2024 Leitfaden: Wie Sie Ihre bestehenden Verträge analysieren

Verträge sind das Herzstück des Geschäftslebens – sie halten Abmachungen und Versprechen in Bewegung. Doch Verträge bieten weit mehr, als auf den ersten Blick erkennbar ist. Sie enthalten wertvolle Informationen, die Unternehmen dabei helfen können, klügere Entscheidungen zu treffen und reibungsloser zu arbeiten.

In der heutigen wettbewerbsorientierten Welt ist es sehr wichtig, diese Informationen zu verstehen. Jeder Vertrag kann Aspekte wie potenzielle Fallstricke, damit verbundene Risiken und Möglichkeiten zur Prozessverbesserung und Kostensenkung aufdecken.

Dieser Artikel dreht sich darum, den Kern Ihrer Verträge zu verstehen. Wir werden die Grundlagen der Vertragsanalyse, die Wichtigkeit der Vertragsanalyse vor der Implementierung eines CLM (Contract Lifecycle Management) Systems, die Vorteile der Nutzung von Technologie bei der Vertragsanalyse und Tipps zur Auswahl der richtigen CLM-Software für Ihre Bedürfnisse behandeln.

Die Grundlagen der Vertragsanalyse verstehen

Vertragsanalyse ist die umfassende Untersuchung der Bestimmungen eines Vertrages, um seine Auswirkungen zu verstehen, seine Durchsetzbarkeit sicherzustellen und seine Übereinstimmung mit den Unternehmenszielen zu bewerten. Dies beinhaltet das Überprüfen der Sprache, das Identifizieren potenzieller Risiken und das Sicherstellen, dass alle Bedingungen klar, fair und rechtskonform sind.

Die Rolle der Vertragsanalyse in Geschäftsabläufen ist aus mehreren Gründen entscheidend:

• Identifizierung von Rechten und Pflichten: Eines der Hauptziele der Vertragsanalyse ist es, die Rechte und Pflichten jeder beteiligten Partei zu identifizieren. Dies umfasst das Verstehen, worauf jede Partei Anspruch hat und welche Pflichten sie erfüllen muss. Durch die klare Abgrenzung dieser Rechte und Pflichten hilft die Vertragsanalyse, Missverständnisse und Streitigkeiten zu vermeiden.
• Gründliche Prüfung der Rechtssprache: Dies beinhaltet eine umfassende Überprüfung der in der Vereinbarung verwendeten Rechtssprache. Dazu gehört das genaue Untersuchen von Klauseln, Definitionen und Bestimmungen, um Klarheit und Präzision in den dargelegten Bedingungen sicherzustellen. Rechtsterminologie kann manchmal komplex oder mehrdeutig sein, daher ist eine sorgfältige Analyse unerlässlich, um die Bedeutung des Vertrages genau zu interpretieren.
• Risikobewertung und -minderung: Vertragsanalyse umfasst die Bewertung der verschiedenen mit der Vereinbarung verbundenen Risiken, wie finanzielle, betriebliche und rechtliche Risiken. Dies beinhaltet die Bewertung von Faktoren wie Haftung, Entschädigungsbestimmungen und Höhere-Gewalt-Klauseln. Sobald Risiken identifiziert sind, können Unternehmen Strategien entwickeln, um sie durch Verhandlungen, Risikotransfermechanismen oder Versicherungsschutz zu mindern.
• Überwachung der Einhaltung: Vertragsanalyse spielt eine wichtige Rolle bei der Sicherstellung der Einhaltung vertraglicher Verpflichtungen. Dies umfasst das Verfolgen von Fristen, Leistungsmeilensteinen und im Vertrag festgelegten Lieferungen. Durch die Überwachung der Einhaltung können Unternehmen Vertragsverletzungen vermeiden und positive Beziehungen zu Geschäftspartnern pflegen.
• Finanz- und Kostenanalyse: Die Analyse von Verträgen aus finanzieller Sicht hilft Unternehmen, die finanziellen Auswirkungen der Vereinbarung zu bewerten. Dies umfasst die Bewertung von Preisstrukturen, Zahlungsbedingungen und Leistungsanreizen. Durch die Durchführung einer Kostenanalyse können Unternehmen ihre finanziellen Ressourcen optimieren und die Rentabilität maximieren.
• Strategische Einblicke und Entscheidungsfindung: Vertragsanalyse liefert wertvolle Einblicke, die strategische Entscheidungen innerhalb der Organisation informieren. Durch das Verstehen der Vertragsbedingungen können Unternehmen die Auswirkungen auf verschiedene Aspekte ihres Betriebs bewerten, wie Lieferkettenmanagement, Produktentwicklung und Marktexpansion. Dies ermöglicht eine fundierte Entscheidungsfindung im Einklang mit den Unternehmenszielen und der langfristigen Wachstumsstrategie.

