Wie funktioniert die digitale Vertragsunterzeichnung?‍

Die Unterzeichnung von Verträgen auf die altmodische Art kann sehr mühsam sein. Man muss die Dokumente ausdrucken, sie unterschreiben und dann per Post verschicken. Das erscheint ziemlich veraltet, wenn man bedenkt, dass wir in einem digitalen Zeitalter leben. Und wenn die beteiligten Personen an verschiedenen Orten leben, kann das sogar noch länger dauern und zusätzliche Kosten verursachen.

In diesem Artikel werfen wir einen genaueren Blick auf die Praxis der digitalen Vertragsunterzeichnung in der heutigen Zeit. Wir erläutern Ihnen die Funktionsweise dieses Prozesses, erörtern die verschiedenen Technologien, die Sie für die digitale Vertragsunterzeichnung nutzen können, und geben einen Einblick in die Zukunft dieser Methode.

Was ist die digitale Vertragsunterzeichnung?

Die digitale Vertragsunterzeichnung oder elektronische Unterschrift ist eine Möglichkeit, Dokumente online zu unterzeichnen, ohne Papier oder Tinte zu verwenden. Sie ist rechtlich weithin anerkannt und kann für verschiedene Arten von Dokumenten verwendet werden, von einfachen Vereinbarungen bis hin zu komplizierten juristischen Verträgen. Digitale Signaturen bieten eine zusätzliche Sicherheitsebene, die gewährleistet, dass das unterzeichnete Dokument sowohl echt als auch vor Manipulationen geschützt ist und somit seine Zuverlässigkeit bewahrt.

Die Einführung elektronischer Signaturen hat zu erheblichen Kosteneinsparungen für Unternehmen geführt. So können durch die Einführung von Systemen für elektronische Signaturen die Kosten für die Dokumentenbearbeitung um 85 % und die papierbezogenen Versandkosten um 80 % gesenkt werden. Darüber hinaus verzeichnen Unternehmen, die papierlose Abläufe eingeführt haben, häufig einen Rückgang der Bearbeitungsfehler um 90 %.

Arten von digitalen Signaturen

Es gibt verschiedene Arten von elektronischen Signaturen, die jeweils ein unterschiedliches Maß an Sicherheit und Komplexität bieten. Hier sind einige gängige Arten:

• Einfache elektronische Signaturen (SES): Dies sind einfache elektronische Darstellungen der handschriftlichen Unterschrift einer Person. Sie können so einfach sein wie das Eintippen Ihres Namens oder die Verwendung eines Stifts auf einem Touchscreen.
  
• Fortgeschrittene elektronische Signaturen (AES): Fortgeschrittene elektronische Signaturen, die in vielen Rechtsordnungen anerkannt sind, verwenden ein sicheres Verfahren, um die Identität des Unterzeichners zu überprüfen und die Integrität des Dokuments zu gewährleisten.‍
• Qualifizierte elektronische Signaturen (QES): Dies ist die sicherste Form der elektronischen Signatur, die oft die strikte Einhaltung bestimmter Normen und Vorschriften erfordert. In der Regel handelt es sich um ein digitales Zertifikat, das von einer vertrauenswürdigen Zertifizierungsstelle ausgestellt wird.
• ‍Biometrische Unterschriften: Hierbei werden einzigartige biometrische Daten wie Fingerabdrücke, Stimmmuster oder handschriftliche Unterschriften mit einem digitalen Gerät erfasst.
• ‍Click-to-Sign: Hierbei handelt es sich um eine unkomplizierte Methode, bei der eine Person ihr Einverständnis durch Anklicken einer Schaltfläche oder eines Kontrollkästchens signalisiert.

So funktioniert die digitale Vertragsunterzeichnung: Schritt für Schritt

Die Kenntnis der einzelnen Phasen gewährleistet einen reibungslosen Übergang in die Welt der digitalen Signaturen und versetzt Sie in die Lage, fundierte Entscheidungen zu treffen und Ihre Erfahrung bei der Vertragsunterzeichnung zu verbessern.

1. Wählen Sie eine E-Signatur-Plattform

Bei der Auswahl einer Plattform für elektronische Signaturen ist es unerlässlich, verschiedene Optionen gründlich zu untersuchen und zu vergleichen. Berücksichtigen Sie Faktoren wie die Benutzerfreundlichkeit der Plattform, Sicherheitsfunktionen wie Verschlüsselung und Authentifizierungsmethoden, Kompatibilität mit anderen Tools durch Integrationen, Preispläne und den allgemeinen Ruf, der sich aus Kundenrezensionen ergibt. Wenn Sie diese Aspekte umfassend berücksichtigen, können Sie eine fundierte Entscheidung treffen, die perfekt auf Ihre spezifischen Bedürfnisse abgestimmt ist und eine zuverlässige Wahl für Ihre Anforderungen an die digitale Vertragsunterzeichnung gewährleistet.

