Die besten Vertragsmanagement-Apps: So verwalten Sie Ihre Verträge effizient

Es ist nicht leicht, den Überblick über Verträge zu behalten. Wichtige Dokumente gehen in E-Mails verloren, Fristen schleichen sich unerwartet ein, und Probleme mit der Einhaltung von Vorschriften können großes Kopfzerbrechen verursachen. Für viele Unternehmen ist die manuelle Verwaltung von Verträgen stressig, zeitaufwändig und riskant.

Eine Vertragsmanagement-App hilft, diese Probleme zu vermeiden, indem sie alle Verträge an einem Ort organisiert, Erinnerungen automatisiert und Genehmigungen und Verlängerungen vereinfacht. Anstatt Zeit mit der Suche nach Dokumenten zu verschwenden oder sich über verpasste Fristen zu sorgen, können sich Unternehmen auf digitale Tools verlassen, um alles effizienter abzuwickeln.

In diesem Artikel wird erläutert, was Vertragsmanagement-Apps leisten, worauf man bei der Auswahl achten sollte und welche Optionen im Jahr 2025 die besten sind. Außerdem werden die Vorteile der Nutzung dieser Tools und die Zukunft des Vertragsmanagements beleuchtet. Am Ende werden Sie eine bessere Vorstellung davon haben, wie Sie das Vertragsmanagement für Ihr Unternehmen einfacher und effektiver gestalten können.

Was ist eine Vertragsmanagement-App?

Eine App zur Vertragsverwaltung hilft Unternehmen, Verträge zu organisieren, zu verfolgen und zu verwalten, ohne dass manuelle Prozesse erforderlich sind. Anstatt E-Mails oder Tabellen zu durchsuchen, werden alle Verträge an einem Ort gespeichert, sodass sie leicht zugänglich sind und aktualisiert werden können. Diese Apps automatisieren wichtige Aufgaben wie Genehmigungen, Fristerinnerungen und Compliance-Prüfungen und verringern so das Risiko verpasster Verlängerungen oder rechtlicher Probleme.

Schlüsselfunktionen einer Vertragsmanagement-App

Eine App für die Vertragsverwaltung rationalisiert den gesamten Vertragslebenszyklus und erleichtert die Erstellung, Verfolgung und Verwaltung von Vereinbarungen. Einige der wichtigsten Funktionen sind:

• Zentralisierte Speicherung: Alle Verträge werden sicher an einem Ort gespeichert, so dass sie leicht zu suchen, abzurufen und zu verwalten sind, ohne sich durch Ordner oder Posteingänge wühlen zu müssen.
  
• Automatisiertes Lebenszyklus-Management: Die App wickelt die wichtigsten Vertragsphasen ab, einschließlich Entwurf, Genehmigung, Ausführung, Verlängerung und Beendigung, wodurch manuelle Arbeit und Fehler reduziert werden.
  
• Werkzeuge für die Zusammenarbeit: Teams können gleichzeitig an Verträgen arbeiten, Kommentare hinterlassen, Änderungen nachverfolgen und Genehmigungen rationalisieren, um schnellere Verhandlungen und reibungslosere Arbeitsabläufe zu gewährleisten.
  
• Verfolgung von Fristen und Einhaltung von Vorschriften: Es verfolgt automatisch wichtige Termine, verhindert verpasste Verlängerungen und hilft Unternehmen bei der Einhaltung von Vorschriften wie GDPR und HIPAA.
  
• Integration mit Business-Tools: Viele Apps lassen sich mit vorhandener Software wie CRM (Salesforce, HubSpot), ERP und Cloud-Speicherplattformen synchronisieren, sodass Vertragsprozesse miteinander verbunden und effizient sind.
  
• Berichte und Analysen: Bietet Einblicke in die Vertragsleistung, das Risiko, Trends bei Vertragsverlängerungen und den Compliance-Status und hilft Unternehmen, datengesteuerte Entscheidungen zu treffen.

