Contract Lifecycle Management: Ein kompletter Leitfaden

Verträge sind im Geschäftsleben allgegenwärtig - neue Verträge werden abgeschlossen, Lieferanten verwaltet, Mitarbeiter eingestellt. Aber sie im Auge behalten? Das ist der Punkt, an dem es kompliziert wird. Versäumte Fristen, verwirrende Überarbeitungen und Compliance-Risiken können das Vertragsmanagement zu einem frustrierenden, zeitraubenden Prozess machen.

Die gute Nachricht? So muss es nicht sein. Contract Lifecycle Management (CLM) hilft Unternehmen, die Kontrolle zu übernehmen, indem es jeden Schritt organisiert, automatisiert und rationalisiert. In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie CLM funktioniert, warum es wichtig ist und wie Sie es nutzen können, um die Vertragsverwaltung reibungsloser und effizienter zu gestalten.

Was ist Contract Lifecycle Management?

Definition von CLM

Contract Lifecycle Management (CLM) ist ein durchgängiger Prozess zur Verwaltung von Verträgen, von der Anbahnung und Ausarbeitung bis zur Ausführung, Einhaltung, Erneuerung und Beendigung. Es bietet einen strukturierten Rahmen, um sicherzustellen, dass Verträge effizient erstellt, geprüft, genehmigt und überwacht werden, wodurch Risiken reduziert und der Geschäftswert maximiert wird.

Anstatt Verträge in Silos zu verwalten, in denen verschiedene Teams getrennte Systeme und manuelle Prozesse verwenden, zentralisiert CLM alles an einem Ort und macht das Vertragsmanagement schneller, transparenter und zuverlässiger.

Wie sich CLM vom traditionellen Vertragsmanagement unterscheidet

Die herkömmliche Vertragsverwaltung ist oft fragmentiert und reaktiv. Dokumente werden an verschiedenen Orten gespeichert (E-Mail-Anhänge, freigegebene Laufwerke oder sogar physische Dateien), Genehmigungen erfolgen per E-Mail, und die Nachverfolgung von Verpflichtungen erfordert manuellen Aufwand.

CLM ersetzt diese veralteten Methoden durch ein zentralisiertes, automatisiertes System, das gewährleistet:

• Standardisierte Vertragsvorlagen zur Wahrung der Konsistenz und zur Verringerung von Redaktionsfehlern
• KI-gestützte Vertragsanalyse, um Risiken aufzuzeigen und Optimierungen vorzuschlagen
• Automatisierte Arbeitsabläufe zur Beschleunigung von Genehmigungen und Ausführung
• Echtzeitüberwachung von Vertragsmeilensteinen, Einhaltung und Leistung

Die 7 Phasen des Vertragslebenszyklusmanagements

Die Phasen des Vertragslebenszyklusmanagements können je nach Branche und Perspektive unterschiedlich sein, aber im Allgemeinen ist der Prozess in sieben Schlüsselphasen gegliedert.

1. Vertragsanfrage und -anbahnung
   Bevor ein Vertrag aufgesetzt wird, muss klar sein, warum er gebraucht wird und was er beinhalten soll. Diese Phase umfasst:
   • Identifizierung des Vertragszwecks (z. B. Lieferantenvereinbarungen, Partnerschaften, Mitarbeiterverträge).
   • Festlegung des Vertragsumfangs, der wichtigsten Bedingungen und der Genehmigungsanforderungen.
   • Einbindung der erforderlichen Interessengruppen - wie Rechtsabteilung, Vertrieb, Beschaffung und Finanzen - um sicherzustellen, dass alle relevanten Perspektiven berücksichtigt werden.
   Ein gut strukturierter Anbahnungsprozess trägt dazu bei, Verzögerungen und falsch abgestimmte Erwartungen im späteren Verlauf des Vertragslebenszyklus zu vermeiden.

