Vertrag Aufsetzen: 5 Schritte Zur Erfolgreichen Vertragsgestaltung

Bei der Ausarbeitung eines Vertrags muss ein Unternehmen mehrere Elemente und Komponenten berücksichtigen. Der erste Schritt besteht darin, die beteiligten Parteien und ihre jeweiligen Rollen zu bestimmen. Anschließend sollten die Vertragsbedingungen in einer für beide Parteien leicht verständlichen Sprache klar definiert werden. Dazu gehören Einzelheiten zu Zahlungsplänen, Lieferterminen und spezifischen Erwartungen an die angebotene Ware oder Dienstleistung.

Ein üblicher Bestandteil von Verträgen ist die Aufnahme von Rechtsbegriffen, die beschreiben, was im Falle einer Nichterfüllung oder eines Vertragsbruchs geschieht. Es ist wichtig, dass beide Parteien ihre Rechte und Pflichten kennen, wenn bestimmte Bedingungen nicht erfüllt sind.

Ein weiterer zu berücksichtigender Aspekt ist der Zeitrahmen - die Festlegung von Fristen für die Fertigstellung kann dazu beitragen, dass alle Seiten in jeder Phase einer Partnerschaft zur Verantwortung gezogen werden. Darüber hinaus sollten Unternehmen bei der Ausarbeitung von Verträgen auch äußere Faktoren wie Marktveränderungen oder externe Einflüsse berücksichtigen, um sich vor möglichen Risiken zu schützen. Wenn Sie die oben genannten Elemente und Faktoren bei der Ausarbeitung eines Vertrags mit einer anderen Partei berücksichtigen, schaffen Sie eine effiziente Vereinbarung, die alle Beteiligten mit gegenseitigem Verständnis zu gemeinsamen Zielen führt. Hier sind 5 weitere Tipps, mit denen Sie Ihre Vertragsgestaltung weiter aufbessern können:

1. Nutzen Sie einfache und flache Vertragsstrukturen 

Komplexe Verschachtelungen verwirren nicht nur den Leser, sondern benötigen auch mehr Zeit in der Prüfung. 

Daher ist es zunächst ist es wichtig, dem Dokument eine einfache, aber professionelle Struktur zu geben. Wenn wir an dieser Stelle über die Struktur eines Vertrags sprechen, beziehen wir uns auf die Anzahl der Klausel-Ebenen. 

Oftmals begegnen wir im Rahmen unserer Arbeit Verträgen, die sich Gliederungen der vierten oder fünften Ebene bedienen. Das sieht dann oft so aus: 1.3.4.1.2 a). Mit diesen Strukturen strengen Sie das Gehirn des Lesenden über Gebühr an. In Folge dessen dauert die Interaktion mit dem Vertrag länger bzw. die Prüfung wird auf die lange Bank geschoben. 

Einfache Strukturen hingegen sehen professionell aus, und komplexe Referenzen und Zusammenhänge lassen sich einfacher und schneller erfassen. Daher lohnt es sich in der Praxis, bei der Erstellung der Vorlage darauf zu achten, verschachtelte Unterabschnitte wenn möglich auf die darüber liegende Ebene zu ziehen. 

2. Sinnvolle Überschriften zu jeder Klausel ermöglichen eine rasche Erfassung

Nutzen Sie sinnvolle und erläuternde Überschriften zu jeder Klausel. Wie bei einer guten Präsentation, sollte auch ein Vertrag mit Überschriften arbeiten, die den Leser durch das Anliegen führen. Sobald Sie keine oder wenig aussagekräftige Überschriften im Vertrag verwenden, verlieren Sie schnell den Leser im Gewimmel des Vertragstextes und die Prüfung verzögert sich.  

Sinnvolle Überschriften wirken als Wegweiser

Sinnvolle Überschriften hingegen führen den Leser rasch an die relevanten Stellen des Vertrags. So möchte der Einkäufer nicht raten müssen, wo sich die kommerziellen Details des Vertrags verbergen. Ebenso möchte der Compliance- bzw. Datenschutz-Beauftragte nicht über den gesamten Vertrag gehen, um die Einzelheiten zur Einhaltung des Datenschutzes bzw. Industriestandards zu erhalten. 

Nur Ziffern ohne Überschriften erhöhen die Lesbarkeit nur gering

Das schlechtmöglichste Ergebnis erzielen Sie, wenn Sie lediglich auf Ziffern bzw. auf Paragraphen-Zeichen als Markierung für neue Klauseln setzen. Damit ist der Vertrag für den Lesenden zunächst eine Wand aus Buchstaben, die sich erst nach eingehender Prüfung erschließt.

Sollten Sie die Angst vor den ungewollten, rechtlichen Konsequenzen haben, können Sie die rechtliche Wirksamkeit der Überschriften einfach im Dokument ausschließen.

Ein guter Hinweis: Überschriften sind zwar wichtig, aber sie sollten dennoch nicht als Kapitälchen formatiert werden. Das dient häufig nicht der besseren Lesbarkeit. 

3. Setzen Sie auf eine einheitliche Formatierung und Struktur für alle Verträge

Der entscheidende Vorteil bei einer einheitlichen Formatierung und Struktur ist der hohe Wiedererkennungswert, der dabei behilflich sein wird, Klauseln schnell und einfach ausfindig zu machen.

Wenn Sie die Vertragsstruktur oder Formatierung regelmäßig ohne Grund anpassen, werden Sie es zukünftig schwer haben, Formulierungen in Verträge wiederzufinden. 

Sobald Sie sich allerdings bei der Erstellung der Verträge immer an ein vorgegebenes Schema halten (beispielsweise signieren Sie die Haftungsklause immer mit der Ziffer 10), so macht dies die Auswertung der Verträge deutlich leichter. 