Wer profitiert von einer Vertragsmanagement-App?

Eine App für die Vertragsverwaltung ist für Unternehmen aller Größenordnungen wertvoll, aber besonders nützlich für Teams, die regelmäßig mit Verträgen zu tun haben. 

Vertriebsteams sind auf Verträge angewiesen, um Geschäfte schnell abzuschließen. Eine App zur Vertragsverwaltung hilft ihnen, Vereinbarungen schneller zu erstellen, Genehmigungen zu verfolgen und sicherzustellen, dass Kunden ohne Verzögerungen unterschreiben. Anstatt sich um Unterschriften zu bemühen oder Geschäfte aufgrund einer langsamen Vertragsabwicklung zu verlieren, können sich die Vertriebsmitarbeiter auf den Verkauf konzentrieren.

Rechtsabteilungen müssen Verträge effizient prüfen und gleichzeitig die Einhaltung von Vorschriften sicherstellen und Risiken minimieren. Mit einer App für die Vertragsverwaltung können sie Revisionen nachverfolgen, Genehmigungen automatisieren und Vereinbarungen sicher speichern - und das alles bei gleichzeitiger Reduzierung des Zeitaufwands für routinemäßige Vertragsprüfungen.

‍HR-Teams kümmern sich um Arbeitsverträge, NDAs und Compliance-Dokumente für Neueinstellungen und bestehende Mitarbeiter. Eine App zur Vertragsverwaltung vereinfacht den Einstellungsprozess, indem sie Dokumente organisiert, Erinnerungen für Vertragsverlängerungen automatisiert und die Einhaltung von Arbeitsgesetzen sicherstellt.

Beschaffungsteams verwalten Anbieterverträge, Lieferantenvereinbarungen und Service Level Agreements (SLAs). Eine App für die Vertragsverwaltung hilft ihnen, den Überblick über Vertragsbedingungen, Verlängerungsdaten und Compliance-Anforderungen zu behalten, um verpasste Fristen und kostspielige Strafen zu vermeiden.

Auch andere Abteilungen wie die Finanz-, Betriebs- und IT-Abteilung profitieren davon. Finanzteams können Zahlungsbedingungen und -verpflichtungen nachverfolgen, Betriebsteams können sicherstellen, dass Lieferantenverträge mit den Geschäftsanforderungen übereinstimmen, und IT-Abteilungen können Softwarevereinbarungen und Compliance-Anforderungen überwachen.

Die wichtigsten Funktionen einer Vertragsmanagement-App

Hier sind die wichtigsten Merkmale, die Sie beachten sollten:

• Benutzerfreundliche Oberfläche und Zugänglichkeit - Ein klares, intuitives Design sorgt dafür, dass sich die Teams leicht im System zurechtfinden. Dank des Cloud-basierten Zugriffs können die Mitarbeiter ihre Verträge von überall aus verwalten, was eine nahtlose Fernarbeit ermöglicht.
  
• KI-gestützte Vertragsanalyse und -automatisierung - KI kann Risiken erkennen, Klauseln vorschlagen und Vertragsprüfungen beschleunigen, wodurch sich der Zeitaufwand für manuelle Prüfungen verringert.
  
• Sichere Dokumentenspeicherung und Verschlüsselung - Starke Verschlüsselung und rollenbasierte Zugriffskontrolle schützen sensible Verträge vor unbefugtem Zugriff und gewährleisten die Einhaltung von Sicherheitsstandards.
  
• Integrierte E-Signatur - Anstatt sich auf Tools von Drittanbietern zu verlassen, bieten einige Plattformen, wie top.legal, eine native E-Signatur-Lösung für einen nahtlosen Vertragsausführungsprozess. Damit entfällt die Notwendigkeit, zwischen Anwendungen zu wechseln, was die Unterzeichnung beschleunigt und die Sicherheit erhöht.
  
