtung von Kanälen, über die die Benutzer Rückmeldungen zur Software geben können, ist entscheidend für die frühzeitige Erkennung von Problemen und verbesserungswürdigen Bereichen im Prozess. Kontinuierliche Unterstützung durch Helpdesks, FAQs und engagierte Support-Mitarbeiter kann dazu beitragen, dass sich die Benutzer bei der Navigation durch das neue System unterstützt fühlen.‍
• Überwachung und kontinuierliche Verbesserung: Nach der Einführung des CLM-Systems ist es wichtig, seine Leistung und die Wirksamkeit der Compliance-Maßnahmen kontinuierlich zu überwachen. Diese kontinuierliche Überwachung ermöglicht es dem Unternehmen, die Leistung des Systems zu bewerten und sicherzustellen, dass es den betrieblichen und Compliance-Anforderungen entspricht. Das kontinuierliche Einholen von Rückmeldungen der Benutzer gibt Aufschluss darüber, wie das System genutzt wird und welche Probleme aufgetreten sind. Dieses Feedback ist für die kontinuierliche Verbesserung von entscheidender Bedeutung. Das CLM-System muss möglicherweise aufgrund geänderter Compliance-Anforderungen oder organisatorischer Erfordernisse weiterentwickelt werden, so dass durch regelmäßige Überprüfungen und Aktualisierungen sichergestellt werden kann, dass das System effektiv und relevant bleibt.
• ‍Führung und Befürwortung: Das Engagement der obersten Führungsebene kann die erfolgreiche Einführung des CLM-Systems erheblich beeinflussen. Wenn sich Führungskräfte für das Projekt einsetzen, wird sichergestellt, dass die Implementierung des CLM-Systems eng mit den strategischen Unternehmenszielen abgestimmt ist. Das Engagement der Führungskräfte kann auch die Mitarbeiter motivieren, das System anzunehmen und sein volles Potenzial auszuschöpfen, wodurch die Akzeptanz und die Effektivität insgesamt erhöht werden.