Leitfaden Für Elektronische Signaturen: Definition und Anforderungen

Stellen Sie sich eine Welt ohne jede Art von elektronischen Signaturen vor. Durch etliche manuelle Schritte können traditionelle Unterschriftsprozesse endlos erscheinen. Darunter gehören unter anderem:

➤ Die entsprechenden Dokumente drucken 

➤ Die Dokumente verteilen

➤ Den Unterzeichner suchen

➤ Das Dokument scannen und per E-mail versenden 

➤ Die Gültigkeit der Nasssignatur überprüfen

➤ Zur Verwaltung aufbewahren

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Zeitkritische Vereinbarungen können darunter leiden, dass all diese Schritte erforderlich sind, um eine einfache Unterschrift zu erhalten. Des Weiteren kann es dazu kommen, dass Unterlagen verloren gehen oder sich in unterschiedlichen Orten befinden, was die Verarbeitung nur weiter verzögert. Glücklicherweise ist der Unterschriftsprozess dank der elektronischen Signatur heutzutage schnell, einfach, sicher und - was noch wichtiger ist - gesetzeskonform.

Was genau ist eine eSignatur?

Eine elektronische Signatur, oft auch als E-Signatur bezeichnet, ist im Grunde eine digitale Version des Namens einer Person, die einem Dokument beigefügt wird, um ihr Einverständnis zu bekunden. 

In der Europäischen Union bestätigt die EU-Verordnung Nr. 910/2014, dass elektronische Signaturen bei den meisten Geschäften die gleiche Rechtswirkung haben wie handschriftliche Unterschriften, sofern eine Person ihre Zustimmung gibt. In den Vereinigten Staaten erlaubt der Electronic Signatures in Global and National Commerce Act etwas Ähnliches.

Was sind die Vorteile von eSignaturen?

Die Verwendung einer elektronischen Signatur bietet einige offentsichtliche Vorteile. Dies sind einige der wichtigsten Gründe, warum Sie elektronische Signaturen in Ihr Unternehmen einführen sollten:

1. Zeit und Ressourcen sparen

• Unterschriften mit Stift und Papier sind ein zeitaufwändiger Prozess, doch mit einer elektronischen Unterschrift können Sie mehrere Stunden pro Woche einsparen, die Sie für wertvollere Tätigkeiten nutzen können. Anträge auf elektronische Signaturen können schnell verschickt werden und werden in der Regel sofort unterschrieben. Allein aus diesem Grund wird Ihre Signaturvereinbarung schneller und effektiver sein.

2. Eine sicherere Alternative zu Tinte auf Papier

• Aufgrund der zusätzlichen Identitätsprüfung, Verschlüsselung und Integritätsprüfung sind elektronische Signaturen wesentlich sicherer. Im Vergleich zu einer handschriftlichen Unterschrift ist eine elektronische Unterschrift deutlich schwerer zu fälschen.

3. E-Mail-Pingpong wird ein Ende haben

• Beseitigen Sie das E-Mail-Pingpong, indem Sie in Echtzeit mit Ihren Mitarbeitern und Geschäftspartnern an einer Vereinbarung arbeiten. Diese können Kommentare hinzufügen, und Sie können den Vertrag auf einer einzigen Plattform von jedem Ort aus und zu jeder Zeit sofort bearbeiten und aktualisieren.

4. Vertragsfortschritt verfolgen

• Verabschieden Sie sich von den Tagen, an denen Sie Verträgen hinterherlaufen mussten. Mit Hilfe der elektronischen Unterschrift ist es einfach, den Überblick über Dokumente zu behalten, den Status von Verträgen zu überwachen und sogar Unterzeichner daran zu erinnern, ihre Unterschrift rechtzeitig zu leisten.

5. Bessere Kundenerfahrung

• Die Kundenzufriedenheit hat einen großen Einfluss auf den Erfolg Ihres Unternehmens. Und es versteht sich von selbst, dass Ihre Kunden zufriedener sind, wenn Sie schneller und einfacher mit ihnen interagieren können. Außerdem profitieren die Kunden von der Zeitersparnis und dem höheren Komfort beim Unterschriftsprozess.

6. Positiver Einfluss auf die Umwelt

• Einer weiterer Hauptvorteil von elektronischer Signaturen ist die Verringerung des Papierverbrauchs. Ihre Dokumente müssen nicht gedruckt, gescannt oder physisch archiviert werden. Die Einführung einer elektronischen Signatur zeigt der Gemeinschaft, dass Ihre Organisation modern und verantwortungsbewusst ist. 

Die Anforderungen an eine elektronische Signatur

Unter den meisten Umständen haben elektronische Signaturen die gleiche Rechtskraft wie herkömmliche Unterschriften. Sie müssen jedoch eine Reihe von Anforderungen erfüllen, um rechtlich anerkannt zu werden. 

Rechtlich verbindliche elektronische Signaturen müssen im Allgemeinen:

• beweisen, dass der Unterzeichner derjenige ist, der er vorgibt zu sein.

• deutlich machen, dass der Unterzeichner elektronisch unterschreiben wollte. Dies lässt sich am besten dadurch zeigen, dass man dem Unterzeichner die Möglichkeit bietet, auf Papier zu unterschreiben und ihn entscheiden lässt.