• Automatische Erinnerungen und Benachrichtigungen - Verhindert das Verpassen von Fristen durch automatische Benachrichtigung von Teams über Vertragsverlängerungen, auslaufende Verträge und Compliance-Anforderungen.
  
• Anpassbare Vorlagen und Workflows - Spart Zeit, da Unternehmen Standardvertragsvorlagen mit vorab genehmigten Klauseln erstellen und wiederverwenden können, wodurch Fehler und Unstimmigkeiten reduziert werden.
  
• Skalierbarkeit - Die App sollte mit Ihrem Unternehmen mitwachsen, steigende Vertragsvolumina bewältigen und sich ohne Unterbrechung an neue Arbeitsabläufe anpassen lassen.

Die besten Apps für die Vertragsverwaltung im Jahr 2025

1. top.legal

✅ Ideal für KI-gestützte Vertragsverhandlungen und nahtlose Zusammenarbeit

top.legal erleichtert die Verwaltung von Verträgen durch KI-gestützte Automatisierung, Zusammenarbeit in Echtzeit und integrierte elektronische Unterschriften. Durch die nahtlose Verhandlungsfunktion entfällt das lästige Hin- und Herschicken von E-Mails, da alle Parteien den Vertrag direkt auf der Plattform prüfen, Änderungen vorschlagen und genehmigen können. Automatisierte Workflows sorgen für einen reibungslosen Ablauf des Genehmigungsprozesses, während das KI-Extraktionstool die wichtigsten Bedingungen und Fristen schnell identifiziert. Das Insight Dashboard gibt den Teams einen klaren Überblick über die Vertragsleistung und hilft ihnen, wichtige Verpflichtungen und Chancen im Blick zu behalten.

• Vorteile: KI-gestützte Erstellung von Entwürfen, nahtlose Verhandlungen mit Echtzeit-Zusammenarbeit, automatisierte Workflows, integrierte elektronische Unterschriften, KI-gestützte Extraktion von Schlüsselbegriffen und ein Dashboard für die Vertragsanalyse. Auch die Preise sind im Vergleich zu anderen End-to-End-CLM-Lösungen erschwinglich und machen die Lösung zu einer kostengünstigen Wahl.
• Nachteile: Nicht ideal für Unternehmen, die nur eine einfache Vertragsablage ohne Automatisierung benötigen.
• Ideal für: Vertriebs-, Rechts- und Beschaffungsteams, die eine intelligente, KI-gesteuerte Lösung zur Optimierung der Vertragserstellung, -verhandlung und -einhaltung benötigen.
  
  

2. DocuSign CLM

✅ Am besten geeignet für Unternehmen, die ein komplettes Management des Vertragslebenszyklus benötigen

DocuSign CLM bietet ein durchgängiges Vertragsmanagement, das sich nahtlos in die e-Signatur-Lösung von DocuSign integriert. Es automatisiert die Erstellung von Verträgen, Genehmigungen und die Nachverfolgung der Einhaltung von Vorschriften, was es zu einer soliden Wahl für Unternehmen macht, die ein großes Volumen an Vereinbarungen verwalten.

• Vorteile: Umfassende Funktionen, hohe Sicherheit, nahtlose Integration elektronischer Unterschriften und automatisierte Arbeitsabläufe.
• Nachteile: Der hohe Preis macht es für kleinere Unternehmen weniger zugänglich.
• Ideal für: Große Unternehmen und Rechtsteams, die komplexe Verträge verwalten.
  

3. PandaDoc

✅ Ideal für kleine Unternehmen und Vertriebsteams

PandaDoc vereinfacht die Vertragserstellung und -genehmigung mit einer intuitiven Benutzeroberfläche und anpassbaren Vorlagen. PandaDoc wird häufig von Vertriebsteams für Angebote und Verträge verwendet und verfügt über integrierte Analysefunktionen, um das Engagement zu verfolgen.