2. Vertragserstellung und -entwurf
   Nach der Genehmigung des Vertragsantrags ist der nächste Schritt die Ausarbeitung der Vereinbarung. Ziel ist es, einen Vertrag zu erstellen, der rechtlich einwandfrei ist, mit den Unternehmensrichtlinien übereinstimmt und leicht zu überprüfen ist. Zu den wichtigsten Elementen in dieser Phase gehören:
   • Verwendung vorab genehmigter Vertragsvorlagen, um Konsistenz zu gewährleisten und Fehler zu vermeiden.
   • Nutzung von KI-gestützten Tools zur Vertragserstellung, um die Erstellung von Verträgen zu automatisieren, Zeit zu sparen und die manuelle Arbeit zu minimieren.
   • Rationalisierung des rechtlichen Überprüfungsprozesses, um die Einhaltung der Vorschriften ohne unnötige Verzögerungen zu gewährleisten.
   Je schneller und standardisierter diese Phase abläuft, desto einfacher wird die Verwaltung von Verträgen in großem Umfang.

3. Verhandlung & Zusammenarbeit
   Sobald ein Entwurf fertig ist, müssen interne Teams und externe Parteien die Vertragsbedingungen überprüfen und verfeinern. Verhandlungen können komplex sein, aber ein effizienter Prozess stellt sicher, dass alle Seiten eine faire Einigung erzielen. Dies beinhaltet:
   • Erleichterung der Echtzeit-Zusammenarbeit zwischen internen Teams und Vertragspartnern.
   • Identifizierung und Verhandlung kritischer Bedingungen, wie Preisgestaltung, Service-Level-Agreements (SLAs), Verbindlichkeiten und Zahlungsbedingungen.
   • Verwendung von CLM-Software zur Verfolgung von Änderungen, zur Verwaltung von Redlines und zur Versionskontrolle für mehr Transparenz.
   Ein strukturierter Verhandlungsprozess trägt dazu bei, Geschäftsabschlüsse zu beschleunigen und mögliche Streitigkeiten zu minimieren.

4. Vertragsgenehmigung und -durchführung
   Bevor ein Vertrag abgeschlossen wird, muss er die formalen Genehmigungswege durchlaufen. Dieser Schritt gewährleistet die Einhaltung interner Richtlinien und rechtlicher Normen. Zu den wichtigsten Komponenten gehören:
   • Einführung automatisierter Genehmigungsabläufe zur Verringerung von Engpässen und zur Beschleunigung der Entscheidungsfindung.
   • Durchführung einer abschließenden Konformitätsprüfung, um zu überprüfen, ob alle rechtlichen und regulatorischen Anforderungen erfüllt sind.
   • Einsatz von E-Signatur-Lösungen für die digitale Vertragsabwicklung, um einen schnellen und rechtsverbindlichen Prozess zu gewährleisten.
   Die Automatisierung in dieser Phase kann die Durchlaufzeiten erheblich verkürzen und Verzögerungen durch manuelle Genehmigungen vermeiden.

5. Vertragsspeicherung und Repository-Management
   Nach der Unterzeichnung müssen die Verträge sicher aufbewahrt werden und bei Bedarf leicht zugänglich sein. Eine ordnungsgemäße Aufbewahrung beugt Vertragsfehlern und Compliance-Risiken vor. Dies beinhaltet:
   • Aufbewahrung von Verträgen in einem zentralen digitalen Repository zum schnellen Abruf.
   • Implementierung von rollenbasierten Zugangskontrollen, um sicherzustellen, dass sensible Verträge nur für befugtes Personal zugänglich sind.
   • Verbesserung der Durchsuchbarkeit durch Metadaten-Tagging, um das Auffinden bestimmter Verträge anhand von Schlüsselbegriffen, Daten oder Parteien zu erleichtern.
   Eine gut organisierte Vertragsablage hilft Unternehmen, den Verlust von Dokumenten zu vermeiden und gewährleistet einen schnellen Zugriff auf wichtige Informationen.

6. Vertragsüberwachung und -einhaltung
   Verträge sind nicht nur statische Dokumente, sondern erfordern ein kontinuierliches Management, um sicherzustellen, dass die Verpflichtungen erfüllt und die Risiken minimiert werden. Diese Phase umfasst:
   • Einrichten von automatischen Erinnerungen für wichtige Termine wie Verlängerungen, Ablauftermine und Leistungsmeilensteine.
   • Durchführung regelmäßiger Konformitätsprüfungen, um die Einhaltung der vertraglichen Verpflichtungen und der gesetzlichen Vorschriften zu überprüfen.
   • Verfolgung der Vertragserfüllung, um sicherzustellen, dass alle Parteien ihre Verpflichtungen einhalten.
   Eine proaktive Vertragsüberwachung hilft Unternehmen, Risiken zu vermeiden, Vertragsstrafen zu verhindern und den Vertragswert zu maximieren.