2. Verträge hochladen

Sobald Sie sich für eine Plattform entschieden haben, können Sie das zu unterzeichnende Vertragsdokument problemlos über die Benutzeroberfläche hochladen. Achten Sie darauf, dass die Plattform das Dateiformat Ihres Dokuments unterstützt, egal ob es sich um ein PDF, eine Word-Datei, eine Excel-Tabelle oder ein anderes gängiges Format handelt.

Einige fortschrittliche Vertragsverwaltungssoftware ermöglicht es Ihnen außerdem, nicht nur bestehende Verträge hochzuladen, sondern auch neue Verträge direkt auf der Plattform zu erstellen. Diese Funktion rationalisiert den gesamten Prozess der Vertragserstellung und -unterzeichnung und bietet mehr Effizienz und Komfort. 

3. Hinzufügen von Signaturfeldern zum Dokument

Wenn es um die Integration von Signaturen in Ihre Dokumente mithilfe von E-Signatur-Plattformen geht, finden Sie eine Vielzahl von Ansätzen. Diese Plattformen bieten verschiedene Funktionen wie Drag-and-Drop, Kontrollkästchen und spezielle Arbeitsabläufe, die den Benutzer durch die Auswahl der Art der elektronischen Signatur führen. Einige Plattformen erleichtern sogar die Auswahl der zu unterzeichnenden Person, oft in Verbindung mit E-Mail-Benachrichtigungen zur Rationalisierung des Unterzeichnungsprozesses.‍

4. Unterzeichner prüfen und unterschreiben

In dieser Phase erhalten die Unterzeichner eine Benachrichtigung, in der sie aufgefordert werden, auf einen Link zu klicken, der ihnen elektronischen Zugang zu dem Dokument gewährt, das auf ihre Unterschrift wartet. Bevor der Unterzeichnungsprozess fortgesetzt wird, erhalten die Unterzeichner die wertvolle Gelegenheit, den Inhalt des Dokuments gründlich zu prüfen. Diese Überprüfungsphase stellt sicher, dass der Einzelne die Bedingungen und alle anderen relevanten Informationen im Vertrag genau prüfen kann. Unterzeichner haben die Möglichkeit, dem digitalen Dokument eine persönliche Note zu verleihen, indem sie ein gescanntes Bild ihrer handschriftlichen Unterschrift hochladen. Darüber hinaus bieten einige Plattformen eine digitale handschriftliche Unterschriftsfunktion, die eine Mischung aus traditioneller Unterschrift und dem Komfort eines digitalen Formats bietet.

5. Verfolgen Sie den Unterzeichnungsprozess

Es ist sinnvoll, die umfassenden Nachverfolgungsfunktionen der E-Signatur-Plattform zu nutzen, um den Fortschritt der Unterzeichnung im Auge zu behalten. Ein zentraler Bestandteil dieses Verfolgungsmechanismus ist ein benutzerfreundliches Dashboard, das von der Plattform angeboten wird. Über dieses Dashboard erhalten Sie Einblick in den dynamischen Status des Dokuments, so dass Sie feststellen können, wer bereits unterschrieben hat, wer noch nicht unterschrieben hat und zu welchem Zeitpunkt jeder Unterzeichner das Dokument zuletzt aufgerufen hat.

6. Vertragsabschluss und Lagerung

Sobald alle Unterzeichner ihre elektronische Unterschrift geleistet haben, gilt der Vertrag als abgeschlossen. Die E-Signatur-Plattform erstellt automatisch eine fertige Kopie des Dokuments, die Ihnen zugesandt wird. Darüber hinaus können Sie das fertiggestellte Dokument von der Plattform herunterladen und sicher elektronisch speichern. Diese digitale Speicherung gewährleistet ein einfaches Abrufen und Nachschlagen in der Zukunft und steht im Einklang mit dem papierlosen Charakter des elektronischen Unterschriftsprozesses.

Technologien für die digitale Vertragsunterzeichnung

Sie haben die zunehmende Beliebtheit der digitalen Vertragsunterzeichnung in den letzten Jahren erkannt, aber wissen Sie auch, welche Technologien dies möglich machen? Lassen Sie uns einige der Schlüsseltechnologien für die digitale Unterzeichnung besprechen: 