Wichtige Vertragstypen, die von B2B-Kunden und Unternehmen analysiert werden

Verschiedene Arten von Verträgen werden typischerweise analysiert, um Geschäftsbeziehungen und -transaktionen zu formalisieren. Diese Verträge decken eine Vielzahl von Aktivitäten und Kooperationen ab, jede mit ihren eigenen Bedingungen, Konditionen und Überlegungen. Zu den häufigsten Vertragstypen gehören:

• Kaufverträge: Diese Verträge bilden die Grundlage jeder kommerziellen Transaktion. Ihre gründliche Analyse ist entscheidend, um sicherzustellen, dass alle Bedingungen im Zusammenhang mit dem Verkauf – von Produktspezifikationen bis hin zu Preisen und Zahlungsbedingungen – klar definiert und gegenseitig vereinbart sind. Eine mangelnde Analyse dieser Vereinbarungen kann zu Missverständnissen, Streitigkeiten und finanziellen Verlusten für beide Parteien führen. Beispielsweise könnte es bei ungenauer Definition der Produktspezifikationen zur Lieferung von Waren kommen, die nicht den Erwartungen des Käufers entsprechen, was zu Unzufriedenheit und potenziellen rechtlichen Problemen führen könnte.
• Beschaffungsverträge: Die Analyse von Beschaffungsverträgen ist für Unternehmen entscheidend, um die benötigten Waren oder Dienstleistungen reibungslos zu sichern. Durch die sorgfältige Prüfung der festgelegten Qualitätsstandards, Lieferzeiten, Preisstrukturen und Garantien können Organisationen sicherstellen, dass sie einen Wert für ihre Investitionen erhalten und Beschaffungsrisiken vermeiden. Ohne gründliche Analyse könnten Unternehmen versehentlich in Vereinbarungen eintreten, die sie minderwertigen Produkten, Verzögerungen oder unerwarteten Kosten aussetzen.
• Partnerschaftsvereinbarungen: Partnerschaften beinhalten ein hohes Maß an Zusammenarbeit und gemeinsamer Verantwortung. Die detaillierte Analyse von Partnerschaftsvereinbarungen hilft Partnern, ihre jeweiligen Rollen, Verpflichtungen und Erwartungen im Voraus zu klären, wodurch die Wahrscheinlichkeit von Konflikten oder Missverständnissen verringert wird. Es ermöglicht Partnern, klare Entscheidungsprozesse festzulegen, Ressourcen effizient zuzuweisen und für Eventualitäten wie Streitbeilegungsmechanismen oder Ausstiegsstrategien zu planen. Eine unzureichende Analyse von Partnerschaftsvereinbarungen kann zu unausgewogenen Partnerschaften, angespannten Beziehungen und sogar rechtlichen Streitigkeiten führen, die die Lebensfähigkeit der Partnerschaft gefährden.
• Service Level Agreements (SLAs): In B2B-Beziehungen, in denen Dienstleistungen ausgetauscht werden, dienen SLAs als Maßstab für Servicequalität und Leistung. Die Analyse von SLAs ermöglicht es beiden Parteien, realistische Erwartungen zu setzen, messbare Leistungskennzahlen zu definieren und klare Protokolle für den Umgang mit Serviceproblemen oder Ausfallzeiten zu etablieren. Durch das Verstehen der Auswirkungen von SLA-Bedingungen wie Verfügbarkeitsgarantien, Reaktionszeiten und Strafen für Nichteinhaltung können Unternehmen proaktiv das Servicemanagement steuern und die Kundenzufriedenheit aufrechterhalten. Das Vernachlässigen der Analyse von SLAs kann Unternehmen anfällig für Serviceunterbrechungen, Reputationsschäden und finanzielle Strafen machen, wenn die vereinbarten Servicelevels nicht eingehalten werden.