7. Vertragsverlängerung und -beendigung
   Wenn sich Verträge ihrem Ende nähern, müssen Unternehmen entscheiden, ob sie sie verlängern, neu verhandeln oder kündigen wollen. Diese Phase umfasst:
   • Überprüfung der Vertragsleistung, um festzustellen, ob eine Erneuerung sinnvoll ist.
   • Gegebenenfalls Neuverhandlung von Bedingungen, um bessere Preise, Leistungen oder Konditionen zu erzielen.
   • Reibungslose Abwicklung von Kündigungen, um sicherzustellen, dass alle Verpflichtungen erfüllt sind, bevor der Vertrag abgeschlossen wird.
   Ohne ein klares Verfahren riskieren Unternehmen unerwünschte automatische Verlängerungen oder verpassen Gelegenheiten, bessere Bedingungen neu auszuhandeln.

Vorteile von Contract Lifecycle Management

Das Verständnis der Vorteile von CLM ermöglicht es den Teams, ihre aktuellen Systeme zu bewerten und fundierte Entscheidungen zur Verbesserung der Vertragsmanagementprozesse zu treffen.

Schnellere Prozesse mit weniger Fehlern

Die manuelle Verwaltung von Verträgen kann langsam und fehleranfällig sein. Wenn Sie sich bei Genehmigungen auf E-Mails oder bei der Verfolgung von Fristen auf Tabellenkalkulationen verlassen, kommt es häufig zu Missverständnissen, verlorenen Dokumenten und Verzögerungen. CLM rationalisiert den Prozess durch die Automatisierung wichtiger Aufgaben, die Standardisierung der Vertragserstellung und die Vereinfachung von Verhandlungen. Dies hilft den Teams, Engpässe zu vermeiden, Genehmigungen zu beschleunigen und Fehler zu reduzieren, sodass sie sich auf strategisch wichtigere Aufgaben konzentrieren können.

Kosteneinsparungen und intelligenteres Vertragsmanagement

Schlechtes Vertragsmanagement kann zu unnötigen Ausgaben führen, von automatischen Vertragsverlängerungen mit ungünstigen Bedingungen bis hin zu Vertragsstrafen für verpasste Verpflichtungen. CLM hilft Unternehmen, die Kontrolle zu behalten, indem es die Vertragsbedingungen analysiert, Möglichkeiten zur Kosteneinsparung aufdeckt und Vereinbarungen neu verhandelt, bevor sie zu Verbindlichkeiten werden.

Stärkere Compliance und Risikominderung

Verträge sind mit rechtlichen Verpflichtungen verbunden, deren Nichteinhaltung zu Vertragsstrafen, finanziellen Verlusten oder angespannten Geschäftsbeziehungen führen kann. CLM hilft, diese Risiken zu minimieren, indem es Fristenerinnerungen automatisiert, die Versionskontrolle aufrechterhält und einen klaren Prüfpfad sicherstellt. Durch die Nachverfolgung in Echtzeit sind Unternehmen den Compliance-Anforderungen immer einen Schritt voraus und minimieren das rechtliche Risiko.

Größere Transparenz und Kontrolle

Die unübersichtliche Ablage von Verträgen erschwert die Nachverfolgung von Verpflichtungen und die Leistungsbewertung. CLM löst dieses Problem, indem alle Verträge in einem sicheren, durchsuchbaren Repository konsolidiert werden, so dass die Teams wichtige Informationen schnell finden können. Dank integrierter Analyse- und Berichtsfunktionen erhalten Entscheidungsträger wertvolle Einblicke in den Vertragsstatus, die finanziellen Auswirkungen und Verbesserungsmöglichkeiten. .

Verträge in einen strategischen Vorteil verwandeln

Verträge sollten eine Triebfeder für den Geschäftserfolg sein, nicht ein Engpass. CLM vereinfacht die Vertragsverwaltung, indem es Risiken minimiert, die Zusammenarbeit verbessert und den Wert maximiert. Mit einem strukturierten Ansatz können Unternehmen Vereinbarungen rationalisieren, stärkere Partnerschaften aufbauen und effizienter arbeiten.