• Vorteile: Erschwinglich, benutzerfreundlich, lässt sich in CRMs wie HubSpot und Salesforce integrieren und bietet Dokumentenverfolgung.
• Nachteile: Es fehlt eine fortschrittliche KI-gestützte Vertragsanalyse.
• Ideal für: Vertriebsteams und kleine Unternehmen, die eine benutzerfreundliche und kostengünstige Lösung benötigen
  

4. Ironclad

✅ Das Beste für KI-gestützte juristische Automatisierung

Ironclad wurde für Rechtsteams entwickelt, die eine fortschrittliche Automatisierung benötigen. KI extrahiert wichtige Vertragsklauseln, kennzeichnet Risiken und rationalisiert Genehmigungen, wodurch der Zeitaufwand für manuelle Überprüfungen reduziert wird.

• Vorteile: KI-gesteuerte Vertragsanalyse, automatisierte Workflows und Verfolgung der Einhaltung von Vorschriften.
• Nachteile: Hohe Kosten und technische Einrichtung erforderlich.
• Ideal für: Unternehmen und Rechtsabteilungen, die eine große Anzahl von Verträgen bearbeiten.
  

5. Agiloft

✅ Am besten geeignet für anpassbare Vertragsabläufe
Agiloft bietet umfassende Anpassungsmöglichkeiten und ist damit ideal für Unternehmen mit komplexen Vertragsprozessen. Es automatisiert Genehmigungen, die Nachverfolgung der Einhaltung von Vorschriften und die Berichterstellung und passt sich an individuelle Geschäftsanforderungen an.

• Vorteile: Hochgradig konfigurierbar, starke Automatisierung und umfangreiche Integrationen.
• Nachteile: Steilere Lernkurve.
• Ideal für: Unternehmen, die ein flexibles, maßgeschneidertes Vertragsmanagementsystem benötigen.

6. Juro

✅ Am besten für Start-ups und Technologieunternehmen

Juro bietet eine moderne, intuitive Vertragsmanagementlösung mit Echtzeit-Zusammenarbeit und API-Integrationen. Die optimierte Oberfläche vereinfacht die Vertragserstellung und -genehmigung.

• Vorteile: Benutzerfreundliches Design, schnelle Implementierung und starke API-Konnektivität.
• Nachteile: Es fehlen erweiterte Funktionen, die von größeren Unternehmen benötigt werden.
• Ideal für: Start-ups und Technologieunternehmen, die eine einfache, effiziente Vertragslösung suchen.

Wie Sie die richtige Vertragsmanagement-App für Ihr Unternehmen auswählen

Die Wahl der richtigen Vertragsmanagement-App hängt von den Anforderungen Ihres Unternehmens und Ihren Arbeitsabläufen ab. Hier ist eine einfache Checkliste, die Ihnen bei der Entscheidung hilft:

✅ Entspricht es Ihren geschäftlichen Anforderungen?

• Wenn Sie nur ein sicheres Vertragsarchiv benötigen, suchen Sie nach einer einfachen Speicherlösung mit Such- und Abruffunktionen.
• Wenn Sie ein End-to-End-Vertragslebenszyklusmanagement (CLM) benötigen, sollten Sie der Automatisierung, der Verfolgung der Einhaltung von Vorschriften, KI-gesteuerten Einblicken und Verhandlungstools den Vorzug geben.
• Welches Maß an Vertragsmanagement ist für Ihr Unternehmen erforderlich?

✅ Ist die Preisgestaltung auf Ihr Budget abgestimmt?

• Für einige Anwendungen gibt es monatliche oder jährliche Abonnements, während andere eine einmalige Lizenzgebühr verlangen.
• Denken Sie an versteckte Kosten, wie z. B. zusätzliche Gebühren für Integrationen, zusätzliche Benutzer oder Premiumfunktionen.
• Passt das Preismodell auf lange Sicht in Ihr Budget?

✅ Lässt es sich in Ihre vorhandenen Tools integrieren?