• Geheimhaltungsvereinbarungen (NDAs): Vertraulichkeit ist in vielen Geschäftsbeziehungen von entscheidender Bedeutung, insbesondere wenn sensible Informationen zwischen den Parteien ausgetauscht werden. Die Analyse von NDAs ist unerlässlich, um sicherzustellen, dass vertrauliche Informationen angemessen geschützt sind und beide Parteien ihre Verpflichtungen bezüglich der Nutzung und Offenlegung verstehen. Eine gründliche Analyse von NDAs hilft Unternehmen dabei, den Umfang der abgedeckten vertraulichen Informationen zu identifizieren, zulässige Verwendungen festzulegen und Maßnahmen für Verstöße zu umreißen. Ohne ordnungsgemäße Analyse riskieren Unternehmen, dass proprietäre Informationen unbefugten Parteien zugänglich gemacht werden, was Wettbewerbsvorteile beeinträchtigt und zu rechtlichen Konsequenzen bei Verstößen gegen die Vertraulichkeit führen kann.
• Lizenzverträge: Geistiges Eigentum (IP) ist für viele Unternehmen ein wertvolles Gut, und Lizenzverträge regeln seine Nutzung und Verwertung durch Dritte. Eine gründliche Analyse von Lizenzverträgen ist für Lizenzgeber entscheidend, um ihre IP-Rechte zu schützen, und für Lizenznehmer, um ihre Rechte und Verpflichtungen hinsichtlich der lizenzierten Assets zu verstehen. Wichtige Überlegungen umfassen den Umfang der lizenzierten Rechte, Nutzungseinschränkungen, Lizenzgebühren, Verlängerungsbedingungen und Kündigungsklauseln. Ohne sorgfältige Analyse könnten Parteien versehentlich IP-Rechte verletzen, Nutzungslimits überschreiten oder vertragliche Verpflichtungen nicht erfüllen, was zu rechtlichen Streitigkeiten und finanziellen Verbindlichkeiten führen kann.
• Arbeitsverträge: Die Analyse von Arbeitsverträgen ist entscheidend, um Klarheit über Rechte und Pflichten zu schaffen, die Einhaltung von Arbeitsgesetzen zu gewährleisten, den Schutz von IP-Rechten zu sichern und Kündigungsbedingungen sowie Wettbewerbsklauseln zu verstehen. Diese Verträge bilden die Grundlage der Arbeitgeber-Arbeitnehmer-Beziehung und spezifizieren wesentliche Details wie Aufgaben, Vergütung, Leistungen und Kündigungsbedingungen. Eine gründliche Analyse hilft, Missverständnisse und Streitigkeiten zu vermeiden, die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen sicherzustellen, wertvolles geistiges Eigentum zu schützen und Klarheit über nachvertragliche Verpflichtungen zu schaffen. Durch die sorgfältige Überprüfung von Arbeitsverträgen können sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer faire, rechtskonforme und positive Arbeitsbeziehungen eingehen.

Die Notwendigkeit der Vertragsanalyse vor der CLM-Implementierung

Die Implementierung einer Contract Lifecycle Management (CLM) Software stellt eine strategische Initiative für Organisationen dar, die ihre Vertragsmanagementprozesse rationalisieren, Compliance-Anstrengungen verstärken und Risiken mindern möchten. Vor der CLM-Einführung ist jedoch eine gründliche Vertragsanalyse von entscheidender Bedeutung.