• Infrastruktur für öffentliche Schlüssel (PKI): Das Herzstück der digitalen Signaturen ist die Public Key Infrastructure (PKI). Als elektronisches Gegenstück zur handschriftlichen Unterschrift verwendet PKI ein Paar mathematisch verknüpfter Schlüssel - einen privaten Schlüssel, den der Unterzeichner sicher verwahrt, und einen öffentlichen Schlüssel, der für alle zugänglich ist. Beim Signieren eines Dokuments erzeugt der private Schlüssel einen eindeutigen Code, der auf dem Inhalt des Dokuments basiert. Dieser Code wird zusammen mit dem öffentlichen Schlüssel des Unterzeichners an das Dokument angehängt, so dass jeder den öffentlichen Schlüssel zur Überprüfung der Unterschrift verwenden kann und die Integrität des Dokuments gewährleistet ist.‍
• Digitale Zertifikate: Als zusätzliche Sicherheitsebene werden digitale Zertifikate von vertrauenswürdigen Dritten, den so genannten Zertifizierungsstellen, ausgestellt. Diese Zertifikate binden einen öffentlichen Schlüssel an eine bestimmte Identität und bieten die Gewissheit, dass der öffentliche Schlüssel tatsächlich zu dem vorgesehenen Unterzeichner gehört.
• ‍Verschlüsselung: Verschiedene Verschlüsselungstechniken schützen sensible Informationen in Verträgen, z. B. finanzielle Details oder persönliche Daten. Dadurch wird sichergestellt, dass nur befugte Parteien auf das Dokument zugreifen können, was unbefugte Änderungen verhindert und die allgemeine Dokumentensicherheit erhöht.
• ‍Cloud-basierte Plattformen: Die heutige Landschaft der digitalen Signierlösungen ist überwiegend Cloud-basiert und bietet den Nutzern die Flexibilität, Dokumente von jedem Ort und auf jedem Gerät zu signieren. Dadurch entfällt die Notwendigkeit, Software vor Ort zu installieren, was den Unterzeichnungsprozess für alle Beteiligten vereinfacht. ‍
• Prüfpfade und Dokumentenmanagement: Digitale Plattformen für die Vertragsunterzeichnung enthalten oft detaillierte Prüfpfade, die jede Aktion, die an einem Dokument vorgenommen wird, minutiös nachverfolgen, von der ersten Unterschrift bis zu späteren Änderungen. Diese Prüfprotokolle sind nicht nur für die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen wichtig, sondern spielen auch eine entscheidende Rolle bei der Beilegung von Streitigkeiten. Darüber hinaus bieten einige Plattformen integrierte Dokumentenverwaltungsfunktionen, die die Speicherung und den Abruf von unterzeichneten Verträgen vereinfachen.

Zukünftige Trends bei der digitalen Vertragsunterzeichnung

Erst während der Pandemie erkannten die meisten Unternehmen das Potenzial von digitalen Signaturen. Tatsächlich stieg die Nutzung elektronischer Signaturen in den Unternehmen nur während der Pandemie um 50 %. Etwa 3 von 4 Nutzern finden es jetzt einfach, Dokumente mit elektronischen Signaturen zu unterzeichnen, wobei die Mehrheit der Meinung ist, dass elektronische Signaturen sicherer sind als manuelle.

Jetzt, da die Unternehmen die Möglichkeiten dieser Technologie voll ausschöpfen, ist die Zukunft der digitalen Vertragsunterzeichnung voller vielversprechender Möglichkeiten. Hier sind einige wichtige Trends, auf die Sie achten sollten:

‍1. Blockchain-Signaturen

Stellen Sie sich vor, Ihre digitalen Unterschriften wären nicht nur ein elektronisches Gekritzel, sondern würden durch ein unumstößliches Sicherheitssiegel gestützt. Das ist das Potenzial der Blockchain-Technologie für digitale Signaturen. Die Blockchain, die für ihre dezentrale und unveränderliche Natur bekannt ist, kann die Art und Weise, wie wir digitale Dokumente unterschreiben, revolutionieren.

Und so funktioniert es: Anstatt sich auf eine einzige, anfällige Datenbank zu verlassen, verteilt Blockchain die Signaturdaten über ein Netzwerk von Computern. So entsteht eine unzerstörbare Aufzeichnung der Unterschriften, die gegen alle Manipulationsversuche resistent ist. Jede Unterschrift wird nicht nur protokolliert, sondern auch mit einem Zeitstempel versehen und mit einer Verschlüsselung versehen, so dass es praktisch unmöglich ist, das unterzeichnete Dokument zu manipulieren.

‍2. Künstliche Intelligenz

Künstliche Intelligenz (KI) verändert die Art und Weise, wie wir Dokumente und Unterschriften bearbeiten, und bringt ein neues Maß an Effizienz und Genauigkeit. Mit KI-gestützten Systemen können die von Menschen bereitgestellten Informationen schnell in gut gestaltete Dokumente und Unterschriftenformulare umgewandelt werden.

KI im Dokumentenmanagement erleichtert nicht nur die Arbeit, sondern nimmt den Menschen und Unternehmen auch einen Teil der Arbeitslast ab. Durch die Automatisierung komplexer Aufgaben stellt KI sicher, dass verschiedene Arten von Dokumenten einheitlich und genau bearbeitet werden, wodurch Zeit für wichtigere Aufgaben freigesetzt wird.

‍3. Überprüfte digitale Identität

Unternehmen auf der ganzen Welt beschäftigen sich mit der Idee, eine digitale Identität bereitzustellen, die überprüft und mit den Bankdaten des Einzelnen verknüpft ist. Diese verifizierte Identität dient als wichtiges Instrument zur Verhinderung von Betrug bei digitalen Transaktionen und kann von verschiedenen staatlichen Stellen leicht überprüft werden. Eine verifizierte Identität gewährleistet nicht nur sichere digitale Signaturen, sondern vereinfacht auch die Anmeldung bei staatlichen Einrichtungen und macht die Unterzeichnung von Dokumenten mit einem zertifizierten digitalen Aufdruck effizienter.