• die Bereitschaft des Unterzeichners, zu unterschreiben angezeigen (z. B. durch das Vorhandensein einer Schaltfläche "Abbrechen" oder einer anderen Möglichkeit, die Unterschrift zu verweigern).

• die Möglichkeit, bieten die Legitimität des Unterzeichners unabhängig zu bestätigen. Dies bedeutet häufig das Vorhandensein einer IP-Adresse, eines Zeitstempels, einer Mobiltelefonnummer und einer E-Mail-Spur. Zum Zweck der Identifizierung kann in dieser Situation auch eine zweistufige Identifizierung nützlich sein.

Indem sie die oben genannten Anforderungen erfüllen, dienen eSignaturen als rechtsverbindliche Alternative zu sperrigen physischen Papieren zur Einholung der Zustimmung des Kunden.

Welche Arten von elektronischen Signaturen sind zulässig?

Nach der eIDAS-Verordnung gibt es drei Stufen von elektronischen Signaturen:

Einfache elektronische Signatur (SES)

• Das kann so einfach sein wie das Ankreuzen eines Kästchens und die Abgabe einer Erklärung, das Versenden einer E-Mail mit Ihrem Namen oder auch nur eine eingescannte Unterschrift.

Fortgeschrittene elektronische Signatur (AES)

• Benötigt mehr Informationen, um: 

• den Unterzeichner zu identifizieren
• die Signatur eindeutig mit dem Unterzeichner verknüpfen
• und alle zusätzlichen Datenänderungen aufzuspüren.  

Diese Art von Signatur verwendet in der Regel Zertifikate und eine starke Verschlüsselung und liefert zusätzliche Informationen, um die Authentizität der Signatur zu bestätigen.

Qualifizierte elektronische Signatur (QES):

• Die qualifizierte elektronische Signatur gilt als der vollständigste und sicherste Weg, die Identität einer Person und ihre Zustimmung zum Inhalt eines Dokuments digital nachzuweisen. Im Vergleich zur traditionellen handschriftlichen Unterschrift bietet die QES Rechtsgültigkeit mit einem noch höheren Maß an Legitimität.   

Fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signaturen können ein höheres Maß an Authentifizierung, Integrität und Sicherheit bieten, so dass sie sich besser für höherwertige Transaktionen eignen. Diese Signaturen sind außerdem genauso rechtsverbindlich wie herkömmliche Signaturen.

Wie man elektronische Signaturen einführt und einsetzt

Der Prozess der Erstellung einer elektronischen Signatur ist einfach, variiert aber je nach verwendeter Software. Viele bekannte Plattformen wie PandaDoc und DocuSign werden von großen Unternehmen auf dem gesamten europäischen Kontinent genutzt, aber ihnen fehlt ein grundlegender Rahmen für die Vertragsverwaltung. 

Hier finden Sie eine kurze Anleitung zur Einführung der elektronischen Unterschrift in Ihrem Unternehmen:

1. Erstellen Sie eine Liste der Funktionen, die für Sie wichtig sind

• Am besten fangen Sie damit an, eine Liste aller Funktionen zu erstellen, die Sie sowohl unbedingt haben müssen und die Sie gerne haben möchten. Diese Liste kann ein breites Spektrum an Themen abdecken, z. B. Kosten, Sicherheit, Compliance und angepasste Workflows sowie Optionen für Berichte, Benachrichtigungen und individuelles Branding.

2. Informieren Sie sich über Ihre Möglichkeiten

• Auf dem Markt gibt es viele verschiedene Optionen für elektronische Unterschriften, wie DocuSign und PandaDoc, aber es gibt eindeutig bessere Alternativen. 

Unsere Artikel top.legal vs. PandaDoc und top.legal vs. DocuSign sind gute Beispiele für Vergleiche, in denen die Vor- und Nachteile der einzelnen Tools sehr gut dargestellt werden.

3. Registrieren Sie sich für eine Demo, um die drei von Ihnen ausgewählten E-Signatur-Tools zu testen

• Es ist sinnlos, Demos für unzählige E-Signatur-Tools einzurichten, es sei denn, Sie haben viel freie Zeit. Beschränken Sie sich stattdessen auf die drei besten Optionen, die Sie dann gründlich untersuchen und testen. 

4. Ihr e-Signatur-Tool in Ihrer Organisation einführen

• Da das gesamte Unternehmen auf die Verwendung elektronischer Signaturen umgestellt werden muss, sollten alle Mitarbeiter und Abteilungen in den Prozess einbezogen werden. Führen Sie Gespräche, um Probleme anzusprechen, Informationen bereitzustellen und die Bedürfnisse der einzelnen Abteilungen zu ermitteln. 

5. Einen effektiven Prozess erstellen und skizzieren 

• Sobald alles eingerichtet ist, müssen elektronische Signaturen Teil der Standardbetriebsverfahren Ihres Unternehmens und Ihrer Mitarbeiter werden. Dadurch wird nicht nur sichergestellt, dass alle im Unternehmen denselben Prozess befolgen, sondern auch, dass die Organisation in Zukunft Probleme mit der Einhaltung von Vorschriften - und sogar Geldstrafen - vermeiden kann.