Erstens liefert sie ein Verständnis für bestehende Verträge, einschließlich ihrer Bedingungen, Verpflichtungen und Bestimmungen. Dieses Verständnis ist für eine genaue Datenmigration in das CLM-System unerlässlich, um übersehene Verpflichtungen oder Compliance-Probleme zu vermeiden.

Zweitens ermöglicht die Vertragsanalyse eine Datenstandardisierung durch die Identifizierung gemeinsamer Klauseln und Metadaten, was die effektive Konfiguration der CLM-Software erleichtert. Ohne Standardisierung wird die Organisation und Suche nach Vertragsinformationen ineffizient.

Darüber hinaus bietet die Vertragsanalyse Optimierungsmöglichkeiten, indem häufig verhandelte Klauseln oder Bedingungen identifiziert werden, die im CLM-System vereinfacht werden können. Ohne diese Analyse könnten Unternehmen Chancen zur Kostensenkung oder Umsatzoptimierung verpassen.

Das Versäumnis, Verträge vor der CLM-Implementierung zu analysieren, birgt mehrere Herausforderungen und Risiken:

• Mangelnde Vertragsanalyse kann zu ineffizienten Arbeitsabläufen und Prozessen im CLM-System führen. Dies umfasst unzureichende Automatisierung, redundante Genehmigungsschritte und manuelle Eingriffe, die die Produktivität behindern und die Betriebskosten erhöhen.
• Eine unzureichende Vertragsanalyse kann zur Implementierung von CLM-Software führen, die nicht den Anforderungen oder Erwartungen der Endnutzer entspricht. Dies kann zu schlechter Nutzerakzeptanz, Widerstand gegen Veränderungen und Unzufriedenheit mit dem CLM-System führen, wodurch letztendlich dessen Effektivität und ROI beeinträchtigt werden.
• Ohne Vertragsanalyse könnten Organisationen Chancen zur Optimierung der Vertragsmanagementprozesse, zur Steigerung der Effizienz und zur Nutzung strategischer Vorteile aus ihrer CLM-Investition übersehen. Dies kann die Fähigkeit einschränken, Erkenntnisse aus Vertragsdatenanalysen und kontinuierlichen Verbesserungsinitiativen zu nutzen.

Schritte zur Analyse bestehender Verträge

Schritt 1: Verträge sammeln und organisieren
Der erste Schritt bei der Analyse bestehender Verträge besteht darin, alle Vertragsdokumente zu sammeln und systematisch zu organisieren. Dies erfordert die Einrichtung eines zentralen Archivs zur einfachen Speicherung und Abruf von Verträgen. Für physische Dokumente ist die Digitalisierung entscheidend für ein besseres Management und eine bessere Zugänglichkeit. Dies kann durch Scanner und OCR (Optical Character Recognition)-Software erfolgen, um Papierdokumente in digitale Formate umzuwandeln.

Effektive Organisation umfasst das Kategorisieren von Verträgen basierend auf Kriterien wie Art (z. B. Lieferant, Kunde, Mitarbeiter), Wichtigkeit, Ablaufdatum und anderen relevanten Attributen. Die Kategorisierung erleichtert den schnellen Abruf und die Überprüfung spezifischer Verträge. Die Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) kann die Effizienz dieses Prozesses erheblich steigern. Ein DMS bietet Funktionen wie Suchfunktionen, sicheren Zugang, Versionskontrolle und Backup-Optionen. Es stellt sicher, dass alle Verträge leicht zugänglich, ordnungsgemäß indexiert und sicher gespeichert sind, wodurch der Vertragsmanagement-Workflow optimiert wird.‍

Schritt 2: Identifizierung wichtiger Vertragselemente
Sobald die Verträge organisiert sind, besteht der nächste Schritt darin, wichtige Elemente in jedem Vertrag zu identifizieren und zu extrahieren. Diese Schlüsselelemente umfassen typischerweise:

• Start- und Enddaten
• Spezifische Klauseln (z. B. Vertraulichkeit, Entschädigung, Streitbeilegung)
• Verpflichtungen der Parteien
• Strafen bei Nichteinhaltung
• Bedingungen für die Kündigung