Vermeiden Sie unterschiedliche Formatierungen

Auch Ihre Formatierung sollte über alle Vertragstypen hinweg gleich bleiben. Changieren Sie nicht zwischen unterschiedlichen Formaten. Auch Ihre Kunden gewöhnen sich an Ihre Formate und der Wiedererkennungswert leidet, wenn Sie Verträge unterschiedlich präsentieren. 

Sollten Sie Ihre Verträge in einem einfachen Textbearbeitungsprogramm aufsetzen, legen Sie besonderes Augenmerk darauf, dass der Vertrag einheitlich gestaltet ist. Nichts ist verwirrender, als wenn sich die Formatierung des Vertrags ständig ändert. Das gilt auch für die Formatierung von Überschriften. 

Blocksatz liest sich schwer und führt zur Ausflucht

Auch wenn der Blocksatz bei der Erstellung von Verträgen sehr häufig auftritt, ist er in der Regel schlechter zu lesen, als einLinksbündiger Flattersatz. Grund dafür ist, dass Wörter in einem einfachen Texteditor aktuell noch nicht automatisch abgeteilt werden. 

Dazu kommt noch, dass Verträge, die in der deutschen Sprache erstellt werden, häufig längere Wörter enthalten. Damit stehen oft vereinzelte Wörter mit viel weißen Text in einer Zeile und das Augenmerk des Lesers müssen grundsätzlich weiter wandern, um zum nächsten Wort zu gelangen. Nach wiederholter Konzentration werden die Augen schnell müde und der Vertrag wird irgendwann einfach zur Seite gelegt.  

4. Grafiken und Illustrationen können komplexe Zusammenhänge einfach darstellen

In vielen Verträgen, die im Vertrieb eingesetzt werden, gibt es oft komplexe technische Abschnitte, die, wenn man sie in Text erläutern möchte, viele komplexe Wörter benötigen würde. Ein Diagramm bzw. eine Illustration kann in solchen Situationen hervorragende Abhilfe schaffen. Oftmals lassen sich Flussdiagramme oder einfache Abbildungen des Produkts einsetzen, um beim Kunden ein besseres Verständnis zu erzeugen.

Neben der Tatsache, dass Grafiken und Illustrationen die Monotonie von viel Text durchbricht und das Dokument visuell attraktiver macht, tragen sie auch dazu bei, das das Verständnis des Inhalts erheblich zu verbessern. Dadurch können Illustrationen Unternehmen dabei helfen, die letzte Hürde zu nehmen, komplexe Konzepte und Begriffe dem Gegenüber richtig zu vermitteln.

Empathische Illustrationen sind die Accessoires des Vertrags 

Insbesondere bei Unternehmenskunden mit vielen und komplexen Entscheidungsstrukturen ist es sinnvoll, Entscheidungsträger, die nicht Teil des Verkaufsprozesses waren, über empathische Illustrationen und einfache Diagramme abholen. Damit kommen sie in der letzten Phase des Verkaufsprozesses, schneller zum Abschluss.  

5. Erläutern Sie komplexe Klauseln und vermeiden Sie Referenzen zu Gesetzestexten

Häufig finden sich in Verträgen komplexe Klauseln und Referenzen zu Gesetzbüchern. Damit stellen Sie auf jeden Fall sicher, dass sie juristische Laien verschrecken, und der Vertrag zur Freigabe bei der Rechtsabteilung landet. Damit vergeht wertvolle Zeit, die sich besser in andere Dinge investieren hätte lassen können.  

Referenzen ohne Angabe des Inhalts bedeutet Arbeit für den Lesenden

Für Präsentationen und Dokumente in Geschäftswelt ist es mitunter üblich, Studien zu referenzieren, allerdings wird das Studienergebnis immer auch genannt. Bei Verträgen ist es zur Usance geworden, auf Gesetzestexte zu referenzieren, ohne dabei deren Inhalt zu nennen. Dieses Vorgehen hilft möglicherweise Experten, die den Inhalt der markierten Stelle ohnehin im Kopf haben. Juristische Laien jedoch, (die die eigentlichen Anwender des Vertrags sind), bleiben dabei auf der Strecke.

Für Referenzen und Abkürzungen gilt in gleichermaßen: machen Sie es Ihrem Gegenüber nicht zu schwierig, den Vertrag zu evaluieren. Referenzen zu Dokumenten, die nicht unmittelbar verfügbar sind, bedeutet zusätzlich Arbeit, die möglicherweise hinten angestellt wird. Somit bleibt Ihr Vertrag schnell einfach liegen. 

Komplexe Klauseln lösen in der Regel einer Compliance-Prozess aus, der den Abschluss verzögert

Ähnlich verhält es sich mit komplexen Klauseln, die sich auf den ersten Blick nicht erschließen. Fehlt hier eine Erklärung, löst das Unverständnis auf der Empfängerseite in der Regel einen Compliance-Prozess aus, die die Unterschrift in weite Ferne rücken lässt bzw. den Deal zu Fall bringen kann. Wenn Sie bei der Erstellung MS Word oder ein anderes Textverarbeitungsprogramm nutzen, dann sollten Sie von der Möglichkeit Gebrauch machen, dem Dokument erklärende Kommentare zu spendieren. 

Erklärungen im Text- und Videoformat geben Verträge ihre Freundlichkeit zurück

Bei einer professionellen Vertragssoftware wie top.legal, gibt es üblicherweise die Möglichkeit komplexe Klausel auf der Meta-Ebene mit Text- oder Video-Snippets zu erläutern. Damit können Sie auch komplexe Formulierungen über einen Schuß Menschlichkeit auflösen und kommen schneller zum Abschluss.