• Eine Vertragsmanagement-App sollte nahtlos mit Ihrem CRM (Salesforce, HubSpot), Cloud-Speicher (Google Drive, SharePoint) und ERP-Systemen verbunden sein.
• Starke Integrationen sorgen für reibungslose Arbeitsabläufe und verringern die manuelle Dateneingabe.
• Kann es mit der Software arbeiten, die Ihr Team bereits verwendet?

✅ Kann es mit dem Wachstum Ihres Unternehmens mitwachsen?

• Ihre Anforderungen an die Vertragsverwaltung werden sich im Laufe der Zeit weiterentwickeln. Wählen Sie daher eine Plattform, die mehr Verträge, Benutzer und Arbeitsabläufe verarbeiten kann.
• Achten Sie auf anpassbare Funktionen, die sich an Ihre Branche und Ihre Prozesse anpassen.
• Wird diese Lösung auch in ein oder zwei Jahren noch Ihren Anforderungen entsprechen?

✅ Ist es einfach zu bedienen und bietet es zuverlässigen Support?

• Eine benutzerfreundliche Oberfläche sorgt für eine schnelle Akzeptanz durch Ihr Team und spart Zeit bei der Schulung.
• Ein zuverlässiger Kundensupport - Live-Chat, E-Mail oder ein spezieller Kundenbetreuer - kann den Einstieg und die Fehlersuche erheblich erleichtern.
• Wird Ihr Team in der Lage sein, es ohne übermäßige Schulung effektiv zu nutzen?

✅ Bietet es hohe Sicherheit und Konformität?

• Verträge enthalten vertrauliche Geschäftsinformationen. Achten Sie daher auf Funktionen wie Verschlüsselung, rollenbasierte Zugriffskontrollen und Prüfprotokolle.
• Stellen Sie sicher, dass die Software Compliance-Standards wie GDPR, HIPAA oder SOC 2 erfüllt, um Ihre Verträge und Unternehmensdaten zu schützen.
• Bietet es die Sicherheit, die Ihr Unternehmen braucht?

✅ Bietet es die Möglichkeit, die Vertragsleistung zu verfolgen und Einblicke zu gewinnen?

• Können Sie die wichtigsten Bedingungen, Verpflichtungen und Verlängerungsfristen automatisch extrahieren?
• Bietet es ein Dashboard zur Überwachung von Vertragsleistung, Risiken und Engpässen?
• Hilft Ihnen diese Software, datengestützte Entscheidungen zu treffen?

Die Beantwortung dieser Fragen wird Ihnen dabei helfen, die richtige App für die Vertragsverwaltung zu finden - eine App, die Ihr Unternehmen effizient, sicher und wachstumsbereit hält.

Vorteile der Verwendung einer Vertragsmanagement-App

1. Automatisieren Sie Routineaufgaben und sparen Sie Zeit
   Manuelle Vertragsprozesse sind oft zeitaufwändig und fehleranfällig. Durch die Automatisierung von Aufgaben wie Vertragserstellung, -genehmigung und -verlängerung können Unternehmen ihre Vertragszyklen beschleunigen. Untersuchungen haben ergeben, dass Unternehmen, die Vertragsmanagement-Software einsetzen, die durchschnittliche Durchlaufzeit vom Angebot bis zum unterzeichneten Vertrag um 80 % verkürzen.
   
2. Reduzieren Sie Einnahmeverluste durch schlechtes Vertragsmanagement
   Ein ineffizientes Vertragsmanagement kann erhebliche Auswirkungen auf die Finanzen eines Unternehmens haben. Nach Angaben von World Commerce & Contracting verlieren Unternehmen aufgrund schlechter Vertragspraktiken durchschnittlich 9,2 % ihrer jährlichen Einnahmen. Durch die Implementierung einer Vertragsmanagement-App können die Verwaltungskosten um 25 bis 30 % gesenkt und die Effizienz und Rentabilität gesteigert werden.
   