Die Identifizierung dieser Elemente ist entscheidend für das Verständnis der Verpflichtungen und Verantwortlichkeiten jeder Vertragspartei. Vertragsmanagement-Software kann diesen Prozess automatisieren, indem sie AI- und Machine-Learning-Technologien verwendet, um große Mengen an Dokumenten zu durchsuchen und wichtige Begriffe und Bedingungen zu extrahieren. Diese Tools reduzieren die manuelle Arbeitsbelastung, erhöhen die Genauigkeit und minimieren das Risiko menschlicher Fehler. Sie können auch wichtige Daten und Verpflichtungen hervorheben, um sicherzustellen, dass während des Vertragslebenszyklus nichts übersehen wird.

Schritt 3: Bewertung der Vertragserfüllung
Die Bewertung der Vertragserfüllung umfasst die Überwachung, ob die Bedingungen von allen Parteien eingehalten werden. Dieser Schritt umfasst:

• Verfolgung von Lieferungen
• Überprüfung der Einhaltung der Vertragsbedingungen
• Bewertung etwaiger Streitigkeiten oder Probleme, die aufgetreten sind

Die Bewertung der Vertragserfüllung hilft, zu verstehen, wie effektiv der Vertrag seinen beabsichtigten Zweck erfüllt. Sie liefert Einblicke in Bereiche, in denen die Parteien erfolgreich oder kämpfend sind, und ermöglicht ein besseres Management und Anpassungen. Leistungsbewertungen können aufzeigen, ob bestimmte Bedingungen oder Klauseln in zukünftigen Verträgen neu verhandelt oder geändert werden müssen. Bevor ein Teil des Vertragsmanagements automatisiert wird, ist es wichtig, die aktuellen Leistungsniveaus zu verstehen, um sicherzustellen, dass die Automatisierung den Vertragsausführungsprozess verbessert und nicht verkompliziert.

Schritt 4: Risikobewertung und -management
Die Bewertung der mit jedem Vertrag verbundenen Risiken ist entscheidend für ein effektives Vertragsmanagement. Dieser Schritt umfasst die Identifizierung potenzieller Bereiche, in denen der Vertrag seine Ziele möglicherweise nicht erreicht, wie:

• Finanzielle Risiken
• Rechtliche Nichteinhaltung
• Andere Verbindlichkeiten

Das Verständnis dieser Risiken ermöglicht es einer Organisation, proaktive Maßnahmen zu ergreifen, um sie zu mindern. Techniken wie Risikomodellierung und Szenarioanalysen können verwendet werden, um die Auswirkungen identifizierter Risiken vorherzusagen und zu bewerten. Die Entwicklung einer Risikominderungsstrategie ist unerlässlich. Diese Strategie könnte Folgendes umfassen:

• Erstellung von Notfallplänen
• Regelmäßige Überwachung von Risikofaktoren
• Implementierung vertraglicher Schutzmaßnahmen (z. B. Leistungsbonds, Versicherungsanforderungen)

Einsatz von Technologie in der Vertragsanalyse

Die Art und Weise, wie wir Verträge analysieren, hat sich dank fortschrittlicher Technologie erheblich verändert. Diese neuen Tools erleichtern, präzisieren und sichern den gesamten Prozess – von der Dokumentensammlung bis zum Risikomanagement. Hier ein genauerer Blick auf die wichtigsten Technologien, die in der Vertragsanalyse eingesetzt werden:

1. Natural Language Processing (NLP)
   Natural Language Processing (NLP) ermöglicht es Maschinen, menschliche Sprache zu verstehen und zu interpretieren, was eine anspruchsvolle Vertragsanalyse ermöglicht. Im juristischen Bereich können NLP-Algorithmen Klauseln, Verpflichtungen und rechtliche Begriffe in Verträgen identifizieren und so eine umfassendere und genauere Analyse ermöglichen. Durch die Analyse der Semantik und des Kontexts der Vertragssprache können NLP-Tools bedeutungsvolle Erkenntnisse aus Verträgen extrahieren und Fachleuten helfen, Risiken, Verpflichtungen und Chancen zu identifizieren. Darüber hinaus bieten einige NLP-Plattformen Sprachübersetzungsfunktionen, die es Organisationen ermöglichen, Verträge in mehreren Sprachen und Gerichtsbarkeiten zu analysieren und so ihre globalen Operationen zu verbessern.‍
2. Maschinelles Lernen (ML)
   Maschinelles Lernen (ML)-Algorithmen treiben die Effizienz und Genauigkeit in der Vertragsanalyse voran, indem sie repetitive Aufgaben automatisieren und sich mit zunehmender Datenmenge verbessern. ML-Algorithmen können trainiert werden, Muster zu erkennen und relevante Informationen aus Verträgen zu extrahieren, sodass Organisationen große Dokumentenmengen effizient verarbeiten können. Durch den Einsatz von ML können Juristen Vertragsüberprüfungen, Datenerfassungs- und Risikobewertungsprozesse automatisieren, wodurch Zeit für wertvollere Tätigkeiten frei wird. Darüber hinaus können ML-Modelle angepasst und feinabgestimmt werden, um spezifischen Anforderungen gerecht zu werden, was sie an verschiedene Vertragstypen und Branchen anpassbar macht. Die Skalierbarkeit und Anpassungsfähigkeit von ML machen es zu einem leistungsstarken Werkzeug für die moderne Vertragsanalyse.‍
3. Vertragsmanagement-Software
   CLM-Software vereinfacht den gesamten Vertragslebenszyklus, von der Erstellung und Verhandlung bis hin zur Ausführung und Überwachung. Diese Plattformen beinhalten AI- und Machine-Learning-Funktionen, um die Vertragsanalyse und Risikominderung zu unterstützen. Durch die Einrichtung eines zentralen Repositories zur Speicherung und Organisation von Verträgen stellt die CLM-Software sicher, dass Daten im gesamten Unternehmen einheitlich und zugänglich sind. Automatisierte Workflows und Benachrichtigungen ermöglichen es Organisationen, Vertragsprozesse zu optimieren und die Einhaltung vertraglicher Bestimmungen und regulatorischer Standards zu gewährleisten. Darüber hinaus bietet die CLM-Software erweiterte Analyse- und Berichtsfunktionen, die es Organisationen ermöglichen, Erkenntnisse über die Vertragserfüllung zu gewinnen und Bereiche zu identifizieren, die verbessert werden müssen. Durch den Einsatz von CLM-Software können Organisationen ihre Vertragsmanagementprozesse verbessern und die betriebliche Effizienz steigern.‍
4. Optische Zeichenerkennung (OCR)
   Die optische Zeichenerkennung (OCR) hat die Art und Weise revolutioniert, wie Verträge analysiert werden, indem sie die Umwandlung von gescannten oder bildbasierten Dokumenten in maschinenlesbaren Text ermöglicht. Diese Technologie spielt eine entscheidende Rolle bei der Digitalisierung physischer Verträge, wodurch sie durchsuchbar und bearbeitbar werden. Durch die Textextraktion aus gescannten Dokumenten erleichtert OCR die effiziente Indexierung, den Abruf und die Analyse von Vertragsdaten. Juristen können problemlos nach spezifischen Schlüsselwörtern oder Phrasen in Verträgen suchen und so Zeit und Aufwand sparen. Darüber hinaus verbessert die OCR-Integration mit anderen Software-Tools die Dokumentenverarbeitungs- und Analysefähigkeiten und führt zu einer verbesserten Effizienz und Genauigkeit bei der Vertragsanalyse.