Erfolgreiche Implementierung von Contract Lifecycle Management

• Bewerten Sie Ihren aktuellen Vertragsprozess: Bevor Sie ein CLM-System einführen, sollten Sie unbedingt die bestehenden Vertragsabläufe bewerten. Ermitteln Sie Schwachstellen wie Engpässe bei Genehmigungen, Compliance-Risiken oder Schwierigkeiten bei der Verfolgung von Vertragsverpflichtungen. Berücksichtigen Sie die Herausforderungen, mit denen die verschiedenen Abteilungen konfrontiert sind: Rechtsteams haben möglicherweise mit langsamen Überprüfungen zu kämpfen, der Einkauf hat möglicherweise keinen Einblick in Lieferantenverträge, der Vertrieb hat möglicherweise mit Verzögerungen bei der Genehmigung zu kämpfen, die Finanzabteilung hat möglicherweise Schwierigkeiten bei der Rechnungsprüfung und die Betriebsabteilung hat möglicherweise Schwierigkeiten bei der Verfolgung der Vertragsleistung. Das Verständnis dieser Ineffizienzen hilft bei der Festlegung der erforderlichen spezifischen Verbesserungen.
  
• Definieren Sie die CLM-Ziele: Legen Sie klar fest, was Sie mit CLM erreichen wollen. Ganz gleich, ob der Schwerpunkt auf einer schnelleren Vertragsgenehmigung, einer besseren Verfolgung der Einhaltung von Vorschriften oder einer besseren Transparenz liegt, die Festlegung klarer Ziele stellt sicher, dass die Implementierung mit den geschäftlichen Prioritäten übereinstimmt.
  
• Wählen Sie die richtige CLM-Software: Die Auswahl der richtigen CLM-Plattform ist entscheidend für den langfristigen Erfolg. Achten Sie auf Funktionen wie automatisierte Workflows, KI-gestützte Vertragsanalyse und nahtlose Integration mit bestehenden Tools wie Salesforce, SharePoint, Google Drive oder ERP-Systemen. Ein gut integriertes System steigert die Effizienz und minimiert Unterbrechungen.
  
• Mitarbeiter schulen und Prozesse standardisieren: Ein CLM-System ist nur so effektiv wie die Teams, die es nutzen. Führen Sie Schulungen durch, um sicherzustellen, dass die Beteiligten wissen, wie die Plattform zu bedienen ist und wie sie die Funktionen nutzen können. Erstellen Sie standardisierte Vertragsvorlagen und Playbooks, um die Konsistenz zu wahren und die Vertragserstellung und -verhandlung zu optimieren.
  
• Überwachen, Optimieren und Verbessern: Die Implementierung endet nicht, sobald das System eingerichtet ist. Überprüfen Sie regelmäßig die CLM-Leistung, holen Sie Feedback von den Anwendern ein und analysieren Sie die Vertragsdaten, um Bereiche für weitere Verbesserungen zu identifizieren. Passen Sie Arbeitsabläufe und Automatisierungseinstellungen nach Bedarf an, um sicherzustellen, dass das System auch weiterhin den Geschäftsanforderungen entspricht.

Die besten CLM-Softwarelösungen im Jahr 2025

Die richtige CLM-Lösung sollte zu Ihrer Branche, Ihrer Unternehmensgröße und Ihren Integrationsanforderungen passen und fortschrittliche Funktionen bieten, die Ihre spezifischen Geschäftsanforderungen unterstützen.

Eine starke CLM-Plattform sollte Folgendes bieten:

• KI-gestützte Vertragsanalyse zur Erkennung von Risiken, Hervorhebung wichtiger Klauseln und Gewährleistung der Einhaltung von Vorschriften.
• Automatisierte Arbeitsabläufe zur Beschleunigung von Genehmigungen, Verfolgung von Verpflichtungen und Minimierung der manuellen Arbeit.
• Intelligente Tools für die Vertragserstellung mit Vorlagen und Klauselbibliotheken zur Standardisierung von Verträgen und Reduzierung von Fehlern.
• Ein zentraler Vertragsspeicher mit erweiterten Suchfunktionen für den sofortigen Zugriff auf Vereinbarungen.
• Nahtlose Integrationen mit CRM-, ERP- und juristischen Tools zur Verbesserung der Effizienz und Zusammenarbeit.