3. Verbessern Sie die Compliance und reduzieren Sie rechtliche Risiken
   Die Einhaltung von vertraglichen Verpflichtungen und gesetzlichen Vorschriften ist von entscheidender Bedeutung. Software für das Vertragsmanagement verbessert die Einhaltung von Verträgen um 55 % durch eine bessere Nachverfolgung und Verwaltung von Vertragsbedingungen und Fristen. Dieser proaktive Ansatz minimiert rechtliche Risiken und potenzielle Strafen im Zusammenhang mit der Nichteinhaltung von Vorschriften.
   
4. Vereinfachen Sie die Zusammenarbeit und beschleunigen Sie Verhandlungen
   Verträge erfordern oft Beiträge von mehreren Abteilungen, was eine nahtlose Zusammenarbeit unerlässlich macht. Eine App für die Vertragsverwaltung ermöglicht Überprüfungen, Bearbeitungen und Genehmigungen in Echtzeit auf einer einzigen Plattform, wodurch Missverständnisse vermieden werden. Laut Bloomberg Law kann ein automatisiertes Vertragsmanagement Verhandlungen um 50 % beschleunigen und Unternehmen helfen, Geschäfte schneller abzuschließen.
   
5. Verschaffen Sie sich vollen Überblick über Ihre Verträge
   Eine unübersichtliche Vertragsablage kann zu verpassten Terminen und Risiken bei der Einhaltung von Vorschriften führen. Eine App für die Vertragsverwaltung zentralisiert alle Vereinbarungen mit erweiterten Suchfunktionen und gewährleistet einen schnellen Zugriff für autorisierte Benutzer. Procurement Tactics weist darauf hin, dass 95 % der Unternehmen keinen vollständigen Überblick über ihre Verträge haben, was die betrieblichen Risiken erhöht.

Zukünftige Trends bei Vertragsmanagement-Apps

Intelligentere Arbeitsabläufe mit intelligenter Automatisierung

Manuelle Vertragsprozesse können mit dem Unternehmenswachstum nicht mithalten. KI-gestützte Automatisierung rationalisiert Arbeitsabläufe, reduziert Fehler und verbessert die Compliance. Gartner prognostiziert, dass bis zu diesem Jahr 50 % der CLM-Plattformen KI-Analysen integrieren werden, was die Effizienz erheblich steigert. Unternehmen, die intelligente Workflows einsetzen, haben bereits festgestellt, dass sich die Vertragsgenehmigungen um 30 % beschleunigt haben, was zu einem schnelleren Geschäftsabschluss geführt hat.

Prädiktive Vertragsanalyse

Die Vertragsanalyse verlagert sich von der Überprüfung vergangener Vereinbarungen zur Vorhersage künftiger Risiken und Chancen. KI-gesteuerte Tools analysieren historische Daten, um die Vertragsleistung vorherzusagen, potenzielle Streitigkeiten zu erkennen und optimierte Bedingungen vorzuschlagen. McKinsey berichtet, dass Unternehmen, die prädiktive Analysen einsetzen, finanzielle Risiken um bis zu 30 % reduzieren können, wodurch das Vertragsmanagement proaktiver und strategischer wird.

KI-gestützte Entscheidungsfindung

KI verwandelt das Vertragsmanagement von einem reaktiven Prozess in einen strategischen Vorteil. Durch die Analyse früherer Verträge und Markttrends kann die KI Risiken erkennen, bessere Klauseln vorschlagen und Empfehlungen in Echtzeit geben. Fortgeschrittene NLP-Tools helfen dabei, Unstimmigkeiten zu erkennen und Verträge auf spezifische Geschäftsanforderungen zuzuschneiden. IBM hat herausgefunden, dass die KI-gestützte Vertragsprüfung die Bearbeitungszeit um 80 % verkürzt, wodurch Geschäftsabschlüsse beschleunigt und rechtliche Risiken verringert werden. Unternehmen, die KI-gestützte Entscheidungsfindung einsetzen, erhalten einen Wettbewerbsvorteil bei der effizienten Verwaltung von Verträgen.