Softwaretools zur Vertragsanalyse

• top.legal: Eine All-in-One-Vertragsmanagementplattform, die den gesamten Vertragsprozess abdeckt, von der Erstellung bis zur Verhandlung und Verwaltung. Ziel ist es, Vertrags-Workflows für Unternehmen zu vereinfachen und zu optimieren.
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  Geeignet für: Organisationen, die das Vertragsmanagement in mehreren Abteilungen optimieren möchten, mit Fokus auf effiziente Erstellung und Verhandlung.
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  Hauptmerkmale:‍
  • End-to-End-Vertragslebenszyklusmanagement
  • Einfache Vertragserstellung mit anpassbaren Vorlagen
  • Optimierte Verhandlungsprozesse mit Echtzeit-Kollaborationstools
  • Erweiterte Such- und Datenerfassungsfunktionen
  • Integration mit anderen Geschäftstools für nahtlose Workflows
  • Detaillierte Analysen und Berichte zur Vertragserfüllung‍
• Evisort: Eine KI-gestützte Vertragsmanagement-Software, die Organisationen hilft, Einblicke in ihre Dokumente zu gewinnen und Risiken zu reduzieren. Sie nutzt fortschrittliche KI, um die Geschwindigkeit und Genauigkeit der Vertragsanalyse zu erhöhen und Workflows zu optimieren.
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  Geeignet für: Unternehmen jeder Größe, die fortschrittliche Vertragsanalyse- und Risikomanagement-Tools suchen.
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  Hauptmerkmale:‍
  • KI-gesteuerte Vertragsscannung und Datenerfassung
  • OCR-Funktionen, um physische Verträge durchsuchbar zu machen
  • Kontextuelle und semantische Datenerfassung
  • Umfassendes Analyse-Dashboard
  • Anpassbar, um spezifische Geschäftstermine und Branchenbedürfnisse zu erkennen
  • Bietet detaillierte Berichte und Zusammenfassungen von Verträgen
• ‍Conga Contract Intelligence: Nutzt KI, um Ausgaben zu kontrollieren, Gewinne zu steigern und Risiken zu minimieren, indem komplexe Vertragsdaten in umsetzbare Erkenntnisse umgewandelt werden.
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  Geeignet für: Kleine bis mittelgroße Unternehmen, die komplexe Vertragsoperationen optimieren möchten.
  Hauptmerkmale:‍
  • KI-gesteuerte Identifikation von wichtigen Vertragsinformationen
  • Automatisiertes Risikoberichtswesen
  • Integration mit ERP- und Business-Intelligence-Tools
  • Unterstützt alle Vertragstypen
  • Generiert proaktive Warnungen und Aufgaben aus Vertragsdaten
  • Umfangreiche Datenerfassungs- und Verifizierungsmöglichkeiten
• ‍Loio: Ein Vertragsanalyse-Tool, das die Effizienz der Dokumentenprüfung verbessert, indem es automatisch Fehler und wichtige Daten erkennt und eine Gesundheitsbewertung für jedes Dokument liefert.
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  Geeignet für: Rechtsteams und Einzelanwälte, die ein Tool benötigen, um den Vertragsentwurfs- und Überprüfungsprozess zu optimieren.
  
  Hauptmerkmale:‍
  • Automatische Fehlererkennung und Gesundheitsbewertung
  • Klauselmanagement und Korrektur von Formatierungsproblemen
  • Zweisprachige Vertragsunterstützung
  • Automatische Hinzufügung eines Inhaltsverzeichnisses für lange Verträge
  • Echtzeit-Updates und Analysen für die Vertragsprüfung

Planung des Übergangs zur CLM-Software

Der Übergang vom manuellen Vertragsmanagement zu einem CLM-System umfasst mehrere Schritte, um eine reibungslose Implementierung und maximalen Nutzen zu gewährleisten. Hier ist ein umfassender Leitfaden, der Ihnen durch diesen Prozess hilft:

• Bedarfsanalyse durchführen: Beginnen Sie mit der Bewertung Ihrer aktuellen Vertragsmanagementprozesse. Dokumentieren Sie diese Prozesse, um Ineffizienzen, Engpässe und Schmerzpunkte zu identifizieren. Basierend auf dieser Analyse erstellen Sie eine Liste der wesentlichen Funktionen und Fähigkeiten, die Sie in einem CLM-System benötigen. Berücksichtigen Sie Elemente wie Vertragserstellung, -speicherung, Suchfunktionalität, Compliance-Überwachung und Berichtswesen.‍
• Stakeholder-Buy-In sichern: Binden Sie wichtige Stakeholder aus relevanten Abteilungen wie Rechtsabteilung, Beschaffung, Finanzen und IT ein. Sammeln Sie deren Input und stellen Sie deren Unterstützung für den Übergang sicher. Präsentieren Sie einen Business Case, der die Vorteile des Übergangs zu einem CLM-System aufzeigt, wie verbesserte Effizienz, Compliance und reduzierte Risiken.‍
• Auswahl der richtigen CLM-Software: Recherchieren Sie verschiedene CLM-Lösungen auf dem Markt und berücksichtigen Sie dabei Faktoren wie Skalierbarkeit, Benutzerfreundlichkeit, Integrationsmöglichkeiten und Ruf des Anbieters. Erstellen Sie eine Shortlist von CLM-Anbietern und fordern Sie Produktdemonstrationen und Testversionen an, um die Funktionalität der Software zu testen. Führen Sie Referenzüberprüfungen durch, indem Sie bestehende Kunden der ausgewählten Anbieter kontaktieren, um deren Erfahrungen und Zufriedenheitsniveaus zu verstehen.
• ‍Vertragsdaten für CLM-Auswahl analysieren: Führen Sie eine gründliche Dateninventur durch, indem Sie alle bestehenden Verträge und zugehörigen Dokumente katalogisieren. Identifizieren Sie die Arten, das Volumen und die Komplexität der von Ihnen verwalteten Verträge. Bewerten Sie die Qualität Ihrer Vertragsdaten und identifizieren Sie Lücken, Unstimmigkeiten oder fehlende Informationen, die vor dem Übergang zu einem CLM-System behoben werden müssen. Diese Analyse hilft Ihnen, die spezifischen Anforderungen für die Datenmigration und Integration in das neue System zu verstehen.‍
• Datenmigration planen: Entwickeln Sie einen detaillierten Plan zur Migration Ihrer bestehenden Vertragsdaten in das CLM-System. Stellen Sie sicher, dass Sie eine klare Strategie für Datenbereinigung, Standardisierung und Zuordnung zur Struktur des neuen Systems haben. Arbeiten Sie mit Ihrem IT-Team und dem CLM-Anbieter zusammen, um einen nahtlosen Datenmigrationsprozess durchzuführen.‍
• CLM-System anpassen und integrieren: Arbeiten Sie mit dem CLM-Anbieter zusammen, um das System an Ihre spezifischen Bedürfnisse anzupassen. Stellen Sie sicher, dass das System mit anderen Unternehmenssoftwarelösungen integriert ist, die Sie verwenden, wie ERP, CRM und Dokumentenmanagementsysteme. Dies wird die Arbeitsabläufe rationalisieren und die Gesamteffizienz verbessern.‍
• Team schulen: Entwickeln Sie ein umfassendes Schulungsprogramm für alle Nutzer des CLM-Systems. Stellen Sie sicher, dass die Nutzer verstehen, wie sie das System effektiv nutzen, einschließlich Vertragserstellung, -verwaltung und -berichtsfunktionalitäten. Bieten Sie kontinuierliche Unterstützung und Schulungen an, um auftretende Probleme oder Fragen während der ersten Adoptionsphase zu adressieren.‍
• Überwachen und optimieren: Nach der Implementierung des CLM-Systems kontinuierlich dessen Leistung und Nutzerakzeptanz überwachen. Sammeln Sie Feedback von Nutzern und Stakeholdern, um Verbesserungsbereiche zu identifizieren. Überprüfen und optimieren Sie regelmäßig Ihre Vertragsmanagementprozesse, um sicherzustellen, dass sie den Best Practices entsprechen und die vollen Möglichkeiten des CLM-Systems nutzen.

Durch Befolgen dieser Schritte können Sie erfolgreich vom manuellen Vertragsmanagement zu einem CLM-System wechseln und die Effizienz, Compliance und die Gesamtleistung Ihres Vertragsmanagements verbessern.