Die wichtigsten CLM-Plattformen

Verschiedene CLM-Lösungen erfüllen unterschiedliche Geschäftsanforderungen. Hier sind einige der wichtigsten Plattformen im Jahr 2025:

top.legal

Am besten geeignet für KI-gestützte Vertragsverhandlungen und einfache Kollaboration

top.legal vereinfacht das Vertragsmanagement durch KI-Automatisierung, Zusammenarbeit in Echtzeit und integrierte elektronische Unterschriften. Statt endlosem E-Mail-Austausch können alle Parteien Änderungen direkt auf der Plattform überprüfen, vorschlagen und genehmigen, wobei klar nachvollziehbar ist, wer als Nächstes tätig werden muss. Automatisierte Workflows sorgen dafür, dass Genehmigungen zügig erfolgen, während KI wichtige Begriffe und Fristen schnell identifiziert. Ein benutzerfreundliches Dashboard gibt den Teams einen klaren Überblick über die Vertragsleistung und hilft ihnen, den Überblick über Verpflichtungen und Möglichkeiten zu behalten.

Icertis

Am besten geeignet für die Verwaltung von Verträgen zur Einhaltung von Vorschriften und gesetzlichen Bestimmungen

Icertis ist die erste Wahl für Unternehmen in stark regulierten Branchen, die ein strenges Compliance- und Risikomanagement benötigen. Icertis hilft Unternehmen, für Audits gerüstet zu sein, indem es sicherstellt, dass Verträge den Branchenvorschriften und Unternehmensrichtlinien entsprechen. Mit KI-gesteuerten Erkenntnissen, automatischer Compliance-Nachverfolgung und zuverlässigem Reporting minimiert Icertis rechtliche Risiken und sorgt dafür, dass Verträge mit den gesetzlichen Anforderungen übereinstimmen.

Outlaw

Das Beste für einfaches und intuitives Vertragsmanagement

Outlaw ist ideal für Unternehmen, die eine benutzerfreundliche CLM-Lösung mit einer übersichtlichen Oberfläche und intuitiven Vertragsabläufen suchen. Es vereinfacht die Vertragserstellung mit dynamischen Vorlagen, so dass Vereinbarungen auch ohne juristisches Fachwissen leicht erstellt werden können. Outlaw bietet außerdem integrierte Redlining-Funktionen, Echtzeit-Zusammenarbeit und nahtlose E-Signatur-Funktionen, die für reibungslose Verhandlungen und schnellere Genehmigungen sorgen. Das Cloud-basierte Repository sorgt dafür, dass alle Verträge organisiert und leicht zugänglich sind, damit die Teams den Überblick über die wichtigsten Verpflichtungen behalten.

ContractSafe

‍

Am besten geeignet für die einfache und sichere Speicherung und Verfolgung von Verträgen

ContractSafe ist eine benutzerfreundliche Vertragsverwaltungslösung für die sichere Speicherung von Dokumenten, den schnellen Abruf und die automatische Verfolgung von Fristen. Dank der intuitiven Benutzeroberfläche können Teams Verträge mithilfe von erweiterten Such- und Tagging-Funktionen schnell finden. Mit integrierten Warnmeldungen für wichtige Termine, rollenbasierten Zugriffskontrollen und nahtlosen Integrationen hilft ContractSafe Unternehmen, organisiert zu bleiben, ohne die Komplexität herkömmlicher CLM-Systeme.

SpotDraft

Am besten geeignet für KI-gestützte Vertragsautomatisierung und Compliance

SpotDraft rationalisiert das Vertragsmanagement mit KI-gesteuerter Automatisierung und ermöglicht es Unternehmen, Verträge schneller zu erstellen, zu prüfen und auszuführen. Das intelligente Vertragsrepository gewährleistet einen einfachen Zugriff auf Dokumente, während automatisierte Workflows helfen, Genehmigungen und Compliance-Anforderungen zu verfolgen. Mit integrierten Analysen und nahtlosen Integrationen vereinfacht SpotDraft Vertragsprozesse, reduziert den manuellen Aufwand und minimiert rechtliche Risiken.